Los Ejercicios Contables
El ejercicio contable es el período de tiempo en el que se registran y organizan todas las operaciones económicas de la empresa. En HolaGest, cada ejercicio es independiente y tiene su propio plan contable, asientos y configuración.
📋 Tabla de Contenidos
- ¿Qué es un Ejercicio Contable?
- Creación Automática de Ejercicios
- Configuración del Ejercicio
- Asignación Automática de Ejercicio
- Cerrar Ejercicio
- Reabrir Ejercicio
- Múltiples Ejercicios Abiertos
- Plan Contable del Ejercicio
- Informes Contables
- Preguntas Frecuentes
¿Qué es un Ejercicio Contable?
Un ejercicio contable es un período de tiempo (normalmente un año natural) durante el cual se registran todas las operaciones económicas de la empresa.
Características Principales
Duración típica: 1 año (del 1 de enero al 31 de diciembre)
Independencia: Cada ejercicio tiene:
- Su propio plan contable
- Sus propios asientos contables
- Sus propios saldos de cuentas
- Su propia configuración
Estados posibles:
- Abierto: Se pueden crear y modificar asientos
- Cerrado: Los asientos están bloqueados, no se pueden modificar
Ejemplo de Ejercicios
Ejercicio 2022:
- Fecha inicio: 01/01/2022
- Fecha fin: 31/12/2022
- Estado: Cerrado
- Plan contable: 450 subcuentas
- Asientos: 1.250
Ejercicio 2023:
- Fecha inicio: 01/01/2023
- Fecha fin: 31/12/2023
- Estado: Cerrado
- Plan contable: 455 subcuentas (copiado de 2022 + 5 nuevas)
- Asientos: 1.380
Ejercicio 2024:
- Fecha inicio: 01/01/2024
- Fecha fin: 31/12/2024
- Estado: Abierto
- Plan contable: 460 subcuentas (copiado de 2023 + 5 nuevas)
- Asientos: 245 (en curso)Creación Automática de Ejercicios
HolaGest crea automáticamente los ejercicios contables conforme los necesita, sin intervención manual.
Cómo Funciona
Escenario 1: Primera factura del año
Fecha actual: 2 de enero de 2024
Acción: Crear factura con fecha 02/01/2024
Resultado:
✅ HolaGest detecta que no existe el ejercicio 2024
✅ Crea automáticamente el ejercicio 2024
✅ Fecha inicio: 01/01/2024
✅ Fecha fin: 31/12/2024
✅ Estado: Abierto
⚠️ Plan contable: Vacío (debe importarlo)Escenario 2: Factura de año futuro
Fecha actual: 15 de diciembre de 2024
Acción: Crear pedido con fecha 05/01/2025
Resultado:
✅ HolaGest crea automáticamente el ejercicio 2025
✅ El ejercicio 2024 sigue abierto
✅ Puede trabajar con ambos ejercicios simultáneamenteLo que NO se Crea Automáticamente
⚠️ Plan contable: Debe importarlo manualmente
Proceso recomendado:
- HolaGest crea el ejercicio automáticamente
- Vaya a Menú Contabilidad > Ejercicios
- Haga clic en el ejercicio recién creado
- Haga clic en "Importar" (botón inferior)
- Seleccione el plan contable predeterminado o un archivo CSV
- Confirme la importación
Sin plan contable:
- ❌ No se pueden generar asientos contables
- ❌ No se pueden usar cuentas especiales
- ❌ No funcionan los asientos automáticos de facturas
Configuración del Ejercicio
Cada ejercicio tiene parámetros configurables que afectan su funcionamiento.
