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Apariencia

Cómo Añadir un Transportista ​

Índice ​

Introducción ​

Los transportistas son un elemento fundamental en la gestión logística de cualquier empresa que realice envíos de mercancía. En HolaGest, el módulo de transportistas permite registrar y gestionar las agencias de transporte que utiliza tu empresa, facilitando el control de envíos, el seguimiento de pedidos y la organización de la logística de distribución.

Esta guía te mostrará cómo crear, configurar y gestionar transportistas en HolaGest, así como integrarlos en tus procesos de venta y distribución.

¿Qué es un Transportista en HolaGest? ​

Un transportista en HolaGest es una entidad que representa a una empresa o agencia de transporte que se encarga de la distribución y entrega de mercancías a tus clientes. Puede ser:

  • Agencias de mensajería: SEUR, MRW, Correos Express, UPS, DHL, FedEx, etc.
  • Transportistas propios: Flota de vehículos de la empresa
  • Transportistas especializados: Transporte frigorífico, mercancías peligrosas, etc.
  • Servicios de paquetería: Correos, Nacex, GLS, etc.
  • Transportistas internacionales: Para envíos a otros países

Ventajas de Gestionar Transportistas ​

  1. Control de envíos: Saber qué agencia gestiona cada pedido
  2. Seguimiento: Facilita el rastreo de envíos mediante enlaces web
  3. Estadísticas: Analizar qué transportista es más utilizado
  4. Costes: Comparar costes entre diferentes agencias
  5. Calidad de servicio: Evaluar incidencias por transportista
  6. Organización: Clasificar envíos según tipo de transporte
  7. Información al cliente: Proporcionar datos de seguimiento

Acceso a la Gestión de Transportistas ​

Para acceder al módulo de transportistas en HolaGest:

Paso 1: Navegar al Menú Almacén ​

  1. En el menú principal de HolaGest, haz clic en "Almacén"
  2. Se desplegará el submenú con todas las opciones del módulo de almacén

Paso 2: Seleccionar Transportistas ​

  1. Dentro del menú Almacén, busca y haz clic en "Transportistas"
  2. Se abrirá el listado de transportistas registrados en el sistema

Vista del Listado ​

El listado de transportistas muestra:

  • Código: Identificador único del transportista
  • Nombre: Denominación de la agencia o empresa
  • Teléfono: Número de contacto
  • Web: Dirección del sitio web
  • Activo: Estado del transportista (activo/inactivo)
  • Acciones: Botones para editar o eliminar

Crear un Nuevo Transportista ​

Procedimiento Completo ​

Paso 1: Iniciar la Creación ​

  1. En el listado de transportistas, haz clic en el botón "Nuevo" (generalmente ubicado en la parte superior derecha)
  2. Se abrirá el formulario de creación de transportista

Paso 2: Completar los Datos Básicos ​

Rellena los campos del formulario con la información del transportista:

Datos Obligatorios:

  • Nombre: Denominación del transportista

Datos Opcionales:

  • Código: Identificador personalizado
  • Teléfono: Número de contacto
  • Dirección web: URL del transportista
  • Activo: Estado del transportista

Paso 3: Guardar el Transportista ​

  1. Revisa que todos los datos sean correctos
  2. Haz clic en el botón "Guardar"
  3. El sistema confirmará la creación del transportista
  4. El nuevo transportista aparecerá en el listado

Ejemplo Práctico: Crear Transportista SEUR ​

Escenario: Necesitas registrar SEUR como transportista para tus envíos nacionales.

Datos a introducir:

  • Código: SEUR (el sistema puede generarlo automáticamente)
  • Nombre: SEUR - Servicio Urgente
  • Teléfono: 902 101 010
  • Dirección web: https://www.seur.com/locs/
  • Activo: ✓ (marcado)

Resultado: SEUR queda registrado y disponible para asignar a pedidos y albaranes.

Campos del Transportista ​

Código ​

Descripción: Identificador único del transportista en el sistema.

