Formas de Pago en el TPV
La configuración de formas de pago en HolaTPV determina qué métodos de pago estarán disponibles al procesar ventas en cada terminal. Esta funcionalidad permite adaptar las opciones de pago a las necesidades específicas de cada punto de venta, controlar qué medios de pago se aceptan, y automatizar el registro contable de cada transacción según el método de pago utilizado.
Concepto de Formas de Pago
Una forma de pago representa un método mediante el cual un cliente puede abonar una compra. Los métodos de pago más comunes incluyen:
- Efectivo: Pago en moneda física (billetes y monedas)
- Tarjeta de crédito: Pago mediante tarjeta bancaria con crédito
- Tarjeta de débito: Pago mediante tarjeta bancaria con cargo inmediato a cuenta
- Transferencia bancaria: Pago mediante transferencia electrónica
- Cheque: Pago mediante cheque bancario
- Vale o cupón: Pago mediante vales de regalo o cupones de descuento
- Pago móvil: Pago mediante aplicaciones móviles (Bizum, PayPal, etc.)
- Contra reembolso: Pago pendiente de realizar en el futuro
Cada forma de pago puede tener características y comportamientos diferentes en el sistema, especialmente en relación con el registro contable y la gestión de cobros.
Configuración Predeterminada de Formas de Pago
Comportamiento sin Configuración Específica
Cuando se crea un nuevo terminal y no se configuran formas de pago específicas, el sistema adopta el siguiente comportamiento:
- Al procesar el cobro de una venta, se muestran todas las formas de pago disponibles en el sistema
- El usuario puede seleccionar cualquier forma de pago registrada en HolaGest
- No hay restricciones sobre qué métodos de pago pueden utilizarse en ese terminal
Ventajas de esta configuración:
- Máxima flexibilidad para aceptar cualquier método de pago
- No requiere configuración adicional
- Útil para negocios que aceptan todos los medios de pago disponibles
Desventajas de esta configuración:
- Puede mostrar formas de pago no disponibles en ese punto de venta específico
- Confusión para operadores si aparecen métodos de pago no utilizados
- Falta de control sobre qué medios de pago se aceptan en cada terminal
Comportamiento con Formas de Pago Configuradas
Cuando se configuran formas de pago específicas para un terminal:
- Al procesar el cobro, se muestran únicamente las formas de pago configuradas para ese terminal
- El usuario solo puede seleccionar entre los métodos de pago autorizados
- Hay control preciso sobre qué medios de pago se aceptan en cada punto de venta
Ventajas de esta configuración:
- Interfaz más limpia mostrando solo opciones relevantes
- Control sobre métodos de pago aceptados en cada terminal
- Previene errores de selección de formas de pago no disponibles
- Permite configuraciones diferentes para terminales distintos
Desventajas de esta configuración:
- Requiere configuración inicial
- Debe actualizarse si se añaden nuevos métodos de pago
Configuración de Formas de Pago en un Terminal
El proceso de configuración permite seleccionar qué formas de pago estarán disponibles en cada terminal y configurar el comportamiento específico de cada una.
Acceder a la Configuración del Terminal
Para configurar las formas de pago de un terminal:
- Desde el menú principal de HolaGest, navegue a Administrador
- Seleccione Tickets
- Haga clic en la pestaña Terminales
- Localice y haga clic sobre el terminal que desea configurar
- Se abrirá la ficha de edición del terminal
Acceder a la Gestión de Formas de Pago
Dentro de la ficha de edición del terminal:
- Desplácese hacia la parte inferior de la pantalla
- Localice la pestaña Formas de Pago
- Haga clic en la pestaña Formas de Pago
Se mostrará el listado de formas de pago actualmente configuradas para este terminal. Si es la primera vez que configura formas de pago, el listado estará vacío.
Añadir Formas de Pago
Para añadir una forma de pago al terminal:
- Haga clic en el botón Añadir o Nueva (generalmente de color verde)
- Se abrirá una ventana o desplegable mostrando todas las formas de pago disponibles en el sistema
- Localice la forma de pago que desea añadir
- Haga clic sobre la forma de pago para seleccionarla
- Configure las opciones específicas de esa forma de pago (ver siguiente paso)
- Haga clic en Guardar o Aceptar
La forma de pago aparecerá ahora en el listado de formas de pago del terminal.
Repita este proceso para añadir todas las formas de pago que desea que estén disponibles en este terminal.
