Apertura y Cierre de Caja del TPV

El sistema de gestión de caja es un componente fundamental del módulo HolaTPV que permite llevar un control riguroso del efectivo y otros medios de pago manejados en cada terminal. La caja registra todas las transacciones monetarias desde el momento de apertura hasta el cierre, proporcionando un registro completo de entradas, salidas y el estado financiero del punto de venta.

Concepto y Funcionamiento de la Caja

La caja representa una sesión de trabajo en el terminal de punto de venta. Cada vez que un operador comienza su jornada laboral, debe abrir una caja registrando el dinero inicial disponible. Durante la jornada, todas las ventas, devoluciones y movimientos de efectivo quedan registrados en esta caja. Al finalizar el turno o la jornada, se realiza el cierre de caja contando el dinero físico disponible y comparándolo con el dinero esperado según los registros del sistema.

Este proceso garantiza:

• Trazabilidad completa: Cada movimiento de dinero queda registrado con fecha, hora y usuario responsable
• Control de diferencias: El sistema detecta automáticamente discrepancias entre el dinero esperado y el contado
• Auditoría: Historial completo de todas las cajas abiertas y cerradas en cada terminal
• Responsabilidad individual: Cada operador es responsable de su propia caja cuando se trabaja con agentes

Configuración de Monedas y Divisas

Antes de poder abrir una caja por primera vez, es imprescindible configurar las denominaciones de monedas y billetes correspondientes a la divisa utilizada en el terminal. Esta configuración determina qué campos aparecerán en las pantallas de apertura y cierre de caja.

Acceso a la Configuración de Divisas

Para configurar las monedas de una divisa:

1. Navegue al menú principal de HolaGest
2. Seleccione Administrador
3. Haga clic en Países
4. En la pantalla de Países, seleccione la pestaña Divisas
5. Localice y haga clic sobre la divisa que desea configurar (por ejemplo, EUR para euros, USD para dólares, etc.)

Registro de Denominaciones

Una vez dentro de la edición de la divisa, encontrará en la parte inferior una sección denominada Monedas. Esta sección permite registrar todas las denominaciones de billetes y monedas que circulan en esa divisa.

Para agregar una denominación:

1. Haga clic en el botón Nuevo o Añadir dentro de la sección Monedas
2. Introduzca el valor de la denominación en formato decimal
3. Guarde el registro

Ejemplo para la divisa EUR (Euro):

Debe registrar las siguientes denominaciones:

• Monedas: 0.01, 0.02, 0.05, 0.10, 0.20, 0.50, 1.00, 2.00
• Billetes: 5.00, 10.00, 20.00, 50.00, 100.00, 200.00, 500.00

Ejemplo para la divisa USD (Dólar Estadounidense):

• Monedas: 0.01, 0.05, 0.10, 0.25, 0.50, 1.00
• Billetes: 1.00, 2.00, 5.00, 10.00, 20.00, 50.00, 100.00

Ejemplo para la divisa COP (Peso Colombiano):

• Monedas: 50, 100, 200, 500, 1000
• Billetes: 1000, 2000, 5000, 10000, 20000, 50000, 100000

INFO

Nota importante: Al instalar HolaTPV por primera vez, el sistema carga automáticamente las denominaciones para las divisas EUR, COP, GTQ y USD, siempre que estas divisas ya existan en el sistema. Para otras divisas, deberá configurar las denominaciones manualmente.

Asignación de Divisa al Terminal

Una vez configuradas las denominaciones de la divisa, debe asegurarse de que el terminal esté configurado para utilizar esa divisa:

1. Vaya a Administrador > Tickets
2. Seleccione la pestaña Terminales
3. Edite el terminal deseado
4. En el campo Divisa, seleccione la divisa correspondiente
5. Guarde los cambios

El terminal utilizará las denominaciones configuradas para esa divisa en todas las operaciones de apertura y cierre de caja.

Proceso de Apertura de Caja

La apertura de caja es el primer paso obligatorio antes de poder realizar ventas en un terminal. Este proceso registra el dinero inicial disponible y habilita el terminal para operar.

Acceder al Terminal

Para abrir una caja:

1. Navegue al menú Ventas > HolaTPV
2. Se mostrará el listado de todos los terminales activos
3. Haga clic sobre el terminal en el que desea trabajar

Si el terminal no tiene una caja abierta actualmente, el sistema detectará esta situación y mostrará automáticamente la pantalla de apertura de caja.