Características:

  • Opcional: Si no se introduce, el sistema genera uno automáticamente
  • Único: No puede haber dos transportistas con el mismo código
  • Alfanumérico: Puede contener letras y números
  • Longitud: Generalmente hasta 10 caracteres

Recomendaciones:

  • Usa códigos cortos y descriptivos: "SEUR", "MRW", "DHL"
  • Mantén un patrón consistente: "TRANS001", "TRANS002"
  • Para transportistas propios: "PROPIO", "FLOTA1"

Ejemplos:

  • SEUR
  • MRW
  • CORREOS
  • DHL-INT (DHL Internacional)
  • PROPIO-01 (Flota propia vehículo 1)

Nombre ​

Descripción: Denominación completa del transportista.

Características:

  • Obligatorio: Es el único campo requerido
  • Descriptivo: Debe identificar claramente al transportista
  • Longitud: Hasta 100 caracteres

Recomendaciones:

  • Usa el nombre oficial de la agencia
  • Añade información adicional si es necesario: "SEUR - Servicio Urgente"
  • Para transportistas propios: "Flota Propia - Vehículo 1"
  • Incluye el tipo de servicio si hay varios: "DHL Express", "DHL Economy"

Ejemplos:

  • SEUR - Servicio Urgente
  • MRW - Mensajería y Paquetería
  • Correos Express
  • DHL Express Internacional
  • Flota Propia - Furgoneta 1
  • Transportes García S.L.

Teléfono ​

Descripción: Número de contacto del transportista.

Características:

  • Opcional: No es obligatorio
  • Formato libre: Acepta cualquier formato
  • Uso: Para contactar con la agencia en caso de incidencias

Recomendaciones:

  • Usa el teléfono de atención al cliente
  • Incluye prefijo internacional si es necesario: +34
  • Añade extensiones si las hay: 902 101 010 ext. 5

Ejemplos:

  • 902 101 010 (SEUR)
  • 900 300 400 (MRW)
  • +34 91 123 45 67
  • 912 345 678 ext. 100

Dirección Web ​

Descripción: URL del sitio web del transportista, especialmente útil para seguimiento de envíos.

Características:

  • Opcional: No es obligatorio
  • Formato URL: Debe ser una dirección web válida
  • Uso: Acceso rápido a seguimiento y servicios

Recomendaciones:

  • Usa la URL de seguimiento de envíos si está disponible
  • Incluye el protocolo: https://
  • Verifica que el enlace funcione correctamente

Ejemplos:

Uso del Campo Web:

Cuando introduces una dirección web, HolaGest puede:

  1. Mostrar un enlace directo en los documentos
  2. Facilitar el acceso al seguimiento del envío
  3. Permitir al cliente consultar el estado de su pedido

Activo ​

Descripción: Indica si el transportista está disponible para ser utilizado.

Características:

  • Tipo: Casilla de verificación (checkbox)
  • Por defecto: Marcado (activo)
  • Uso: Desactivar transportistas que ya no se utilizan

Estados:

✓ Activo (marcado):

  • El transportista aparece en los listados de selección
  • Se puede asignar a nuevos documentos
  • Está disponible para uso normal

☐ Inactivo (desmarcado):

  • El transportista NO aparece en los listados de selección
  • NO se puede asignar a nuevos documentos
  • Los documentos antiguos conservan la referencia
  • Útil para transportistas que ya no se usan pero tienen histórico

Cuándo Desactivar un Transportista:

  • La agencia ha cerrado o dejado de operar
  • Ya no trabajas con ese transportista
  • Quieres evitar que se use por error
  • Mantienes el histórico pero no quieres nuevos envíos

Gestión de Transportistas Existentes ​

Editar un Transportista ​

Procedimiento:

  1. En el listado de transportistas, localiza el que deseas modificar
  2. Haz clic en el botón "Editar" (icono de lápiz) en la fila correspondiente
  3. Se abrirá el formulario con los datos actuales
  4. Modifica los campos necesarios
  5. Haz clic en "Guardar" para aplicar los cambios

Ejemplo: Actualizar el teléfono de SEUR

  1. Buscar "SEUR" en el listado
  2. Clic en "Editar"
  3. Cambiar el teléfono de "902 101 010" a "912 345 678"
  4. Guardar

Eliminar un Transportista ​

Consideraciones Importantes:

⚠️ Precaución: Solo puedes eliminar transportistas que NO estén siendo utilizados en ningún documento.

