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Apariencia

Los Datos Básicos ​

Descripción General ​

Los Datos Básicos son los catálogos maestros y elementos fundamentales que sirven como base para la gestión de recursos humanos en HolaGest. Estos datos permiten clasificar, organizar y estandarizar la información de los empleados, facilitando la administración del personal y asegurando la consistencia en los procesos de RR.HH.

La correcta configuración de estos catálogos es esencial antes de comenzar a dar de alta empleados y registrar operaciones en el sistema.

🎯 Objetivos de los Datos Básicos ​

Los catálogos de datos básicos permiten:

  • Estandarizar información: Utilizar valores consistentes en todo el sistema
  • Clasificar empleados: Organizar el personal por departamentos, puestos, tipos de contrato
  • Justificar ausencias: Registrar motivos válidos para ausencias laborales
  • Gestionar nómina: Definir conceptos salariales de percepción y deducción
  • Controlar documentación: Categorizar documentos del personal
  • Aplicar sanciones: Catalogar faltas disciplinarias y sanciones aplicables
  • Planificar horarios: Registrar días festivos y periodos no laborables

📍 Ubicación en el Sistema ​

Acceso a los Datos Básicos ​

Para acceder a la configuración de Datos Básicos:

  1. Inicie sesión en HolaGest con credenciales de administrador
  2. Navegue al Menú RR.HH.
  3. Seleccione Datos Básicos o Configuración
  4. Acceda a las diferentes pestañas de catálogos

Nota de Permisos: Solo usuarios con rol de Administrador o Gerente de RR.HH. pueden modificar los datos básicos.

📚 Tipos de Datos Básicos ​

El sistema organiza los datos básicos en las siguientes categorías:

Catálogos Disponibles ​

  1. Motivos de Ausencias: Razones válidas para ausencias laborales
  2. Conceptos Salariales: Percepciones y deducciones de nómina
  3. Contratos: Tipos de contrato laboral utilizados
  4. Departamentos: Áreas o divisiones de la empresa
  5. Días Festivos: Días no laborables oficiales
  6. Tipos de Documentos: Categorías de documentación del personal
  7. Sanciones: Medidas disciplinarias aplicables
  8. Faltas Disciplinarias: Infracciones laborales sancionables

🚫 Motivos de Ausencias ​

Descripción ​

Los Motivos de Ausencias son las razones válidas por las cuales un empleado no ha podido registrar su asistencia cuando le correspondía trabajar según su horario asignado.

Propósito ​

  • Justificar ausencias: Documentar razones válidas para no asistir al trabajo
  • Diferenciar tipos de ausencia: Distinguir entre vacaciones, permisos, incapacidades, etc.
  • Calcular nómina correctamente: Determinar si la ausencia es con o sin goce de sueldo
  • Generar reportes: Analizar patrones de ausentismo por tipo
  • Cumplir normativas: Registrar ausencias según lo requiere la ley

Funcionamiento ​

Sin Motivo de Ausencia:

Empleado no marca asistencia → Falta injustificada → Descuento en nómina

Con Motivo de Ausencia:

Empleado no marca asistencia → Se registra motivo → Ausencia justificada →
Puede o no haber descuento según el tipo de motivo

Tipos Comunes de Motivos de Ausencia ​

1. Vacaciones ​

Características:

  • Con goce de sueldo
  • Programadas con anticipación
  • Derecho del empleado según antigüedad
  • Requieren autorización previa

Configuración Típica:

Nombre: Vacaciones
Código: VAC
Afecta nómina: No (con goce de sueldo)
Requiere autorización: Sí
Días máximos consecutivos: 15

2. Permiso Personal ​

Características:

  • Puede ser con o sin goce de sueldo
  • Para asuntos personales urgentes
  • Generalmente de corta duración
  • Requiere autorización del supervisor

Configuración Típica:

Nombre: Permiso Personal
Código: PERM
Afecta nómina: Según política de empresa
Requiere autorización: Sí
Días máximos: 3 por mes

3. Incapacidad Médica ​

Características:

  • Con goce de sueldo (parcial o total)
  • Requiere certificado médico
  • Puede ser por enfermedad o accidente
  • Pagada por seguridad social o empresa

Configuración Típica:

Nombre: Incapacidad Médica
Código: INCAP
Afecta nómina: Parcialmente (según legislación)
Requiere documentación: Sí (certificado médico)
Días máximos: Según certificado

4. Permiso por Maternidad/Paternidad ​

Características:

  • Con goce de sueldo
  • Derecho legal del empleado
  • Duración definida por ley
  • Requiere documentación

Configuración Típica:

Nombre: Permiso de Maternidad
Código: MAT
Afecta nómina: No (pagado por seguridad social)
Requiere documentación: Sí (certificado de nacimiento)
Días: Según legislación (84-90 días típicamente)

5. Permiso por Defunción ​

Características:

  • Con goce de sueldo
  • Por fallecimiento de familiar directo
  • Duración limitada (3-5 días típicamente)
  • Puede requerir documentación

Configuración Típica:

Nombre: Permiso por Defunción
Código: DEF
Afecta nómina: No
Requiere documentación: Sí (acta de defunción)
Días: 3-5 según parentesco

6. Permiso por Matrimonio ​

Características:

  • Con goce de sueldo
  • Por matrimonio del empleado
  • Duración limitada (3-7 días)
  • Requiere documentación

Configuración Típica:

