HolaGest Docs

Español

English
中文

Español

English
中文

Apariencia

Las Series de Facturación ​

Las series de facturación permiten organizar y separar las facturas según diferentes criterios: tipo de actividad, delegación, régimen fiscal o cualquier otra clasificación que necesite la empresa.

📋 Tabla de Contenidos ​

¿Qué son las Series de Facturación? ​

Una serie de facturación es un clasificador que agrupa facturas bajo un mismo código y numeración independiente.

Concepto Fundamental ​

Sin series:

Todas las facturas en una sola numeración:
  FV2024/001
  FV2024/002
  FV2024/003
  ...

Con series:

Serie A (Actividad principal):
  A2024/001
  A2024/002

Serie B (Actividad secundaria):
  B2024/001
  B2024/002

Serie R (Rectificativas):
  R2024/001
  R2024/002

Características de las Series ​

Numeración independiente:

  • Cada serie tiene su propia secuencia de números
  • No se mezclan entre series
  • Facilita el control y la organización

Configuración específica:

  • Cada serie puede tener su formato de impresión
  • Cada serie puede tener sus propias reglas
  • Cada serie puede estar exenta de impuestos

Obligatoriedad:

  • Toda factura debe pertenecer a una serie
  • No puede haber facturas sin serie
  • Al menos debe existir una serie general

¿Para qué Sirven las Series? ​

Las series tienen múltiples usos prácticos en la gestión empresarial.

Separar Actividades ​

Empresa con varias actividades:

Serie HOSTELERIA:
  - Facturas del restaurante
  - Numeración: HOST2024/001, HOST2024/002...

Serie CATERING:
  - Facturas del servicio de catering
  - Numeración: CAT2024/001, CAT2024/002...

Serie EVENTOS:
  - Facturas de organización de eventos
  - Numeración: EVE2024/001, EVE2024/002...

Ventaja: Informes separados por actividad, control independiente.

Separar Delegaciones ​

Empresa con varias sedes:

Serie MADRID:
  - Facturas de la delegación de Madrid
  - Numeración: MAD2024/001, MAD2024/002...

Serie BARCELONA:
  - Facturas de la delegación de Barcelona
  - Numeración: BCN2024/001, BCN2024/002...

Serie VALENCIA:
  - Facturas de la delegación de Valencia
  - Numeración: VAL2024/001, VAL2024/002...

Ventaja: Control por delegación, facturación descentralizada.

Separar Regímenes Fiscales ​

Empresa con diferentes regímenes:

Serie GENERAL:
  - Facturas con IVA normal
  - Numeración: GEN2024/001, GEN2024/002...

Serie SIMPLIFICADAS:
  - Facturas simplificadas (tickets)
  - Numeración: SIMP2024/001, SIMP2024/002...

Serie RECTIFICATIVAS:
  - Facturas rectificativas (abonos)
  - Numeración: RECT2024/001, RECT2024/002...

Serie EXENTAS:
  - Facturas sin IVA (exportación)
  - Numeración: EXE2024/001, EXE2024/002...

Ventaja: Cumplimiento normativo, declaraciones fiscales más fáciles.

Separar Tipos de Cliente ​

Empresa B2B y B2C:

Serie EMPRESAS:
  - Facturas a empresas
  - Numeración: EMP2024/001, EMP2024/002...

Serie PARTICULARES:
  - Facturas a particulares
  - Numeración: PAR2024/001, PAR2024/002...

Ventaja: Análisis de mercado, estrategias diferenciadas.

Series Predeterminadas ​

HolaGest crea automáticamente tres series básicas al instalar el sistema.

Serie General ​

Características:

  • Código: (vacío o "A")
  • Descripción: "General"
  • Uso: Facturas ordinarias
  • Con impuestos: Sí

Numeración típica:

FV2024/001
FV2024/002
FV2024/003

Uso: Facturas normales de venta a clientes.

Serie Simplificadas ​

Características:

  • Código: "S"
  • Descripción: "Simplificadas"
  • Uso: Facturas simplificadas (tickets)
  • Con impuestos: Sí

Numeración típica:

SIMP2024/001
SIMP2024/002
SIMP2024/003

Uso: Ventas al público, tickets, facturas simplificadas.

Requisitos legales (España):

  • Importe máximo: 400€
  • Datos mínimos del cliente
  • No requiere todos los datos fiscales

Serie Rectificativas ​

Características:

  • Código: "R"
  • Descripción: "Rectificativas"
  • Uso: Facturas rectificativas (abonos)
  • Con impuestos: Sí

Numeración típica:

RECT2024/001
RECT2024/002
RECT2024/003

Uso: Devoluciones, descuentos, correcciones.

