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Apariencia

🔧 Cómo Subsanar una Factura en VeriFactu ​

🎯 Objetivo ​

Aprender a subsanar (corregir) datos del cliente en facturas ya enviadas a VeriFactu, cumpliendo con la normativa de la AEAT.

📖 ¿Qué es una Subsanación? ​

Una subsanación es una corrección de datos del cliente en una factura que ya ha sido enviada a VeriFactu.

Características de la Subsanación ​

  • ✅ Permite corregir solo datos del cliente
  • ✅ NO permite modificar líneas, importes o impuestos
  • ✅ Se pueden realizar subsanaciones ilimitadas sobre la misma factura
  • ✅ Cada subsanación genera un nuevo registro en VeriFactu
  • ✅ La factura original NO se modifica, solo se añade información correctiva

Diferencia con Factura Rectificativa ​

ConceptoSubsanaciónFactura Rectificativa
Qué corrigeSolo datos del clienteLíneas, importes, impuestos
Cómo funcionaAñade registro correctivoCrea nueva factura
LímiteIlimitadasUna por factura original
Afecta contabilidadNOSÍ

Regla general:

  • Subsanación: Para errores en datos del cliente (NIF, nombre, dirección)
  • Factura Rectificativa: Para errores en importes, líneas o impuestos

📋 Requisitos Previos ​

Antes de subsanar una factura, asegúrate de que:

  • ✅ La factura está enviada a VeriFactu (tiene registro de alta)
  • ✅ VeriFactu está configurado correctamente
  • ✅ La empresa tiene certificado digital válido
  • ✅ El procesamiento automático está funcionando

Guía relacionada: Cómo Enviar una Factura a VeriFactu

🔍 Datos que se Pueden Subsanar ​

Datos Permitidos ​

Solo se pueden subsanar los siguientes datos del cliente:

CampoDescripciónEjemplo
CIF/NIFNúmero de identificación fiscalB12345678 → B87654321
NombreNombre del cliente o razón socialJuan Pérez → Juan Pérez García
DirecciónCalle, número, piso, puertaCalle Mayor 1 → Calle Mayor 10
ApartadoApartado de correos- → Apartado 123
Código PostalCódigo postal28001 → 28002
CiudadCiudad o localidadMadrid → Alcalá de Henares
ProvinciaProvinciaMadrid → Madrid
PaísPaísEspaña → España

Datos NO Permitidos ​

NO se pueden subsanar:

  • ❌ Líneas de la factura
  • ❌ Cantidades
  • ❌ Precios
  • ❌ Impuestos (IVA, IRPF)
  • ❌ Importe total
  • ❌ Fecha de la factura
  • ❌ Número de factura
  • ❌ Forma de pago

Si necesitas corregir estos datos: Debes crear una factura rectificativa.

Guía relacionada: Cómo Hacer una Factura Rectificativa

🚀 Método 1: Subsanación Manual ​

Acceso ​

Ruta: Menú Ventas → Facturas → Abrir factura → Pestaña VeriFactu

Procedimiento Paso a Paso ​

Paso 1: Verificar que la Factura está Enviada ​

  1. Abre la factura que deseas subsanar
  2. Haz clic en la pestaña "VeriFactu"
  3. Verifica que existe un registro de alta (la factura ya fue enviada)
  4. Verifica que el estado del registro es "Aceptado" o "AceptadoConErrores"

Si la factura NO está enviada:

  • Primero debes enviar la factura
  • Espera a que el estado sea "Aceptado"
  • Luego podrás subsanarla

Paso 2: Corregir los Datos del Cliente ​

Antes de enviar la subsanación, debes corregir los datos del cliente en la factura:

  1. En la factura, haz clic en el botón "Detalle" (al lado o debajo del nombre del cliente)
  2. Se abrirá una ventana con los datos del cliente
  3. Corrige los datos incorrectos:
    • CIF/NIF
    • Nombre o razón social
    • Dirección
    • Código postal
    • Ciudad
    • Provincia
    • País
  4. Haz clic en "Guardar"
  5. Cierra la ventana de detalle del cliente