Nombre: Permiso por Matrimonio
Código: MATRI
Afecta nómina: No
Requiere documentación: Sí (acta de matrimonio)
Días: 5 días típicamente

7. Día Económico ​

Características:

  • Con goce de sueldo
  • Beneficio adicional de la empresa
  • Cantidad limitada por año
  • Requiere solicitud previa

Configuración Típica:

Nombre: Día Económico
Código: ECON
Afecta nómina: No
Requiere autorización: Sí
Días por año: 2-5 según política

8. Suspensión Disciplinaria ​

Características:

  • Sin goce de sueldo
  • Por sanción disciplinaria
  • Duración según gravedad de falta
  • Requiere proceso disciplinario formal

Configuración Típica:

Nombre: Suspensión
Código: SUSP
Afecta nómina: Sí (sin goce de sueldo)
Requiere documentación: Sí (acta de sanción)
Días: Según sanción aplicada

9. Falta Injustificada ​

Características:

  • Sin goce de sueldo
  • Ausencia sin autorización ni justificación
  • Puede generar sanción adicional
  • Afecta evaluación del empleado

Configuración Típica:

Nombre: Falta Injustificada
Código: FALTA
Afecta nómina: Sí (descuento completo)
Genera sanción: Puede generar amonestación

10. Permiso Sindical ​

Características:

  • Con goce de sueldo
  • Para actividades sindicales autorizadas
  • Según contrato colectivo
  • Requiere notificación del sindicato

Configuración Típica:

Nombre: Permiso Sindical
Código: SIND
Afecta nómina: No
Requiere documentación: Sí (oficio del sindicato)

Campos de Configuración ​

Al crear o editar un motivo de ausencia, puede configurar:

  • Nombre: Descripción del motivo (ej: "Vacaciones", "Incapacidad Médica")
  • Código: Abreviatura para identificación rápida (ej: "VAC", "INCAP")
  • Afecta nómina: Si la ausencia implica descuento de sueldo
  • Porcentaje de pago: Qué porcentaje del sueldo se paga (0%, 50%, 100%)
  • Requiere autorización: Si necesita aprobación previa
  • Requiere documentación: Si debe adjuntarse comprobante
  • Días máximos: Límite de días consecutivos o por periodo
  • Color: Color para identificación visual en calendarios
  • Activo: Si el motivo está disponible para uso

Operaciones con Motivos de Ausencia ​

Crear Nuevo Motivo ​

  1. Acceda a Datos Básicos → Motivos de Ausencias
  2. Haga clic en el botón Nuevo
  3. Complete los campos requeridos:
    • Nombre del motivo
    • Código abreviado
    • Configuración de afectación a nómina
    • Requisitos de autorización y documentación
  4. Haga clic en Guardar

Editar Motivo Existente ​

  1. Localice el motivo en la lista
  2. Haga clic en el registro para seleccionarlo
  3. Haga clic en Editar
  4. Modifique los campos necesarios
  5. Haga clic en Guardar

Eliminar Motivo ​

  1. Seleccione el motivo a eliminar
  2. Haga clic en Eliminar
  3. Confirme la eliminación

Advertencia: No puede eliminar motivos que estén siendo utilizados en registros de ausencias existentes.

Datos Iniciales ​

Al instalar HolaGest, se incluyen automáticamente algunos motivos de ausencia predefinidos:

  • Vacaciones
  • Permiso Personal
  • Incapacidad Médica
  • Falta Injustificada
  • Día Económico

Puede utilizar estos motivos, modificarlos o eliminarlos según las necesidades de su empresa.

💰 Conceptos Salariales ​

Descripción ​

Los Conceptos Salariales son los elementos que componen la nómina de los empleados, incluyendo percepciones (ingresos) y deducciones (descuentos).

Propósito ​

  • Estructurar la nómina: Definir todos los componentes del pago al empleado
  • Calcular correctamente: Aplicar fórmulas y porcentajes adecuados
  • Cumplir normativas: Incluir conceptos requeridos por ley
  • Generar reportes: Analizar costos por concepto
  • Integrar con contabilidad: Asignar cuentas contables a cada concepto

Tipos de Conceptos Salariales ​

Percepciones (Ingresos del Empleado) ​

1. Sueldo Base

Descripción: Salario ordinario del empleado
Tipo: Percepción
Gravable: Sí
Fórmula: Monto fijo mensual o por hora

2. Horas Extras

Descripción: Pago por tiempo trabajado adicional
Tipo: Percepción
Gravable: Sí (con límites según ley)
Fórmula: Horas × Salario por hora × Factor (2.0 o 3.0)

3. Bono de Puntualidad

Descripción: Incentivo por asistencia puntual
Tipo: Percepción
Gravable: Sí
Fórmula: Monto fijo o porcentaje del sueldo

4. Bono de Productividad

Descripción: Incentivo por cumplimiento de metas
Tipo: Percepción
Gravable: Sí
Fórmula: Variable según resultados

5. Comisiones

Descripción: Pago por ventas o resultados
Tipo: Percepción
Gravable: Sí
Fórmula: Porcentaje de ventas o monto por unidad

6. Aguinaldo

Descripción: Pago anual obligatorio
Tipo: Percepción
Gravable: Parcialmente (según legislación)
Fórmula: Días de salario según antigüedad

7. Prima Vacacional

Descripción: Pago adicional durante vacaciones
Tipo: Percepción
Gravable: Parcialmente
Fórmula: Porcentaje del salario de vacaciones (25% típicamente)

