Cómo Crear y Gestionar Clientes
🎯 Introducción
Los clientes son el pilar fundamental de su negocio. En HolaGest, la ficha de cliente centraliza toda la información comercial, fiscal y contable necesaria para gestionar sus relaciones comerciales de forma eficiente.
Esta guía le mostrará paso a paso cómo crear, configurar y gestionar clientes en HolaGest.
📍 Acceso al Módulo de Clientes
Para acceder a la gestión de clientes:
- Vaya al Menú Ventas
- Seleccione Clientes
- Verá el listado de todos sus clientes activos
📸 [CAPTURA NUEVA: Pantalla de listado de clientes con filtros visibles]
➕ Crear un Nuevo Cliente
Paso 1: Iniciar la Creación
Pulse el botón verde con el símbolo + (Nuevo) en la parte superior del listado.
Se abrirá el formulario de nuevo cliente con los campos principales.
📸 [CAPTURA NUEVA: Botón "Nuevo" destacado en la interfaz]
Paso 2: Datos Básicos (Obligatorios)
El único campo obligatorio es el Nombre del cliente. Sin embargo, es recomendable completar la mayor cantidad de información posible.
📝 Información de Identificación
| Campo | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Nombre | Nombre comercial del cliente | "Distribuciones López" |
| Razón Social | Nombre legal/fiscal (opcional) | "Distribuciones López S.L." |
| Id. Fiscal | Tipo de identificador | NIF, CIF, NIE, Pasaporte |
| Número Fiscal | Número de identificación | B12345678 |
| Persona Natural | Marcar si es particular (no empresa) | ☑ / ☐ |
💡 Consejo: Si deja la Razón Social en blanco, se usará el Nombre en las facturas.
📞 Información de Contacto
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Teléfono | Número principal de contacto | No |
| Teléfono 2 | Número alternativo | No |
| Correo electrónico | No |
⚠️ Importante: El email es necesario si desea enviar facturas automáticamente.
Paso 3: Términos Comerciales
Configure las condiciones comerciales que se aplicarán por defecto a este cliente:
💼 Configuración Comercial
| Campo | Descripción | Uso |
|---|---|---|
| Agente | Comercial asignado | Para comisiones y seguimiento |
| Tarifa | Tarifa de precios especial | Descuentos o precios personalizados |
| Grupo | Grupo de clientes | Políticas comerciales por segmento |
| Serie | Serie de facturación | Separar tipos de facturación |
| Forma de Pago | Método de pago predeterminado | Contado, 30 días, 60 días, etc. |
| Días de Pago | Días específicos de pago | Ej: 1 y 15 de cada mes |
💰 Control de Riesgo
| Campo | Descripción | Funcionamiento |
|---|---|---|
| Riesgo Actual | Calculado automáticamente | Suma de facturas y albaranes sin pagar |
| Riesgo Máximo | Límite de crédito | Ej: 5.000€ - Bloquea ventas al superarlo |
💡 Consejo: Configure el Riesgo Máximo para clientes nuevos o con historial de impagos.
🧾 Configuración Fiscal
| Campo | Descripción | Opciones |
|---|---|---|
| Régimen de Impuestos | Tipo de IVA aplicable | General / Recargo Equivalencia / Exento |
| Retención IRPF | Retención a aplicar | 15%, 7%, personalizada |
Paso 4: Guardar el Cliente
Una vez completados los datos básicos:
- Pulse el botón "Guardar" (abajo a la derecha)
- El sistema creará el cliente y habilitará las secciones adicionales
- Se generará automáticamente una dirección de facturación
📸 [CAPTURA NUEVA: Botón "Guardar" destacado]
🏠 Gestión de Direcciones
Después de guardar el cliente, se activa la sección Direcciones.
