🛒 Menú Compras
🎯 Introducción
El Menú Compras de HolaGest es el centro de control para toda la gestión de proveedores, acreedores y documentos de compra. Desde aquí puede administrar de forma eficiente todas las operaciones relacionadas con sus proveedores y mantener un control exhaustivo de sus adquisiciones.
⚙️ Funcionalidades Principales
Desde el Menú Compras de HolaGest usted puede:
👥 Gestión de Proveedores
- Crear y gestionar proveedores y acreedores
- Mantener información completa de contacto y datos fiscales
- Configurar términos comerciales predeterminados
- Gestionar múltiples direcciones y cuentas bancarias
- Controlar proveedores activos y dados de baja
📄 Documentos de Compra
- Facturas de proveedor: Registre las facturas recibidas de sus proveedores
- ⚡ Escaneo con IA: Digitalice facturas PDF o imágenes automáticamente
- Albaranes de proveedor: Controle las entregas de mercancía
- Pedidos a proveedores: Gestione los pedidos realizados
- Presupuestos de proveedores: Administre las ofertas recibidas
📊 Control y Seguimiento
- Seguimiento del estado de pago de facturas
- Control de stock actualizado automáticamente
- Gestión de IVA soportado para declaraciones trimestrales
- Historial completo de compras por proveedor
💡 ¿Por qué registrar las compras?
Es altamente recomendable que registre todas las compras a proveedores en HolaGest por las siguientes razones:
📦 Actualización Automática de Stock
Las facturas y albaranes de compra actualizan automáticamente el stock de los productos que compra, manteniendo su inventario siempre actualizado sin intervención manual.
💰 Gestión Fiscal Simplificada
- Las facturas de compra registran automáticamente el IVA soportado
- El sistema acumula el IVA para facilitar el cálculo del trimestre de IVA
- Genera informes fiscales listos para presentar
📊 Control Financiero
- Lleve un control preciso de las facturas de compra pagadas y pendientes
- Visualice el estado de sus obligaciones con proveedores
- Genere informes de compras por período, proveedor o producto
📈 Análisis de Costes
- Analice la evolución de precios de compra
- Compare precios entre diferentes proveedores
- Identifique oportunidades de ahorro
📑 Tipos de Documentos
HolaGest maneja diferentes tipos de documentos de compra, cada uno con un propósito específico:
📋 Presupuestos de Compra
- Propósito: Solicitudes de cotización a proveedores
- Efecto en stock: ❌ No alteran el stock
- Efecto contable: ❌ No generan asientos contables
- Uso típico: Comparar ofertas antes de realizar un pedido
📝 Pedidos de Compra
- Propósito: Órdenes de compra confirmadas a proveedores
- Efecto en stock: ⚠️ Suman a la columna "Pendiente de recibir"
- Efecto contable: ❌ No generan asientos contables
- Uso típico: Controlar mercancía solicitada pero no recibida
📦 Albaranes de Compra
- Propósito: Registro de mercancía recibida
- Efecto en stock: ✅ Suman al stock disponible
- Efecto contable: ⚠️ Opcional según configuración
- Uso típico: Confirmar recepciones antes de recibir la factura
🧾 Facturas de Compra
- Propósito: Registro de la obligación de pago al proveedor
- Efecto en stock: ✅ Suman al stock disponible
- Efecto contable: ✅ Generan asientos contables completos
- Uso típico: Registro definitivo de la compra
- ⚡ Método rápido: Escaneo automático con IA de facturas PDF o imágenes
🔄 Flujo de Trabajo Típico
Presupuesto → Pedido → Albarán → Factura
(cotización) (orden) (recepción) (pago)💡 Nota: Puede saltar pasos según sus necesidades. Por ejemplo, puede crear directamente una factura sin pasar por presupuesto, pedido o albarán.
🏷️ Gestión de Productos de Proveedor
HolaGest mantiene un registro automático de la relación entre productos, proveedores y precios de compra.
📊 Registro Automático
Cada vez que realiza una compra de un producto a un proveedor, HolaGest registra automáticamente:
- 🔗 Vinculación: Proveedor ↔ Producto
- 💵 Precio de compra: Último precio pagado
- 🎯 Descuento aplicado: Porcentaje de descuento
- 📅 Fecha de última compra: Historial de compras
🔍 Ventajas del Sistema
Detección de Cambios de Precio La próxima vez que compre el mismo producto al mismo proveedor, el sistema:
- Mostrará automáticamente el precio anterior
- Le permitirá detectar fácilmente cambios de precio
- Alertará sobre modificaciones en descuentos
Acceso Rápido desde el Producto Puede vincular y gestionar proveedores directamente desde la ficha del producto:
- Vaya a Menú Almacén > Productos
- Busque y abra el producto deseado
- En la sección "Proveedores" podrá:
- Ver todos los proveedores que suministran este producto
- Añadir nuevos proveedores manualmente
- Modificar precios y descuentos existentes
- Consultar el historial de compras
📋 Listado de Productos de Proveedor
Acceda al listado completo desde Menú Compras > Productos de Proveedor para:
- Ver todos los productos vinculados a proveedores
- Filtrar por proveedor específico
- Analizar precios de compra
- Exportar datos para análisis
💰 Precios de Compra y Coste
HolaGest distingue claramente entre dos conceptos importantes:
🔵 Precio de Compra
- Definición: Precio al que compra un producto a un proveedor específico
- Característica: Puede tener diferentes precios de compra según el proveedor
- Gestión: Se registra automáticamente en cada factura de compra
- Ubicación: Productos de Proveedor
🟢 Precio de Coste
- Definición: Coste real del producto para su empresa
- Característica: Único por producto/variante
- Gestión: Puede calcularse automáticamente o establecerse manualmente
- Ubicación: Ficha del producto
⚙️ Políticas de Precios de Coste
Puede configurar HolaGest para que actualice automáticamente los precios de coste basándose en los precios de compra. Consulte la guía detallada:
➡️ Políticas de Precios de Coste
🧾 Compras con Recargo de Equivalencia
Si su empresa está sujeta al régimen de recargo de equivalencia, HolaGest puede gestionar automáticamente este impuesto en las facturas de compra.