Ejemplo:

Datos Originales:
NIF: B12345678
Nombre: Empresa Ejemplo S.L.
Dirección: Calle Mayor 1
CP: 28001
Ciudad: Madrid

Datos Corregidos:
NIF: B87654321  ← Corregido
Nombre: Empresa Ejemplo S.L.
Dirección: Calle Mayor 10  ← Corregido
CP: 28002  ← Corregido
Ciudad: Madrid

Paso 3: Enviar la Subsanación ​

  1. Haz clic en la pestaña "VeriFactu"
  2. Haz clic en el botón "Enviar subsanación"
  3. El sistema procesará la subsanación:
    • Crea un nuevo registro de subsanación
    • Incluye los datos actuales del cliente
    • Firma digitalmente el registro
    • Envía a la AEAT (si modo VeriFactu) o almacena localmente (si modo NO-VeriFactu)
  4. Espera a que el proceso termine
  5. Verás un mensaje de confirmación

Resultado:

✅ Subsanación enviada correctamente

Paso 4: Verificar la Subsanación ​

  1. En la pestaña "VeriFactu", desplázate hacia abajo
  2. Verás la lista de registros de la factura
  3. Ahora deberías ver:
    • Registro de alta (original)
    • Registro de subsanación (nuevo)

Ejemplo:

Registros de la Factura:

1. Alta - 15/03/2025 10:30 - Estado: Aceptado
   Datos: NIF B12345678, Calle Mayor 1, CP 28001

2. Subsanación - 16/03/2025 14:20 - Estado: Pendiente
   Datos: NIF B87654321, Calle Mayor 10, CP 28002

🔄 Método 2: Subsanación desde Terceros ​

Si la factura fue importada desde otro programa y ya fue subsanada en ese programa:

Acceso ​

Ruta: Menú Ventas → Facturas → Abrir factura → Pestaña VeriFactu

Procedimiento ​

  1. Abre la factura importada
  2. Haz clic en la pestaña "VeriFactu"
  3. Haz clic en el botón "Marcar como subsanada desde un tercero"
  4. El sistema marcará la factura como subsanada
  5. NO se enviará a la AEAT
  6. Solo se registra que ya fue subsanada en otro sistema

⚠️ IMPORTANTE: Esta opción solo tiene sentido para facturas importadas. No la uses para facturas creadas en HolaGest.

📊 Subsanaciones Múltiples ​

¿Cuántas Subsanaciones se Pueden Hacer? ​

Respuesta: Ilimitadas

Puedes realizar tantas subsanaciones como necesites sobre la misma factura.

Ejemplo de Subsanaciones Múltiples ​

Factura 2025-001:

1. Alta - 15/03/2025 10:30
   NIF: B12345678
   Dirección: Calle Mayor 1

2. Subsanación 1 - 16/03/2025 14:20
   NIF: B87654321  ← Corregido
   Dirección: Calle Mayor 1

3. Subsanación 2 - 17/03/2025 09:15
   NIF: B87654321
   Dirección: Calle Mayor 10  ← Corregido

4. Subsanación 3 - 18/03/2025 11:45
   NIF: B87654321
   Dirección: Calle Mayor 10
   CP: 28002  ← Corregido

Cada subsanación genera un nuevo registro que se envía a la AEAT.

🔍 Estados de las Subsanaciones ​

Las subsanaciones pueden tener los mismos estados que las altas:

Estado: (vacío) - Pendiente de Envío ​

Significado: La subsanación está en la cola de envío, esperando a ser procesada por el sistema.

Qué hacer: Esperar a que el sistema procese el registro automáticamente (normalmente unos minutos).

Estado: Aceptado ​

Significado: La AEAT ha aceptado la subsanación correctamente.

Qué hacer: Nada, todo está correcto. ✅

Estado: AceptadoConErrores ​

Significado: La AEAT ha aceptado la subsanación, pero hay advertencias.

