Cómo Hacer un Balance de Ingresos y Gastos
El Balance de Ingresos y Gastos es un informe contable que proporciona un desglose detallado de todos los ingresos y gastos de la empresa durante un periodo determinado. A diferencia del Balance de Pérdidas y Ganancias oficial, este informe ofrece mayor flexibilidad y detalle para análisis internos.
Este documento es especialmente útil para el control de gestión, análisis de costes, planificación presupuestaria y toma de decisiones operativas.
📑 Tabla de Contenidos
- ¿Qué es el Balance de Ingresos y Gastos?
- Diferencias con el Balance de Pérdidas y Ganancias
- Para Qué Sirve
- Cómo Crear un Balance de Ingresos y Gastos
- Estructura del Balance
- Cómo Imprimir el Balance
- Análisis del Balance
- Casos de Uso Prácticos
- Preguntas Frecuentes
📊 ¿Qué es el Balance de Ingresos y Gastos?
El Balance de Ingresos y Gastos es un informe que muestra de forma detallada todos los ingresos (cuentas del grupo 7) y todos los gastos (cuentas del grupo 6) de un periodo.
Características Principales
Detalle completo:
- Muestra todas las cuentas de ingresos y gastos
- Mayor nivel de detalle que el Balance de Pérdidas y Ganancias oficial
- Permite ver cada tipo de ingreso y gasto por separado
Flexibilidad:
- No sigue la estructura oficial obligatoria
- Se puede personalizar según necesidades
- Útil para análisis internos
Simplicidad:
- Estructura más sencilla que el PyG oficial
- Fácil de entender
- Rápido de generar
Ecuación Fundamental
RESULTADO = TOTAL INGRESOS (Grupo 7) - TOTAL GASTOS (Grupo 6)
🔄 Diferencias con el Balance de Pérdidas y Ganancias
| Aspecto | Balance de Ingresos y Gastos | Balance de Pérdidas y Ganancias |
|---|---|---|
| Estructura | Libre, personalizable | Estructura oficial obligatoria |
| Detalle | Muy detallado, todas las cuentas | Agrupado en partidas oficiales |
| Uso | Análisis interno, gestión | Cuentas anuales, legal |
| Obligatoriedad | No obligatorio | Obligatorio (Cuentas Anuales) |
| Complejidad | Sencillo | Más complejo |
| Flexibilidad | Alta | Baja (normativa) |
Cuándo usar cada uno:
Balance de Ingresos y Gastos:
- Análisis mensual o trimestral
- Control de gestión interno
- Identificar partidas específicas de gasto
- Análisis rápido de resultados
Balance de Pérdidas y Ganancias:
- Cuentas anuales oficiales
- Presentación a terceros (bancos, inversores)
- Cumplimiento legal
- Comparación con otras empresas
🎯 Para Qué Sirve
El Balance de Ingresos y Gastos tiene múltiples utilidades:
1. Control de Gestión
✅ Seguimiento detallado: Ver cada tipo de gasto por separado ✅ Identificar desviaciones: Detectar gastos que se disparan ✅ Control presupuestario: Comparar con presupuesto previsto ✅ Toma de decisiones rápida: Información clara y directa
2. Análisis de Costes
✅ Desglose completo: Ver todos los tipos de gastos ✅ Identificar áreas de mejora: Dónde se puede reducir costes ✅ Comparar periodos: Evolución de cada tipo de gasto ✅ Análisis de rentabilidad: Por producto, servicio o delegación
3. Planificación
✅ Base para presupuestos: Datos históricos para planificar ✅ Proyecciones: Estimar gastos futuros ✅ Escenarios: Simular diferentes situaciones ✅ Objetivos: Establecer metas de ingresos y gastos
4. Reporting Interno
✅ Informes a dirección: Información clara y detallada ✅ Informes a socios: Transparencia en la gestión ✅ Informes por departamento: Si usa canales o centros de coste ✅ Informes periódicos: Mensuales, trimestrales
🔧 Cómo Crear un Balance de Ingresos y Gastos
Método 1: Generación Automática (Recomendado)
Paso 1: Acceder al Menú
Menú Informes > Informes Contables > Balances
Paso 2: Pulsar Generar
Pulse el botón "Generar"
Paso 3: Resultado
HolaGest creará automáticamente varios balances, incluyendo el Balance de Ingresos y Gastos.
