Cómo hacer un presupuesto de venta
🎯 Introducción
Los presupuestos son ofertas comerciales que presenta a sus clientes antes de formalizar una venta. En HolaGest, los presupuestos son documentos dinámicos que pueden convertirse fácilmente en pedidos o facturas.
Características principales:
- ❌ No afectan al stock (no reservan ni descuentan)
- ✅ Tienen fecha de validez configurable
- ✅ Se convierten fácilmente en pedidos o facturas
- ✅ Permiten seguimiento del estado de la oferta
📍 Acceso al Módulo de Presupuestos
- Vaya al Menú Ventas
- Seleccione Presupuestos
- Verá el listado de todos sus presupuestos
➕ Crear un Nuevo Presupuesto
Paso 1: Iniciar la Creación
Pulse el botón verde con el símbolo + (Nuevo).
Paso 2: Seleccionar Cliente
- Haga clic en el campo "Cliente"
- Busque y seleccione el cliente
- O cree un nuevo cliente con el botón "+"
💡 Consejo: Puede crear presupuestos sin cliente para ofertas genéricas.
Paso 3: Configurar el Presupuesto
| Campo | Descripción | Valor por Defecto |
|---|---|---|
| Fecha | Fecha de emisión | Fecha actual |
| Vencimiento | Validez de la oferta | Configurable (ej: 30 días) |
| Serie | Serie de numeración | Serie predeterminada |
| Almacén | Almacén de referencia | Almacén principal |
| Forma de Pago | Condiciones de pago | Del cliente o predeterminada |
Paso 4: Añadir Líneas
Igual que en facturas, puede añadir líneas de varias formas:
Método 1: Por Referencia
- Escriba la referencia del producto
- Presione Enter
- Se completan automáticamente precio y descripción
Método 2: Desde Catálogo
- Pulse el botón "Catálogo" (🔍)
- Busque y seleccione productos
- Ajuste cantidades
Método 3: Línea Manual
- Pulse el botón "Línea" (➕)
- Escriba descripción, cantidad y precio manualmente
Paso 5: Guardar el Presupuesto
Pulse el botón "Guardar" (abajo a la derecha).
El presupuesto se guardará en estado "Abierto".
📑 Pestaña Detalle
Una vez guardado, acceda a la pestaña "Detalle" para configurar:
Información Adicional
| Sección | Campos Disponibles |
|---|---|
| Fechas | Emisión, vencimiento, email enviado |
| Direcciones | Facturación y envío |
| Atributos | Serie, forma de pago, divisa, agente |
| Observaciones | Notas internas y públicas |
💡 Consejo: Use las observaciones públicas para incluir condiciones de la oferta que aparecerán en el PDF.
⏰ Fecha de Vencimiento
Configurar Validez de la Oferta
La fecha de vencimiento indica hasta cuándo es válida la oferta:
- En la pestaña "Detalle"
- Localice el campo "Vencimiento"
- Indique la fecha límite (ej: 30 días desde hoy)
Configuración Global
Configure el vencimiento por defecto:
- Vaya a Panel de Control
- Busque "Vencimiento de presupuestos"
- Indique los días de validez (ej: 30 días)
Estados según Vencimiento
| Estado | Descripción | Color |
|---|---|---|
| Abierto | Dentro del plazo de validez | Verde |
| Vencido | Superó la fecha de vencimiento | Rojo |
| Aprobado | Convertido en pedido/factura | Azul |
| Rechazado | Cliente rechazó la oferta | Gris |
✅ Aprobar y Convertir Presupuesto
Opción 1: Convertir en Pedido
Para reservar stock y formalizar el compromiso:
- Abra el presupuesto
- Haga clic en el botón de estado "Abierto"
- Seleccione "Pedido"
- Se generará automáticamente un pedido
¿Qué sucede?
- ✅ Se crea un pedido con las mismas líneas
- ✅ El stock se reserva automáticamente
- ✅ El presupuesto queda vinculado al pedido
- ✅ El estado cambia a "Aprobado"
Opción 2: Convertir Directamente en Factura
Si no necesita pedido ni albarán:
- Abra el presupuesto
- Haga clic en el botón de estado "Abierto"
- Seleccione "Facturar"
- Se generará automáticamente una factura
¿Qué sucede?
