🎨 Personalización de Logotipo y Textos Legales

La imagen corporativa de su empresa y el cumplimiento de las obligaciones legales de protección de datos son aspectos fundamentales de sus documentos comerciales. HolaGest le permite personalizar completamente el logotipo que aparece en sus facturas y añadir los textos legales requeridos por la normativa de protección de datos.

🖼️ Gestión del Logotipo Corporativo

El logotipo de su empresa aparecerá en todos los documentos PDF que genere: facturas, albaranes, presupuestos y pedidos. Una imagen profesional transmite confianza y refuerza su marca.

Requisitos Técnicos del Logotipo

Antes de subir su logotipo, asegúrese de que cumple con estos requisitos:

Formato de archivo:

• ✅ JPG/JPEG: Formato más común, buena compresión
• ✅ PNG: Recomendado si su logo tiene transparencias
• ✅ GIF: Soportado pero menos común
• ❌ SVG, PDF, AI: No soportados directamente

Tamaño del archivo:

• Máximo: 2 MB por archivo
• Recomendado: 100-500 KB para carga rápida
• Si su archivo es mayor, redúzcalo con herramientas de compresión de imágenes

Dimensiones en píxeles:

• Máximo recomendado: 1024 x 1024 píxeles
• Óptimo: 400 x 200 píxeles (horizontal) o 200 x 400 (vertical)
• Mínimo: 200 x 100 píxeles para calidad aceptable

Relación de aspecto:

• Horizontal (recomendado): 2:1 o 3:1 (ej: 600x200, 900x300)
• Cuadrado: 1:1 (ej: 300x300)
• Vertical: Menos común, pero soportado

Calidad y resolución:

• Resolución: 72-150 DPI es suficiente para visualización en pantalla y PDF
• Fondo: Preferiblemente transparente (PNG) o blanco
• Colores: RGB para visualización digital

💡 Consejo: Si su logotipo tiene fondo transparente, use formato PNG. Si tiene fondo blanco o de color, JPG es suficiente y genera archivos más pequeños.

Preparar su Logotipo

Si su logotipo no cumple los requisitos, puede prepararlo fácilmente:

Herramientas gratuitas online:

• TinyPNG / TinyJPG: Para comprimir imágenes sin pérdida visible de calidad
• Canva: Para redimensionar y ajustar su logotipo
• Remove.bg: Para eliminar fondos y crear transparencias
• ILoveIMG: Suite completa de herramientas de edición de imágenes

Pasos básicos:

1. Redimensionar: Ajuste a aproximadamente 400-600 píxeles de ancho
2. Comprimir: Reduzca el tamaño del archivo manteniendo la calidad
3. Convertir: Si es necesario, convierta a PNG o JPG
4. Verificar: Compruebe que el archivo final es menor de 2 MB

Subir el Logotipo a la Biblioteca

HolaGest utiliza un sistema de biblioteca centralizada para gestionar imágenes y archivos. Primero debe subir su logotipo a esta biblioteca.

Paso 1: Acceder a la biblioteca

Navegue a: Menú Administrador → Biblioteca

Aquí verá todos los archivos que ha subido previamente (si los hay).

Paso 2: Iniciar la subida

Haga clic en el botón "Nuevo" (➕ verde) en la parte superior del listado.

Paso 3: Seleccionar el archivo

Se abrirá un formulario de subida:

• Haga clic en el botón "Seleccionar archivo" o "Examinar"
• Navegue por su ordenador hasta localizar el archivo del logotipo
• Seleccione el archivo y confirme

Paso 4: Configurar opciones (opcional)

Puede añadir información adicional:

• Nombre: Se genera automáticamente del nombre del archivo, pero puede cambiarlo
• Descripción: Añada una descripción si gestiona múltiples imágenes
• Categoría: Organice sus archivos por categorías si lo desea

Paso 5: Guardar

Haga clic en el botón "Guardar" (esquina inferior derecha).

El sistema subirá el archivo y lo añadirá a su biblioteca. Verá una confirmación cuando el proceso se complete.

✅ Confirmación: Una vez subido, el logotipo aparecerá en el listado de la biblioteca y estará disponible para su uso.

Asignar el Logotipo a su Empresa

Una vez el logotipo está en la biblioteca, debe asignarlo a su empresa para que aparezca en los documentos.

Paso 1: Acceder a la configuración de empresa

Navegue a: Menú Administrador → Empresas

Paso 2: Seleccionar su empresa

En el listado de empresas, haga clic en la empresa a la que desea asignar el logotipo.

Si solo tiene una empresa, será la única que aparezca en el listado.

Paso 3: Localizar el campo de logotipo

En el formulario de la empresa, busque el campo "Logotipo".

Este campo mostrará un selector desplegable con todas las imágenes disponibles en su biblioteca.

Paso 4: Seleccionar el logotipo

• Haga clic en el selector de logotipo
• Se desplegará una lista con todas las imágenes de su biblioteca
• Seleccione el logotipo que acaba de subir
• Puede ver una vista previa de la imagen seleccionada

Paso 5: Guardar los cambios

Haga clic en el botón "Guardar" para aplicar los cambios.