Paso 4: Seleccionar
- Localice el "Balance de Ingresos y Gastos" en la lista
- Haga clic sobre él para abrirlo
- Pulse "Imprimir" para visualizarlo
Método 2: Creación Manual
Paso 1: Acceder al Menú
Menú Informes > Informes Contables > Balances
Paso 2: Pulsar Nuevo
Pulse el botón "Nuevo"
Paso 3: Configurar
Complete los campos del formulario:
Nombre: "Balance de Ingresos y Gastos Marzo 2024"
Desde: 01/03/2024 (inicio del periodo)
Hasta: 31/03/2024 (fin del periodo)
Tipo: Seleccione "Ingresos y Gastos"
Subtipo: (No aplica para este tipo)
Canal: (Dejar vacío normalmente, o seleccionar canal específico)
Paso 4: Guardar
Pulse "Guardar"
Paso 5: Imprimir
Pulse "Imprimir" para visualizar el balance
📋 Estructura del Balance
El Balance de Ingresos y Gastos se estructura en dos grandes bloques:
INGRESOS (Grupo 7)
70 - Ventas de mercaderías, productos y servicios:
- 700 - Ventas de mercaderías
- 701 - Ventas de productos terminados
- 702 - Ventas de productos semiterminados
- 703 - Ventas de subproductos y residuos
- 704 - Ventas de envases y embalajes
- 705 - Prestaciones de servicios
- 706 - Descuentos sobre ventas por pronto pago (negativo)
- 708 - Devoluciones de ventas (negativo)
- 709 - Rappels sobre ventas (negativo)
71 - Variación de existencias:
- 710 - Variación de existencias de productos en curso
- 711 - Variación de existencias de productos semiterminados
- 712 - Variación de existencias de productos terminados
- 713 - Variación de existencias de subproductos, residuos y materiales
73 - Trabajos realizados para la empresa:
- 730 - Trabajos realizados para el inmovilizado intangible
- 731 - Trabajos realizados para el inmovilizado material
- 732 - Trabajos realizados en inversiones inmobiliarias
74 - Subvenciones, donaciones y legados:
- 740 - Subvenciones, donaciones y legados a la explotación
- 746 - Subvenciones, donaciones y legados de capital transferidos al resultado
75 - Otros ingresos de gestión:
- 751 - Resultados de operaciones en común
- 752 - Ingresos por arrendamientos
- 753 - Ingresos de propiedad industrial cedida en explotación
- 754 - Ingresos por comisiones
- 755 - Ingresos por servicios al personal
- 759 - Ingresos por servicios diversos
76 - Ingresos financieros:
- 760 - Ingresos de participaciones en instrumentos de patrimonio
- 761 - Ingresos de valores representativos de deuda
- 762 - Ingresos de créditos
- 763 - Beneficios por valoración de instrumentos financieros
- 766 - Beneficios en participaciones y valores representativos de deuda
- 768 - Diferencias positivas de cambio
- 769 - Otros ingresos financieros
77 - Beneficios procedentes de activos no corrientes:
- 770 - Beneficios procedentes del inmovilizado intangible
- 771 - Beneficios procedentes del inmovilizado material
- 772 - Beneficios procedentes de inversiones inmobiliarias
- 773 - Beneficios procedentes de participaciones a largo plazo
- 775 - Beneficios por operaciones con obligaciones propias
79 - Excesos y aplicaciones de provisiones:
- 790 - Reversión del deterioro del inmovilizado intangible
- 791 - Reversión del deterioro del inmovilizado material
- 792 - Reversión del deterioro de inversiones inmobiliarias
- 793 - Reversión del deterioro de existencias
- 794 - Reversión del deterioro de créditos
- 795 - Exceso de provisiones
- 796 - Reversión del deterioro de participaciones
- 797 - Reversión del deterioro de valores representativos de deuda
TOTAL INGRESOS
GASTOS (Grupo 6)
60 - Compras:
- 600 - Compras de mercaderías