8. Vales de Despensa

Descripción: Apoyo para compra de alimentos
Tipo: Percepción
Gravable: No (hasta cierto límite)
Fórmula: Monto fijo o porcentaje del salario mínimo

9. Ayuda de Transporte

Descripción: Apoyo para gastos de traslado
Tipo: Percepción
Gravable: Depende de legislación
Fórmula: Monto fijo mensual

10. Fondo de Ahorro

Descripción: Aportación de la empresa al ahorro del empleado
Tipo: Percepción
Gravable: No (si cumple requisitos)
Fórmula: Porcentaje del sueldo (igualando aportación del empleado)

Deducciones (Descuentos al Empleado) ​

1. Impuesto Sobre la Renta (ISR)

Descripción: Retención de impuesto federal
Tipo: Deducción
Obligatorio: Sí
Fórmula: Según tablas fiscales vigentes

2. Seguridad Social

Descripción: Aportación del empleado al seguro social
Tipo: Deducción
Obligatorio: Sí
Fórmula: Porcentaje del salario base de cotización

3. Fondo de Ahorro (Aportación del Empleado)

Descripción: Descuento para ahorro del empleado
Tipo: Deducción
Obligatorio: No
Fórmula: Porcentaje del sueldo (igualado por empresa)

4. Préstamos

Descripción: Descuento por préstamos otorgados
Tipo: Deducción
Obligatorio: No
Fórmula: Monto fijo o porcentaje del sueldo

5. Vales de Efectivo

Descripción: Descuento por vales otorgados
Tipo: Deducción
Obligatorio: No
Fórmula: Monto del vale otorgado

6. Faltas

Descripción: Descuento por días no trabajados
Tipo: Deducción
Obligatorio: Sí (si hay ausencias injustificadas)
Fórmula: Días de falta × Salario diario

7. Retardos

Descripción: Descuento por llegadas tarde
Tipo: Deducción
Obligatorio: Según política de empresa
Fórmula: Minutos de retardo × Salario por minuto

8. Pensión Alimenticia

Descripción: Descuento por orden judicial
Tipo: Deducción
Obligatorio: Sí (si hay orden judicial)
Fórmula: Porcentaje o monto fijo según orden

9. Cuota Sindical

Descripción: Aportación al sindicato
Tipo: Deducción
Obligatorio: Según contrato colectivo
Fórmula: Porcentaje del sueldo o monto fijo

10. Seguro de Vida

Descripción: Prima de seguro de vida
Tipo: Deducción
Obligatorio: No
Fórmula: Monto fijo mensual

Campos de Configuración ​

Al crear o editar un concepto salarial:

  • Nombre: Descripción del concepto (ej: "Sueldo Base", "ISR")
  • Código: Abreviatura para identificación (ej: "SUELDO", "ISR")
  • Tipo: Percepción o Deducción
  • Gravable: Si está sujeto a impuestos
  • Integra: Si integra para cálculo de prestaciones
  • Fórmula: Cómo se calcula el concepto
  • Cuenta contable: Cuenta para registro contable
  • Orden: Secuencia de cálculo en la nómina
  • Activo: Si el concepto está disponible

Fórmulas de Cálculo ​

Los conceptos pueden tener diferentes tipos de fórmulas:

Monto Fijo:

Ejemplo: Vales de Despensa = $1,000.00 mensuales

Porcentaje del Sueldo:

Ejemplo: Fondo de Ahorro = 5% del sueldo base
Si sueldo = $10,000.00
Fondo de Ahorro = $10,000.00 × 5% = $500.00

Por Unidad:

Ejemplo: Horas Extras = Horas trabajadas × Salario por hora × 2.0
Si trabajó 5 horas extra y gana $50/hora
Horas Extras = 5 × $50.00 × 2.0 = $500.00

Tabla o Tarifa:

Ejemplo: ISR según tabla de impuestos
Ingreso gravable → Buscar en tabla → Aplicar tarifa y cuota fija

Fórmula Personalizada:

Ejemplo: Bono = (Ventas - Meta) × 2% si Ventas > Meta, sino 0

📝 Contratos ​

Descripción ​

Los Contratos son los tipos de relación laboral que la empresa utiliza para la contratación de empleados.

Propósito ​

  • Clasificar empleados: Diferenciar tipos de relación laboral
  • Definir derechos: Establecer prestaciones según tipo de contrato
  • Cumplir normativas: Utilizar contratos conforme a la ley
  • Generar documentos: Crear contratos automáticamente
  • Analizar costos: Evaluar costos por tipo de contrato

Tipos Comunes de Contratos ​

1. Contrato por Tiempo Indeterminado ​

Características:

  • Sin fecha de terminación definida
  • Relación laboral permanente
  • Todas las prestaciones de ley
  • Mayor estabilidad para el empleado

Configuración Típica:

Nombre: Tiempo Indeterminado
Código: INDEF
Duración: Indefinida
Prestaciones: Completas
Periodo de prueba: 30 días

2. Contrato por Tiempo Determinado ​

Características:

  • Fecha de inicio y fin definidas
  • Para proyectos específicos o temporadas
  • Prestaciones proporcionales
  • Puede renovarse

Configuración Típica:

Nombre: Tiempo Determinado
Código: TEMP
Duración: Definida (ej: 6 meses)
Prestaciones: Proporcionales
Renovable: Sí

3. Contrato por Obra Determinada ​

Características:

  • Duración ligada a un proyecto específico
  • Termina al concluir la obra
  • Prestaciones proporcionales
  • Común en construcción y proyectos

Configuración Típica:

Nombre: Por Obra Determinada
Código: OBRA
Duración: Hasta conclusión de obra
Prestaciones: Proporcionales
Proyecto: Especificar

4. Contrato de Capacitación Inicial ​

Características:

  • Para entrenar al empleado
  • Duración limitada (3-6 meses)
  • Puede convertirse en indefinido
  • Salario puede ser menor

Configuración Típica:

Nombre: Capacitación Inicial
Código: CAPAC
Duración: 3-6 meses
Prestaciones: Básicas
Conversión: A tiempo indeterminado

5. Contrato por Temporada ​

Características:

  • Para periodos específicos del año
  • Común en retail (temporada navideña)
  • Se repite anualmente
  • Prestaciones proporcionales

Configuración Típica:

Nombre: Por Temporada
Código: TEMP-ESTAC
Duración: Periodo específico (ej: Nov-Ene)
Prestaciones: Proporcionales
Recurrente: Anual

6. Contrato de Honorarios ​

Características:

  • Relación mercantil, no laboral
  • Sin prestaciones laborales
  • Pago por servicios profesionales
  • Facturación requerida

Configuración Típica:

Nombre: Honorarios
Código: HONOR
Duración: Por proyecto o periodo
Prestaciones: Ninguna
Facturación: Requerida

7. Contrato de Medio Tiempo ​

Características:

  • Jornada reducida (4 horas típicamente)
  • Prestaciones proporcionales
  • Salario proporcional
  • Puede ser indefinido o temporal

Configuración Típica:

Nombre: Medio Tiempo
Código: MT
Duración: Indefinida o determinada
Jornada: 4 horas diarias
Prestaciones: Proporcionales al 50%

8. Contrato de Prácticas Profesionales ​

Características:

  • Para estudiantes en formación
  • Duración limitada
  • Puede ser con o sin remuneración
  • Objetivo educativo

Configuración Típica:

Nombre: Prácticas Profesionales
Código: PRACT
Duración: 3-6 meses
Remuneración: Variable
Prestaciones: Limitadas

Campos de Configuración ​

Al crear o editar un tipo de contrato:

  • Nombre: Descripción del contrato
  • Código: Abreviatura
  • Tipo de duración: Indefinido, Determinado, Por Obra
  • Duración estándar: Meses o días típicos
  • Prestaciones: Completas, Proporcionales, Ninguna
  • Periodo de prueba: Días de periodo de prueba
  • Renovable: Si puede renovarse automáticamente
  • Plantilla de documento: Archivo de contrato para generar
  • Activo: Si está disponible para uso

🏢 Departamentos ​

Descripción ​

Los Departamentos son las áreas o divisiones organizacionales de la empresa que permiten estructurar y organizar a los empleados.

Propósito ​

  • Organizar empleados: Agrupar personal por área funcional
  • Asignar responsabilidades: Definir jerarquías y supervisores
  • Generar reportes: Analizar costos y productividad por departamento
  • Controlar presupuestos: Asignar y controlar gastos de nómina
  • Facilitar comunicación: Organizar estructura organizacional

Ejemplos de Departamentos ​

Departamentos Administrativos ​

- Dirección General
- Recursos Humanos
- Finanzas y Contabilidad
- Administración
- Legal
- Sistemas / TI

Departamentos Operativos ​

- Producción
- Operaciones
- Logística
- Almacén
- Mantenimiento
- Control de Calidad

Departamentos Comerciales ​

- Ventas
- Marketing
- Servicio al Cliente
- Comercio Electrónico
- Desarrollo de Negocios

Departamentos de Soporte ​

- Compras
- Recursos Materiales
- Seguridad
- Limpieza
- Recepción

Campos de Configuración ​

Al crear o editar un departamento:

  • Nombre: Nombre del departamento
  • Código: Abreviatura (ej: "RRHH", "VENTAS")
  • Descripción: Descripción detallada de funciones
  • Responsable: Gerente o jefe del departamento
  • Departamento superior: Departamento padre (jerarquía)
  • Centro de costo: Para control presupuestal
  • Ubicación: Oficina o sucursal
  • Activo: Si está en operación

Jerarquía de Departamentos ​

Puede crear estructura jerárquica:

Dirección General
├── Finanzas
│   ├── Contabilidad
│   ├── Tesorería
│   └── Crédito y Cobranza
├── Operaciones
│   ├── Producción
│   ├── Logística
│   └── Almacén
└── Comercial
    ├── Ventas
    ├── Marketing
    └── Servicio al Cliente

🎉 Días Festivos ​

Descripción ​

Los Días Festivos son los días no laborables oficiales en los que, por ley o política de empresa, los empleados no trabajan o reciben compensación especial si lo hacen.