- ✅ Se crea una factura directamente
- ✅ El stock se descuenta automáticamente
- ✅ Se genera el asiento contable
- ✅ Se crean los recibos de cobro
Opción 3: Rechazar Presupuesto
Si el cliente rechaza la oferta:
- Abra el presupuesto
- Haga clic en el botón de estado "Abierto"
- Seleccione "Rechazado"
- Opcionalmente añada el motivo en observaciones
🖨️ Imprimir y Enviar Presupuesto
Impresión Estándar
- Abra el presupuesto
- Pulse el botón "Imprimir" (🖨️)
- Se generará el PDF
Impresión como Proforma
Para imprimir con formato de factura proforma:
- Pulse el botón "Imprimir" (🖨️)
- Seleccione "Modo avanzado"
- Elija el formato "Proforma"
- Seleccione el idioma si es necesario
📚 Más información: Consulte Cómo hacer una factura proforma
Enviar por Email
- Abra el presupuesto
- Pulse el botón "Enviar por email" (✉️)
- Verifique el destinatario
- Personalice el mensaje
- Pulse "Enviar"
El email incluirá:
- ✅ PDF del presupuesto
- ✅ Fecha de validez de la oferta
- ✅ Datos de contacto de su empresa
🔄 Gestionar Múltiples Presupuestos
Agrupar Presupuestos
Para combinar varios presupuestos en uno:
- Vaya a Menú Ventas > Presupuestos
- Seleccione los presupuestos (checkbox)
- Pulse el botón "Agrupar" (🪄)
- Se creará un nuevo presupuesto con todas las líneas
Partir Presupuesto
Para dividir un presupuesto en varios:
- Abra el presupuesto
- Pulse el botón "Partir"
- Seleccione las líneas para cada nuevo presupuesto
- Se crearán los presupuestos separados
📊 Seguimiento de Presupuestos
Estados del Presupuesto
| Estado | Significado | Acción Recomendada |
|---|---|---|
| Abierto | Pendiente de respuesta | Hacer seguimiento |
| Vencido | Caducado | Renovar o cerrar |
| Aprobado | Convertido en pedido/factura | Procesar venta |
| Rechazado | Cliente rechazó | Analizar motivos |
Filtrar Presupuestos
Use filtros para analizar sus ofertas:
- Pulse el botón "Filtros"
- Filtre por:
- Estado: Abiertos, vencidos, aprobados
- Cliente: Presupuestos de un cliente específico
- Agente: Por comercial
- Fecha: Rango de fechas
- Importe: Mayor/menor que un valor
💡 Consejos y Buenas Prácticas
✅ Creación de Presupuestos
- Use plantillas para presupuestos recurrentes
- Incluya imágenes de productos en observaciones
- Especifique condiciones de entrega y pago
- Configure vencimientos realistas (15-30 días)
✅ Seguimiento Comercial
- Revise diariamente presupuestos abiertos
- Haga seguimiento antes del vencimiento
- Renueve ofertas vencidas si hay interés
- Analice rechazos para mejorar ofertas
✅ Conversión Eficiente
- Convierta rápidamente presupuestos aprobados
- Use pedidos si necesita reservar stock
- Facture directamente para ventas simples
- Mantenga histórico de todas las ofertas
✅ Presentación Profesional
- Personalice plantillas con su imagen corporativa
- Incluya condiciones legales y comerciales
- Añada validez clara de la oferta
- Use formato proforma para mayor formalidad
❓ Preguntas Frecuentes
¿Puedo modificar un presupuesto después de enviarlo?
Sí, mientras esté en estado "Abierto" puede editarlo libremente.
¿Qué pasa con los presupuestos vencidos?
Quedan marcados como vencidos pero puede renovarlos cambiando la fecha de vencimiento.
¿Puedo convertir un presupuesto parcialmente?
No directamente. Debe editar el presupuesto para dejar solo las líneas a convertir, o crear un pedido/factura manual.
¿Los presupuestos afectan al stock?
No, los presupuestos no afectan al stock en absoluto.
¿Puedo tener varias versiones de un presupuesto?
Sí, puede duplicar un presupuesto y modificarlo para crear versiones alternativas.
🔗 Guías Relacionadas
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- Cómo hacer una factura proforma
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Última actualización: Diciembre 2024 Versión: HolaGest Core 2025