Configurar Opciones Específicas de Cada Forma de Pago
Para cada forma de pago añadida al terminal, puede configurar opciones específicas:
Marcar Recibo como Pagado
Esta es la opción más importante y determina el comportamiento contable de la forma de pago:
Activada (marcada): Cuando se utiliza esta forma de pago, el recibo de la factura se marca automáticamente como pagado en el sistema contable. Esto indica que el cobro se ha realizado efectivamente.
Desactivada (desmarcada): Cuando se utiliza esta forma de pago, el recibo de la factura queda pendiente de pago en el sistema contable. Esto indica que el cobro aún no se ha realizado efectivamente.
¿Cuándo activar esta opción?
Active "Marcar recibo como pagado" para:
- Efectivo (el dinero se recibe inmediatamente)
- Tarjeta de crédito/débito (el cobro es inmediato)
- Pago móvil (el cobro es inmediato)
- Cualquier método donde el cobro se realiza en el momento de la venta
Desactive "Marcar recibo como pagado" para:
- Transferencia bancaria pendiente de confirmación
- Cheque (hasta que se confirme el cobro)
- Contra reembolso (el cobro se realizará en el futuro)
- Pago aplazado o a crédito
INFO
Nota importante: Esta configuración es independiente de la opción "Pagado" que aparece en la configuración general de formas de pago en el sistema. La configuración específica del terminal tiene prioridad sobre la configuración general cuando se utiliza el TPV.
Eliminar Formas de Pago
Si necesita quitar una forma de pago del terminal:
- En el listado de formas de pago del terminal, localice la forma de pago que desea eliminar
- Al final de la fila, encontrará un botón de eliminar (generalmente rojo con icono de papelera)
- Haga clic en el botón de eliminar
- Confirme la eliminación si el sistema lo solicita
La forma de pago dejará de estar disponible en este terminal inmediatamente.
Guardar la Configuración
Una vez configuradas todas las formas de pago deseadas:
- Verifique que todas las formas de pago necesarias están en el listado
- Compruebe que las opciones de cada forma de pago son correctas
- Haga clic en Guardar en la parte inferior de la pantalla del terminal
Los cambios tendrán efecto inmediato. La próxima venta procesada en el terminal mostrará únicamente las formas de pago configuradas.
Forma de Pago en Efectivo por Defecto
Además de configurar las formas de pago disponibles, cada terminal debe tener una forma de pago en efectivo por defecto configurada. Esta es una configuración obligatoria independiente de las formas de pago disponibles.
Propósito de la Forma de Pago por Defecto
La forma de pago en efectivo por defecto se utiliza para:
- Apertura y cierre de caja: El sistema necesita saber qué forma de pago representa el efectivo para calcular correctamente el dinero esperado en la caja
- Movimientos de caja: Las entradas y salidas de efectivo se registran con esta forma de pago
- Cálculos de caja: El sistema utiliza esta forma de pago para determinar qué ventas afectan al efectivo físico del cajón
Configuración de la Forma de Pago por Defecto
Para establecer la forma de pago en efectivo por defecto:
- En la ficha de edición del terminal, localice el campo Forma de Pago o Forma de Pago por Defecto
- Este campo generalmente se encuentra en la sección superior del formulario, entre los campos obligatorios
- Haga clic en el desplegable de forma de pago
- Seleccione la forma de pago que representa el efectivo en su sistema (generalmente llamada "Efectivo", "Cash", "Contado", o similar)
- Haga clic en Guardar
WARNING
Importante: Asegúrese de seleccionar la forma de pago correcta que representa el efectivo. Si selecciona una forma de pago incorrecta (por ejemplo, "Tarjeta"), los cálculos de caja serán incorrectos y habrá discrepancias en el cierre de caja.
Diferencia entre Forma de Pago por Defecto y Formas de Pago Disponibles
Es importante comprender la diferencia:
Forma de Pago por Defecto (campo obligatorio):
- Es un campo individual en la configuración principal del terminal
- Debe ser una forma de pago en efectivo
- Se utiliza para cálculos internos de caja
- Es obligatoria incluso si no configura formas de pago específicas
Formas de Pago Disponibles (pestaña opcional):
- Es una lista de múltiples formas de pago
- Puede incluir efectivo, tarjeta, y cualquier otro método
- Determina qué opciones aparecen al cobrar
- Es opcional (si no se configura, aparecen todas)
Puede tener la misma forma de pago en ambos lugares. Por ejemplo, "Efectivo" puede ser la forma de pago por defecto Y estar también en la lista de formas de pago disponibles.
Uso de Formas de Pago al Procesar Ventas
Una vez configuradas las formas de pago, el proceso de cobro en el terminal refleja esta configuración.