Pantalla de Apertura de Caja

La pantalla de apertura muestra una tabla con todas las denominaciones de monedas y billetes configuradas para la divisa del terminal. Cada denominación tiene:

• Valor de la denominación: El importe de cada billete o moneda (por ejemplo, 5.00, 10.00, 20.00)
• Campo de cantidad: Donde debe introducir cuántas unidades de esa denominación tiene
• Subtotal calculado: El sistema multiplica automáticamente la cantidad por el valor de la denominación

En la parte inferior de la pantalla se muestra el Total de Dinero Inicial, que es la suma de todos los subtotales.

Contar el Dinero Físico

Antes de introducir datos en el sistema, debe contar físicamente todo el dinero disponible en el cajón portamonedas:

1. Separe el dinero por denominaciones (todos los billetes de 5 juntos, todos los de 10 juntos, etc.)
2. Cuente cuántas unidades tiene de cada denominación
3. Anote mentalmente o en papel las cantidades para no confundirse

Ejemplo práctico:

Si al contar encuentra:

• 3 billetes de 50 euros
• 7 billetes de 20 euros
• 12 billetes de 10 euros
• 8 billetes de 5 euros
• 15 monedas de 2 euros
• 20 monedas de 1 euro
• 25 monedas de 0.50 euros

El total sería: (3×50) + (7×20) + (12×10) + (8×5) + (15×2) + (20×1) + (25×0.50) = 150 + 140 + 120 + 40 + 30 + 20 + 12.50 = 512.50 euros

Introducir las Cantidades en el Sistema

Una vez contado el dinero, introduzca las cantidades en el sistema:

1. Localice cada denominación en la tabla
2. Haga clic en el campo de cantidad correspondiente
3. Introduzca el número de unidades que contó físicamente
4. El sistema calculará automáticamente el subtotal
5. Repita el proceso para todas las denominaciones que tenga

Importante: Solo introduzca cantidades para las denominaciones que realmente tiene. Si no tiene billetes de 100 euros, deje ese campo en cero o vacío.

Apertura sin Dinero Inicial

Si está iniciando operaciones y no tiene dinero en el cajón, o si su negocio no maneja efectivo:

1. Deje todos los campos de cantidad en cero
2. El total de dinero inicial será 0.00
3. Haga clic en Aceptar para confirmar la apertura

Esta situación es completamente válida y el sistema funcionará normalmente. Al cerrar la caja, el dinero esperado será únicamente el de las ventas en efectivo realizadas durante la jornada.

Confirmar la Apertura

Una vez introducidas todas las cantidades y verificado que el total es correcto:

1. Revise el Total de Dinero Inicial mostrado en la parte inferior
2. Verifique que coincide con el dinero que contó físicamente
3. Haga clic en el botón Aceptar o Abrir Caja

El sistema registrará la apertura de caja con:

• Fecha y hora exacta de apertura
• Usuario que realizó la apertura
• Dinero inicial registrado
• Detalle de denominaciones

Inmediatamente después, accederá a la interfaz principal de HolaTPV y podrá comenzar a procesar ventas.

Proceso de Cierre de Caja

El cierre de caja es el proceso mediante el cual se finaliza una sesión de trabajo en el terminal. Durante el cierre, se cuenta el dinero físico disponible y se compara con el dinero esperado según los registros del sistema, detectando posibles diferencias.

Acceder a las Opciones del Terminal

Para cerrar una caja, debe estar dentro de la interfaz de HolaTPV con una caja abierta:

1. Localice el icono de opciones del terminal en la parte superior derecha de la pantalla
2. Este icono generalmente tiene forma de caja registradora o menú de tres puntos
3. Haga clic sobre el icono para desplegar el menú de opciones

   Seleccionar Cerrar Caja

En el menú desplegable de opciones del terminal, encontrará varias funciones disponibles:

• Movimientos de caja
• Tickets aparcados
• Historial de ventas
• Cerrar caja

Haga clic sobre la opción Cerrar Caja. El sistema le redirigirá a la pantalla de cierre.

Pantalla de Cierre de Caja

La pantalla de cierre es visualmente idéntica a la de apertura, mostrando la misma tabla con todas las denominaciones de la divisa. Sin embargo, el propósito ahora es diferente: debe contar el dinero que actualmente tiene en el cajón al finalizar la jornada.

