como crear un proveedor o acreedor

🎯 Introducción

Los proveedores y acreedores son entidades fundamentales en HolaGest para gestionar las compras y obligaciones de pago de su empresa. Esta guía le mostrará paso a paso cómo crear y configurar correctamente un proveedor o acreedor.

🔍 Diferencia entre Proveedor y Acreedor

Concepto	Proveedor	Acreedor
Definición	Suministrador habitual de productos/servicios	Persona/empresa con deuda puntual
Subcuenta	400.xxx	410.xxx
Uso típico	Compras recurrentes de mercancía	Gastos diversos, servicios puntuales
Ejemplos	Mayorista, fabricante, distribuidor	Profesional autónomo, servicio técnico

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📂 Acceso al Listado de Proveedores

Para acceder al listado de proveedores:

• Vaya a Menú Compras > Proveedores
• Verá el listado de todos los proveedores y acreedores activos
• Desde aquí puede:
  • 🔍 Buscar proveedores existentes
  • ➕ Crear nuevos proveedores
  • ✏️ Editar proveedores existentes
  • 📊 Filtrar por diferentes criterios

INFO

Por defecto, solo se muestran los proveedores activos (no dados de baja). Para ver proveedores dados de baja, consulte la sección Gestión de Proveedores.

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➕ Crear un Nuevo Proveedor

Abrir el Formulario

• En el listado de proveedores, pulse el botón Nuevo (botón verde con símbolo +).
• Se abrirá el formulario de Nuevo Proveedor.

Completar Datos Básicos

Complete el formulario con la información del proveedor. Solo el Nombre es obligatorio, el resto de campos son opcionales.

Después de guardar, se activarán las secciones adicionales (direcciones, cuentas bancarias, etc.).

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📝 Datos Básicos

Campos del Formulario

Código (Opcional)

• Descripción: Identificador único del proveedor
• Formato: Numérico o alfanumérico
• Ejemplo: 1, PROV001, SUP-2024-001
• Restricción: ⚠️ Dos proveedores no pueden tener el mismo código
• Uso: Facilita la búsqueda y referencia rápida

INFO

Si deja este campo vacío, HolaGest asignará automáticamente un código numérico secuencial.

Nombre ⭐ (Obligatorio)

• Descripción: Nombre comercial por el que se conoce al proveedor
• Ejemplo: Distribuciones García, Pinturas Sapi
• Uso: Aparece en listados y búsquedas

Razón Social (Opcional)

• Descripción: Nombre oficial/legal del proveedor
• Ejemplo: Distribuciones García S.L., Antonio García López
• Uso: Aparece en documentos oficiales (facturas, albaranes)
• Comportamiento: Si se deja en blanco, se usará el Nombre del proveedor

INFO

Complete este campo si el nombre comercial difiere del nombre legal de la empresa.

Id. Fiscal

• Descripción: Tipo de identificador fiscal
• Opciones comunes:
  • NIF: Número de Identificación Fiscal (España - personas físicas)
  • CIF: Código de Identificación Fiscal (España - empresas)
  • NIE: Número de Identidad de Extranjero
  • Pasaporte: Para proveedores extranjeros
• Ejemplo: Seleccione CIF para una empresa española

Número Fiscal (Opcional)

• Descripción: El número del identificador fiscal
• Formato: Depende del tipo de identificador
• Ejemplos:
  • CIF: B12345678
  • NIF: 12345678A
  • NIE: X1234567A
• Validación: HolaGest valida el formato según el tipo de identificador

Persona Natural (no jurídica)

• Descripción: Indica si el proveedor es una persona física o una empresa
• Opciones:
  • ☑️ Marcado: Persona física (autónomo, particular)
  • ☐ Desmarcado: Persona jurídica (empresa, sociedad)
• Uso: Afecta a la gestión fiscal y contable

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🤝 Términos Comerciales

Los términos comerciales se aplicarán automáticamente a todas las facturas de este proveedor, agilizando la creación de documentos.