Acceder a la Configuración
- Vaya a Menú Contabilidad > Ejercicios
- Haga clic en el ejercicio deseado
- Se abrirá la pantalla de configuración
Campos Principales
Nombre:
- Identificador del ejercicio
- Por defecto: El año (ej: "2024")
- Puede personalizarlo (ej: "Ejercicio 2024", "Año fiscal 2024")
Fecha de inicio:
- Primer día del ejercicio
- Por defecto: 1 de enero
- Puede modificarlo para ejercicios no naturales
Fecha de fin:
- Último día del ejercicio
- Por defecto: 31 de diciembre
- Debe ser posterior a la fecha de inicio
Longitud de subcuenta:
- Número de dígitos de las subcuentas
- Por defecto: 10 (España)
- Debe configurarse ANTES de importar el plan contable
- Todas las subcuentas deben tener esta longitud
Estado:
- Abierto: Permite crear y modificar asientos
- Cerrado: Asientos bloqueados, solo consulta
Ejemplo de Configuración
Ejercicio natural (España):
Nombre: 2024
Fecha inicio: 01/01/2024
Fecha fin: 31/12/2024
Longitud subcuenta: 10
Estado: AbiertoEjercicio fiscal (no natural):
Nombre: Ejercicio Fiscal 2024
Fecha inicio: 01/07/2024
Fecha fin: 30/06/2025
Longitud subcuenta: 10
Estado: AbiertoAsignación Automática de Ejercicio
HolaGest asigna automáticamente el ejercicio correcto a cada documento según su fecha.
Cómo Funciona
Regla básica: La fecha del documento determina el ejercicio
Ejemplo 1: Factura en ejercicio actual
Fecha factura: 15/03/2024
Ejercicio 2024: 01/01/2024 - 31/12/2024
Resultado: ✅ Factura asignada al ejercicio 2024Ejemplo 2: Factura en ejercicio anterior
Fecha factura: 20/12/2023
Ejercicio 2023: 01/01/2023 - 31/12/2023
Ejercicio 2024: 01/01/2024 - 31/12/2024
Resultado: ✅ Factura asignada al ejercicio 2023Ejemplo 3: Factura en ejercicio futuro
Fecha factura: 10/01/2025
Ejercicio 2024: 01/01/2024 - 31/12/2024
Resultado:
✅ HolaGest crea automáticamente el ejercicio 2025
✅ Factura asignada al ejercicio 2025Trabajar con Múltiples Ejercicios
Puede tener varios ejercicios abiertos simultáneamente:
Ejercicio 2023: Abierto
Ejercicio 2024: Abierto
Ejercicio 2025: AbiertoVentajas:
- Corregir facturas de años anteriores
- Crear facturas anticipadas
- Flexibilidad en la gestión
Limitación importante: ⚠️ No puede tener dos ejercicios con fechas solapadas
Ejemplo de solapamiento (NO permitido):
❌ Ejercicio A: 01/01/2024 - 31/12/2024
❌ Ejercicio B: 01/07/2024 - 30/06/2025
→ Error: Las fechas se solapanCerrar Ejercicio
Cerrar un ejercicio es el proceso de finalizar el período contable, bloquear los asientos y traspasar los saldos al ejercicio siguiente.
¿Cuándo Cerrar un Ejercicio?