Propósito ​

  • Planificar horarios: Identificar días no laborables
  • Calcular nómina: Pagar días festivos según corresponda
  • Controlar horas extras: Pagar tiempo extra si se trabaja en festivo
  • Cumplir normativas: Respetar días de descanso obligatorio
  • Generar calendarios: Mostrar días festivos en planificación

Funcionamiento ​

Empleado NO trabaja en día festivo:

Día festivo → Empleado descansa → Se paga el día completo → Sin descuento

Empleado SÍ trabaja en día festivo:

Día festivo → Empleado trabaja → Se paga el día + horas trabajadas como extras
Ejemplo: Día normal + (Horas trabajadas × 2.0)

Tipos de Días Festivos ​

Festivos Oficiales (Según legislación de cada país) ​

México:

- 1 de enero: Año Nuevo
- Primer lunes de febrero: Día de la Constitución
- Tercer lunes de marzo: Natalicio de Benito Juárez
- 1 de mayo: Día del Trabajo
- 16 de septiembre: Día de la Independencia
- Tercer lunes de noviembre: Día de la Revolución Mexicana
- 25 de diciembre: Navidad
- (Día de elecciones federales)

España:

- 1 de enero: Año Nuevo
- 6 de enero: Epifanía del Señor
- Viernes Santo
- 1 de mayo: Fiesta del Trabajo
- 15 de agosto: Asunción de la Virgen
- 12 de octubre: Fiesta Nacional de España
- 1 de noviembre: Todos los Santos
- 6 de diciembre: Día de la Constitución
- 8 de diciembre: Inmaculada Concepción
- 25 de diciembre: Navidad

Festivos Locales ​

Días festivos específicos de estados, provincias o municipios:

- Día del santo patrón local
- Aniversario de la ciudad
- Festividades regionales

Festivos de Empresa ​

Días adicionales que la empresa otorga:

- Aniversario de la empresa
- Día del empleado
- Puente entre festivos
- Cierre de fin de año

Campos de Configuración ​

Al registrar un día festivo:

  • Fecha: Día específico (ej: 25/12/2024)
  • Nombre: Descripción del festivo (ej: "Navidad")
  • Tipo: Oficial, Local, Empresa
  • Obligatorio: Si es de descanso obligatorio
  • Recurrente: Si se repite cada año
  • Ámbito: Nacional, Estatal, Municipal, Empresa
  • Pago: Si se paga aunque no se trabaje
  • Factor de horas extras: Multiplicador si se trabaja (2.0, 2.5, 3.0)

Gestión de Festivos Recurrentes ​

Para festivos que se repiten anualmente:

Opción 1: Fecha Fija

Navidad: 25 de diciembre de cada año
Configuración: Recurrente = Sí, Fecha = 25/12

Opción 2: Fecha Variable

Día de la Constitución (México): Primer lunes de febrero
Configuración: Recurrente = Sí, Regla = "Primer lunes de febrero"

Importación de Festivos ​

El sistema puede incluir funcionalidad para:

  • Importar festivos oficiales del país automáticamente
  • Actualizar anualmente los festivos del siguiente año
  • Importar desde archivo (Excel, CSV)
  • Sincronizar con calendario externo

📎 Tipos de Documentos ​

Descripción ​

Los Tipos de Documentos son las categorías utilizadas para clasificar y organizar la documentación adjunta en los expedientes de los empleados.

Propósito ​

  • Organizar documentación: Clasificar archivos por tipo
  • Facilitar búsqueda: Localizar documentos rápidamente
  • Controlar vencimientos: Alertar sobre documentos próximos a caducar
  • Cumplir normativas: Asegurar que se tenga documentación requerida
  • Auditar expedientes: Verificar completitud de documentación

Tipos Comunes de Documentos ​

Documentos Personales ​

- Acta de Nacimiento
- Identificación Oficial (INE, DNI, Pasaporte)
- CURP / Documento de Identidad Nacional
- RFC / Número Fiscal
- Comprobante de Domicilio
- Licencia de Conducir
- Cartilla Militar (si aplica)

Documentos Académicos ​

- Certificado de Estudios
- Título Profesional
- Cédula Profesional
- Certificaciones Técnicas
- Diplomas de Cursos
- Constancias de Capacitación

Documentos Laborales ​

- Contrato de Trabajo
- Carta Oferta
- Descripción de Puesto
- Evaluaciones de Desempeño
- Cartas de Recomendación
- Constancias Laborales Anteriores
- Finiquitos de Empleos Anteriores

Documentos Médicos ​

- Certificado Médico de Ingreso
- Análisis Clínicos
- Certificado de Vacunación
- Incapacidades Médicas
- Constancias de Salud
- Certificado de No Embarazo (donde sea legal)

Documentos de Seguridad Social ​

- Alta en Seguridad Social
- Número de Seguridad Social
- Afiliación a Servicios Médicos
- Beneficiarios Registrados

Documentos Bancarios ​

- Estado de Cuenta
- Carátula de Cuenta Bancaria
- CLABE Interbancaria
- Contrato de Nómina Bancaria

Documentos Administrativos ​

- Recibos de Nómina
- Comprobantes Fiscales
- Avisos de Modificación Salarial
- Cartas Administrativas
- Acuerdos y Convenios

Documentos Disciplinarios ​

- Amonestaciones Verbales (acta)
- Amonestaciones Escritas
- Actas de Sanción
- Actas Administrativas

Campos de Configuración ​

Al crear o editar un tipo de documento:

  • Nombre: Descripción del tipo (ej: "Contrato de Trabajo")
  • Código: Abreviatura (ej: "CONTRATO")
  • Categoría: Personal, Laboral, Médico, etc.
  • Obligatorio: Si es requerido para todos los empleados
  • Tiene vencimiento: Si el documento caduca
  • Días de alerta: Días antes del vencimiento para alertar
  • Formato permitido: PDF, JPG, PNG, DOCX, etc.
  • Tamaño máximo: Límite de tamaño del archivo
  • Activo: Si está disponible para uso

Control de Vencimientos ​

Para documentos con fecha de caducidad:

Configuración de Alertas:

Tipo de Documento: Certificado Médico
Tiene vencimiento: Sí
Vigencia: 1 año
Días de alerta: 30 días antes

Resultado:
- 30 días antes del vencimiento → Alerta amarilla
- 15 días antes del vencimiento → Alerta naranja
- Documento vencido → Alerta roja

Notificaciones Automáticas:

  • Email al empleado
  • Email a RR.HH.
  • Notificación en el sistema
  • Reporte de documentos próximos a vencer

⚖️ Sanciones ​

Descripción ​

Las Sanciones son las medidas disciplinarias que la empresa puede aplicar a un empleado en caso de cometer una falta laboral.