Dirección de Facturación (Creada Automáticamente)
Al crear el cliente, HolaGest genera automáticamente una dirección de facturación. Complete los siguientes campos:
📍 Datos de la Dirección
| Campo | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Descripción | Identificador de la dirección | "Oficina Central", "Almacén Madrid" |
| Dirección | Calle, número, piso | "Calle Mayor, 123, 2º B" |
| Apartado | Apartado de correos (opcional) | "Apdo. 456" |
| Código Postal | CP de la dirección | "28013" |
| Ciudad | Población | "Madrid" |
| Provincia | Provincia o estado | "Madrid" |
| País | País de la dirección | "España" |
👤 Contacto en la Dirección
| Campo | Descripción | Uso |
|---|---|---|
| Nombre | Nombre del contacto | Puede ser diferente al cliente |
| Apellidos | Apellidos del contacto | "García Martínez" |
| Teléfono | Teléfono del contacto | Específico de esta dirección |
| Teléfono 2 | Teléfono alternativo | Móvil del contacto |
| Email del contacto | Para notificaciones de envío |
Añadir Direcciones Adicionales
Puede añadir múltiples direcciones para un mismo cliente:
- En la sección Direcciones, pulse el botón "+"
- Complete los datos de la nueva dirección
- Indique si es dirección de Facturación o Envío
- Guarde la dirección
💡 Caso de uso: Cliente con oficina central (facturación) y varios almacenes (envío).
📸 [CAPTURA NUEVA: Sección de direcciones con múltiples direcciones]
🏦 Cuentas Bancarias del Cliente
Para gestionar domiciliaciones bancarias y remesas SEPA, añada las cuentas bancarias del cliente.
Añadir Cuenta Bancaria
- Vaya a la sección Cuentas Bancarias
- Pulse el botón "+"
- Complete los siguientes datos:
| Campo | Descripción | Formato |
|---|---|---|
| Descripción | Identificador de la cuenta | "Cuenta principal", "Cuenta nóminas" |
| IBAN | Código internacional de cuenta | ES91 2100 0418 4502 0005 1332 |
| SWIFT/BIC | Código del banco | CAIXESBBXXX |
| Fecha Mandato | Fecha del mandato SEPA | 01/01/2024 |
| Principal | Marcar como cuenta principal | ☑ Solo una puede ser principal |
⚠️ Importante: La cuenta marcada como Principal se usará por defecto en remesas bancarias.
📸 [CAPTURA NUEVA: Formulario de cuenta bancaria]
📊 Subcuentas Contables
HolaGest genera automáticamente subcuentas contables para cada cliente al emitir la primera factura.
Visualizar Subcuentas
- Vaya a la sección Subcuentas
- Verá una subcuenta por cada ejercicio contable
- La subcuenta se genera automáticamente al facturar
Modificar Subcuenta Manualmente
Si necesita asignar una subcuenta específica:
- Pulse el botón "Opciones" (⚙️) en el formulario del cliente
- Busque el campo "Subcuenta"
- En la columna "Visualización", seleccione "Alinear a la izquierda"
- Guarde las opciones
- Ahora podrá editar la subcuenta manualmente
📸 [CAPTURA NUEVA: Configuración de opciones del formulario]
¿Cómo se Generan las Subcuentas?
HolaGest sigue este proceso:
- Al crear la primera factura del cliente
- Busca la cuenta de clientes (en España: 430)
- Crea una subcuenta con el formato: 430 + código de cliente
- Ejemplo: Cliente nº 23 → Subcuenta 4300000023
⚠️ Importante: El número de dígitos debe coincidir con la configuración del ejercicio contable.
🔢 Asignar Código de Cliente
Por defecto, HolaGest asigna códigos automáticamente. Si desea asignar códigos manualmente:
Activar el Campo Código
- Pulse el botón "Opciones" (⚙️) en el formulario del cliente
- Busque el campo "Código"
- En la columna "Visualización", seleccione "Alinear a la izquierda"
- Guarde las opciones
- Ahora podrá editar el código manualmente
💡 Consejo: Use códigos significativos, por ejemplo:
- CLI001 para clientes numerados
- MAD-001 para clientes de Madrid
- VIP-001 para clientes VIP
📥 Importar Clientes desde Excel
Si tiene una base de datos de clientes en Excel, puede importarlos masivamente:
Proceso de Importación
- Prepare su archivo Excel/CSV con las columnas correctas
- Vaya a Menú Administrador > Importar Datos
- Seleccione el modelo "Cliente"
- Cargue su archivo y mapee las columnas
- Revise la vista previa de los datos
- Confirme la importación
💡 Consejo: Asegúrese de que el archivo incluye al menos: Nombre, CIF/NIF, y Dirección.