Obligatoriedad: Las facturas rectificativas deben ir en una serie específica (normativa fiscal).

Crear Nueva Serie ​

Proceso completo para crear una serie de facturación personalizada.

Paso a Paso ​

Paso 1: Acceder a Series

  1. Vaya a Menú Contabilidad > Series
  2. Verá el listado de series existentes
  3. Haga clic en el botón "Nuevo"

Paso 2: Completar Datos Obligatorios

Código:

  • Identificador corto de la serie
  • Ejemplo: "A", "B", "HOST", "MAD"
  • Solo letras y números, sin espacios
  • Máximo 10 caracteres

Descripción:

  • Nombre descriptivo de la serie
  • Ejemplo: "Serie general"
  • Ejemplo: "Hostelería - Restaurante"
  • Ejemplo: "Delegación Madrid"
  • Aparece en listados e informes

Paso 3: Configurar Opciones

Sin Impuesto:

  • Marque esta casilla si la serie NO debe aplicar impuestos
  • Ejemplo: Serie para exportaciones (sin IVA)
  • Ejemplo: Serie para operaciones exentas
  • Por defecto: Desmarcada (con impuestos)

Paso 4: Guardar

  1. Revise que todos los datos son correctos
  2. Haga clic en "Guardar"
  3. La serie aparecerá en el listado

Ejemplos de Series ​

Serie para hostelería:

Código: HOST
Descripción: Hostelería - Restaurante
Sin Impuesto: No (aplica IVA)

Serie para exportación:

Código: EXP
Descripción: Exportación (sin IVA)
Sin Impuesto: Sí (no aplica IVA)

Serie para delegación:

Código: BCN
Descripción: Delegación Barcelona
Sin Impuesto: No (aplica IVA)

Serie para formación:

Código: FORM
Descripción: Cursos y formación
Sin Impuesto: Sí (exento de IVA)

Configurar Serie Predeterminada ​

La serie predeterminada es la que se asigna automáticamente a nuevas facturas.

Serie Predeterminada Global ​

Paso 1: Acceder al Panel de Control

  1. Vaya a Menú Administrador > Panel de Control
  2. Busque la sección "Valores predeterminados" o "Por defecto"

Paso 2: Seleccionar Serie

  1. En el campo "Serie" o "Serie predeterminada"
  2. Seleccione la serie deseada (ej: "General")
  3. Haga clic en "Guardar"

Paso 3: Resultado

  • Todas las nuevas facturas usarán esta serie por defecto
  • Puede cambiarla manualmente en cada factura
  • Afecta a facturas de venta, compra, presupuestos, etc.

Ejemplo de Configuración ​

Configuración global:

Serie predeterminada: General

Resultado:

  • Nueva factura de venta → Serie: General
  • Nuevo presupuesto → Serie: General
  • Nuevo albarán → Serie: General

Series por Cliente y Proveedor ​

Puede asignar una serie específica a cada cliente o proveedor para que sus facturas siempre usen esa serie.

Asignar Serie a Cliente ​

Paso 1: Acceder al Cliente

  1. Vaya a Menú Ventas > Clientes
  2. Busque el cliente
  3. Haga clic en el cliente

Paso 2: Asignar Serie

  1. En la ficha del cliente, busque la sección "Términos comerciales"
  2. En el campo "Serie", seleccione la serie deseada
  3. Ejemplo: "Hostelería"
  4. Haga clic en "Guardar"

Paso 3: Resultado

  • Todas las facturas a este cliente usarán la serie asignada
  • Prevalece sobre la serie predeterminada global
  • Puede cambiarla manualmente en cada factura

Asignar Serie a Proveedor ​

Proceso idéntico:

  1. Vaya a Menú Compras > Proveedores
  2. Haga clic en el proveedor
  3. Sección "Términos comerciales"
  4. Campo "Serie", seleccione la serie
  5. Guarde

Prioridad de Asignación ​

Orden de prioridad (de mayor a menor):

  1. Serie seleccionada manualmente en la factura: Máxima prioridad
  2. Serie del cliente/proveedor: Si está configurada
  3. Serie predeterminada global: Si no hay ninguna específica

Ejemplo Práctico ​

Configuración:

Serie predeterminada global: General

Cliente "Hotel Ritz":
  Serie: Hostelería

Cliente "Empresa ABC":
  Serie: (ninguna, usa la predeterminada)

Resultado:

Factura a "Hotel Ritz" → Serie: Hostelería (del cliente)
Factura a "Empresa ABC" → Serie: General (predeterminada)

Numeración de Documentos ​

Cada serie tiene su propia numeración independiente, configurada mediante secuencias.