Qué hacer:

  1. Revisar los logs del sistema para ver las advertencias
  2. Corregir los problemas si es posible
  3. Enviar una nueva subsanación si es necesario

Estado: Rechazado ​

Significado: La AEAT ha rechazado la subsanación.

Qué hacer:

  1. Revisar los logs del sistema para ver el motivo del rechazo
  2. Corregir el problema en los datos del cliente
  3. Enviar una nueva subsanación con los datos correctos

🔄 Proceso Técnico de Subsanación ​

Paso 1: Captura de Datos Actuales ​

El sistema captura los datos actuales del cliente en la factura:

Datos capturados:
- NIF: B87654321
- Nombre: Empresa Ejemplo S.L.
- Dirección: Calle Mayor 10
- CP: 28002
- Ciudad: Madrid
- Provincia: Madrid
- País: España

Paso 2: Creación del Registro de Subsanación ​

Se crea un nuevo registro de tipo "Subsanación":

Tipo: Subsanación
Factura: 2025-001
Fecha: 16/03/2025 14:20
Datos: [Datos actuales del cliente]

Paso 3: Generación del Hash ​

Se genera un hash criptográfico del registro de subsanación:

Hash = SHA-256(Datos de la subsanación + Hash del registro anterior)

Paso 4: Firma Digital ​

El hash se firma con el certificado digital de la empresa:

Firma = RSA(Hash, Certificado Digital)

Paso 5: Envío a la AEAT (Modo VeriFactu) ​

Si el ejercicio está en modo VeriFactu:

  1. El sistema envía el registro a la AEAT mediante API REST
  2. La AEAT valida el registro
  3. La AEAT devuelve un estado (Aceptado, AceptadoConErrores, Rechazado)
  4. HolaGest almacena el estado en la base de datos

Paso 5 Alternativo: Almacenamiento Local (Modo NO-VeriFactu) ​

Si el ejercicio está en modo NO-VeriFactu:

  1. El sistema NO envía el registro a la AEAT
  2. El registro se almacena localmente en HolaGest
  3. Se mantiene disponible para requerimientos de la AEAT

🤖 Envío Automático ​

El sistema de HolaGest se encarga de enviar automáticamente las subsanaciones pendientes.

Funcionamiento del Procesamiento Automático ​

  1. El sistema se ejecuta periódicamente de forma automática
  2. Busca registros de subsanación con estado "Pendiente" (vacío)
  3. Procesa los registros en orden:
    • Genera hash
    • Firma digitalmente
    • Envía a la AEAT (si modo VeriFactu)
  4. Actualiza el estado del registro

Verificar el Procesamiento ​

Ruta: Menú Administrador → Logs → Pestaña Historial

Filtros:

  • Canal: "verifactu-invoice-send"
  • Canal: "verifactu-invoice-hash-signature"

Guía relacionada: Procesamiento Automático de VeriFactu

❓ Solución de Problemas ​

Problema 1: No aparece el botón "Enviar subsanación" ​

Causa: La factura NO está enviada a VeriFactu

Solución:

  1. Verificar que la factura tiene un registro de alta
  2. Verificar que el estado del registro es "Aceptado"
  3. Si NO está enviada, primero enviar la factura

Problema 2: Error al enviar la subsanación ​

Causa: Datos del cliente incorrectos o certificado no válido

Solución:

  1. Revisar los logs en Menú Administrador → Logs
  2. Verificar el mensaje de error
  3. Corregir el problema (por ejemplo, NIF del cliente incorrecto)
  4. Volver a enviar la subsanación

Problema 3: La subsanación queda en estado "Pendiente" ​

Causa: El procesamiento automático no está funcionando correctamente

Solución:

  1. Revisar los logs del sistema en Menú Administrador → Logs
  2. Verificar que no hay errores en el procesamiento
  3. Consultar la guía Procesamiento Automático de VeriFactu

Problema 4: Estado "Rechazado" ​

Causa: La AEAT ha rechazado la subsanación por errores en los datos

Solución:

