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📊 Cómo Cambiar la Subcuenta de un Proveedor ​

📋 Índice de Contenidos ​

🎯 Introducción ​

Por defecto, HolaGest asigna automáticamente una subcuenta contable al crear la primera factura de un proveedor. Sin embargo, en algunos casos puede necesitar modificar o asignar manualmente la subcuenta de un proveedor.

Esta guía le mostrará cómo hacer visible el campo de subcuenta en la ficha del proveedor y cómo modificarlo.

¿Cuándo necesito cambiar la subcuenta? ​

Puede necesitar cambiar la subcuenta de un proveedor en estos casos:

  • ✅ Ya tiene una subcuenta creada previamente en su plan contable
  • ✅ Quiere usar una subcuenta específica diferente a la automática
  • ✅ Necesita corregir una subcuenta asignada incorrectamente
  • ✅ Está migrando datos de otro sistema contable
  • ✅ Su asesor contable requiere una numeración específica

📚 Conceptos Previos ​

🔍 ¿Qué es una Subcuenta? ​

Una subcuenta es una subdivisión de una cuenta contable que permite identificar de forma única a cada proveedor o acreedor en la contabilidad.

📊 Estructura de Subcuentas de Proveedores ​

HolaGest utiliza la siguiente estructura estándar:

TipoCuenta PrincipalSubcuentaEjemplo
Proveedores400400.XXX400.001, 400.023
Acreedores410410.XXX410.001, 410.015

Donde XXX es típicamente el código del proveedor/acreedor.

⚙️ Asignación Automática ​

Comportamiento por defecto:

  1. Crea un proveedor con código 23
  2. Al crear la primera factura, HolaGest crea automáticamente la subcuenta 400.23
  3. La subcuenta queda vinculada al proveedor

🔧 Modificación Manual ​

Si necesita usar una subcuenta diferente, debe:

  1. Hacer visible el campo de subcuenta en la ficha del proveedor
  2. Seleccionar o crear la subcuenta deseada

📝 Proceso Paso a Paso ​

Paso 1: Acceder a la Ficha del Proveedor ​

  1. Vaya a Menú Compras > Proveedores
  2. Busque el proveedor que desea modificar
  3. Haga clic sobre el nombre del proveedor para abrir su ficha

Paso 2: Abrir las Opciones de Visualización ​

En la ficha del proveedor:

  1. Busque el botón "Opciones" en la parte superior de la pantalla
  2. Haga clic en el botón "Opciones"
  3. Se abrirá un panel con la configuración de campos visibles

💡 Nota: El botón "Opciones" puede aparecer como un icono de engranaje (⚙️) o tres puntos verticales (⋮) según la versión de HolaGest.

Paso 3: Hacer Visible el Campo Subcuenta ​

En el panel de opciones:

  1. Busque en el listado de campos la fila correspondiente a "Subcuenta"
  2. En la columna "Visualización" de esa fila, seleccione una opción de alineación:
    • Alinear a la izquierda (recomendado)
    • Alinear a la derecha
    • Centrar
  3. Pulse el botón "Guardar"

⚠️ Importante: Si la columna "Visualización" está en "Oculto" o "No mostrar", el campo no aparecerá en la ficha. Debe seleccionar una opción de alineación para hacerlo visible.

Paso 4: Modificar la Subcuenta ​

Una vez hecho visible el campo:

  1. El campo "Subcuenta" aparecerá en la ficha del proveedor

  2. Haga clic en el campo de subcuenta

  3. Puede:

    • Seleccionar una subcuenta existente del desplegable
    • Escribir el código de una subcuenta existente
    • Crear una nueva subcuenta (si tiene permisos)

  4. Pulse "Guardar" para confirmar el cambio

Paso 5: Confirmar el Cambio ​

Después de guardar:

  1. Verifique que el campo muestra la subcuenta correcta
  2. La subcuenta quedará vinculada al proveedor
  3. Las futuras facturas usarán esta subcuenta en los asientos contables