- 601 - Compras de materias primas
- 602 - Compras de otros aprovisionamientos
- 606 - Descuentos sobre compras por pronto pago (negativo)
- 608 - Devoluciones de compras (negativo)
- 609 - Rappels por compras (negativo)
61 - Variación de existencias:
- 610 - Variación de existencias de mercaderías
- 611 - Variación de existencias de materias primas
- 612 - Variación de existencias de otros aprovisionamientos
62 - Servicios exteriores:
- 620 - Gastos en investigación y desarrollo
- 621 - Arrendamientos y cánones
- 622 - Reparaciones y conservación
- 623 - Servicios de profesionales independientes
- 624 - Transportes
- 625 - Primas de seguros
- 626 - Servicios bancarios y similares
- 627 - Publicidad, propaganda y relaciones públicas
- 628 - Suministros
- 629 - Otros servicios
63 - Tributos:
- 630 - Impuesto sobre beneficios
- 631 - Otros tributos
- 633 - Ajustes negativos en la imposición sobre beneficios
- 634 - Ajustes negativos en la imposición indirecta
- 636 - Devolución de impuestos (negativo)
- 638 - Ajustes positivos en la imposición sobre beneficios (negativo)
- 639 - Ajustes positivos en la imposición indirecta (negativo)
64 - Gastos de personal:
- 640 - Sueldos y salarios
- 641 - Indemnizaciones
- 642 - Seguridad Social a cargo de la empresa
- 643 - Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de aportación definida
- 644 - Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de prestación definida
- 645 - Retribuciones al personal mediante instrumentos de patrimonio
- 649 - Otros gastos sociales
65 - Otros gastos de gestión:
- 650 - Pérdidas de créditos comerciales incobrables
- 651 - Resultados de operaciones en común
- 659 - Otras pérdidas en gestión corriente
66 - Gastos financieros:
- 660 - Gastos financieros por actualización de provisiones
- 661 - Intereses de obligaciones y bonos
- 662 - Intereses de deudas
- 663 - Pérdidas por valoración de instrumentos financieros
- 665 - Intereses por descuento de efectos
- 666 - Pérdidas en participaciones y valores representativos de deuda
- 667 - Pérdidas de créditos no comerciales
- 668 - Diferencias negativas de cambio
- 669 - Otros gastos financieros
67 - Pérdidas procedentes de activos no corrientes:
- 670 - Pérdidas procedentes del inmovilizado intangible
- 671 - Pérdidas procedentes del inmovilizado material
- 672 - Pérdidas procedentes de inversiones inmobiliarias
- 673 - Pérdidas procedentes de participaciones a largo plazo
- 675 - Pérdidas por operaciones con obligaciones propias
68 - Dotaciones para amortizaciones:
- 680 - Amortización del inmovilizado intangible
- 681 - Amortización del inmovilizado material
- 682 - Amortización de inversiones inmobiliarias
69 - Pérdidas por deterioro y otras dotaciones:
- 690 - Pérdidas por deterioro del inmovilizado intangible
- 691 - Pérdidas por deterioro del inmovilizado material
- 692 - Pérdidas por deterioro de inversiones inmobiliarias
- 693 - Pérdidas por deterioro de existencias
- 694 - Pérdidas por deterioro de créditos comerciales
- 695 - Dotación a la provisión por operaciones comerciales
- 696 - Pérdidas por deterioro de participaciones
- 697 - Pérdidas por deterioro de valores representativos de deuda
- 698 - Pérdidas por deterioro de créditos no comerciales
- 699 - Otras dotaciones
TOTAL GASTOS
RESULTADO
RESULTADO = TOTAL INGRESOS - TOTAL GASTOS
🖨️ Cómo Imprimir el Balance
Paso 1: Abrir el Balance
En la lista de balances, haga clic sobre el Balance de Ingresos y Gastos que desea imprimir.