Propósito ​

  • Establecer consecuencias: Definir medidas por incumplimientos
  • Estandarizar proceso: Aplicar sanciones de manera consistente
  • Documentar disciplina: Registrar formalmente las sanciones
  • Cumplir normativas: Aplicar sanciones conforme a la ley
  • Promover mejora: Corregir comportamientos inadecuados

Tipos de Sanciones ​

1. Amonestación Verbal ​

Características:

  • Llamada de atención informal
  • Sin registro permanente (o registro mínimo)
  • Primera instancia disciplinaria
  • Propósito correctivo

Configuración Típica:

Nombre: Amonestación Verbal
Código: AMOV
Gravedad: Leve
Afecta nómina: No
Registro: Opcional
Reincidencia: Puede escalar a escrita

2. Amonestación Escrita ​

Características:

  • Documento formal de advertencia
  • Registro permanente en expediente
  • Requiere firma del empleado
  • Segunda instancia disciplinaria

Configuración Típica:

Nombre: Amonestación Escrita
Código: AMOE
Gravedad: Media
Afecta nómina: No
Registro: Obligatorio
Firma requerida: Sí
Reincidencia: Puede escalar a suspensión

3. Suspensión Temporal ​

Características:

  • Suspensión sin goce de sueldo
  • Días específicos de suspensión (1-8 días típicamente)
  • Registro formal requerido
  • Tercera instancia disciplinaria

Configuración Típica:

Nombre: Suspensión Temporal
Código: SUSP
Gravedad: Alta
Afecta nómina: Sí (sin goce de sueldo)
Días: 1-8 días según gravedad
Registro: Obligatorio
Reincidencia: Puede escalar a rescisión

4. Suspensión Definitiva / Rescisión ​

Características:

  • Terminación de la relación laboral
  • Justificación legal requerida
  • Proceso de finiquito
  • Última instancia disciplinaria

Configuración Típica:

Nombre: Rescisión de Contrato
Código: RESC
Gravedad: Muy Alta
Afecta nómina: Termina relación laboral
Proceso: Finiquito según ley
Registro: Obligatorio
Apelación: Según legislación

5. Descuento Económico ​

Características:

  • Multa o descuento en nómina
  • Monto o porcentaje definido
  • Debe estar contemplado en reglamento
  • Límites legales aplicables

Configuración Típica:

Nombre: Descuento Económico
Código: DESC
Gravedad: Variable
Afecta nómina: Sí (descuento)
Monto: Según falta y reglamento
Límite: Máximo legal permitido

6. Cambio de Puesto o Área ​

Características:

  • Reasignación a otro puesto
  • Puede implicar cambio de salario
  • Requiere justificación
  • Debe ser legal y justificado

Configuración Típica:

Nombre: Reasignación de Puesto
Código: REASI
Gravedad: Media-Alta
Afecta nómina: Puede afectar
Temporal/Permanente: Según caso
Registro: Obligatorio

Campos de Configuración ​

Al crear o editar una sanción:

  • Nombre: Descripción de la sanción
  • Código: Abreviatura
  • Gravedad: Leve, Media, Alta, Muy Alta
  • Afecta nómina: Si implica descuento o suspensión
  • Días de suspensión: Si aplica
  • Monto de descuento: Si aplica
  • Requiere firma: Si necesita firma del empleado
  • Requiere testigos: Si necesita testigos
  • Apelable: Si el empleado puede apelar
  • Activo: Si está disponible para aplicar

Proceso de Aplicación ​

Flujo recomendado para aplicar sanciones:

  1. Identificación de la falta
  2. Investigación del incidente
  3. Determinación de la sanción según catálogo
  4. Notificación al empleado
  5. Audiencia (derecho de defensa)
  6. Aplicación de la sanción
  7. Registro en el sistema
  8. Seguimiento

🚨 Faltas Disciplinarias ​

Descripción ​

Las Faltas Disciplinarias son las infracciones o incumplimientos laborales que puede cometer un empleado y que son sancionables según el reglamento interno y la legislación laboral.