✅ Efecto inmediato: A partir de este momento, todos los documentos PDF que genere (facturas, albaranes, etc.) incluirán este logotipo.

Gestionar Múltiples Logotipos

Puede tener varios logotipos en su biblioteca y cambiar entre ellos según sus necesidades:

Casos de uso:

• Diferentes marcas: Si opera con varias marcas comerciales
• Versiones estacionales: Logotipos especiales para campañas o temporadas
• Diferentes empresas: Si gestiona múltiples empresas, cada una puede tener su logotipo
• Versiones de color: Logotipo en color para documentos normales, en blanco y negro para faxes

Cambiar de logotipo:

1. Acceda a la configuración de su empresa
2. Seleccione un logotipo diferente del desplegable
3. Guarde los cambios
4. Los nuevos documentos usarán el nuevo logotipo
5. Los documentos anteriores mantienen el logotipo con el que fueron creados

💡 Flexibilidad: Puede cambiar de logotipo tantas veces como necesite sin afectar a documentos ya emitidos.

Eliminar o Reemplazar un Logotipo

Para reemplazar un logotipo:

1. Suba el nuevo logotipo a la biblioteca
2. Vaya a la configuración de empresa
3. Seleccione el nuevo logotipo
4. Guarde los cambios

Para eliminar un logotipo de los documentos:

1. Vaya a la configuración de empresa
2. En el campo logotipo, seleccione "Ninguno" o deje el campo vacío
3. Guarde los cambios
4. Los nuevos documentos no incluirán logotipo

Para eliminar un logotipo de la biblioteca:

1. Vaya a Menú Administrador → Biblioteca
2. Localice el archivo del logotipo
3. Haga clic en el botón de eliminar
4. Confirme la eliminación

⚠️ Precaución: Si elimina un logotipo de la biblioteca que está siendo usado por una empresa, esa empresa quedará sin logotipo. Asegúrese de asignar otro antes de eliminar.

📜 Textos de Protección de Datos (LOPD/RGPD)

La normativa de protección de datos (LOPD en España, RGPD en Europa) requiere que informe a sus clientes sobre el tratamiento de sus datos personales. HolaGest le permite añadir estos textos legales en sus documentos y comunicaciones.

¿Qué es el Texto de Protección de Datos?

Es un aviso legal que informa sobre:

• Quién es el responsable del tratamiento de datos
• Con qué finalidad se recogen los datos
• Cuáles son los derechos del interesado (acceso, rectificación, supresión, etc.)
• Cómo ejercer esos derechos

Obligatoriedad:

• Facturas: No es obligatorio incluirlo en cada factura, pero es recomendable
• Emails: Recomendable incluirlo en la firma de email
• Formularios: Obligatorio en formularios de recogida de datos
• Contratos: Obligatorio en contratos y documentos legales

⚠️ Aviso legal: Consulte con su asesor legal para determinar el texto exacto que debe usar según su actividad y jurisdicción.

Ejemplo de Texto de Protección de Datos

Este es un ejemplo genérico. Debe adaptarlo a su caso específico:

PROTECCIÓN DE DATOS: Los datos personales facilitados serán tratados por [NOMBRE DE SU EMPRESA],
con CIF [SU CIF], con domicilio en [SU DIRECCIÓN], con la finalidad de gestionar la relación
comercial y el envío de comunicaciones sobre nuestros productos y servicios. La legitimación
del tratamiento es el consentimiento del interesado y la ejecución del contrato. Los datos no
se cederán a terceros salvo obligación legal. Puede ejercer sus derechos de acceso,
rectificación, supresión, portabilidad, limitación y oposición enviando un correo electrónico
a [SU EMAIL] adjuntando copia de su DNI. Más información en nuestra política de privacidad
disponible en [SU WEB].

Elementos a personalizar:

• [NOMBRE DE SU EMPRESA]: Su razón social
• [SU CIF]: Su número de identificación fiscal
• [SU DIRECCIÓN]: Dirección completa de su empresa
• [SU EMAIL]: Email de contacto para ejercicio de derechos
• [SU WEB]: URL de su política de privacidad

Añadir Texto Legal en Facturas y Documentos

Para que el texto de protección de datos aparezca en sus facturas, albaranes y otros documentos, debe crear un formato de impresión personalizado.

Paso 1: Acceder a formatos de impresión

Navegue a: Menú Administrador → Panel de Control → Sección "Formatos de impresión"

Paso 2: Crear un nuevo formato

Haga clic en el botón "Nuevo" (➕ verde).

Paso 3: Configurar el formato básico

Complete los campos esenciales:

• Nombre: Identifique el formato (ej: "Factura con LOPD")
• Título: Texto que aparecerá antes del número de documento (ej: "FACTURA")
• Logotipo: Seleccione el logotipo si desea uno específico para este formato (opcional)

Paso 4: Añadir el texto legal

En el campo "Texto adicional":

• Copie y pegue su texto de protección de datos
• Puede usar formato de texto simple
• El texto aparecerá al final del documento PDF

Paso 5: Aplicar automáticamente

Para que este formato se use automáticamente:

• Marque la opción "Aplicar automáticamente a"
• Seleccione el tipo de documento (ej: "Factura de cliente")
• Opcionalmente, seleccione una serie específica si solo quiere aplicarlo a ciertas facturas

Paso 6: Guardar

Haga clic en "Guardar" para crear el formato.