Procedimiento:

  1. En el listado, localiza el transportista a eliminar
  2. Haz clic en el botón "Eliminar" (icono de papelera)
  3. El sistema verificará si el transportista está en uso
  4. Si no está en uso, pedirá confirmación
  5. Confirma la eliminación

Si el Transportista Está en Uso:

El sistema mostrará un mensaje indicando que no se puede eliminar porque:

  • Hay albaranes que lo utilizan
  • Hay pedidos que lo referencian
  • Hay facturas asociadas

Alternativa: En lugar de eliminar, desactiva el transportista:

  1. Edita el transportista
  2. Desmarca la casilla "Activo"
  3. Guarda los cambios

De esta forma:

  • El transportista no aparecerá en nuevos documentos
  • Se conserva el histórico
  • Los documentos antiguos mantienen la referencia

Buscar y Filtrar Transportistas ​

Búsqueda Rápida:

  1. En el listado, usa el campo de búsqueda superior
  2. Escribe el nombre o código del transportista
  3. El listado se filtrará automáticamente

Filtros Disponibles:

  • Por estado: Mostrar solo activos o inactivos
  • Por nombre: Búsqueda alfabética
  • Por código: Búsqueda por identificador

Ordenación:

Haz clic en los encabezados de columna para ordenar:

  • Por código (ascendente/descendente)
  • Por nombre (A-Z / Z-A)
  • Por estado (activos primero/inactivos primero)

Uso de Transportistas en Documentos ​

Asignar Transportista en Pedidos ​

Procedimiento:

  1. Al crear o editar un pedido de cliente
  2. En la sección de datos del documento, busca el campo "Transportista"
  3. Haz clic en el desplegable
  4. Selecciona el transportista deseado de la lista
  5. El transportista quedará asignado al pedido

Información que se Registra:

  • Nombre del transportista
  • Código del transportista
  • Fecha de asignación

Asignar Transportista en Albaranes ​

Procedimiento:

  1. Al crear o editar un albarán de cliente
  2. Localiza el campo "Transportista"
  3. Selecciona el transportista del desplegable
  4. Guarda el albarán

Herencia desde Pedido:

Si el albarán se genera desde un pedido:

  • El transportista del pedido se copia automáticamente al albarán
  • Puedes modificarlo si es necesario
  • El cambio en el albarán NO afecta al pedido original

Asignar Transportista en Facturas ​

Procedimiento:

Similar a pedidos y albaranes:

  1. En la factura, busca el campo "Transportista"
  2. Selecciona el transportista
  3. Guarda la factura

Herencia desde Albarán:

Si la factura se genera desde un albarán:

  • El transportista del albarán se copia a la factura
  • Puedes modificarlo si es necesario

Visualización en Documentos ​

El transportista asignado aparece:

  • En la cabecera del documento
  • En las vistas de listado (columna transportista)
  • En los informes y estadísticas
  • En los PDF generados (según plantilla)

Seguimiento de Envíos ​

Uso del Campo Web para Seguimiento ​

El campo "Dirección web" del transportista es especialmente útil para el seguimiento de envíos.

Configuración Óptima:

Para cada transportista, introduce la URL de seguimiento:

SEUR:

https://www.seur.com/locs/

MRW:

https://www.mrw.es/seguimiento_envios/

Correos Express:

https://www.correos.es/ss/Satellite/site/pagina-localizador_envios/

DHL:

https://www.dhl.com/es-es/home/tracking.html

Proporcionar Información al Cliente ​

Método 1: Desde el Documento

  1. Abre el albarán o factura con el transportista asignado
  2. Copia la URL del transportista
  3. Envía al cliente junto con el número de seguimiento

Método 2: En Comunicaciones

Incluye en tus emails:

Su pedido ha sido enviado mediante SEUR.
Puede hacer seguimiento en: https://www.seur.com/locs/
Número de seguimiento: 123456789

Registro de Números de Seguimiento ​

Aunque HolaGest no tiene un campo específico para números de seguimiento, puedes:

Opción 1: Campo de Observaciones

  • En el albarán, añade en observaciones: "Nº seguimiento SEUR: 123456789"

Opción 2: Campo Personalizado

  • Crea un campo personalizado "Nº Seguimiento"
  • Asígnalo a albaranes y facturas

Opción 3: Documento Adjunto

  • Adjunta el comprobante de envío del transportista al documento

Configuración Avanzada ​

Transportistas por Tipo de Envío ​

Organiza tus transportistas según el tipo de servicio:

Envíos Nacionales:

  • SEUR Nacional
  • MRW Nacional
  • Correos Express

Envíos Internacionales:

  • DHL Internacional
  • FedEx Internacional
  • UPS Worldwide

Envíos Urgentes:

  • SEUR 24h
  • MRW Urgente
  • Mensajero Propio

Envíos Económicos:

  • Correos Ordinario
  • SEUR Estándar

Transportistas por Zona Geográfica ​

Crea transportistas específicos por zona:

Península:

  • SEUR Península
  • MRW Península

Islas Baleares:

  • SEUR Baleares
  • Correos Baleares

Islas Canarias:

  • SEUR Canarias (con DUA)
  • Correos Canarias

Internacional:

  • DHL Europa
  • DHL Resto del Mundo

Transportistas Propios ​

Si tienes flota propia, crea transportistas para cada vehículo:

Ejemplo:

  • Código: FLOTA-01
  • Nombre: Flota Propia - Furgoneta 1 (Matrícula 1234-ABC)
  • Teléfono: 666 123 456 (móvil del conductor)
  • Activo: ✓

Ventajas:

  • Control de qué vehículo realiza cada entrega
  • Estadísticas de uso por vehículo
  • Planificación de rutas
  • Seguimiento de costes por vehículo

Integración con Tarifas de Envío ​

Aunque HolaGest no gestiona automáticamente tarifas de envío por transportista, puedes:

Método 1: Productos de Envío

  1. Crea productos tipo "Servicio" para cada transportista:
    • "Envío SEUR 24h" - Precio: 6,50 €
    • "Envío MRW Urgente" - Precio: 8,00 €
  2. Añade el producto correspondiente al pedido
  3. Asigna el transportista al documento

Método 2: Hoja de Cálculo Externa

  1. Mantén una tabla con tarifas por transportista
  2. Consulta antes de crear el pedido
  3. Añade el coste de envío manualmente

Casos de Uso Prácticos ​

Caso 1: Empresa de Comercio Electrónico ​

Situación: Tienda online que envía productos a toda España.

Transportistas Configurados:

  1. SEUR 24h

    • Código: SEUR-24
    • Nombre: SEUR Servicio 24 horas
    • Teléfono: 902 101 010
    • Web: https://www.seur.com/locs/
    • Uso: Envíos urgentes península

  2. MRW Económico

  3. Correos Islas

    • Código: CORREOS-ISL
    • Nombre: Correos Express Islas
    • Teléfono: 902 197 197
    • Web: https://www.correos.es/
    • Uso: Envíos a Baleares y Canarias

Flujo de Trabajo:

  1. Cliente realiza pedido online
  2. Según destino y urgencia, se selecciona transportista:
    • Madrid urgente → SEUR 24h
    • Barcelona estándar → MRW Económico
    • Palma de Mallorca → Correos Islas
  3. Se crea el albarán con el transportista asignado
  4. Se genera la etiqueta de envío
  5. Se envía email al cliente con datos de seguimiento

Caso 2: Distribuidor con Flota Propia ​

Situación: Empresa con vehículos propios para entregas locales y transportistas para envíos nacionales.

Transportistas Configurados:

  1. Furgoneta 1 (1234-ABC)

    • Código: FLOTA-01
    • Nombre: Flota Propia - Furgoneta 1 (1234-ABC)
    • Teléfono: 666 111 222
    • Uso: Entregas locales zona norte

  2. Furgoneta 2 (5678-DEF)

    • Código: FLOTA-02
    • Nombre: Flota Propia - Furgoneta 2 (5678-DEF)
    • Teléfono: 666 333 444
    • Uso: Entregas locales zona sur

  3. SEUR Nacional

Flujo de Trabajo:

  1. Se recibe pedido de cliente
  2. Se verifica la dirección de entrega:
    • Zona norte local → Furgoneta 1
    • Zona sur local → Furgoneta 2
    • Fuera de zona → SEUR Nacional
  3. Se asigna el transportista al albarán
  4. Para flota propia: se planifica ruta de reparto
  5. Para SEUR: se solicita recogida

Ventajas:

  • Control de qué vehículo realiza cada entrega
  • Estadísticas de uso por vehículo
  • Optimización de rutas
  • Reducción de costes en entregas locales

Caso 3: Exportador Internacional ​

Situación: Empresa que exporta a Europa y resto del mundo.