Campos Disponibles

Serie (Opcional)

• Descripción: Serie que se asignará automáticamente a las facturas de este proveedor
• Ejemplo: A, COMPRAS, PROV
• Uso: Organiza las facturas por categorías o tipos de proveedor

INFO

Use series diferentes para proveedores nacionales e internacionales, o por tipo de producto.

Forma de Pago (Opcional)

• Descripción: Forma de pago predeterminada para este proveedor
• Ejemplos:
  • Transferencia bancaria
  • Pagaré 30 días
  • Contado
  • Tarjeta de crédito
• Uso: Se aplicará automáticamente en nuevas facturas

INFO

Configure la forma de pago habitual del proveedor para evitar tener que seleccionarla en cada factura.

Régimen de Impuestos ⭐

• Descripción: Régimen fiscal aplicable a las operaciones con este proveedor
• Opciones:
  • General: Régimen estándar de IVA
  • Recargo de Equivalencia: Para empresas en este régimen especial
  • Exento: Operaciones exentas de IVA
• Uso: Determina cómo se calculan los impuestos en las facturas

Retención de IRPF (Opcional)

• Descripción: Porcentaje de retención de IRPF a aplicar
• Formato: Porcentaje (ej: 15, 7, 21)
• Uso: Se aplicará automáticamente en las facturas del proveedor
• Casos típicos:
  • Profesionales autónomos: 15%
  • Actividades agrícolas: 2%
  • Actividades profesionales: 7-21%

WARNING

Consulte con su asesor fiscal el porcentaje correcto de retención según la actividad del proveedor.

Fecha de Baja (Opcional)

• Descripción: Fecha en la que el proveedor se da de baja
• Formato: dd/mm/aaaa
• Uso: Los proveedores con fecha de baja no aparecen en listados por defecto
• Comportamiento: No elimina el proveedor, solo lo marca como inactivo

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💾 Guardar el Proveedor

• Pulse el botón Guardar (abajo a la derecha).
• El proveedor se creará en el sistema.
• Se activarán las secciones adicionales (direcciones, cuentas bancarias, etc.).

WARNING

No podrá añadir direcciones, cuentas bancarias u otra información adicional hasta que no guarde el proveedor por primera vez.

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📍 Información Adicional del Proveedor

Después de guardar el proveedor, se activarán secciones adicionales en el panel lateral izquierdo.

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🏢 Direcciones y Contactos

Acceso a la Sección

• Pulse sobre "Direcciones y Contactos" en el panel lateral izquierdo.
• Pulse el botón "+ Añadir" (arriba a la izquierda).
• Se abrirá el formulario de nueva dirección.

Campos del Formulario

Descripción ⭐ (Obligatorio)

• Nombre identificativo de esta dirección (ej: Sede central, Almacén principal, Oficina comercial Madrid, Delegación Barcelona).

Dirección (Opcional)

• Nombre de la vía (ej: Calle Mayor, 123, 2º B).

Apartado (Opcional)

• Apartado de correos (ej: Apartado 1234).

Código Postal (Opcional)

• Ej: 28001, 08001.

Ciudad (Opcional)

• Ej: Madrid, Barcelona, Valencia.

Provincia (Opcional)

• Ej: Madrid, Barcelona, Valencia.

País ⭐

• Seleccione del desplegable (ej: España, Francia, Portugal). Importante para operaciones intracomunitarias.

Datos de Contacto (por dirección)

• Nombre (Opcional): Nombre de la persona de contacto (ej: Antonio).
• Apellidos (Opcional): Apellidos del contacto (ej: López González).
• Teléfono (Opcional): Ej: 912345678, +34 912 345 678.
• Teléfono 2 (Opcional): Número alternativo (móvil, extensión).
• Email (Opcional): Ej: antonio.lopez@empresapruebas.com.