Paso 2: Pulsar Imprimir
Pulse el botón "Imprimir"
Paso 3: Elegir Formato
PDF:
- Para presentaciones
- Para archivar
- Para enviar por email
Excel:
- Para análisis detallado
- Para crear gráficos
- Para comparativas
- Para manipular datos
CSV:
- Para importar en otras aplicaciones
- Para procesamiento automático
Paso 4: Analizar
Revise el informe:
- Total de ingresos
- Total de gastos
- Resultado
- Desglose por tipo de ingreso y gasto
📊 Análisis del Balance
Análisis de Ingresos
Identificar fuentes principales:
- ¿De dónde vienen los ingresos?
- ¿Qué tipo de venta es más importante?
- ¿Hay ingresos extraordinarios?
Ejemplo:
700 - Ventas de mercaderías: 450.000€ (90%)
705 - Prestaciones de servicios: 50.000€ (10%)
TOTAL INGRESOS: 500.000€Conclusión: El 90% de los ingresos vienen de ventas de mercaderías.
Análisis de Gastos
Identificar partidas principales:
- ¿Dónde se gasta más?
- ¿Qué gastos son controlables?
- ¿Hay gastos que se pueden reducir?
Ejemplo:
600 - Compras de mercaderías: 200.000€ (43%)
640 - Sueldos y salarios: 120.000€ (26%)
642 - Seguridad Social: 30.000€ (6%)
621 - Arrendamientos: 36.000€ (8%)
628 - Suministros: 24.000€ (5%)
627 - Publicidad: 18.000€ (4%)
Otros gastos: 37.000€ (8%)
TOTAL GASTOS: 465.000€Conclusión:
- El 43% se va en compras (coste de ventas)
- El 32% se va en personal (sueldos + SS)
- El 8% se va en alquiler
- El 17% en otros gastos
Ratios Útiles
Peso de cada gasto sobre ventas:
% Gasto = (Importe Gasto / Total Ingresos) × 100Ejemplo:
- Compras: 200.000€ / 500.000€ = 40%
- Personal: 150.000€ / 500.000€ = 30%
- Alquiler: 36.000€ / 500.000€ = 7,2%
Margen bruto:
Margen Bruto = (Ingresos - Compras) / Ingresos × 100Ejemplo:
- (500.000€ - 200.000€) / 500.000€ = 60%
Comparativa entre Periodos
Genere balances de diferentes periodos:
- Marzo 2023 vs Marzo 2024
- T1 2023 vs T1 2024
- 2023 vs 2024
Compare:
- ¿Han aumentado los ingresos?
- ¿Han aumentado los gastos?
- ¿En qué proporción?
- ¿Se mantienen los márgenes?
Ejemplo:
2023 2024 Variación
Ingresos: 450.000€ 500.000€ +11,1%
Gastos: 420.000€ 465.000€ +10,7%
Resultado: 30.000€ 35.000€ +16,7%Conclusión: Los ingresos crecen más que los gastos, mejorando el resultado.
💼 Casos de Uso Prácticos
Caso 1: Análisis Mensual de Resultados
Objetivo: Control mensual de ingresos y gastos
Proceso:
Genere balance mensual:
- Desde: 01/03/2024
- Hasta: 31/03/2024
Analice:
- Total de ingresos del mes
- Total de gastos del mes
- Resultado del mes
Compare con mes anterior:
- ¿Mejora o empeora?
Identifique desviaciones:
- Gastos que se disparan
- Ingresos que bajan
Tome decisiones:
- Ajuste gastos
- Impulse ventas
Caso 2: Control Presupuestario
Objetivo: Comparar gastos reales con presupuesto
Proceso:
Elabore presupuesto anual por tipo de gasto
Genere balance trimestral
Exporte a Excel
Cree tabla comparativa:
- Presupuesto vs Real
- Desviación
- % Desviación
Analice desviaciones:
- ¿Por qué se ha gastado más/menos?