La pantalla muestra:

• Tabla de denominaciones con campos de cantidad
• Total de dinero contado (calculado automáticamente)
• Información del dinero esperado según las transacciones registradas
• Diferencia entre el dinero esperado y el contado (si existe)

  Contar el Dinero al Cierre

Realice el conteo físico del dinero disponible en el cajón:

1. Retire todo el dinero del cajón portamonedas
2. Separe por denominaciones
3. Cuente cuidadosamente cada denominación
4. Anote las cantidades

Consejo: Realice el conteo en un lugar tranquilo y sin interrupciones para evitar errores. Si es posible, que otra persona verifique el conteo.

Introducir las Cantidades Contadas

Introduzca en el sistema las cantidades que contó físicamente:

1. Para cada denominación, ingrese el número de unidades contadas
2. El sistema calculará automáticamente los subtotales
3. Verifique que el total calculado coincide con su conteo manual

Ejemplo:

Si al cerrar cuenta:

• 5 billetes de 50 euros
• 15 billetes de 20 euros
• 20 billetes de 10 euros
• 30 billetes de 5 euros
• 40 monedas de 2 euros
• 50 monedas de 1 euro
• 60 monedas de 0.50 euros

Total: (5×50) + (15×20) + (20×10) + (30×5) + (40×2) + (50×1) + (60×0.50) = 250 + 300 + 200 + 150 + 80 + 50 + 30 = 1,060 euros

Verificar Diferencias

Una vez introducidas todas las cantidades, el sistema comparará automáticamente:

• Dinero esperado: Dinero inicial + ventas en efectivo + entradas de caja - salidas de caja - cambios devueltos
• Dinero contado: Total que acaba de introducir en el sistema

Si existe una diferencia, el sistema la mostrará claramente:

• Diferencia positiva (sobrante): Hay más dinero del esperado
• Diferencia negativa (faltante): Hay menos dinero del esperado

Causas comunes de diferencias:

• Errores al dar cambio a clientes
• Dinero no registrado correctamente
• Errores en el conteo de apertura o cierre
• Movimientos de caja no registrados
• Billetes o monedas falsas

WARNING

Importante: Si detecta una diferencia significativa, revise cuidadosamente el conteo antes de confirmar el cierre. Verifique también el historial de transacciones del día para identificar posibles errores.

Confirmar el Cierre

Una vez verificadas las cantidades y revisadas las posibles diferencias:

1. Haga clic en el botón Guardar o Cerrar Caja
2. El sistema registrará el cierre con todos los detalles:
   • Fecha y hora de cierre
   • Usuario que realizó el cierre
   • Dinero inicial
   • Dinero esperado
   • Dinero contado
   • Diferencia (si existe)
   • Detalle de denominaciones

La caja quedará cerrada y el terminal no permitirá realizar nuevas ventas hasta que se abra una nueva caja.

Consulta del Historial de Cajas

Todas las cajas abiertas y cerradas quedan registradas en el sistema, permitiendo consultar el historial completo de operaciones de cada terminal.

Acceso al Historial

Para consultar el historial de cajas de un terminal:

1. Navegue a Administrador > Tickets
2. Seleccione la pestaña Terminales
3. Haga clic sobre el terminal del cual desea consultar el historial
4. Dentro de la edición del terminal, en la parte inferior de la pantalla, localice la pestaña Cajas
5. Haga clic en la pestaña Cajas

Información Disponible en el Historial

El listado de cajas muestra para cada caja registrada:

• Fecha de apertura: Día y hora exacta en que se abrió la caja
• Fecha de cierre: Día y hora exacta en que se cerró (vacío si la caja está abierta)
• Usuario: Operador que abrió la caja
• Dinero inicial: Efectivo registrado al abrir
• Dinero esperado: Efectivo que debería haber al cerrar según las transacciones
• Dinero contado: Efectivo realmente contado al cerrar
• Diferencia: Discrepancia entre esperado y contado
• Estado: Abierta o Cerrada

Opciones de Filtrado

El historial de cajas incluye opciones de filtrado para facilitar la búsqueda:

• Filtrar por fecha: Muestre únicamente cajas abiertas en un rango de fechas específico
• Filtrar por usuario: Visualice solo las cajas abiertas por un operador determinado
• Filtrar por estado: Muestre solo cajas abiertas o solo cajas cerradas
• Buscar por número: Localice una caja específica por su número de registro