Transportistas Configurados:

  1. DHL Express Europa

  2. DHL Economy Europa

  3. FedEx Internacional

  4. Correos Paq Internacional

    • Código: CORREOS-INT
    • Nombre: Correos Paq Internacional
    • Teléfono: 902 197 197
    • Web: https://www.correos.es/
    • Uso: Envíos económicos internacionales

Flujo de Trabajo:

  1. Se recibe pedido internacional
  2. Se verifica destino y urgencia:
    • Francia urgente → DHL Express Europa
    • Alemania estándar → DHL Economy Europa
    • Estados Unidos → FedEx Internacional
    • Argentina económico → Correos Paq Internacional
  3. Se prepara documentación aduanera si es necesario
  4. Se asigna transportista al albarán
  5. Se genera factura proforma o comercial
  6. Se solicita recogida al transportista

Caso 4: Empresa con Múltiples Almacenes ​

Situación: Empresa con almacenes en Madrid, Barcelona y Sevilla.

Transportistas Configurados por Almacén:

Almacén Madrid:

  • SEUR Madrid (para envíos desde Madrid)
  • MRW Madrid (alternativa)
  • Flota Madrid (entregas locales)

Almacén Barcelona:

  • SEUR Barcelona (para envíos desde Barcelona)
  • MRW Barcelona (alternativa)
  • Flota Barcelona (entregas locales)

Almacén Sevilla:

  • SEUR Sevilla (para envíos desde Sevilla)
  • MRW Sevilla (alternativa)
  • Flota Sevilla (entregas locales)

Ventajas:

  • Identificar desde qué almacén se envía
  • Estadísticas por almacén y transportista
  • Optimización de costes logísticos
  • Control de recogidas por ubicación

Mejores Prácticas ​

1. Nomenclatura Consistente ​

Usa un patrón coherente para nombrar transportistas:

✅ Buenas Prácticas:

  • SEUR 24h
  • SEUR Estándar
  • SEUR Islas
  • MRW Urgente
  • MRW Económico

❌ Evitar:

  • seur
  • SEUR (sin especificar servicio)
  • Seur 24 horas (inconsistente)
  • mensajeria rapida (poco descriptivo)

2. Mantén Actualizada la Información ​

Revisa periódicamente:

  • Teléfonos de contacto
  • URLs de seguimiento
  • Tarifas y servicios disponibles
  • Estado activo/inactivo

Frecuencia recomendada: Cada 6 meses

3. Desactiva en Lugar de Eliminar ​

Cuando dejes de usar un transportista:

  • NO lo elimines si tiene histórico
  • Desmarca "Activo" para ocultarlo
  • Mantén la información para consultas futuras

Ventajas:

  • Conservas el histórico completo
  • Puedes generar estadísticas históricas
  • Los documentos antiguos mantienen la referencia

4. Documenta Acuerdos y Tarifas ​

Crea un documento externo con:

  • Tarifas negociadas por transportista
  • Condiciones de recogida
  • Horarios de servicio
  • Contactos comerciales
  • Números de cuenta de cliente

Ubicación sugerida: Carpeta compartida o sistema de gestión documental

5. Usa el Campo Web Correctamente ​

Introduce URLs de seguimiento:

  • Verifica que el enlace funcione
  • Usa la página de seguimiento, no la home
  • Incluye el protocolo https://

Ejemplo correcto:

https://www.seur.com/locs/

Ejemplo incorrecto:

www.seur.com (falta protocolo)
seur.com (falta protocolo y www)
https://www.seur.com (página principal, no seguimiento)

6. Organiza por Tipo de Servicio ​

Crea transportistas específicos:

  • Por velocidad: Urgente, Estándar, Económico
  • Por destino: Nacional, Internacional, Islas
  • Por tipo: Paquetería, Paletizado, Frigorífico

7. Capacita al Personal ​

Asegúrate de que el equipo sabe:

  • Cuándo usar cada transportista
  • Cómo asignarlos en documentos
  • Dónde consultar tarifas
  • Cómo gestionar incidencias

8. Monitoriza el Uso ​

Revisa periódicamente:

  • Qué transportistas se usan más
  • Costes por transportista
  • Incidencias y reclamaciones
  • Tiempos de entrega

Herramientas:

  • Informes de HolaGest
  • Exportación a Excel para análisis
  • Comparativas de rendimiento

Solución de Problemas ​

Problema 1: No Puedo Eliminar un Transportista ​

Síntoma: Al intentar eliminar un transportista, aparece un error indicando que está en uso.

