🚀 Primeros Pasos en HolaGest
Bienvenido a HolaGest. Esta guía le acompañará durante la configuración inicial del sistema y le mostrará las operaciones fundamentales que necesita dominar para comenzar a trabajar de forma productiva.
📋 Configuración Inicial Recomendada
Antes de comenzar a emitir facturas o gestionar su inventario, es fundamental configurar correctamente los parámetros básicos del sistema. Siga estos pasos en orden para garantizar una experiencia óptima:
1️⃣ Configure los Datos de su Empresa
El primer paso consiste en verificar y completar la información de su empresa. Esta información aparecerá en todos los documentos que genere (facturas, albaranes, presupuestos).
Acceso: Menú Administrador → Empresas → Seleccione su empresa
Datos esenciales a verificar:
- Razón social: Nombre legal completo de su empresa o nombre comercial si es autónomo
- Identificación fiscal: CIF/NIF de la empresa
- Dirección completa: Calle, número, código postal, ciudad y provincia
- Datos de contacto: Teléfono, email y sitio web (si aplica)
- Régimen de IVA: General, Recargo de equivalencia o Exento según corresponda
- Logotipo corporativo: Imagen que aparecerá en sus documentos
💡 Consejo: Dedique tiempo a completar correctamente estos datos. Cualquier error se replicará en todos los documentos que emita.
2️⃣ Establezca la Configuración Regional
La configuración regional determina el formato de fechas, números, moneda y otros aspectos de visualización.
Acceso: Menú Administrador → Panel de Control → Sección "Por defecto"
Parámetros importantes:
- Divisa predeterminada: Seleccione EUR (Euro) o la moneda con la que trabaje habitualmente
- Número de decimales: Configure 2 decimales para euros (estándar en España)
- Formato de fecha: El sistema utilizará el formato español (dd/mm/aaaa)
- Ejercicio fiscal activo: Verifique que corresponda al año en curso
3️⃣ Configure el Sistema de Numeración
HolaGest genera automáticamente números correlativos para sus documentos. Es importante establecer desde qué número desea comenzar.
Acceso: Menú Administrador → Panel de Control → Pestaña "Secuencias"
Documentos a configurar:
- Facturas de cliente: Si viene de otro sistema, establezca el número inicial como el siguiente al último emitido
- Albaranes de cliente: Configure la numeración independiente o correlativa según su preferencia
- Presupuestos: Puede usar numeración anual (reinicia cada año) o continua
- Pedidos: Establezca el patrón de numeración que mejor se adapte a su flujo de trabajo
⚠️ Importante: Una vez emitidos documentos, no se recomienda modificar las secuencias para evitar duplicados o huecos en la numeración.
4️⃣ Configure el Envío de Emails
Para poder enviar facturas y otros documentos por correo electrónico directamente desde HolaGest, debe configurar su cuenta de email.
Acceso: Menú Administrador → Email
Configuración básica:
- Email de origen: La dirección desde la que se enviarán los documentos
- Nombre del remitente: Nombre de su empresa o el suyo propio
- Servidor SMTP: Datos proporcionados por su proveedor de email
- Firma de email: Texto que aparecerá al final de todos los correos
Consulte la guía detallada de configuración de email para instrucciones específicas según su proveedor (Gmail, Office 365, IONOS, etc.).
🎯 Operaciones Fundamentales
Una vez completada la configuración inicial, está listo para comenzar a trabajar. Estas son las operaciones básicas que realizará con mayor frecuencia:
📊 Comprender los Listados
Los listados son el corazón de HolaGest. Todos funcionan de manera similar para facilitar su uso:
Elementos comunes en todos los listados:
- Botón Nuevo (➕): Crea un nuevo registro del tipo correspondiente
- Buscador: Campo en la parte superior para filtrar resultados rápidamente
- Columnas ordenables: Haga clic en el encabezado de cualquier columna para ordenar
- Filtros avanzados: Icono de embudo para aplicar múltiples criterios de búsqueda
- Opciones de visualización: Botón de configuración para mostrar/ocultar columnas
- Acciones masivas: Seleccione múltiples registros para aplicar acciones en lote
- Exportación: Descargue los datos en formato Excel, CSV o PDF
Navegación eficiente:
- Use el buscador para localizar registros por nombre, código o cualquier campo visible
- Los filtros se mantienen activos mientras navega por el listado
- Haga clic en cualquier fila para abrir el detalle del registro
- Use las teclas de flecha arriba/abajo para navegar entre registros
💡 Truco: Puede personalizar qué columnas ver en cada listado. Configure solo las que realmente necesita para trabajar más rápido.
