📊 Estados de Documentos y Flujos de Trabajo

Los documentos comerciales pasan por diferentes estados durante su ciclo de vida. Un presupuesto puede estar pendiente, aceptado o rechazado. Un albarán puede estar entregado, devuelto o en tránsito. HolaGest implementa un sistema flexible de estados que le permite adaptar el flujo de trabajo a las necesidades específicas de su negocio.

🎯 Concepto de Estados

¿Qué son los Estados?

Los estados son etiquetas que indican la situación actual de un documento y determinan:

• Qué acciones se pueden realizar con el documento
• Si el documento es editable o está bloqueado
• Cómo afecta al inventario (suma, resta o no afecta al stock)
• Qué documento genera automáticamente al cambiar de estado
• El color y visualización en listados e informes

¿Por Qué son Importantes?

Los estados proporcionan:

Control del flujo de trabajo:

• Definen el proceso que sigue cada tipo de documento
• Evitan acciones inapropiadas en momentos incorrectos
• Facilitan el seguimiento del progreso de operaciones

Gestión de inventario:

• Controlan cuándo se actualiza el stock
• Evitan descuadres en el inventario
• Permiten reversiones controladas

Automatización:

• Generan documentos siguientes automáticamente
• Reducen trabajo manual y errores
• Aceleran procesos repetitivos

Trazabilidad:

• Registran el historial de cambios
• Facilitan auditorías
• Mejoran el control interno

👀 Visualizar el Estado de un Documento

Ubicación del Estado

Cuando abre cualquier documento (factura, albarán, pedido o presupuesto), encontrará el indicador de estado en la parte derecha del formulario.

Elementos visuales:

• Etiqueta de estado: Muestra el nombre del estado actual
• Color distintivo: Cada estado tiene un color asociado para identificación rápida
• Selector desplegable: Permite cambiar el estado si tiene permisos

Colores típicos:

• 🟢 Verde: Estados positivos (aprobado, entregado, pagado)
• 🟡 Amarillo: Estados pendientes (en proceso, pendiente de aprobación)
• 🔴 Rojo: Estados negativos (rechazado, cancelado, devuelto)
• 🔵 Azul: Estados informativos (borrador, en revisión)

Cambiar el Estado

Para cambiar el estado de un documento:

1. Abra el documento que desea modificar
2. Localice el selector de estado (parte derecha)
3. Haga clic en el selector
4. Elija el nuevo estado de la lista desplegable
5. El sistema aplicará automáticamente las acciones asociadas al nuevo estado

⚠️ Importante: Algunos cambios de estado son irreversibles o tienen efectos significativos (como actualizar el stock). Asegúrese de seleccionar el estado correcto.

⚙️ Configuración de Estados

Acceso a la Configuración

Para ver y configurar los estados disponibles:

Navegación: Menú Administrador → Panel de Control → Sección "Estados"

Aquí verá el listado completo de estados configurados en el sistema, organizados por tipo de documento.

Filtrar por Tipo de Documento

El listado muestra estados de todos los tipos de documentos. Para trabajar más cómodamente:

1. Use el filtro "Tipo de documento"
2. Seleccione el tipo específico (ej: "Pedido de cliente")
3. El listado mostrará solo los estados de ese tipo

Tipos de documento disponibles:

• Presupuesto de cliente / proveedor
• Pedido de cliente / proveedor
• Albarán de cliente / proveedor
• Factura de cliente / proveedor

📋 Propiedades de los Estados

Cada estado tiene varias propiedades que determinan su comportamiento:

Tipo de Documento

Descripción: Indica a qué tipo de documentos se aplica este estado.

Funcionamiento:

• Un estado de "Pedido de cliente" solo aparecerá en pedidos de cliente
• No puede aplicar un estado de albarán a una factura
• Cada tipo de documento tiene su conjunto independiente de estados

Ejemplo:

• Estado "Aprobado" para pedidos de cliente
• Estado "Entregado" para albaranes de cliente
• Estado "Pagada" para facturas de cliente

Por Defecto

Descripción: Indica si este es el estado inicial que se asigna automáticamente a documentos nuevos.