Propósito ​

  • Definir infracciones: Establecer qué comportamientos son sancionables
  • Clasificar gravedad: Diferenciar faltas leves, graves y muy graves
  • Asignar sanciones: Vincular cada falta con sanción correspondiente
  • Cumplir normativas: Basar faltas en legislación laboral
  • Promover disciplina: Comunicar expectativas de comportamiento

Clasificación de Faltas ​

Faltas Leves ​

Infracciones menores que generalmente resultan en amonestación verbal o escrita:

- Retardos ocasionales (dentro de límite permitido)
- Uso inadecuado de uniforme
- Descuido menor en el trabajo
- Uso personal de teléfono en horario laboral
- Desorden en área de trabajo
- Incumplimiento de procedimientos menores

Sanción Típica: Amonestación verbal o escrita

Faltas Graves ​

Infracciones serias que pueden resultar en suspensión:

- Retardos frecuentes o excesivos
- Faltas injustificadas (1-2 días)
- Desobediencia a órdenes del superior
- Negligencia en el trabajo
- Uso inadecuado de recursos de la empresa
- Discusiones o altercados con compañeros
- Incumplimiento de normas de seguridad
- Salir del trabajo sin autorización

Sanción Típica: Amonestación escrita o suspensión temporal (1-3 días)

Faltas Muy Graves ​

Infracciones severas que pueden resultar en rescisión del contrato:

- Faltas injustificadas continuas (3+ días)
- Robo o fraude
- Violencia física contra compañeros o superiores
- Acoso laboral o sexual
- Embriaguez o uso de drogas en el trabajo
- Divulgación de información confidencial
- Daño intencional a propiedad de la empresa
- Competencia desleal
- Falsificación de documentos
- Insubordinación grave

Sanción Típica: Suspensión prolongada o rescisión de contrato

Campos de Configuración ​

Al crear o editar una falta disciplinaria:

  • Nombre: Descripción de la falta
  • Código: Abreviatura
  • Categoría: Leve, Grave, Muy Grave
  • Descripción detallada: Explicación de la falta
  • Sanción sugerida: Sanción típica para esta falta
  • Reincidencia: Sanción si se repite la falta
  • Base legal: Artículo de ley o reglamento que la sustenta
  • Activo: Si está vigente

Vinculación con Sanciones ​

Cada falta puede tener sanciones progresivas:

Ejemplo: Retardos

Primera vez: Amonestación verbal
Segunda vez: Amonestación escrita
Tercera vez: Suspensión 1 día
Cuarta vez: Suspensión 3 días
Quinta vez: Rescisión de contrato

Ejemplo: Robo

Primera vez: Rescisión inmediata + denuncia penal
(No hay progresión, es falta muy grave)

🔧 Operaciones sobre los Datos ​

Acciones Disponibles ​

Para gestionar los datos en cada pestaña del apartado Datos Básicos, puede realizar las siguientes operaciones:

1. Añadir Nuevos Registros ​

Proceso:

  1. Seleccione la pestaña del catálogo deseado
  2. Haga clic en el botón Nuevo
  3. Complete el formulario con la información requerida
  4. Haga clic en Guardar

Ejemplo:

Agregar nuevo departamento:
1. Ir a Datos Básicos → Departamentos
2. Clic en "Nuevo"
3. Completar:
   - Nombre: Marketing Digital
   - Código: MKTD
   - Responsable: Juan Pérez
4. Guardar

2. Editar Registros Existentes ​

Proceso:

  1. Localice el registro en la lista
  2. Haga clic en el registro para seleccionarlo
  3. Haga clic en el botón Editar
  4. Modifique los campos necesarios
  5. Haga clic en Guardar

Ejemplo:

Modificar un concepto salarial:
1. Ir a Datos Básicos → Conceptos Salariales
2. Buscar "Bono de Puntualidad"
3. Clic en "Editar"
4. Cambiar monto de $500 a $600
5. Guardar

3. Eliminar Registros ​

Proceso:

  1. Seleccione el registro a eliminar
  2. Haga clic en el botón Eliminar
  3. Confirme la eliminación en el diálogo

Advertencias:

  • ⚠️ No puede eliminar registros que estén siendo utilizados
  • ⚠️ La eliminación es permanente y no se puede deshacer
  • ⚠️ Considere desactivar en lugar de eliminar

Ejemplo:

Intentar eliminar un departamento:
- Si hay empleados asignados → Error: "No se puede eliminar"
- Si no hay empleados → Se elimina correctamente

4. Buscar Datos ​

Proceso:

  1. Utilice el campo de búsqueda en la parte superior
  2. Ingrese palabras clave
  3. El sistema filtrará los resultados en tiempo real

Ejemplos de Búsqueda:

- Buscar "ventas" → Muestra departamento de Ventas, puestos de ventas, etc.
- Buscar "ISR" → Muestra concepto de Impuesto Sobre la Renta
- Buscar "vacaciones" → Muestra motivo de ausencia "Vacaciones"

5. Filtrar Información ​

Proceso:

  1. Haga clic en el icono de filtro
  2. Seleccione los criterios de filtrado
  3. Aplique el filtro
  4. Los resultados se actualizan automáticamente

Ejemplos de Filtros:

Conceptos Salariales:
- Filtrar por tipo: Solo Percepciones
- Filtrar por gravable: Solo conceptos gravables
- Filtrar por activo: Solo conceptos activos

Departamentos:
- Filtrar por ubicación: Solo departamentos de Sucursal Norte
- Filtrar por responsable: Solo departamentos de cierto gerente

6. Ordenar Registros ​

Proceso:

  1. Haga clic en el encabezado de la columna por la que desea ordenar
  2. Primer clic: Orden ascendente (A-Z, 0-9)
  3. Segundo clic: Orden descendente (Z-A, 9-0)

Ejemplos de Ordenamiento:

- Ordenar departamentos por nombre alfabéticamente
- Ordenar conceptos salariales por código
- Ordenar días festivos por fecha
- Ordenar sanciones por gravedad

7. Exportar Datos ​

Proceso:

  1. Haga clic en el botón Exportar
  2. Seleccione el formato (Excel, PDF, CSV)
  3. El archivo se descarga automáticamente