👥 Gestionar Clientes
Los clientes son la base de su actividad comercial. Antes de emitir una factura, debe tener al cliente registrado en el sistema.
Acceso: Menú Ventas → Clientes → Botón Nuevo
Datos mínimos requeridos:
- Nombre o razón social: Identificación del cliente
- Código: Se genera automáticamente, pero puede personalizarlo
- Identificación fiscal: NIF/CIF del cliente (obligatorio para facturas)
Datos recomendados:
- Dirección completa: Necesaria para envíos y documentos legales
- Email: Imprescindible si desea enviar facturas por correo electrónico
- Teléfono: Facilita la comunicación comercial
- Régimen de IVA: Especialmente importante si el cliente tiene recargo de equivalencia o está exento
- Forma de pago: Establezca el método habitual (transferencia, efectivo, tarjeta, etc.)
- Días de pago: Configure los plazos de pago acordados (30, 60, 90 días, etc.)
Funcionalidades avanzadas:
- Múltiples direcciones: Puede registrar direcciones de facturación y envío diferentes
- Contactos asociados: Añada personas de contacto con sus datos específicos
- Tarifas personalizadas: Asigne precios especiales para clientes específicos
- Agente comercial: Vincule un comercial para el cálculo de comisiones
Para más información, consulte la documentación completa sobre gestión de clientes en la sección de Ventas.
📦 Crear Productos
El catálogo de productos es esencial tanto para ventas como para compras. Un producto bien configurado agiliza enormemente la emisión de documentos.
Acceso: Menú Almacén → Productos → Botón Nuevo
Información básica:
- Referencia: Código único del producto (puede ser su código de barras)
- Descripción: Nombre del producto tal como aparecerá en facturas
- Tipo: Seleccione entre producto físico, servicio o activo fijo
- Precio de venta: Importe sin IVA al que vende el producto
- IVA aplicable: Seleccione el tipo impositivo (21%, 10%, 4% o exento)
Control de inventario:
- Stock actual: Cantidad disponible en almacén
- Stock mínimo: Nivel de alerta para reposición
- Gestión de stock: Active esta opción si desea que HolaGest controle automáticamente el inventario
- Ubicación en almacén: Referencia física para localizar el producto
Datos de compra:
- Precio de coste: Lo que le cuesta el producto a usted
- Proveedor habitual: Facilita la creación de pedidos de reposición
- Referencia del proveedor: Código que usa su proveedor para este producto
Información adicional:
- Categoría: Organice sus productos por familias o tipos
- Peso y dimensiones: Útil para cálculo de portes
- Código de barras: Para usar lectores de códigos en almacén
- Observaciones: Notas internas sobre el producto
💡 Consejo: Si vende servicios en lugar de productos físicos, desactive la gestión de stock para evitar alertas innecesarias.
🧾 Emitir Facturas de Cliente
La emisión de facturas es probablemente la operación más frecuente que realizará en HolaGest.
Acceso: Menú Ventas → Facturas → Botón Nuevo
Proceso paso a paso:
Seleccione el cliente: Comience escribiendo el nombre o código en el campo cliente. El sistema mostrará coincidencias automáticamente.