Cobro con Forma de Pago Única
Cuando el cliente paga con un solo método:
- En la pantalla de cobro, se muestran únicamente las formas de pago configuradas (o todas si no hay configuración específica)
- Seleccione la forma de pago utilizada por el cliente
- Introduzca el importe recibido (para efectivo) o confirme el importe (para otros métodos)
- El sistema calcula el cambio si corresponde
- Confirme el pago
El sistema registrará la venta con la forma de pago seleccionada y aplicará la configuración correspondiente (marcar o no el recibo como pagado).
Cobro con Múltiples Formas de Pago
HolaTPV permite cobros mixtos utilizando varias formas de pago en una misma venta:
Ejemplo: Total de venta 100€, cliente paga 60€ en efectivo y 40€ con tarjeta.
Proceso:
- En la pantalla de cobro, seleccione la primera forma de pago (Efectivo)
- Introduzca el importe parcial (60)
- Haga clic en Agregar Pago o Añadir (NO en Aceptar/Confirmar)
- El sistema registra el pago parcial y muestra el saldo pendiente (40€)
- Seleccione la segunda forma de pago (Tarjeta)
- Introduzca el importe restante (40)
- Haga clic en Aceptar o Confirmar
El sistema registrará la venta con ambas formas de pago, aplicando la configuración correspondiente a cada una.
Visualización en Documentos
Los documentos generados (tickets, facturas) muestran las formas de pago utilizadas:
- Si se utilizó una sola forma de pago, aparece esa forma de pago con el total
- Si se utilizaron múltiples formas de pago, aparecen todas con sus importes respectivos
- El total de todas las formas de pago suma el total de la venta
Configuraciones Específicas por Tipo de Negocio
Comercio Minorista Tradicional
Formas de pago recomendadas:
- Efectivo (marcar recibo como pagado: SÍ)
- Tarjeta de crédito (marcar recibo como pagado: SÍ)
- Tarjeta de débito (marcar recibo como pagado: SÍ)
Configuración:
- Forma de pago por defecto: Efectivo
- Formas de pago disponibles: Las tres anteriores
Comercio con Ventas a Crédito
Formas de pago recomendadas:
- Efectivo (marcar recibo como pagado: SÍ)
- Tarjeta (marcar recibo como pagado: SÍ)
- Cuenta corriente / A crédito (marcar recibo como pagado: NO)
Configuración:
- Forma de pago por defecto: Efectivo
- Formas de pago disponibles: Las tres anteriores
- La opción "A crédito" permite registrar ventas pendientes de cobro
Restaurante o Cafetería
Formas de pago recomendadas:
- Efectivo (marcar recibo como pagado: SÍ)
- Tarjeta (marcar recibo como pagado: SÍ)
- Bizum o pago móvil (marcar recibo como pagado: SÍ)
- Vale de comida (marcar recibo como pagado: SÍ)
Configuración:
- Forma de pago por defecto: Efectivo
- Formas de pago disponibles: Las cuatro anteriores
Comercio Electrónico con Punto de Venta Físico
Formas de pago recomendadas:
- Efectivo (marcar recibo como pagado: SÍ)
- Tarjeta (marcar recibo como pagado: SÍ)
- Transferencia confirmada (marcar recibo como pagado: SÍ)
- Transferencia pendiente (marcar recibo como pagado: NO)
- PayPal (marcar recibo como pagado: SÍ)
Configuración:
- Forma de pago por defecto: Efectivo
- Formas de pago disponibles: Las cinco anteriores
- Permite gestionar ventas online y presenciales desde el mismo terminal
Gestión de Formas de Pago en el Sistema
Antes de poder configurar formas de pago en un terminal, estas deben existir en el sistema HolaGest.
Crear Nuevas Formas de Pago
Si necesita una forma de pago que no existe en el sistema:
- Navegue a Administrador > Formas de Pago en el menú principal de HolaGest
- Haga clic en Nueva
- Complete los campos:
- Código: Identificador único (por ejemplo, "BIZUM", "PAYPAL")
- Descripción: Nombre descriptivo (por ejemplo, "Pago móvil Bizum", "PayPal")
- Pagado: Marque si esta forma de pago implica cobro inmediato (puede sobrescribirse en la configuración del terminal)
- Domiciliado: Marque si es un pago domiciliado
- Vencimiento: Días hasta el vencimiento (para pagos aplazados)
- Haga clic en Guardar
La nueva forma de pago estará disponible para configurar en los terminales.
