Cómo añadir notas y recordatorios a contactos
📝 ¿Qué son las notas en el CRM?
Las notas son registros de todas las interacciones que tiene con un contacto: llamadas telefónicas, emails, reuniones, acuerdos, propuestas, etc. Mantener un historial completo de notas es fundamental para:
- ✅ Recordar conversaciones anteriores antes de contactar nuevamente
- ✅ Compartir información con otros miembros del equipo
- ✅ Hacer seguimiento de compromisos y acuerdos
- ✅ Documentar el proceso comercial completo
- ✅ Evitar duplicar gestiones o contactar en momentos inapropiados
- ✅ Configurar recordatorios para acciones futuras
TIP
Buena práctica: Registre TODAS las interacciones con un contacto, por pequeñas que sean. Un historial completo mejora la calidad del servicio y la coordinación del equipo.
🚀 Cómo añadir una nota a un contacto
1️⃣ Acceder a la ficha del contacto
Vaya a Menú CRM > Contactos y abra el contacto al que desea añadir una nota.
2️⃣ Ir a la sección de notas
En la ficha del contacto, busque la sección Notas (normalmente en la parte inferior o en una pestaña lateral).
Haga clic en "Nueva nota" o en el botón "+".
3️⃣ Rellenar la información de la nota
Complete los campos del formulario:
Campos disponibles:
Asunto (opcional): Título breve de la nota
- Ejemplo: "Llamada telefónica - Interés en producto X"
- Ejemplo: "Reunión presencial - Presentación propuesta"
Descripción (obligatorio): Contenido detallado de la nota
- Qué se habló
- Acuerdos alcanzados
- Próximos pasos
- Cualquier información relevante
Interés (opcional): Producto o servicio relacionado con la nota
- Útil para organizar notas por tema
- Facilita el seguimiento de negociaciones específicas
Fecha de aviso (opcional): Fecha y hora para recibir un recordatorio
- El sistema enviará un email automático en esa fecha
- Útil para recordar llamadas, envíos de propuestas, etc.
Para todos (checkbox): Si la nota es privada o compartida
- ❌ Desmarcado: Solo el creador recibe el aviso
- ✅ Marcado: Todos los usuarios del sistema reciben el aviso
4️⃣ Guardar la nota
Haga clic en Guardar. La nota quedará registrada en el historial del contacto.
Si configuró una fecha de aviso, recibirá un email automático en esa fecha.
⏰ Cómo funcionan los recordatorios
Sistema de avisos automáticos
Cuando configura una fecha de aviso en una nota, el sistema:
- ✅ Guarda la nota con el recordatorio programado
- ✅ En la fecha y hora indicada, envía un email automático
- ✅ El email incluye el asunto y descripción de la nota
- ✅ Se envía al creador de la nota (o a todos si está marcado "para todos")
💡 Ejemplos de uso de recordatorios
| Situación | Fecha de aviso | Descripción de la nota |
|---|---|---|
| Llamar en 3 días | Dentro de 3 días a las 10:00 | "Llamar para saber si ha revisado el presupuesto enviado" |
| Enviar propuesta | Viernes a las 09:00 | "Enviar propuesta detallada del servicio de mantenimiento" |
| Seguimiento reunión | Dentro de 1 semana | "Hacer seguimiento de la reunión del lunes - Decisión pendiente" |
| Renovación contrato | 30 días antes del vencimiento | "Contactar para renovación de contrato anual" |
INFO
Importante: Para que los recordatorios funcionen, debe tener configurado el envío de emails en HolaGest y la notificación "notify-note" debe estar activada.
🔔 Configurar las notificaciones de recordatorios
Para personalizar el email que se envía con los recordatorios:
1️⃣ Acceder a las notificaciones
Vaya a Menú Administrador > Email y en el menú lateral izquierdo seleccione Notificaciones.
2️⃣ Buscar la notificación "notify-note"
En el listado de notificaciones, busque la que tiene el nombre "notify-note".
Haga clic sobre ella para abrirla.
3️⃣ Editar el asunto y el cuerpo del mensaje
Puede personalizar:
- Asunto del email: Título que aparecerá en la bandeja de entrada
- Cuerpo del mensaje: Contenido del email
WARNING
Atención: Las palabras entre llaves como {name}, {subject}, {description} son variables dinámicas que se sustituyen automáticamente. No las traduzca ni elimine, solo puede moverlas de posición.
4️⃣ Activar la notificación
Asegúrese de que la notificación esté activada (checkbox marcado).
Si está desactivada, no se enviarán los recordatorios.