Verifique los datos automáticos: HolaGest completará automáticamente:
- Fecha actual
- Número de factura siguiente
- Forma de pago del cliente
- Dirección de facturación
- Régimen de IVA aplicable
Añada líneas de productos/servicios:
- Haga clic en "Añadir línea"
- Seleccione el producto o escriba una descripción libre
- Indique la cantidad
- El precio se carga automáticamente, pero puede modificarlo
- El IVA se aplica según la configuración del producto
- Puede añadir un descuento por línea si es necesario
Revise los totales:
- Base imponible: Suma de todas las líneas sin IVA
- IVA desglosado por tipos
- Total factura: Cantidad que debe pagar el cliente
Añada observaciones si es necesario:
- Notas que aparecerán en la factura impresa
- Información sobre forma de pago o condiciones especiales
Guarde la factura:
- Haga clic en el botón "Guardar" (esquina inferior derecha)
- La factura queda registrada y el número asignado definitivamente
Acciones posteriores:
- Imprimir: Genere un PDF profesional para entregar al cliente
- Enviar por email: Envíe la factura directamente desde HolaGest
- Cobrar: Registre el pago cuando el cliente abone la factura
- Rectificar: Si hay un error, puede crear una factura rectificativa
⚠️ Importante: Una vez guardada, una factura no puede modificarse libremente por requisitos legales. Si necesita corregirla, deberá crear una factura rectificativa.
📋 Flujo de Trabajo Completo
En muchos negocios, el proceso de venta sigue una secuencia lógica. HolaGest facilita este flujo permitiendo convertir documentos:
Secuencia típica:
Presupuesto: Oferta inicial al cliente sin compromiso
- El cliente puede aceptarlo o rechazarlo
- No afecta al stock ni genera obligaciones contables
Pedido: Confirmación del cliente de que desea el producto/servicio
- Puede generar una reserva de stock
- Inicia el proceso de preparación
Albarán: Documento de entrega de la mercancía
- Reduce el stock automáticamente
- Confirma que el cliente ha recibido el producto
- No tiene valor fiscal
Factura: Documento legal que formaliza la venta
- Genera la obligación de pago
- Debe registrarse contablemente
- Tiene validez fiscal
Conversión automática:
HolaGest permite convertir cualquier documento en el siguiente de la secuencia con un solo clic:
- Presupuesto → Pedido
- Pedido → Albarán
- Albarán → Factura
- Presupuesto → Factura (directamente)
Esto ahorra tiempo y evita errores de transcripción, ya que todos los datos se copian automáticamente.
🎓 Siguientes Pasos
Una vez dominadas estas operaciones básicas, puede explorar funcionalidades más avanzadas:
- Usuarios y permisos: Añada empleados y controle qué pueden hacer
- Agentes comerciales: Configure el sistema de comisiones
- Formatos de impresión: Personalice el aspecto de sus facturas
- Estados de documentos: Adapte los estados a su flujo de trabajo
❓ Preguntas Frecuentes
P: ¿Debo configurar todo antes de empezar a usar HolaGest? R: No necesariamente. Puede comenzar con la configuración mínima (datos de empresa y numeración) y ajustar el resto según vaya necesitando funcionalidades adicionales.
P: ¿Puedo importar datos de mi sistema anterior? R: Sí, HolaGest permite importar clientes, productos y otros datos desde archivos Excel o CSV. Consulte la documentación de importación en cada módulo.
P: ¿Qué hago si me equivoco al configurar algo? R: La mayoría de configuraciones pueden modificarse en cualquier momento. Solo tenga precaución con las secuencias de numeración una vez haya emitido documentos oficiales.
P: ¿Hay algún curso o formación disponible? R: Sí, HolaGest incluye cursos básicos de usuario en la sección de formación. También puede consultar esta documentación completa en cualquier momento.
💡 Consejos Finales
✅ Buena práctica: Realice pruebas con clientes y productos de ejemplo antes de trabajar con datos reales. Así se familiarizará con el sistema sin riesgo.
📌 Recuerde: HolaGest guarda automáticamente muchos datos mientras trabaja, pero siempre verifique que ha pulsado "Guardar" en los formularios importantes.
🎯 Objetivo: No intente aprender todas las funcionalidades de golpe. Domine las operaciones básicas primero y vaya explorando funciones avanzadas según las necesite.
¿Necesita ayuda adicional? Consulte las secciones específicas de esta documentación o contacte con el soporte técnico de HolaGest.