Cómo hacer un albarán de venta
🎯 Introducción
El albarán de venta es el documento que registra la entrega física de mercancía al cliente. Es el comprobante de que los productos han salido de su almacén y han sido recibidos por el cliente.
Características principales:
- ✅ Descuenta stock del almacén
- ✅ Documenta la entrega de mercancía
- ✅ Se convierte en factura fácilmente
- ✅ Puede agruparse con otros albaranes para facturar
📍 Acceso al Módulo de Albaranes
- Vaya al Menú Ventas
- Seleccione Albaranes
- Verá el listado de todos sus albaranes
➕ Crear un Nuevo Albarán
Paso 1: Iniciar la Creación
Pulse el botón verde con el símbolo + (Nuevo).
Paso 2: Configurar el Albarán
| Campo | Descripción | Uso |
|---|---|---|
| Cliente | Destinatario de la mercancía | Obligatorio |
| Fecha | Fecha de entrega | Fecha actual por defecto |
| Almacén | Almacén de salida | Para control de stock |
| Serie | Serie de numeración | Serie predeterminada |
| Forma de Pago | Condiciones de pago | Del cliente |
| Transportista | Empresa de transporte | Opcional |
Paso 3: Añadir Líneas
Añada los productos a entregar:
- Por referencia: Escriba el código del producto
- Desde catálogo: Busque en el catálogo
- Línea manual: Para conceptos sin producto
⚠️ Importante: Al guardar el albarán, el stock se descuenta automáticamente.
Paso 4: Guardar el Albarán
Pulse el botón "Guardar".
El albarán se guardará en estado "Nuevo" (editable).
📦 Gestión de Entregas
Dirección de Envío
En la pestaña "Detalle", configure:
- Dirección de facturación: Donde se envía la factura
- Dirección de envío: Donde se entrega la mercancía
💡 Consejo: Pueden ser diferentes. Ej: Oficina central (facturación) y almacén (envío).
Transportista
Asigne un transportista al albarán:
- En la cabecera del albarán
- Campo "Transportista"
- Seleccione de la lista o cree uno nuevo
Gestionar transportistas:
- Vaya a Menú Almacén > Transportistas
- Cree y configure sus transportistas habituales
✅ Aprobar Albarán
Cambiar Estado a "Emitido"
Para bloquear el albarán y confirmar la entrega:
- Haga clic en el botón de estado "Nuevo"
- Seleccione "Emitido"
- El albarán queda bloqueado
Efectos:
- ✅ El stock queda definitivamente descontado
- ✅ El albarán no se puede editar
- ✅ Está listo para facturar
💰 Convertir Albarán en Factura
Facturar un Solo Albarán
- Abra el albarán
- Haga clic en el botón de estado
- Seleccione "Facturar"
- Se generará automáticamente la factura
Facturar Varios Albaranes Juntos (Agrupar)
Para facturar múltiples entregas en una sola factura:
- Vaya a Menú Ventas > Albaranes
- Seleccione los albaranes a facturar (checkbox)
- Pulse el botón "Agrupar" (🪄)
- Se generará una factura con todas las líneas
💡 Caso de uso: Cliente con entregas semanales que factura mensualmente.
Aprobar Varios Albaranes con la Misma Fecha
Para cambiar la fecha de varios albaranes:
- Seleccione los albaranes (checkbox)
- Pulse el botón "Calendario con check" (📅✓)
- Indique la nueva fecha
- Todos los albaranes se actualizarán
🔄 Partir y Agrupar Albaranes
Partir un Albarán
Para dividir un albarán en varios:
- Abra el albarán
- Pulse el botón "Partir"
- Seleccione las líneas para cada nuevo albarán
- Se crearán los albaranes separados
💡 Caso de uso: Entrega parcial a diferentes direcciones.