Causa: El transportista está asignado a uno o más documentos (pedidos, albaranes, facturas).

Solución:

  1. NO intentes eliminar el transportista
  2. En su lugar, desactívalo:
    • Edita el transportista
    • Desmarca la casilla "Activo"
    • Guarda los cambios
  3. El transportista dejará de aparecer en nuevos documentos
  4. Los documentos antiguos conservarán la referencia

Problema 2: El Transportista No Aparece en el Desplegable ​

Síntoma: Al crear un documento, el transportista no aparece en la lista de selección.

Causas Posibles:

Causa 1: Transportista Inactivo

  • Verifica que la casilla "Activo" esté marcada
  • Edita el transportista y actívalo

Causa 2: Error de Guardado

  • El transportista no se guardó correctamente
  • Vuelve a crearlo y asegúrate de hacer clic en "Guardar"

Causa 3: Permisos de Usuario

  • Tu usuario no tiene permisos para ver transportistas
  • Contacta con el administrador

Problema 3: URL de Seguimiento No Funciona ​

Síntoma: Al hacer clic en la URL del transportista, no se abre la página de seguimiento.

Soluciones:

Solución 1: Verifica el Formato

  • La URL debe incluir el protocolo: https://
  • Ejemplo correcto: https://www.seur.com/locs/
  • Ejemplo incorrecto: www.seur.com/locs/

Solución 2: Actualiza la URL

  • Las páginas web cambian con el tiempo
  • Visita el sitio del transportista
  • Copia la URL actualizada de seguimiento
  • Edita el transportista y actualiza el campo

Solución 3: Verifica la Conexión

  • Comprueba que tienes conexión a Internet
  • Prueba la URL en un navegador

Problema 4: Duplicados de Transportistas ​

Síntoma: Aparecen varios transportistas con nombres similares (SEUR, Seur, seur).

Causa: Falta de control en la creación de transportistas.

Solución:

  1. Identifica los duplicados:

    • Revisa el listado completo
    • Anota los transportistas duplicados

  2. Decide cuál mantener:

    • Elige el que tenga mejor información
    • Preferiblemente el que tenga más documentos asociados

  3. Desactiva los duplicados:

    • Edita cada duplicado
    • Desmarca "Activo"
    • Guarda

  4. Prevención futura:

    • Establece una nomenclatura estándar
    • Verifica antes de crear nuevos transportistas
    • Capacita al personal

Problema 5: Información Desactualizada ​

Síntoma: Teléfonos o URLs que ya no funcionan.

Solución:

  1. Programa revisiones periódicas:

    • Cada 6 meses, revisa todos los transportistas
    • Verifica teléfonos y URLs
    • Actualiza la información

  2. Asigna responsable:

    • Designa a una persona para mantener actualizada la información
    • Establece un procedimiento de actualización

  3. Documenta cambios:

    • Lleva un registro de actualizaciones
    • Anota fecha y motivo del cambio

Preguntas Frecuentes (FAQ) ​

1. ¿Es obligatorio crear transportistas? ​

No, los transportistas son opcionales. Sin embargo, son muy recomendables si:

  • Realizas envíos frecuentes
  • Trabajas con varias agencias
  • Necesitas hacer seguimiento de envíos
  • Quieres estadísticas de uso por transportista

2. ¿Puedo tener varios transportistas con el mismo nombre? ​

Técnicamente sí, pero no es recomendable. Cada transportista debe tener un nombre único y descriptivo para evitar confusiones. Si usas el mismo transportista para diferentes servicios, diferéncialos:

  • SEUR 24h
  • SEUR Estándar
  • SEUR Islas

3. ¿Qué pasa si elimino un transportista que está en uso? ​

No podrás eliminarlo. HolaGest impide eliminar transportistas que estén asignados a documentos. La alternativa es desactivarlo para que no aparezca en nuevos documentos pero se conserve el histórico.