¿Qué son las Secuencias? ​

Secuencia: Configuración que define cómo se numeran los documentos de una serie.

Componentes de la numeración:

  • Prefijo: Texto inicial (ej: "FV", "A", "HOST")
  • Año: Año actual (ej: 2024)
  • Número: Contador correlativo (ej: 001, 002, 003)
  • Separadores: Caracteres entre componentes (ej: /, -)

Configurar Numeración ​

Acceder a secuencias:

  1. Vaya a Menú Administrador > Secuencias de Documentos
  2. Busque la secuencia de la serie y tipo de documento
  3. Ejemplo: "Facturas de venta - Serie General"
  4. Haga clic en la secuencia

Campos configurables:

Patrón:

  • Define el formato de numeración
  • Ejemplo: {SERIE}{EJE}/{NUM}
  • Resultado: A2024/001

Número inicial:

  • Primer número de la secuencia
  • Ejemplo: 1
  • Resultado: 001, 002, 003...

Incremento:

  • Cuánto aumenta cada vez
  • Normalmente: 1
  • Resultado: 001, 002, 003...

Longitud del número:

  • Cuántos dígitos tiene el número
  • Ejemplo: 3 → 001, 002, 003
  • Ejemplo: 4 → 0001, 0002, 0003

Ejemplos de Numeración ​

Numeración simple:

Patrón: {NUM}
Resultado: 1, 2, 3, 4, 5...

Numeración con año:

Patrón: {EJE}/{NUM}
Resultado: 2024/001, 2024/002, 2024/003...

Numeración con serie y año:

Patrón: {SERIE}{EJE}/{NUM}
Resultado: A2024/001, A2024/002, A2024/003...

Numeración con prefijo personalizado:

Patrón: FV-{EJE}-{NUM}
Resultado: FV-2024-001, FV-2024-002, FV-2024-003...

Variables Disponibles ​

VariableDescripciónEjemplo
{SERIE}Código de la serieA, HOST
{EJE}Año del ejercicio2024
{NUM}Número correlativo001
{MES}Mes actual03
{DIA}Día actual15

Formatos de Impresión por Serie ​

Cada serie puede tener su propio formato de impresión (plantilla PDF).

¿Para qué Sirve? ​

Diferentes diseños según serie:

Serie General:
  - Formato: Factura estándar
  - Logo: Logo principal
  - Colores: Corporativos

Serie Hostelería:
  - Formato: Factura con menú
  - Logo: Logo del restaurante
  - Colores: Temáticos

Serie Exportación:
  - Formato: Factura en inglés
  - Logo: Logo internacional
  - Colores: Neutros

Configurar Formato por Serie ​

Paso 1: Crear Formato de Impresión

  1. Vaya a Menú Administrador > Formatos de Impresión
  2. Cree o personalice un formato
  3. Ejemplo: "Factura Hostelería"

Paso 2: Asignar a Serie

  1. Vaya a Menú Contabilidad > Series
  2. Haga clic en la serie (ej: "Hostelería")
  3. En el campo "Formato de impresión"
  4. Seleccione el formato (ej: "Factura Hostelería")
  5. Guarde

Paso 3: Resultado

  • Todas las facturas de esa serie usarán ese formato
  • Al imprimir o enviar PDF, se usa el formato asignado
  • Cada serie puede tener su propio diseño

Ejemplo Práctico ​

Serie Hostelería:

Código: HOST
Descripción: Hostelería - Restaurante
Formato de impresión: Factura Hostelería

Resultado: Facturas con diseño específico para restaurante, con logo del restaurante, colores temáticos, etc.

Gestión de Series ​

Operaciones comunes de gestión de series de facturación.

Modificar Serie ​

Campos modificables:

  • Descripción
  • Sin impuesto (con precaución)
  • Formato de impresión

Proceso:

  1. Vaya a Menú Contabilidad > Series
  2. Haga clic en la serie
  3. Modifique los campos necesarios
  4. Guarde

No puede modificar:

  • Código de la serie (identificador único)

Eliminar Serie ​

Requisitos:

  • No debe tener facturas asociadas
  • No debe ser la serie predeterminada
  • No debe estar asignada a clientes/proveedores

Proceso:

  1. Abra la serie
  2. Haga clic en "Eliminar" (icono papelera)
  3. Confirme la eliminación

Advertencia: No puede recuperar una serie eliminada.