Agrupar Albaranes
Para combinar varios albaranes:
- Seleccione los albaranes (checkbox)
- Pulse el botón "Agrupar" (🪄)
- Elija si desea:
- Agrupar sin facturar: Crea un albarán combinado
- Agrupar y facturar: Crea una factura directamente
🖨️ Imprimir Albarán
Impresión Estándar
- Abra el albarán
- Pulse el botón "Imprimir" (🖨️)
- Se generará el PDF del albarán
Impresión para Firma del Cliente
El albarán impreso incluye:
- ✅ Datos del cliente y dirección de envío
- ✅ Listado de productos entregados
- ✅ Cantidades y referencias
- ✅ Espacio para firma del receptor
💡 Consejo: Imprima 2 copias: una para el cliente y otra firmada para su archivo.
🔍 Filtrar y Buscar Albaranes
Filtros Disponibles
Pulse el botón "Filtros" para acceder a:
| Filtro | Descripción |
|---|---|
| Período | Rango de fechas |
| Cliente | Albaranes de un cliente específico |
| Estado | Nuevo, Emitido, Facturado |
| Serie | Por serie de numeración |
| Forma de Pago | Por método de pago |
| Dirección | Por dirección de envío |
| Transportista | Por empresa de transporte |
| Importe | Mayor/menor que un valor |
📊 Listados e Informes
Exportar Listado
Puede exportar el listado de albaranes:
- Configure los filtros deseados
- Pulse el botón "Imprimir" (🖨️)
- Seleccione el formato:
- PDF: Para imprimir
- Excel (XLS): Para análisis
- CSV: Para importar en otros sistemas
Informes Disponibles
- Albaranes pendientes de facturar
- Albaranes por cliente
- Albaranes por transportista
- Análisis de entregas por período
🗑️ Eliminar un Albarán
Condiciones para Eliminar
Solo puede eliminar un albarán si:
- ✅ Está en estado "Nuevo" (no emitido)
- ✅ No está facturado
- ✅ El ejercicio contable está abierto
Proceso de Eliminación
- Desbloquee el albarán (si está emitido)
- Pulse el botón "Eliminar" (abajo a la izquierda)
- Confirme la eliminación
⚠️ Advertencia: Eliminar un albarán es irreversible.
💡 Consejos y Buenas Prácticas
✅ Gestión de Entregas
- Emita albaranes para todas las entregas
- Haga firmar los albaranes al cliente
- Archive copias firmadas como comprobante
- Asigne transportistas para trazabilidad
✅ Facturación Eficiente
- Agrupe albaranes del mismo cliente antes de facturar
- Facture periódicamente (semanal, quincenal, mensual)
- Revise albaranes pendientes regularmente
- Use series diferentes para tipos de entrega distintos
✅ Control de Stock
- Verifique disponibilidad antes de crear albaranes
- Apruebe albaranes solo tras confirmar entrega
- Revise movimientos de stock periódicamente
- Investigue discrepancias inmediatamente
✅ Organización
- Use referencias claras en observaciones
- Adjunte documentos (fotos, contratos)
- Mantenga actualizada información de transportistas
- Configure alertas para albaranes pendientes
❓ Preguntas Frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre albarán y factura?
El albarán documenta la entrega física, la factura es el documento fiscal que genera la obligación de pago.
¿Puedo facturar sin hacer albarán?
Sí, puede crear facturas directamente. Los albaranes son opcionales.
¿Qué pasa si el cliente no firma el albarán?
Legalmente, la firma del albarán es el comprobante de recepción. Sin firma, puede haber disputas sobre la entrega.
¿Puedo modificar un albarán ya facturado?
No, los albaranes facturados están bloqueados. Debe hacer una factura rectificativa.
¿Los albaranes afectan al stock?
Sí, los albaranes de venta descuentan stock del almacén.
🔗 Guías Relacionadas
- Cómo hacer una factura de venta
- Diferencias entre documentos
- Gestión de stock
- Cómo añadir un transportista
Última actualización: Diciembre 2024 Versión: HolaGest Core 2025