Detalle de una Caja Específica

Para ver el detalle completo de una caja:

1. En el listado de cajas, haga clic sobre la caja que desea consultar
2. Se abrirá la vista detallada mostrando:
   • Información completa de apertura y cierre
   • Detalle de denominaciones al abrir y al cerrar
   • Listado de todas las ventas realizadas durante esa caja
   • Movimientos de entrada y salida de efectivo
   • Formas de pago utilizadas y sus totales
   • Devoluciones procesadas

Esta información es fundamental para auditorías, control financiero y resolución de discrepancias.

Movimientos de Caja

Además de las ventas, durante una jornada pueden producirse otros movimientos de efectivo que deben registrarse en la caja. Los movimientos de caja permiten documentar entradas y salidas de dinero no relacionadas directamente con ventas.

Tipos de Movimientos

Entradas de Efectivo:

• Dinero aportado para cambio
• Cobros de deudas de clientes
• Devoluciones de proveedores
• Aportes de caja chica
• Cualquier ingreso de efectivo no relacionado con ventas

Salidas de Efectivo:

• Pagos a proveedores
• Gastos menores (suministros, transporte, etc.)
• Retiros para depósito bancario
• Devoluciones a clientes (no relacionadas con ventas del día)
• Cualquier egreso de efectivo

Registro de Movimientos

Para registrar un movimiento de caja:

1. Dentro de la interfaz de HolaTPV, acceda a las opciones del terminal (icono superior derecho)
2. Seleccione Movimientos de Caja
3. Haga clic en Nuevo Movimiento
4. Complete los campos:
   • Tipo: Seleccione Entrada o Salida
   • Importe: Introduzca la cantidad de dinero
   • Observaciones: Describa detalladamente el motivo del movimiento
5. Haga clic en Guardar

El movimiento quedará registrado con:

• Fecha y hora exacta
• Usuario que lo registró
• Tipo (entrada/salida)
• Importe
• Observaciones

Impacto en el Cierre de Caja

Los movimientos de caja afectan directamente al dinero esperado en el cierre:

• Entradas: Incrementan el dinero esperado
• Salidas: Disminuyen el dinero esperado

Ejemplo:

• Dinero inicial: 500€
• Ventas en efectivo: 800€
• Entrada de caja (aporte para cambio): +200€
• Salida de caja (pago a proveedor): -150€
• Dinero esperado al cierre: 500 + 800 + 200 - 150 = 1,350€

Es fundamental registrar todos los movimientos de efectivo para que el cierre de caja sea preciso y no aparezcan diferencias inexplicables.

Mejores Prácticas para la Gestión de Caja

Recomendaciones Operativas

1. Conteo cuidadoso: Realice siempre el conteo de dinero con calma y sin interrupciones
2. Doble verificación: Si es posible, que dos personas verifiquen los conteos de apertura y cierre
3. Registro inmediato: Registre los movimientos de caja en el momento en que ocurren, no al final del día
4. Documentación: Mantenga comprobantes físicos de todos los movimientos de caja
5. Cierre diario: Cierre la caja al finalizar cada jornada, no acumule varios días
6. Revisión de diferencias: Investigue inmediatamente cualquier diferencia detectada en el cierre

Seguridad del Efectivo

1. Depósitos regulares: Retire el exceso de efectivo y deposítelo en el banco regularmente
2. Límite de efectivo: Establezca un monto máximo de efectivo permitido en el cajón
3. Acceso restringido: Solo el operador responsable debe tener acceso al cajón durante su turno
4. Cajón cerrado: Mantenga el cajón portamonedas cerrado cuando no esté en uso

Control y Auditoría

1. Revisión periódica: Revise el historial de cajas semanalmente para detectar patrones de diferencias
2. Responsabilidad individual: Cuando trabajan múltiples operadores, cada uno debe abrir y cerrar su propia caja
3. Documentación de diferencias: Documente por escrito las causas de diferencias significativas
4. Capacitación: Asegúrese de que todos los operadores comprendan correctamente el proceso de apertura y cierre

TIP

Consejo profesional: Establezca un procedimiento estándar documentado para apertura y cierre de caja, y capacite a todos los operadores en este procedimiento. La consistencia en el proceso reduce significativamente los errores y diferencias.