Consultar Facturas de una Serie ​

Método 1: Filtro en listado

  1. Vaya a Menú Ventas > Facturas
  2. Use el filtro "Serie"
  3. Seleccione la serie deseada
  4. Verá solo las facturas de esa serie

Método 2: Informe

  1. Vaya a Menú Informes > Facturas
  2. Configure el informe
  3. Filtre por serie
  4. Genere el informe

Cambiar Serie de una Factura ​

Si la factura está en borrador:

  1. Abra la factura
  2. En el campo "Serie", seleccione otra serie
  3. Guarde
  4. La numeración se ajusta automáticamente

Si la factura está aprobada:

  • No puede cambiar la serie
  • Debe crear una factura rectificativa
  • Y crear una nueva factura en la serie correcta

Preguntas Frecuentes ​

❔ ¿Puedo tener facturas sin serie? ​

No, toda factura debe pertenecer a una serie. Es un requisito del sistema y normativa fiscal.

Solución: Cree al menos una serie "General" para facturas ordinarias.

❔ ¿Qué pasa si elimino una serie con facturas? ​

No puede eliminarla. El sistema mostrará un error:

❌ Error: No se puede eliminar la serie porque tiene facturas asociadas

Solución: No elimine series con facturas. Si ya no la usa, simplemente no la seleccione en nuevas facturas.

❔ ¿Puedo cambiar el código de una serie? ​

No directamente. El código es el identificador único de la serie.

Solución:

  1. Cree una nueva serie con el código deseado
  2. Use la nueva serie para nuevas facturas
  3. Mantenga la antigua para facturas históricas

❔ ¿Las series se copian al cerrar el ejercicio? ​

Sí, las series son independientes del ejercicio:

  • Se mantienen de un año a otro
  • No necesita recrearlas cada año
  • La numeración se reinicia automáticamente cada año (si usa {EJE} en el patrón)

❔ ¿Puedo tener la misma numeración en diferentes series? ​

Sí, cada serie tiene su numeración independiente:

Serie A:
  A2024/001
  A2024/002

Serie B:
  B2024/001  ← Mismo número, diferente serie
  B2024/002

No hay conflicto: El código de serie diferencia las facturas.

❔ ¿Cómo reinicio la numeración de una serie? ​

Opción 1: Cambiar año (automático)

  • Si usa {EJE} en el patrón
  • Al cambiar de año, la numeración se reinicia automáticamente
  • 2024/999 → 2025/001

Opción 2: Manual (no recomendado)

  1. Vaya a Secuencias de Documentos
  2. Busque la secuencia de la serie
  3. Modifique el "Número actual"
  4. Guarde

Advertencia: Puede crear duplicados si no tiene cuidado.

❔ ¿Puedo usar la misma serie para ventas y compras? ​

Técnicamente sí, pero no es recomendable:

  • Puede causar confusión
  • Dificulta la organización
  • Mezcla numeraciones

Recomendación: Use series diferentes:

Serie FV: Facturas de venta
Serie FC: Facturas de compra

❔ ¿Qué es "Sin Impuesto" en una serie? ​

Definición: Indica que las facturas de esta serie NO deben aplicar impuestos (IVA, IGIC, etc.).

Uso:

  • Exportaciones (sin IVA)
  • Operaciones exentas
  • Regímenes especiales

Ejemplo:

Serie Exportación:
  Sin Impuesto: Sí
  → Facturas sin IVA automáticamente

❔ ¿Puedo tener series con diferentes formatos de numeración? ​

Sí, cada serie puede tener su propio patrón de numeración:

Serie A:
  Patrón: A{EJE}/{NUM}
  Resultado: A2024/001

Serie HOST:
  Patrón: HOST-{NUM}
  Resultado: HOST-001

Serie EXP:
  Patrón: EXP{EJE}{NUM}
  Resultado: EXP2024001

❔ ¿Cómo sé qué serie usar para cada factura? ​

Depende de su organización:

Por actividad: Serie diferente para cada línea de negocio Por delegación: Serie diferente para cada sede Por régimen fiscal: Serie diferente para cada tipo de factura Por cliente: Serie diferente para cada tipo de cliente

Recomendación: Empiece con pocas series (General, Simplificadas, Rectificativas) y añada más según necesidad.

Última actualización: Marzo 2024 Versión: HolaGest Core 2025

Documentación relacionada:

Documentación liberada bajo Licencia MIT

Copyright © 2025 HolaGest