INFO

• Puede añadir tantas direcciones como necesite.
• La primera dirección creada se considera principal por defecto.
• Cada dirección puede tener un contacto diferente.
• Puede editar o eliminar direcciones en cualquier momento.

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💳 Cuentas Bancarias

Acceso a la Sección

• Pulse sobre "Cuentas Bancarias" en el panel lateral izquierdo.
• Pulse el botón "+ Añadir" (arriba a la izquierda).
• Se abrirá el formulario de nueva cuenta bancaria.

Campos del Formulario

Descripción ⭐ (Obligatorio)

• Nombre identificativo de esta cuenta (ej: Cuenta principal, Banco Santander, BBVA - Pagos proveedores, Cuenta internacional).

IBAN ⭐ (Obligatorio)

• Código internacional de cuenta bancaria.
• Formato España: ES00 0000 0000 0000 0000 0000 (24 caracteres).
• Ej: ES91 2100 0418 4502 0005 1332.
• HolaGest valida el formato del IBAN.

INFO

Puede introducir el IBAN con o sin espacios. HolaGest lo formateará automáticamente.

SWIFT/BIC (Opcional)

• Código de identificación del banco (8 u 11 caracteres alfanuméricos).
• Ej: BSCHESMM, BBVAESMM.
• Necesario para transferencias internacionales.

WARNING

El código SWIFT/BIC es obligatorio para transferencias fuera de la zona SEPA.

Fecha Mandato (Opcional)

• Fecha del mandato SEPA para domiciliaciones (dd/mm/aaaa).

INFO

El mandato SEPA es un documento firmado por el proveedor que autoriza los adeudos en su cuenta.

Principal ☑️

• Marca la cuenta como principal; será la predeterminada para pagos. Solo puede haber una cuenta principal por proveedor.

INFO

• Puede añadir varias cuentas bancarias por proveedor.
• Verifique siempre el IBAN antes de realizar pagos.
• Confirme cambios de cuenta bancaria directamente con el proveedor.

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📊 Subcuenta Contable

Funcionamiento Automático

HolaGest gestiona automáticamente las subcuentas contables de proveedores y acreedores.

Creación Automática de Subcuenta

• La subcuenta se crea automáticamente al generar la primera factura del proveedor/acreedor.
• No es necesario crearla manualmente.

¿Qué subcuenta se asigna?

• Proveedores: 400.XXX (donde XXX es el código del proveedor)
• Acreedores: 410.XXX (donde XXX es el código del acreedor)

Ejemplo práctico:

Proveedor creado: "Pinturas Sapi"
Código asignado: 23
Primera factura: Se crea automáticamente la subcuenta 400.23

Subcuentas Preexistentes

Si ya tiene creada la subcuenta contable con anterioridad:

• Vaya a la sección "Subcuentas" en el panel lateral.
• Seleccione la subcuenta destinada a este proveedor/acreedor.
• La subcuenta quedará vinculada al proveedor.

Visualización de Subcuentas

En la pestaña "Subcuentas" puede ver:

• ✅ Todas las subcuentas asignadas al proveedor/acreedor
• ✅ El código de cada subcuenta
• ✅ La descripción de la subcuenta
• ✅ El ejercicio contable al que pertenece

Para cambiar la subcuenta, consulte la guía específica enlazada abajo.

➡️ Cómo cambiar la subcuenta de un proveedor

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🔧 Gestión de Proveedores

Mostrar Proveedores Dados de Baja

• Vaya a Menú Compras > Proveedores.
• Pulse el botón "Filtros" (icono de embudo).
• En el selector "Estado", cambie de Solamente activos a Solamente suspendidos.
• Pulse Aplicar.

Ahora verá solo los proveedores dados de baja.

INFO

Para ver todos los proveedores (activos y dados de baja), seleccione Todos en el filtro de estado.

Editar un Proveedor

• Vaya a Menú Compras > Proveedores.
• Busque el proveedor en el listado.
• Haga clic sobre el nombre del proveedor.
• Modifique los campos necesarios.
• Pulse Guardar.