Momento recomendado:
- Después del 31 de diciembre
- Cuando haya revisado todos los asientos
- Cuando haya completado todas las operaciones del año
- Después de presentar impuestos anuales
No hay prisa:
- Puede cerrar el ejercicio 2023 en marzo de 2024
- Mientras tanto, puede trabajar en el ejercicio 2024
- Los ejercicios son independientes
Proceso de Cierre
Paso 1: Preparación
Antes de cerrar, asegúrese de:
- ✅ Todos los asientos están correctos
- ✅ Todos los documentos están contabilizados
- ✅ Los saldos cuadran
- ✅ Ha generado los informes necesarios
- ✅ Ha presentado los impuestos
Paso 2: Iniciar Cierre
- Vaya a Menú Contabilidad > Ejercicios
- Haga clic en el ejercicio a cerrar (ej: 2024)
- En la pantalla de detalle, localice el botón "Cerrar"
- Haga clic en "Cerrar"
Paso 3: Confirmación
- El sistema mostrará un mensaje de confirmación
- Lea atentamente las consecuencias
- Confirme el cierre
Paso 4: Proceso Automático
HolaGest ejecutará automáticamente:
Copia del plan contable al ejercicio siguiente
- Todas las cuentas y subcuentas
- Todas las cuentas especiales
- Toda la configuración
Generación del asiento de cierre
- Salda todas las cuentas de resultados (grupos 6 y 7)
- Traspasa el resultado a pérdidas y ganancias
- Fecha: 31/12 del ejercicio que se cierra
Generación del asiento de apertura
- Traspasa los saldos de balance (grupos 1, 2, 3, 4, 5)
- Fecha: 01/01 del ejercicio siguiente
- Mantiene la continuidad contable
Bloqueo del ejercicio
- Todos los asientos quedan bloqueados
- No se pueden modificar ni eliminar
- Solo se pueden consultar
Paso 5: Esperar Finalización
⚠️ Importante: Deje que el proceso termine completamente
- No cierre la ventana del navegador
- No navegue a otra página
- El proceso puede tardar varios minutos
- Verá un mensaje de confirmación al finalizar
Ejemplo de Asientos de Cierre y Apertura
Asiento de cierre (31/12/2024):
Concepto: Cierre del ejercicio 2024
Línea 1:
Subcuenta: 7000000000 (Ventas)
Debe: 100.000€
Línea 2:
Subcuenta: 6000000000 (Compras)
Haber: 60.000€
Línea 3:
Subcuenta: 1290000000 (Pérdidas y ganancias)
Haber: 40.000€ (beneficio)Asiento de apertura (01/01/2025):
Concepto: Apertura del ejercicio 2025
Línea 1:
Subcuenta: 5720000000 (Banco)
Debe: 25.000€ (saldo de 2024)
Línea 2:
Subcuenta: 4300000000 (Clientes)
Debe: 15.000€ (saldo de 2024)
Línea 3:
Subcuenta: 4000000000 (Proveedores)
Haber: 10.000€ (saldo de 2024)
Línea 4:
Subcuenta: 1290000000 (Pérdidas y ganancias)
Haber: 30.000€ (resultado acumulado)Consecuencias del Cierre
En el ejercicio cerrado:
- ✅ Asientos bloqueados (no modificables)
- ✅ Facturas bloqueadas (no modificables)
- ✅ Documentos visibles (solo consulta)
- ✅ Informes disponibles
En el ejercicio siguiente:
- ✅ Plan contable copiado
- ✅ Saldos traspasados
- ✅ Listo para trabajar
- ✅ Independiente del anterior
Reabrir Ejercicio
Si necesita modificar un ejercicio cerrado, puede reabrirlo temporalmente.
¿Cuándo Reabrir?
Situaciones comunes:
- Olvidó registrar una factura
- Detectó un error en un asiento
- Necesita hacer una corrección contable
- Auditoría requiere ajustes
Proceso de Reapertura
Paso 1: Acceder al Ejercicio
- Vaya a Menú Contabilidad > Ejercicios
- Haga clic en el ejercicio cerrado (ej: 2023)
Paso 2: Reabrir
- En la pantalla de detalle, localice el botón "Reabrir"
- Haga clic en "Reabrir"
- Confirme la acción
Paso 3: Realizar Modificaciones
- El ejercicio vuelve a estado "Abierto"
- Puede crear, modificar y eliminar asientos
- Puede modificar facturas
- Realice las correcciones necesarias
Paso 4: Volver a Cerrar
- Una vez completadas las modificaciones
- Vuelva a cerrar el ejercicio
- Se regenerarán los asientos de cierre y apertura
Consideraciones Importantes
⚠️ Impacto en ejercicio siguiente:
- Si reabre 2023 y ya cerró 2024, los saldos pueden descuadrar
- Debe revisar el asiento de apertura de 2024
- Puede necesitar ajustes manuales
⚠️ Impuestos presentados:
- Si ya presentó impuestos del ejercicio, consulte con su asesor
- Puede necesitar presentar declaraciones complementarias
⚠️ Auditorías:
- Documente las razones de la reapertura
- Mantenga registro de las modificaciones realizadas
Múltiples Ejercicios Abiertos
HolaGest permite trabajar con varios ejercicios abiertos simultáneamente.