Modificar Formas de Pago Existentes
Para modificar una forma de pago:
- Navegue a Administrador > Formas de Pago
- Localice y haga clic sobre la forma de pago que desea modificar
- Realice los cambios necesarios
- Haga clic en Guardar
WARNING
Precaución: Modificar formas de pago existentes afecta a todos los documentos futuros que utilicen esa forma de pago. Los documentos ya generados no se modifican.
Impacto Contable de las Formas de Pago
La configuración de formas de pago tiene implicaciones directas en la contabilidad y gestión de cobros:
Recibos Marcados como Pagados
Cuando una forma de pago está configurada para marcar el recibo como pagado:
- El documento de venta se genera con el recibo marcado como cobrado
- No aparece en el listado de recibos pendientes de cobro
- No requiere gestión adicional de cobro
- Se considera que el dinero ha sido recibido efectivamente
Uso en contabilidad:
- El asiento contable refleja el cobro inmediato
- Se registra la entrada en la cuenta correspondiente (caja, banco, etc.)
- No hay cuentas por cobrar pendientes
Recibos No Marcados como Pagados
Cuando una forma de pago NO está configurada para marcar el recibo como pagado:
- El documento de venta se genera con el recibo pendiente de cobro
- Aparece en el listado de recibos pendientes
- Requiere gestión posterior de cobro
- Se considera que el dinero aún no ha sido recibido
Uso en contabilidad:
- El asiento contable refleja una venta a crédito
- Se registra en cuentas por cobrar
- Requiere un asiento posterior cuando se realice el cobro efectivo
Conciliación Bancaria
Para formas de pago como tarjeta o transferencia:
- Aunque se marquen como pagadas inmediatamente, el dinero puede tardar días en reflejarse en la cuenta bancaria
- Es importante realizar conciliaciones bancarias periódicas
- Verifique que los cobros registrados coinciden con los movimientos bancarios
- Investigue discrepancias entre lo registrado y lo efectivamente cobrado
Mejores Prácticas
Configuración Inicial
- Identifique todos los métodos de pago que acepta su negocio
- Cree las formas de pago necesarias en el sistema si no existen
- Configure cada terminal con las formas de pago específicas que acepta
- Establezca correctamente la opción "Marcar recibo como pagado" según el comportamiento real de cada método
- Pruebe la configuración procesando ventas de prueba con cada forma de pago
Mantenimiento
- Revise periódicamente las formas de pago configuradas
- Actualice la configuración cuando añada o elimine métodos de pago
- Capacite al personal sobre qué formas de pago están disponibles y cómo procesarlas
- Documente procedimientos específicos para cada forma de pago (especialmente para métodos menos comunes)
Control y Auditoría
- Genere informes de ventas por forma de pago periódicamente
- Concilie los cobros registrados con los movimientos bancarios
- Verifique que el efectivo en caja coincide con las ventas en efectivo registradas
- Investigue discrepancias entre lo esperado y lo real
- Revise los recibos pendientes de cobro regularmente
Seguridad
- Limite el acceso a la configuración de formas de pago a usuarios autorizados
- Audite cambios en la configuración de formas de pago
- Establezca controles para formas de pago que no marcan recibos como pagados
- Monitoree el uso de cada forma de pago para detectar patrones inusuales
TIP
Consejo profesional: Configure formas de pago separadas para situaciones similares pero con diferente tratamiento contable. Por ejemplo, "Transferencia Confirmada" (marca recibo como pagado) y "Transferencia Pendiente" (no marca recibo como pagado). Esto proporciona flexibilidad operativa y precisión contable.
Solución de Problemas Comunes
No Aparecen Formas de Pago al Cobrar
Causa: No hay formas de pago configuradas en el terminal y tampoco hay formas de pago activas en el sistema.
Solución: Cree al menos una forma de pago en el sistema o active formas de pago existentes.
Aparecen Formas de Pago No Deseadas
Causa: El terminal no tiene formas de pago específicas configuradas, mostrando todas las del sistema.
Solución: Configure formas de pago específicas en la pestaña "Formas de Pago" del terminal.
Diferencias en el Cierre de Caja
Causa: La forma de pago por defecto no está configurada correctamente.
Solución: Verifique que la forma de pago por defecto del terminal es realmente la que representa el efectivo.
Recibos No se Marcan como Pagados
Causa: La opción "Marcar recibo como pagado" no está activada para esa forma de pago en el terminal.
Solución: Edite la configuración de la forma de pago en el terminal y active la opción correspondiente.