Funcionamiento:

• Solo puede haber un estado "por defecto" por tipo de documento
• Todos los documentos nuevos se crean con este estado
• Puede cambiar cuál es el estado por defecto

Ejemplo:

Para pedidos de cliente:

• Estado "Pendiente" marcado como "Por defecto"
• Todos los pedidos nuevos se crean como "Pendiente"
• Luego puede cambiarlos a "Aprobado", "Cancelado", etc.

Cuándo cambiar el estado por defecto:

• Si su flujo de trabajo comienza en un estado diferente
• Para adaptar el sistema a sus procesos específicos
• Cuando crea estados personalizados

Editable

Descripción: Determina si los documentos en este estado pueden modificarse.

Valores:

• Sí (editable): El documento puede abrirse y modificarse libremente
• No (bloqueado): El documento está bloqueado y no puede editarse

Uso típico:

Estados editables:

• Borrador
• Pendiente
• En revisión
• Cualquier estado "en proceso"

Estados no editables:

• Aprobado (ya no debe modificarse)
• Cancelado (cerrado definitivamente)
• Facturado (ya generó factura)
• Pagado (proceso completado)

Razones para bloquear:

• Evitar modificaciones accidentales de documentos finalizados
• Mantener integridad de documentos aprobados
• Cumplir requisitos de auditoría
• Prevenir cambios en documentos que ya generaron otros documentos

💡 Consejo: Use estados no editables para documentos que han completado su proceso y no deben modificarse.

Actualizar Stock

Descripción: Define cómo afecta este estado al inventario.

Opciones disponibles:

No hacer nada:

• El documento no afecta al stock
• Útil para estados intermedios o cancelados
• Ejemplo: Presupuesto pendiente, Pedido cancelado

Restar del stock:

• Reduce la cantidad disponible en almacén
• Usado en salidas de mercancía
• Ejemplo: Albarán de cliente entregado

Sumar al stock:

• Aumenta la cantidad disponible en almacén
• Usado en entradas de mercancía
• Ejemplo: Albarán de proveedor recibido

Funcionamiento dinámico:

Cuando cambia el estado de un documento, el sistema:

1. Deshace el efecto del estado anterior (si tenía alguno)
2. Aplica el efecto del nuevo estado

Ejemplo práctico:

1. Crea albarán de cliente (estado "Nuevo" - resta stock)

   • Stock: 100 → 90 (vendió 10 unidades)

2. Cambia a estado "Devuelto" (no hace nada)

   • Deshace la resta: 90 → 100
   • Aplica "no hacer nada": 100 (sin cambios)
   • Resultado: Stock vuelve a 100

3. Cambia a estado "Entregado" (resta stock)

   • Deshace "no hacer nada": 100 (sin cambios)
   • Aplica resta: 100 → 90
   • Resultado: Stock vuelve a 90

⚠️ Importante: Tenga cuidado al configurar esta propiedad. Errores pueden causar descuadres graves en el inventario.

Generar Tipo de Documento

Descripción: Especifica si al cambiar a este estado se genera automáticamente otro documento.

Funcionamiento:

Cuando un documento cambia a un estado con esta propiedad configurada:

1. El sistema crea automáticamente un nuevo documento del tipo especificado
2. Copia todos los datos relevantes del documento original
3. Vincula ambos documentos para trazabilidad

Casos de uso comunes:

Pedido → Albarán:

• Estado "Aprobado" en pedidos genera albaranes
• Cuando aprueba un pedido, se crea automáticamente el albarán de entrega

Albarán → Factura:

• Estado "Entregado" en albaranes genera facturas
• Cuando marca un albarán como entregado, se crea la factura

Presupuesto → Pedido:

• Estado "Aceptado" en presupuestos genera pedidos
• Cuando el cliente acepta el presupuesto, se crea el pedido

Presupuesto → Factura:

• Estado "Aceptado y facturar" genera directamente facturas
• Salta el paso intermedio de pedido y albarán

Ejemplo de flujo completo:

1. Crea presupuesto (estado "Pendiente")
2. Cliente acepta → Cambia a "Aceptado" → Genera pedido automáticamente
3. Aprueba pedido → Cambia a "Aprobado" → Genera albarán automáticamente
4. Entrega mercancía → Cambia albarán a "Entregado" → Genera factura automáticamente

Ventajas:

• Ahorra tiempo al no tener que crear documentos manualmente
• Evita errores de transcripción
• Mantiene trazabilidad completa
• Acelera el flujo de trabajo

Bloqueado

Descripción: Indica si el estado está protegido contra modificaciones accidentales.

Funcionamiento:

• Los estados predeterminados del sistema vienen bloqueados
• No puede modificar ni eliminar estados bloqueados
• Protege la configuración estándar del sistema

Desbloquear un estado:

Si realmente necesita modificar un estado predeterminado:

1. En el listado de estados, haga clic en el botón "Opciones" (esquina superior izquierda)
2. Active la visualización de la columna "Bloqueado"
3. Edite el estado que desea modificar
4. Desmarque la casilla "Bloqueado"
5. Guarde los cambios
6. Ahora puede modificar el estado

⚠️ Advertencia: No se recomienda modificar estados predeterminados a menos que sea absolutamente necesario. Es mejor crear estados personalizados nuevos.

🎨 Personalizar Estados

Crear un Estado Personalizado

Puede crear estados adicionales para adaptar el sistema a su flujo de trabajo:

Paso 1: Acceder a estados

Menú Administrador → Panel de Control → Estados → Botón "Nuevo"

Paso 2: Configurar propiedades básicas

• Nombre: Nombre descriptivo del estado (ej: "En preparación")
• Tipo de documento: Seleccione a qué tipo de documento se aplica
• Por defecto: Marque solo si debe ser el estado inicial

Paso 3: Configurar comportamiento

• Editable: Decida si permite modificaciones
• Actualizar stock: Seleccione el efecto en inventario
• Generar documento: Elija si crea otro documento automáticamente

Paso 4: Guardar

Haga clic en "Guardar" para crear el estado.

Ejemplos de Estados Personalizados

Estado "En preparación" para albaranes:

• Tipo: Albarán de cliente
• Editable: Sí
• Actualizar stock: No hacer nada (aún no se ha entregado)
• Generar: Ninguno

Uso: Indica que el pedido está siendo preparado en almacén pero aún no se ha enviado.

Estado "Pendiente de aprobación" para pedidos:

• Tipo: Pedido de cliente
• Editable: No (para evitar cambios durante revisión)
• Actualizar stock: No hacer nada
• Generar: Ninguno

Uso: Pedidos que requieren aprobación de un superior antes de procesarse.

Estado "Parcialmente entregado" para albaranes:

• Tipo: Albarán de cliente
• Editable: Sí (para ajustar cantidades)
• Actualizar stock: Restar (por lo entregado)
• Generar: Ninguno

Uso: Cuando solo se ha entregado parte del pedido.

Estado "Aceptado y facturar" para presupuestos:

• Tipo: Presupuesto de cliente
• Editable: No
• Actualizar stock: No hacer nada (el presupuesto no afecta stock)
• Generar: Factura de cliente

Uso: Presupuestos que se convierten directamente en factura sin pasar por pedido/albarán.

🔄 Flujos de Trabajo Típicos

Flujo Completo (Presupuesto → Factura)

Proceso estándar en empresas con productos físicos:

1. Presupuesto (Estado: Pendiente)

   • Cliente solicita cotización
   • Crea presupuesto
   • No afecta stock

2. Presupuesto (Estado: Aceptado → Genera Pedido)

   • Cliente acepta
   • Cambia estado a "Aceptado"
   • Sistema crea pedido automáticamente

3. Pedido (Estado: Aprobado → Genera Albarán)

   • Revisa y aprueba el pedido
   • Cambia estado a "Aprobado"
   • Sistema crea albarán automáticamente