✅ Resultado: Todas las facturas nuevas (del tipo seleccionado) incluirán automáticamente el texto de protección de datos al final del documento.

Aplicar a Múltiples Tipos de Documentos

Si desea que el texto aparezca en presupuestos, pedidos y albaranes también:

Opción 1: Crear formatos individuales

Repita el proceso anterior para cada tipo de documento:

• Formato para "Presupuesto de cliente"
• Formato para "Pedido de cliente"
• Formato para "Albarán de cliente"

Opción 2: Formato genérico

Cree un formato sin especificar tipo de documento y aplíquelo manualmente cuando lo necesite.

Añadir Texto Legal en la Firma de Email

Además de en los documentos PDF, es recomendable incluir el texto de protección de datos en los emails que envía.

Paso 1: Acceder a configuración de email

Navegue a: Menú Administrador → Email

Paso 2: Localizar el campo de firma

Busque el campo "Firma" en el formulario de configuración de email.

Paso 3: Componer la firma

Cree una firma profesional que incluya:

--
[Nombre de su empresa]
[Dirección]
Tel: [Teléfono] | Email: [Email]
Web: [Sitio web]

[Texto de protección de datos]

Ejemplo completo:

--
Aragonesa de Datos y sistemas S.L.
C/ Ejemplo, 123 - 28001 Madrid
Tel: 976 217 492 | Email: hola@holagest.es
Web: www.holagest.es

PROTECCIÓN DE DATOS: Los datos personales facilitados serán tratados por Aragonesa de Datos y sistemas S.L. con la finalidad de gestionar la relación comercial. Puede ejercer sus derechos enviando un
correo a hola@holagest.es. Más información en www.holagest.es/privacidad

Paso 4: Guardar

Haga clic en "Guardar" para aplicar la firma.

✅ Efecto: Todos los emails que envíe desde HolaGest incluirán esta firma automáticamente.

Formato y Presentación

Consejos de formato:

• Brevedad: Mantenga el texto lo más conciso posible sin perder información esencial
• Legibilidad: Use párrafos cortos y separación clara
• Tamaño de fuente: El texto adicional suele aparecer en tamaño más pequeño automáticamente
• Ubicación: Generalmente al final del documento, después de los totales

Versión corta vs. larga:

• Versión corta: Para facturas y documentos comerciales (2-3 líneas)
• Versión larga: Para contratos y documentos legales (párrafo completo)
• Referencia a política: Incluya un enlace a su política de privacidad completa en su web

🎨 Personalización Avanzada

Diferentes Logotipos por Serie

Si usa series diferentes para diferentes líneas de negocio, puede asignar logotipos específicos:

1. Cree un formato de impresión para cada serie
2. Asigne el logotipo correspondiente a cada formato
3. Configure "Aplicar automáticamente" a la serie específica

Ejemplo:

• Serie A (Retail): Logotipo en color
• Serie B (Mayorista): Logotipo corporativo formal
• Serie C (Exportación): Logotipo con texto en inglés

Textos Legales Específicos por Tipo de Cliente

Puede necesitar textos diferentes según el tipo de cliente:

Clientes B2B (empresas):

Texto enfocado en relación comercial y ejecución de contrato.

Clientes B2C (consumidores):

Texto más detallado sobre derechos del consumidor.

Clientes internacionales:

Texto adaptado a RGPD europeo o normativas internacionales.

Implementación:

• Cree formatos de impresión diferentes
• Aplíquelos manualmente según el tipo de cliente
• O use series diferentes para cada tipo de cliente

❓ Preguntas Frecuentes

P: ¿Puedo usar un logotipo diferente para cada empresa? R: Sí, cada empresa puede tener su propio logotipo asignado.

P: ¿El logotipo aparece en todos los documentos? R: Aparece en los documentos PDF (facturas, albaranes, etc.) pero no en los listados de pantalla.

P: ¿Puedo cambiar el tamaño del logotipo en el PDF? R: El tamaño se ajusta automáticamente. Si necesita control preciso, ajuste el tamaño de la imagen antes de subirla.

P: ¿Es obligatorio incluir el texto de protección de datos? R: Depende de su actividad y jurisdicción. Consulte con su asesor legal.

P: ¿Puedo usar HTML en el texto adicional? R: Depende de la versión de HolaGest. Generalmente se recomienda texto plano para compatibilidad.

P: ¿El texto legal aparece en todas las páginas del documento? R: Generalmente solo en la última página. El comportamiento exacto depende de la plantilla de impresión.

P: ¿Puedo tener varios textos legales para diferentes situaciones? R: Sí, cree múltiples formatos de impresión y aplíquelos según necesite.

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Recuerde: Una imagen corporativa profesional y el cumplimiento de las obligaciones legales transmiten confianza y seriedad a sus clientes. Dedique tiempo a configurar correctamente estos elementos.