Ventajas
Flexibilidad operativa:
Ejercicio 2023: Abierto (correcciones pendientes)
Ejercicio 2024: Abierto (operativa actual)
Ejercicio 2025: Abierto (pedidos anticipados)Correcciones sin bloqueos:
- Puede corregir 2023 mientras trabaja en 2024
- No necesita cerrar 2024 para reabrir 2023
- Cada ejercicio es independiente
Planificación anticipada:
- Puede crear pedidos para 2025
- Puede preparar presupuestos futuros
- Facilita la planificación a largo plazo
Limitaciones
No puede haber solapamiento de fechas:
✅ Permitido:
Ejercicio 2023: 01/01/2023 - 31/12/2023
Ejercicio 2024: 01/01/2024 - 31/12/2024
Ejercicio 2025: 01/01/2025 - 31/12/2025
❌ No permitido:
Ejercicio A: 01/01/2024 - 31/12/2024
Ejercicio B: 01/07/2024 - 30/06/2025
→ Error: Fechas solapadasBuenas Prácticas
✅ Cierre ordenado: Cierre los ejercicios en orden cronológico ✅ Revisión antes de cerrar: Asegúrese de que todo está correcto ✅ Documentación: Anote las razones de reaperturas ✅ Consulta con asesor: Para decisiones importantes
Plan Contable del Ejercicio
Cada ejercicio tiene su propio plan contable independiente.
Importar Plan Contable
Cuándo importar:
- Inmediatamente después de crear el ejercicio
- Antes de generar cualquier asiento
- Solo una vez por ejercicio
Cómo importar:
- Vaya a Menú Contabilidad > Ejercicios
- Haga clic en el ejercicio
- Haga clic en "Importar" (botón inferior)
- Seleccione:
- Plan predeterminado: No seleccione archivo, solo confirme
- Plan personalizado: Seleccione su archivo CSV
- Confirme la importación
Copia Automática al Cerrar
Al cerrar un ejercicio:
- El plan contable se copia al ejercicio siguiente
- Se mantienen todas las cuentas y subcuentas
- Se mantienen las cuentas especiales
- Se mantiene la configuración
Ventaja:
- No necesita reimportar cada año
- Mantiene la continuidad
- Puede hacer ajustes en el nuevo ejercicio
Modificaciones Independientes
Cada ejercicio puede tener su propio plan:
Ejercicio 2023:
- 450 subcuentas
- Longitud: 10 dígitos
Ejercicio 2024:
- 455 subcuentas (copiadas de 2023 + 5 nuevas)
- Longitud: 10 dígitos
- Modificaciones no afectan a 2023Informes Contables
HolaGest genera diversos informes contables por ejercicio.
Acceder a Informes
- Vaya a Menú Informes > Informes Contables
- Seleccione el tipo de informe
- Seleccione el ejercicio
- Configure los filtros (fechas, cuentas, etc.)
- Genere el informe
Tipos de Informes
Diarios contables:
- Listado cronológico de asientos
- Por diario (Principal, Facturas, Cartera, etc.)
- Por rango de fechas
- Formato: PDF, Excel
Balance de sumas y saldos:
- Sumas del debe y haber por cuenta
- Saldos deudor y acreedor
- Por rango de fechas
- Formato: PDF, Excel
Balance de situación:
- Activo, Pasivo y Patrimonio Neto
- A una fecha determinada
- Comparativa entre ejercicios
- Formato: PDF, Excel
Balance de ingresos y gastos:
- Cuenta de pérdidas y ganancias
- Por rango de fechas
- Comparativa entre períodos
- Formato: PDF, Excel
Balance de pérdidas y ganancias:
- Resultado del ejercicio
- Desglose por grupos contables
- Comparativa anual
- Formato: PDF, Excel
Ejemplo de Uso
Generar balance de sumas y saldos de 2024:
- Menú Informes > Informes Contables > Balance de Sumas y Saldos
- Ejercicio: 2024
- Fecha desde: 01/01/2024
- Fecha hasta: 31/12/2024
- Nivel de detalle: Subcuentas
- Formato: PDF
- Clic en "Generar"
Preguntas Frecuentes
❔ ¿Puedo eliminar un ejercicio?