5️⃣ Guardar los cambios
Haga clic en Guardar para aplicar la configuración. 📖 Más información: Cómo configurar las notificaciones del CRM
📊 Notas en oportunidades de negocio
Las oportunidades también tienen su propio sistema de notas independiente:
- ✅ Notas específicas de cada oportunidad
- ✅ Historial de negociación separado del contacto
- ✅ Notificaciones automáticas al equipo asignado
- ✅ Archivos adjuntos por oportunidad
INFO
Diferencia: Las notas del contacto son generales, las notas de la oportunidad son específicas de esa negociación concreta.
📖 Más información: Cómo crear oportunidades (leads) en el CRM
💡 Consejos y buenas prácticas
📝 Registre todas las interacciones inmediatamente
No espere al final del día para añadir notas. Regístrelas justo después de cada interacción:
- Llamada telefónica → Nota inmediata
- Email recibido → Nota con resumen
- Reunión → Nota con acuerdos y próximos pasos
Esto evita olvidar detalles importantes.
🎯 Use asuntos descriptivos
El asunto debe permitir identificar rápidamente de qué trata la nota:
Bueno:
- "Llamada 15/02 - Interesado en Software Contabilidad"
- "Reunión presencial - Presentación propuesta 10.000€"
- "Email - Solicita demo del producto"
Malo:
- "Llamada"
- "Reunión"
- "Nota"
⏰ Configure recordatorios para todas las acciones pendientes
Si queda alguna acción pendiente, configure siempre un recordatorio:
- "Llamar en 3 días"
- "Enviar presupuesto el viernes"
- "Hacer seguimiento la próxima semana"
Esto garantiza que no se pierda ninguna gestión.
🔗 Asocie notas con intereses cuando sea relevante
Si la conversación trata sobre un producto o servicio específico, vincule la nota con ese interés:
- Facilita filtrar notas por tema
- Ayuda a ver el historial de negociación de cada producto
- Mejora la organización de la información
👥 Use "para todos" solo cuando sea necesario
Marque "para todos" solo si el recordatorio es relevante para todo el equipo:
Para todos: "Reunión con cliente importante mañana a las 10:00" Solo para mí: "Llamar para confirmar asistencia a evento"
Evite saturar al equipo con notificaciones innecesarias.
📅 Sea específico con las fechas de aviso
Configure la fecha y hora exacta del recordatorio:
Bueno: "Viernes 16/02/2025 a las 10:00" Malo: "En unos días"
Esto garantiza que el recordatorio llegue en el momento adecuado.
📖 Incluya contexto suficiente en la descripción
La descripción debe permitir entender la situación sin necesidad de revisar notas anteriores:
Bueno: "Llamada con Juan Pérez (Director Compras). Interesado en Software de Facturación para 5 usuarios. Presupuesto aproximado 3.000€. Solicita demo la próxima semana. Llamar el viernes para confirmar fecha."
Malo: "Interesado. Llamar."
❓ Preguntas frecuentes
¿Puedo editar o eliminar una nota después de crearla?
Sí, puede editar o eliminar notas en cualquier momento desde la ficha del contacto. Sin embargo, es recomendable no eliminar notas para mantener un historial completo.
¿Qué pasa si no recibo el email de recordatorio?
Verifique que:
- El envío de emails esté configurado en HolaGest
- La notificación "notify-note" esté activada
- La fecha de aviso sea futura (no pasada)
- Su email esté correctamente configurado en su usuario
¿Puedo adjuntar archivos a las notas?
Las notas de contactos no permiten adjuntar archivos directamente. Si necesita adjuntar documentos, use las notas de las oportunidades de negocio, que sí permiten archivos adjuntos.
¿Las notas se mantienen al convertir un contacto en cliente?
Sí, todas las notas se conservan. Puede seguir consultando el historial completo desde la ficha del cliente.
¿Puedo ver todas las notas con recordatorios pendientes?
Actualmente no existe un listado centralizado de recordatorios pendientes. Los recordatorios se envían por email en la fecha configurada.
¿Cuántas notas puedo añadir a un contacto?
No hay límite. Puede añadir tantas notas como necesite. Todas quedarán registradas en el historial del contacto en orden cronológico.
📚 Guías relacionadas
- 📖 Menú CRM - Visión general del módulo CRM
- 📖 Cómo crear un contacto en el CRM
- 📖 Cómo crear intereses en el CRM
- 📖 Cómo crear oportunidades (leads) en el CRM
- 📖 Cómo configurar las notificaciones del CRM
- 📖 Envío de emails
Última actualización: Febrero 2025