4. Albarán (Estado: Entregado → Genera Factura)

   • Prepara y entrega mercancía
   • Cambia estado a "Entregado"
   • Resta stock
   • Sistema crea factura automáticamente

5. Factura (Estado: Pagada)

   • Cliente paga
   • Cambia estado a "Pagada"
   • Proceso completado

Flujo Simplificado (Presupuesto → Factura Directa)

Proceso para servicios o ventas simples:

1. Presupuesto (Estado: Pendiente)

   • Crea presupuesto

2. Presupuesto (Estado: Aceptado → Genera Factura)

   • Cliente acepta
   • Sistema crea factura directamente
   • Salta pedido y albarán

3. Factura (Estado: Pagada)

   • Cliente paga
   • Proceso completado

Flujo de Compras

Proceso de compra a proveedores:

1. Pedido a proveedor (Estado: Enviado)

   • Solicita mercancía al proveedor

2. Albarán de proveedor (Estado: Recibido)

   • Recibe la mercancía
   • Suma al stock

3. Factura de proveedor (Estado: Pendiente de pago)

   • Registra la factura del proveedor

4. Factura de proveedor (Estado: Pagada)

   • Realiza el pago
   • Proceso completado

🛠️ Casos de Uso Avanzados

Gestión de Devoluciones

Escenario: Cliente devuelve mercancía.

Solución con estados:

1. Cree un estado "Devuelto" para albaranes:

   • Editable: No
   • Actualizar stock: Sumar (devuelve al inventario)
   • Generar: Ninguno

2. Cuando hay devolución:

   • Localice el albarán original
   • Cambie su estado a "Devuelto"
   • El stock se actualiza automáticamente

Aprobaciones Multinivel

Escenario: Pedidos grandes requieren aprobación de gerencia.

Solución con estados:

1. Estado "Pendiente de aprobación":

   • Editable: No
   • No afecta stock
   • No genera nada

2. Estado "Aprobado por gerencia":

   • Editable: No
   • No afecta stock
   • Genera albarán

3. Flujo:

   • Comercial crea pedido (Pendiente de aprobación)
   • Gerente revisa y cambia a "Aprobado por gerencia"
   • Sistema genera albarán automáticamente

Control de Calidad

Escenario: Mercancía recibida debe pasar control de calidad.

Solución con estados:

1. Estado "Recibido - En inspección" para albaranes de proveedor:

   • Editable: Sí
   • Actualizar stock: No hacer nada (aún no disponible)
   • Generar: Ninguno

2. Estado "Aprobado - Disponible":

   • Editable: No
   • Actualizar stock: Sumar (ahora sí disponible)
   • Generar: Ninguno

3. Estado "Rechazado - Devolver":

   • Editable: No
   • Actualizar stock: No hacer nada
   • Generar: Albarán de devolución (si está configurado)

❓ Preguntas Frecuentes

P: ¿Puedo cambiar el estado de múltiples documentos a la vez? R: Depende de la versión de HolaGest. Algunas versiones permiten acciones masivas en listados.

P: ¿Se registra el historial de cambios de estado? R: Sí, HolaGest mantiene un registro de cambios en cada documento.

P: ¿Puedo eliminar un estado que ya no uso? R: Solo si no hay documentos usando ese estado. Si hay documentos, primero cámbielos a otro estado.

P: ¿Los estados afectan a los informes? R: Sí, puede filtrar informes por estado para analizar documentos en situaciones específicas.

P: ¿Puedo tener diferentes estados para diferentes series? R: No, los estados son por tipo de documento, no por serie. Todos los pedidos comparten los mismos estados disponibles.

P: ¿Qué pasa si cambio accidentalmente un estado? R: Puede volver a cambiar al estado anterior, pero los efectos (como cambios en stock) se aplicarán según la configuración.

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Recuerde: Los estados son una herramienta poderosa para controlar su flujo de trabajo. Tómese tiempo para configurarlos correctamente según sus procesos de negocio.