Usos:

  • Respaldo de catálogos
  • Análisis en Excel
  • Documentación impresa
  • Importación en otros sistemas

8. Importar Datos ​

Proceso:

  1. Prepare un archivo con el formato requerido
  2. Haga clic en el botón Importar
  3. Seleccione el archivo
  4. Revise la vista previa
  5. Confirme la importación

Usos:

  • Carga inicial masiva de datos
  • Migración desde otro sistema
  • Actualización masiva de registros

📋 Datos Iniciales Predefinidos ​

Catálogos Precargados ​

Al instalar HolaGest por primera vez, el sistema incluye automáticamente algunos datos iniciales en cada catálogo. Estos datos sirven como:

  • Referencia: Ejemplos de cómo configurar cada tipo de dato
  • Punto de partida: Base para personalizar según su empresa
  • Exploración: Conocer las posibilidades del sistema

¿Qué Hacer con los Datos Iniciales? ​

Tiene tres opciones:

Opción 1: Utilizarlos ​

Si los datos predefinidos se ajustan a sus necesidades, puede utilizarlos directamente.

Opción 2: Personalizarlos ​

Puede editar los datos iniciales para adaptarlos a su empresa:

  • Cambiar nombres
  • Modificar códigos
  • Ajustar configuraciones
  • Agregar campos personalizados

Opción 3: Eliminarlos y Crear Nuevos ​

Puede eliminar todos los datos iniciales y crear su propio catálogo desde cero.

Recomendación ​

Para la mayoría de las empresas, recomendamos:

  1. Revisar los datos iniciales
  2. Conservar los que sean útiles
  3. Modificar los que necesiten ajustes
  4. Agregar los datos específicos de su empresa
  5. Eliminar solo los que definitivamente no utilizará

✅ Lista de Verificación de Configuración ​

Antes de comenzar a dar de alta empleados, verifique que ha configurado:

Catálogos Esenciales ​

  • [ ] Al menos 3-5 motivos de ausencia comunes
  • [ ] Conceptos salariales básicos (sueldo, ISR, IMSS)
  • [ ] Al menos 2-3 tipos de contrato utilizados
  • [ ] Departamentos principales de la empresa
  • [ ] Días festivos del año en curso
  • [ ] Tipos de documentos requeridos para empleados

Catálogos Opcionales (según necesidad) ​

  • [ ] Catálogo de sanciones
  • [ ] Catálogo de faltas disciplinarias
  • [ ] Puestos de trabajo
  • [ ] Niveles jerárquicos
  • [ ] Centros de costo

Validación ​

  • [ ] Todos los catálogos tienen al menos un registro activo
  • [ ] Los códigos son únicos y consistentes
  • [ ] Las descripciones son claras y comprensibles
  • [ ] Los datos están alineados con políticas de la empresa
  • [ ] Se ha capacitado al personal de RR.HH. sobre los catálogos

💡 Mejores Prácticas ​

Recomendaciones Generales ​

  1. Mantenga catálogos simples: No cree demasiadas categorías innecesarias
  2. Use códigos consistentes: Establezca un estándar de nomenclatura
  3. Documente decisiones: Registre por qué se creó cada elemento
  4. Revise periódicamente: Elimine o desactive elementos obsoletos
  5. Capacite al equipo: Asegúrese de que todos entiendan los catálogos
  6. Respalde regularmente: Exporte los catálogos como respaldo

Nomenclatura de Códigos ​

Establezca un estándar consistente:

Ejemplos:

Departamentos: RRHH, VENTAS, PROD, ADMIN
Conceptos: SUELDO, ISR, IMSS, BONOPUNT
Contratos: INDEF, TEMP, OBRA, HONOR
Ausencias: VAC, PERM, INCAP, FALTA

Mantenimiento de Catálogos ​

Revisión Trimestral:

  • Identificar elementos no utilizados
  • Actualizar descripciones si es necesario
  • Agregar nuevos elementos requeridos
  • Desactivar (no eliminar) elementos obsoletos

Revisión Anual:

  • Actualizar días festivos del siguiente año
  • Revisar conceptos salariales según cambios legales
  • Actualizar tipos de contrato según nuevas modalidades
  • Revisar y actualizar sanciones según reglamento

🆘 Solución de Problemas ​

Problemas Comunes ​

Problema 1: No puedo eliminar un registro ​

Causa: El registro está siendo utilizado en otros módulos

Solución:

  1. Identifique dónde se está utilizando
  2. Elimine o modifique esos registros primero
  3. O desactive el registro en lugar de eliminarlo

Problema 2: Los cambios no se reflejan en nómina ​

Causa: La nómina ya fue calculada con valores anteriores

Solución:

  1. Recalcule la nómina después de hacer cambios
  2. O aplique los cambios para el siguiente periodo

Problema 3: Duplicados en catálogos ​

Causa: Creación manual de registros similares

Solución:

  1. Busque antes de crear nuevos registros
  2. Consolide registros duplicados
  3. Establezca proceso de revisión antes de crear

📚 Recursos Adicionales ​

Guías Relacionadas ​

Documentación Técnica ​

  • Guía de importación masiva de datos
  • API para integración de catálogos
  • Plantillas de Excel para importación

📞 Soporte ​

Si necesita ayuda con la configuración de datos básicos:

Última actualización: 2024 Versión del documento: 2.0 Módulo: RR.HH. - Los Datos Básicos

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