  1. Revisar los logs del sistema para ver el motivo del rechazo
  2. Corregir el problema en los datos del cliente
  3. Enviar una nueva subsanación con los datos correctos

Problema 5: Quiero modificar líneas o importes ​

Causa: Las subsanaciones solo permiten corregir datos del cliente

Solución:

  1. NO puedes modificar líneas o importes con una subsanación
  2. Debes crear una factura rectificativa
  3. Consultar la guía Cómo Hacer una Factura Rectificativa

📊 Mejores Prácticas ​

✅ Recomendaciones ​

  1. Verificar datos del cliente antes de enviar la factura original
  2. Corregir los datos en la factura antes de enviar la subsanación
  3. Revisar logs del sistema para detectar problemas
  4. Enviar subsanaciones inmediatamente cuando detectes errores
  5. Documentar las subsanaciones (motivo de la corrección)

❌ Errores a Evitar ​

  1. ❌ Enviar subsanaciones sin corregir los datos en la factura
  2. ❌ Intentar subsanar líneas o importes (usar factura rectificativa)
  3. ❌ Ignorar los estados "AceptadoConErrores" o "Rechazado"
  4. ❌ No revisar los logs del sistema
  5. ❌ Enviar subsanaciones innecesarias (verificar datos antes)

📚 Casos de Uso Comunes ​

Caso 1: NIF del Cliente Incorrecto ​

Situación: Enviaste una factura con el NIF incorrecto del cliente.

Solución:

  1. Abrir la factura
  2. Hacer clic en "Detalle" del cliente
  3. Corregir el NIF
  4. Guardar
  5. Ir a la pestaña "VeriFactu"
  6. Hacer clic en "Enviar subsanación"

Caso 2: Dirección del Cliente Incompleta ​

Situación: Enviaste una factura con la dirección incompleta del cliente.

Solución:

  1. Abrir la factura
  2. Hacer clic en "Detalle" del cliente
  3. Completar la dirección (calle, número, piso, puerta)
  4. Guardar
  5. Ir a la pestaña "VeriFactu"
  6. Hacer clic en "Enviar subsanación"

Caso 3: Código Postal Incorrecto ​

Situación: Enviaste una factura con el código postal incorrecto.

Solución:

  1. Abrir la factura
  2. Hacer clic en "Detalle" del cliente
  3. Corregir el código postal
  4. Guardar
  5. Ir a la pestaña "VeriFactu"
  6. Hacer clic en "Enviar subsanación"

Caso 4: Múltiples Datos Incorrectos ​

Situación: Enviaste una factura con varios datos incorrectos (NIF, dirección, CP).

Solución:

  1. Abrir la factura
  2. Hacer clic en "Detalle" del cliente
  3. Corregir todos los datos incorrectos
  4. Guardar
  5. Ir a la pestaña "VeriFactu"
  6. Hacer clic en "Enviar subsanación" (una sola vez)

Nota: No es necesario enviar una subsanación por cada dato. Una sola subsanación puede corregir múltiples datos.

📚 Guías Relacionadas ​

🎯 Resumen ​

Subsanación = Corrección de datos del cliente en facturas ya enviadas

Datos que se pueden subsanar:

  • ✅ CIF/NIF
  • ✅ Nombre o razón social
  • ✅ Dirección
  • ✅ Código postal
  • ✅ Ciudad
  • ✅ Provincia
  • ✅ País

Datos que NO se pueden subsanar:

  • ❌ Líneas de la factura
  • ❌ Importes
  • ❌ Impuestos

Límite de subsanaciones: Ilimitadas

Proceso:

  1. Corregir datos del cliente en la factura
  2. Ir a pestaña VeriFactu
  3. Hacer clic en "Enviar subsanación"
  4. Esperar a que el sistema procese el registro automáticamente

¡Ya sabes cómo subsanar facturas en VeriFactu! Ahora puedes corregir errores en datos del cliente de forma rápida y sencilla. 🎉

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