Sí, pero solo si:
- No tiene asientos contables
- No tiene facturas ni documentos
- No está cerrado
Proceso:
- Abra el ejercicio
- Haga clic en "Eliminar"
- Confirme
Advertencia: No puede recuperar un ejercicio eliminado.
❔ ¿Qué pasa si cierro un ejercicio por error?
Solución: Reabra el ejercicio
- Vaya a Ejercicios
- Haga clic en el ejercicio cerrado
- Haga clic en "Reabrir"
- El ejercicio vuelve a estado abierto
❔ ¿Puedo cambiar las fechas de un ejercicio?
Sí, si el ejercicio está abierto y no tiene documentos con fechas fuera del nuevo rango.
Proceso:
- Abra el ejercicio
- Modifique Fecha inicio o Fecha fin
- Guarde
Limitación: No puede crear solapamientos con otros ejercicios.
❔ ¿Cuánto tarda en cerrar un ejercicio?
Depende del volumen de datos:
- Ejercicio pequeño (< 500 asientos): 1-2 minutos
- Ejercicio mediano (500-2000 asientos): 2-5 minutos
- Ejercicio grande (> 2000 asientos): 5-15 minutos
Recomendación: Hágalo fuera del horario laboral.
❔ ¿Puedo cerrar 2024 sin haber cerrado 2023?
Sí, los ejercicios son independientes. Puede cerrarlos en cualquier orden.
Pero se recomienda:
- Cerrar en orden cronológico (2023 → 2024 → 2025)
- Facilita la continuidad contable
- Evita confusiones en los saldos
❔ ¿Qué pasa con las facturas al cerrar el ejercicio?
Las facturas del ejercicio cerrado:
- Quedan bloqueadas (no modificables)
- Siguen visibles en los listados
- Pueden consultarse normalmente
- No pueden eliminarse
Para modificar una factura de ejercicio cerrado:
- Reabra el ejercicio
- Modifique la factura
- Vuelva a cerrar el ejercicio
❔ ¿Los saldos se traspasan automáticamente?
Sí, al cerrar un ejercicio:
- Los saldos de balance (grupos 1, 2, 3, 4, 5) se traspasan al siguiente
- Los saldos de resultados (grupos 6, 7) se cierran contra pérdidas y ganancias
- El asiento de apertura refleja los saldos iniciales del nuevo ejercicio
❔ ¿Puedo tener ejercicios de diferente duración?
Sí, puede crear ejercicios de cualquier duración:
Ejercicio 2024: 01/01/2024 - 31/12/2024 (12 meses)
Ejercicio 2025: 01/01/2025 - 30/06/2025 (6 meses)
Ejercicio 2025-2: 01/07/2025 - 31/12/2025 (6 meses)Requisito: No pueden solaparse las fechas.
❔ ¿Cómo sé si un ejercicio está cerrado?
Método 1: Listado de ejercicios
- Vaya a Menú Contabilidad > Ejercicios
- La columna "Estado" indica: Abierto o Cerrado
Método 2: Detalle del ejercicio
- Abra el ejercicio
- El campo "Estado" muestra el estado actual
Método 3: Intentar modificar un asiento
- Si el ejercicio está cerrado, verá un error
- "No puede modificar asientos de ejercicio cerrado"
❔ ¿Puedo exportar los datos de un ejercicio?
Sí, puede exportar:
Plan contable:
- Menú Contabilidad > Cuentas Contables > Exportar
- Formato: CSV, PDF
Asientos contables:
- Menú Informes > Informes Contables > Diario
- Formato: PDF, Excel
Balances:
- Menú Informes > Informes Contables > Seleccione tipo
- Formato: PDF, Excel
Última actualización: Marzo 2024 Versión: HolaGest Core 2025
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