📝 Configuración del Régimen
Para activar el recargo de equivalencia:
- Vaya a Menú Administrador > Empresa
- Haga clic en su empresa para abrir la ficha
- En el campo "Régimen IVA", seleccione "Recargo de Equivalencia"
- Pulse Guardar
✅ Efectos de la Configuración
Una vez configurado:
- ✅ Las facturas de compra incluirán automáticamente el recargo de equivalencia
- ✅ Los cálculos de IVA se realizarán correctamente
- ✅ Los informes fiscales reflejarán el régimen aplicado
📚 Más Información
Para detalles sobre los diferentes regímenes de IVA disponibles:
➡️ Consulte la sección Régimen de IVA en la documentación de Configuración
📊 Gestión de Proyectos
HolaGest incluye funcionalidades avanzadas de gestión de proyectos que le permiten organizar y controlar las compras asociadas a proyectos específicos.
🎯 Funcionalidades Disponibles
Con la gestión de proyectos puede:
- 📁 Agrupar compras por proyecto: Organice todas las compras relacionadas con un proyecto específico
- 💰 Control de costes: Visualice los costes totales asociados a cada proyecto
- 👤 Asignación de clientes: Vincule proyectos con clientes específicos
- ✅ Gestión de tareas: Administre las tareas y fases del proyecto
- 📊 Informes por proyecto: Genere informes detallados de costes y compras
🔧 Acceso a la Funcionalidad
Para utilizar la gestión de proyectos:
- Vaya a Menú Administrador > Proyectos
- Cree un nuevo proyecto o seleccione uno existente
- Al crear facturas de compra, asigne el proyecto correspondiente
- Consulte los informes de proyecto para ver costes acumulados
📈 Beneficios
- ✅ Trazabilidad completa: Sepa exactamente qué se compró para cada proyecto
- ✅ Control presupuestario: Compare costes reales vs. presupuestados
- ✅ Facturación precisa: Base la facturación al cliente en costes reales
- ✅ Análisis de rentabilidad: Evalúe la rentabilidad de cada proyecto
📚 Guías Relacionadas
🔰 Guías Básicas
Si aún no domina los listados de HolaGest, comience por aquí:
➡️ Cómo usar los listados y filtros en HolaGest
📖 Guías del Menú Compras
👥 Gestión de Proveedores
📄 Documentos de Compra
- Cómo registrar una factura de compra
- Incluye guía completa de escaneo automático con IA para facturas PDF e imágenes
⚙️ Configuración Avanzada
🔗 Guías de Otros Menús
- Menú Almacén: Gestión de productos y stock
- Menú Contabilidad: Gestión de subcuentas y asientos contables
- Menú Administrador: Configuración de empresa y parámetros generales
❓ Preguntas Frecuentes
❔ ¿Cuál es la diferencia entre un proveedor y un acreedor?
Proveedor: Empresa o persona que le suministra productos o servicios de forma habitual.
- Subcuenta contable: 400.xxx
Acreedor: Persona o empresa a la que debe dinero por conceptos no habituales (servicios puntuales, gastos diversos).
- Subcuenta contable: 410.xxx
❔ ¿Puedo crear una factura sin crear primero un pedido?
Sí, puede crear facturas de compra directamente sin necesidad de pasar por presupuestos, pedidos o albaranes. El flujo completo es opcional y puede adaptarlo a sus necesidades.
❔ ¿Qué pasa si registro una factura de compra de un producto que no existe en el almacén?
HolaGest le permite crear productos "sobre la marcha" al registrar la factura. Si escribe una referencia que no existe, el sistema le ofrecerá crear el producto automáticamente.
❔ ¿Cómo puedo ver todas las compras realizadas a un proveedor específico?
- Vaya a Menú Compras > Proveedores
- Busque y abra la ficha del proveedor
- En las pestañas superiores encontrará:
- Facturas: Todas las facturas de este proveedor
- Albaranes: Todos los albaranes recibidos
- Pedidos: Todos los pedidos realizados
❔ ¿Puedo importar facturas de compra desde un archivo?
Sí, HolaGest incluye funcionalidades de importación de datos que le permiten cargar facturas desde archivos CSV o Excel. Consulte la documentación de Importación de Datos en el Menú Administrador.
💡 Consejos y Buenas Prácticas
✅ Registro Sistemático
Registre todas las facturas de compra, incluso las de pequeños importes. Esto garantiza:
- Stock siempre actualizado
- Cálculos de IVA precisos
- Informes financieros completos
✅ Configuración de Proveedores
Configure correctamente los términos comerciales de cada proveedor (forma de pago, serie, retención IRPF). Esto agilizará la creación de facturas futuras.
✅ Revisión de Precios
Revise periódicamente el listado de Productos de Proveedor para detectar cambios de precio y negociar mejores condiciones.
✅ Uso de Proyectos
Si trabaja por proyectos, asigne siempre las compras al proyecto correspondiente para mantener un control preciso de costes.
✅ Políticas de Coste
Configure una política de precios de coste adecuada a su negocio para mantener márgenes de beneficio correctos.
📌 Nota: Esta documentación se actualiza periódicamente. Si encuentra alguna discrepancia o tiene sugerencias, contacte con el equipo de soporte de HolaGest.