Ajuste presupuesto si es necesario
Caso 3: Análisis por Delegación
Objetivo: Ver resultados de cada delegación
Proceso:
Use canales para marcar asientos por delegación
Genere balance por canal:
- Canal: "Madrid"
- Canal: "Barcelona"
Compare resultados:
- ¿Qué delegación es más rentable?
Tome decisiones:
- Refuerce delegaciones rentables
- Mejore delegaciones con pérdidas
Caso 4: Identificar Áreas de Reducción de Costes
Objetivo: Encontrar dónde reducir gastos
Proceso:
Genere balance anual
Exporte a Excel
Ordene gastos de mayor a menor
Identifique los 5 gastos principales
Analice cada uno:
- ¿Es necesario?
- ¿Se puede reducir?
- ¿Se puede negociar mejor precio?
Establezca plan de acción:
- Renegociar contratos
- Cambiar proveedores
- Eliminar gastos innecesarios
❓ Preguntas Frecuentes
❔ ¿Qué diferencia hay entre este balance y el de Pérdidas y Ganancias?
Balance de Ingresos y Gastos:
- Estructura libre y detallada
- Muestra todas las cuentas de ingresos y gastos
- Para uso interno y análisis
Balance de Pérdidas y Ganancias:
- Estructura oficial obligatoria
- Agrupado en partidas normalizadas
- Para Cuentas Anuales y presentación oficial
❔ ¿Puedo generar este balance mensualmente?
Sí, es muy recomendable:
- Genere un balance cada mes
- Compare con meses anteriores
- Identifique tendencias
- Tome decisiones rápidas
❔ ¿Cómo puedo comparar dos periodos?
Proceso:
- Genere balance del periodo 1
- Genere balance del periodo 2
- Exporte ambos a Excel
- Cree una tabla con ambos periodos
- Calcule variaciones
❔ ¿Puedo filtrar por canal o delegación?
Sí, si usa canales en sus asientos:
- Al crear el balance, seleccione el canal
- El balance mostrará solo ingresos y gastos de ese canal
- Útil para análisis por delegación, proyecto o actividad
❔ ¿Qué gastos puedo controlar más fácilmente?
Gastos más controlables:
- Publicidad (627)
- Suministros (628)
- Otros servicios (629)
- Algunos servicios exteriores (62x)
Gastos menos controlables:
- Compras (dependen de las ventas)
- Personal (contratos)
- Alquileres (contratos)
- Impuestos
❔ ¿Cómo sé si mis gastos son normales para mi sector?
Compare con:
- Ratios sectoriales (asociaciones empresariales)
- Otras empresas similares (Registro Mercantil)
- Datos históricos de su empresa
Ratios típicos por sector:
- Comercio: Compras 60-70%, Personal 15-20%
- Servicios: Personal 40-50%, Compras 10-20%
- Industria: Compras 50-60%, Personal 20-30%
❔ ¿Puedo personalizar las agrupaciones?
Sí, puede personalizar las partidas del balance:
- Abra el balance
- Acceda a las partidas
- Modifique las agrupaciones
- Guarde los cambios
❔ ¿El resultado coincide con el del Balance de Pérdidas y Ganancias?
Sí, el resultado final debe ser el mismo:
- Ambos calculan: Ingresos - Gastos
- La diferencia está en la presentación
- Si no coinciden, hay un error
❔ ¿Puedo usar este balance para las Cuentas Anuales?
No, para las Cuentas Anuales debe usar el Balance de Pérdidas y Ganancias oficial.
Este balance es para uso interno y análisis.
❔ ¿Con qué frecuencia debo generar este balance?
Recomendación:
- Mensualmente: Para control de gestión
- Trimestralmente: Para análisis más profundo
- Anualmente: Para planificación del año siguiente
Cuanto más frecuentemente lo genere, mejor control tendrá.
Última actualización: Marzo 2024 Versión: HolaGest Core 2025
Documentación relacionada:
Soporte técnico:
Si tiene problemas con el Balance de Ingresos y Gastos, contacte con soporte proporcionando:
- Periodo del balance
- Tipo de análisis que desea realizar
- Dudas específicas