✅ Verificación del Cambio ​

Verificar en la Ficha del Proveedor ​

  1. Abra la ficha del proveedor
  2. Verifique que el campo "Subcuenta" muestra el código correcto
  3. Ejemplo: 400.023 o 410.015

Verificar en la Pestaña Subcuentas ​

  1. En la ficha del proveedor, vaya a la pestaña "Subcuentas" (panel lateral izquierdo)
  2. Verá todas las subcuentas asignadas al proveedor
  3. Verifique que aparece la subcuenta correcta

Verificar en Facturas ​

Para confirmar que las facturas usan la subcuenta correcta:

  1. Cree una factura de prueba del proveedor (o abra una existente)
  2. Apruebe la factura
  3. Vaya a Menú Contabilidad > Asientos Contables
  4. Busque el asiento generado por la factura
  5. Verifique que usa la subcuenta correcta

📖 Casos de Uso Comunes ​

Caso 1: Subcuenta Preexistente ​

Situación: Tiene un plan contable con subcuentas ya creadas y quiere asignar una específica a un proveedor nuevo.

Solución:

  1. Cree el proveedor sin crear facturas
  2. Haga visible el campo de subcuenta (pasos 1-3)
  3. Seleccione la subcuenta preexistente del desplegable
  4. Guarde los cambios
  5. Las futuras facturas usarán esta subcuenta

Caso 2: Corregir Subcuenta Incorrecta ​

Situación: HolaGest asignó automáticamente la subcuenta 400.023 pero debería ser 400.100.

Solución:

  1. Abra la ficha del proveedor
  2. Haga visible el campo de subcuenta
  3. Cambie la subcuenta a 400.100
  4. Guarde los cambios

⚠️ Advertencia: Este cambio afecta solo a futuras facturas. Las facturas ya aprobadas mantienen la subcuenta original en sus asientos contables.

Caso 3: Migración desde Otro Sistema ​

Situación: Está migrando proveedores desde otro sistema contable y quiere mantener la misma numeración de subcuentas.

Solución:

  1. Importe o cree los proveedores en HolaGest
  2. Para cada proveedor:
    • Haga visible el campo de subcuenta
    • Asigne la subcuenta correspondiente del sistema anterior
    • Guarde los cambios
  3. Verifique que todas las subcuentas están correctamente asignadas

Caso 4: Cambiar de Proveedor a Acreedor ​

Situación: Creó un proveedor (400.XXX) pero debería ser un acreedor (410.XXX).

Solución:

  1. Abra la ficha del proveedor
  2. Haga visible el campo de subcuenta
  3. Cambie la subcuenta de 400.XXX a 410.XXX
  4. Guarde los cambios

💡 Consejo: Verifique con su asesor contable si necesita realizar algún ajuste contable adicional.

❓ Preguntas Frecuentes ​

❔ ¿Puedo cambiar la subcuenta después de crear facturas? ​

Sí, puede cambiar la subcuenta en cualquier momento. Sin embargo:

  • ✅ Las nuevas facturas usarán la nueva subcuenta
  • ⚠️ Las facturas ya aprobadas mantienen la subcuenta original en sus asientos contables
  • 💡 Si necesita corregir asientos anteriores, consulte con su asesor contable

❔ ¿Qué pasa si dos proveedores tienen la misma subcuenta? ​

No es recomendable, pero técnicamente es posible:

  • ⚠️ Puede causar confusión en la contabilidad
  • ⚠️ Dificulta el seguimiento de saldos por proveedor
  • ⚠️ Puede generar problemas en informes contables
  • 💡 Cada proveedor debería tener su propia subcuenta única

❔ ¿Puedo crear una nueva subcuenta desde aquí? ​

Depende de sus permisos:

  • ✅ Si tiene permisos de administrador, puede crear subcuentas
  • ❌ Si es usuario estándar, solo puede seleccionar subcuentas existentes
  • 💡 Consulte con su administrador si necesita crear nuevas subcuentas

❔ ¿El campo de subcuenta desaparece después de guardar? ​

No, una vez que hace visible el campo de subcuenta:

  • ✅ Permanece visible en la ficha del proveedor
  • ✅ Estará visible para todos los usuarios
  • ✅ No necesita repetir el proceso de visibilidad

❔ ¿Afecta a otros proveedores hacer visible este campo? ​

Sí, la configuración de visibilidad de campos es global:

  • ✅ Al hacer visible el campo "Subcuenta" en un proveedor
  • ✅ El campo será visible en todos los proveedores
  • 💡 Esto es útil si necesita gestionar subcuentas frecuentemente

❔ ¿Puedo ocultar el campo de nuevo? ​

Sí, puede ocultar el campo siguiendo el mismo proceso:

  1. Vaya a Opciones
  2. Busque el campo "Subcuenta"
  3. En la columna "Visualización", seleccione "Oculto" o "No mostrar"
  4. Pulse "Guardar"

💡 Consejos y Buenas Prácticas ​

✅ Planifique la Numeración ​

Antes de asignar subcuentas:

  • Defina un sistema de numeración coherente
  • Consulte con su asesor contable
  • Documente el criterio de numeración
  • Mantenga consistencia en todos los proveedores

✅ Verifique Antes de Aprobar Facturas ​

Antes de aprobar la primera factura de un proveedor:

  • Verifique que la subcuenta es correcta
  • Confirme que sigue su plan contable
  • Evitará correcciones posteriores

✅ Use Subcuentas Descriptivas ​

Si su plan contable lo permite:

  • Use numeración que facilite la identificación
  • Ejemplo: 400.001 para el primer proveedor alfabéticamente
  • Mantenga un registro de la correspondencia código-proveedor

✅ Documente los Cambios ​

Si cambia subcuentas:

  • Documente el motivo del cambio
  • Anote la fecha del cambio
  • Informe a su asesor contable
  • Mantenga un registro de cambios

✅ Revise Periódicamente ​

Revise periódicamente las subcuentas:

  • Verifique que no hay duplicados
  • Confirme que siguen el plan contable
  • Detecte inconsistencias
  • Corrija errores antes de que se acumulen

✅ Coordine con Contabilidad ​

Antes de hacer cambios importantes:

  • Consulte con su departamento de contabilidad
  • Verifique el impacto en informes contables
  • Confirme que no afecta a declaraciones fiscales
  • Obtenga aprobación si es necesario

🔗 Guías Relacionadas ​

📖 Gestión de Proveedores ​

📊 Gestión Contable ​

  • Menú Contabilidad: Plan contable y subcuentas
  • Asientos contables: Verificación de asientos generados
  • Informes contables: Balances y libros contables

📊 Resumen del Proceso ​

1. Menú Compras > Proveedores
   ↓
2. Abrir ficha del proveedor
   ↓
3. Clic en botón "Opciones"
   ↓
4. Buscar campo "Subcuenta"
   ↓
5. Cambiar "Visualización" a "Alinear a la izquierda"
   ↓
6. Guardar configuración
   ↓
7. El campo "Subcuenta" ahora es visible
   ↓
8. Seleccionar o escribir la subcuenta deseada
   ↓
9. Guardar cambios
   ↓
10. ✅ Subcuenta modificada correctamente

🎯 Puntos Clave ​

✅ Recordar ​

  • El campo de subcuenta está oculto por defecto
  • Debe hacerlo visible mediante el botón "Opciones"
  • La configuración de visibilidad es global (afecta a todos los proveedores)
  • Los cambios afectan solo a futuras facturas
  • Cada proveedor debe tener una subcuenta única

⚠️ Precauciones ​

  • Verifique la subcuenta antes de aprobar facturas
  • Consulte con su asesor contable antes de hacer cambios importantes
  • Documente los cambios realizados
  • No asigne la misma subcuenta a múltiples proveedores

📌 Nota: El proceso descrito es similar para clientes, solo que las subcuentas de clientes están en las cuentas 430 (clientes) y 440 (deudores).

📌 Importante: Esta guía se actualiza periódicamente. Si encuentra alguna discrepancia o tiene sugerencias, contacte con el equipo de soporte de HolaGest.

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