4. ¿Puedo cambiar el transportista de un albarán ya creado? ​

Sí, puedes editar el albarán y cambiar el transportista en cualquier momento, incluso después de guardarlo. El cambio no afecta a otros documentos relacionados.

5. ¿El transportista se copia automáticamente del pedido al albarán? ​

Sí, cuando generas un albarán desde un pedido, el transportista se copia automáticamente. Sin embargo, puedes modificarlo en el albarán si es necesario.

6. ¿Puedo asignar diferentes transportistas a diferentes líneas de un pedido? ​

No, el transportista se asigna a nivel de documento, no de línea. Si necesitas enviar productos del mismo pedido con diferentes transportistas, deberás:

  • Crear albaranes parciales
  • Asignar un transportista diferente a cada albarán

7. ¿Cómo puedo saber qué transportista uso más? ​

HolaGest no tiene un informe específico de uso por transportista, pero puedes:

  1. Exportar el listado de albaranes a Excel
  2. Filtrar por transportista
  3. Contar las ocurrencias
  4. Crear gráficos y estadísticas

8. ¿Puedo crear un transportista para "Recogida en tienda"? ​

Sí, es una práctica común. Crea un transportista:

  • Código: RECOGIDA
  • Nombre: Recogida en Tienda
  • Activo: ✓

Úsalo para pedidos que el cliente recogerá personalmente.

9. ¿El campo "Código" debe ser único? ​

Sí, cada transportista debe tener un código único. Si intentas guardar un transportista con un código que ya existe, el sistema mostrará un error.

10. ¿Puedo usar el mismo transportista en varios almacenes? ​

Sí, los transportistas son globales y están disponibles para todos los almacenes. Si necesitas diferenciar por almacén, crea transportistas específicos:

  • SEUR Madrid
  • SEUR Barcelona
  • SEUR Sevilla

11. ¿Qué información aparece en el PDF del albarán sobre el transportista? ​

Depende de la plantilla de impresión configurada. Generalmente aparece:

  • Nombre del transportista
  • Puede incluir teléfono y web si la plantilla lo contempla

Consulta con tu administrador para personalizar las plantillas.

12. ¿Puedo importar transportistas desde un archivo Excel? ​

HolaGest no tiene una función nativa de importación de transportistas. Deberás crearlos manualmente uno por uno. Si tienes muchos transportistas, considera:

  • Crear solo los más utilizados inicialmente
  • Ir añadiendo otros según necesidad

13. ¿Los transportistas afectan al cálculo de costes de envío? ​

No automáticamente. HolaGest registra el transportista pero no calcula costes de envío automáticamente. Debes:

  • Añadir el coste de envío como línea en el pedido
  • Usar productos tipo "Servicio" para envíos
  • Consultar tarifas externamente

14. ¿Puedo asignar un transportista por defecto a un cliente? ​

HolaGest no tiene esta función nativa. Sin embargo, puedes:

  • Anotar en las observaciones del cliente su transportista preferido
  • Crear un campo personalizado "Transportista Preferido"
  • Consultar esta información al crear pedidos

15. ¿Qué hago si el transportista cambia su URL de seguimiento? ​

Actualiza el transportista:

  1. Ve a Almacén > Transportistas
  2. Edita el transportista afectado
  3. Actualiza el campo "Dirección web" con la nueva URL
  4. Guarda los cambios

Los documentos futuros usarán la nueva URL.

Resumen ​

Los transportistas en HolaGest son una herramienta fundamental para la gestión logística de tu empresa. Permiten:

✅ Registrar las agencias de transporte que utilizas ✅ Asignar transportistas a pedidos, albaranes y facturas ✅ Hacer seguimiento de envíos mediante URLs ✅ Organizar la logística de distribución ✅ Analizar el uso y rendimiento de cada transportista ✅ Informar a los clientes sobre el estado de sus envíos

Recuerda:

  • Usa nombres descriptivos y consistentes
  • Mantén actualizada la información de contacto y URLs
  • Desactiva en lugar de eliminar transportistas con histórico
  • Organiza por tipo de servicio, destino o almacén
  • Documenta tarifas y acuerdos externamente

Con una correcta gestión de transportistas, mejorarás la eficiencia de tus envíos, reducirás incidencias y proporcionarás mejor servicio a tus clientes.

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