Dar de Baja un Proveedor

• Abra la ficha del proveedor.
• En el campo "Fecha de baja", introduzca la fecha actual o la fecha deseada.
• Pulse Guardar.

WARNING

Dar de baja un proveedor no elimina su información ni sus facturas. Solo lo oculta de los listados por defecto.

Reactivar un Proveedor

• Muestre los proveedores dados de baja (ver arriba).
• Abra la ficha del proveedor.
• Borre el contenido del campo "Fecha de baja".
• Pulse Guardar.

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❓ Preguntas Frecuentes

¿Es obligatorio rellenar todos los campos al crear un proveedor?

No, solo el campo Nombre es obligatorio. El resto de campos son opcionales y puede completarlos posteriormente según sus necesidades.

¿Puedo cambiar el código de un proveedor después de crearlo?

Sí, puede cambiar el código en cualquier momento. Sin embargo, si ya ha creado facturas, la subcuenta contable mantendrá el código original. Es recomendable establecer el código correcto desde el principio.

¿Qué pasa si no asigno una forma de pago al proveedor?

Si no asigna una forma de pago predeterminada, deberá seleccionarla manualmente cada vez que cree una factura de este proveedor. Es recomendable configurarla para agilizar el proceso.

¿Puedo tener varios proveedores con el mismo nombre?

Sí, puede tener varios proveedores con el mismo nombre, siempre que tengan códigos diferentes. Sin embargo, es recomendable usar nombres distintivos para evitar confusiones.

¿Cómo sé si un proveedor es 400 o 410?

• 400: Proveedores habituales de mercancías o servicios
• 410: Acreedores por servicios puntuales o gastos diversos

HolaGest asigna automáticamente la subcuenta según cómo clasifique al proveedor al crearlo. Consulte con su asesor contable si tiene dudas.

¿Puedo eliminar un proveedor?

Sí, pero solo si no tiene facturas, albaranes, pedidos o presupuestos asociados. Si ya tiene documentos, es mejor darlo de baja en lugar de eliminarlo, para mantener el historial.

¿Qué es el mandato SEPA y cuándo lo necesito?

El mandato SEPA es un documento firmado que autoriza adeudos directos en la cuenta del proveedor. Solo lo necesita si va a realizar domiciliaciones bancarias (adeudos directos) en lugar de transferencias.

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💡 Consejos y Buenas Prácticas

✅ Completar Información Fiscal

Complete siempre el Número Fiscal (CIF/NIF) de sus proveedores. Es necesario para:

• Declaraciones fiscales (modelo 347, etc.)
• Operaciones intracomunitarias
• Deducciones de IVA

✅ Configurar Términos Comerciales

Configure la forma de pago y retención de IRPF predeterminadas. Esto:

• Agiliza la creación de facturas
• Reduce errores de captura
• Mantiene consistencia en los registros

✅ Mantener Datos Actualizados

Revise y actualice periódicamente:

• Direcciones de contacto
• Cuentas bancarias
• Datos fiscales
• Personas de contacto

✅ Usar Códigos Significativos

Si asigna códigos manualmente, use un sistema coherente:

• Por tipo de proveedor: MAT-001 (materiales), SERV-001 (servicios)
• Por orden alfabético: A001, B001, etc.
• Por categoría: NAC-001 (nacional), INT-001 (internacional)

✅ Documentar Contactos

Añada múltiples contactos si el proveedor tiene diferentes personas para:

• Pedidos
• Facturación
• Reclamaciones
• Soporte técnico

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🔗 Guías Relacionadas

• Cómo cambiar la subcuenta de un proveedor
• Cómo registrar una factura de compra
• Políticas de precios de coste
• Menú Compras - Índice

INFO

Esta guía se actualiza periódicamente. Si encuentra alguna discrepancia o tiene sugerencias, contacte con el equipo de soporte de HolaGest.