🔴 Dar de Baja un Cliente
¿Cuándo Dar de Baja?
- Cliente que ya no opera con su empresa
- Cliente con morosidad crónica
- Cliente duplicado o erróneo
Proceso de Baja
- Abra la ficha del cliente
- Localice el campo "Fecha de Baja"
- Asigne la fecha de baja (por ejemplo, hoy)
- Guarde el cliente
📸 [CAPTURA NUEVA: Campo "Fecha de Baja" destacado]
Efectos de la Baja
- ✅ El cliente no aparecerá en listados de clientes activos
- ✅ No se podrá seleccionar al crear nuevas facturas
- ✅ Se mantiene el histórico de facturas y documentos
- ✅ Se puede reactivar eliminando la fecha de baja
👁️ Visualizar Clientes Dados de Baja
Para ver clientes inactivos:
- Vaya a Menú Ventas > Clientes
- Pulse el botón "Filtros"
- En el selector "Estado", cambie de "Solamente activos" a "Solamente suspendidos"
- Aplique el filtro
📸 [CAPTURA NUEVA: Filtro de clientes suspendidos]
🗑️ Eliminar un Cliente
⚠️ Advertencia Importante
Eliminar un cliente es una acción irreversible. No existe papelera de reciclaje.
Condiciones para Eliminar
Solo puede eliminar un cliente si:
- ❌ NO tiene facturas asociadas
- ❌ NO tiene albaranes asociados
- ❌ NO tiene pedidos asociados
- ❌ NO tiene presupuestos asociados
Proceso de Eliminación
- Abra la ficha del cliente
- Pulse el botón "Eliminar" (abajo a la izquierda)
- Confirme la eliminación
💡 Recomendación: En lugar de eliminar, use la opción "Dar de Baja".
🔍 Buscar y Filtrar Clientes
Búsqueda Rápida
Use el campo de búsqueda en la parte superior del listado para buscar por:
- Nombre del cliente
- Razón social
- Número fiscal (NIF/CIF)
- Código de cliente
- Email o teléfono
Filtros Avanzados
Pulse el botón "Filtros" para acceder a opciones avanzadas:
| Filtro | Descripción |
|---|---|
| Estado | Activos / Suspendidos / Todos |
| Grupo | Filtrar por grupo de clientes |
| Agente | Clientes de un comercial específico |
| Tarifa | Clientes con tarifa específica |
| Régimen IVA | General / Recargo / Exento |
| Riesgo | Clientes con riesgo superado |
📋 Listados e Informes de Clientes
Exportar Listado
Puede exportar el listado de clientes en varios formatos:
- Configure los filtros deseados
- Pulse el botón "Imprimir" (🖨️)
- Seleccione el formato:
- PDF: Para imprimir o archivar
- Excel (XLS): Para análisis en Excel
- CSV: Para importar en otros sistemas
Informes Disponibles
- Listado de clientes: Con todos los datos
- Clientes por grupo: Agrupados por segmento
- Clientes por agente: Por comercial asignado
- Análisis de riesgo: Clientes con impagos
- Ranking de clientes: Por volumen de compra
💡 Consejos y Buenas Prácticas
✅ Organización
- Use grupos de clientes para segmentar su cartera
- Asigne agentes comerciales para seguimiento personalizado
- Configure tarifas para automatizar descuentos
- Mantenga actualizada la información de contacto
✅ Control de Riesgo
- Establezca límites de crédito para clientes nuevos
- Revise periódicamente el riesgo actual
- Bloquee clientes morosos con fecha de baja temporal
- Use días de pago para clientes con condiciones especiales
✅ Eficiencia
- Complete todos los datos en la creación inicial
- Use códigos significativos para identificación rápida
- Configure valores por defecto (forma de pago, serie, tarifa)
- Importe clientes masivamente si tiene muchos
✅ Contabilidad
- Deje que HolaGest genere subcuentas automáticamente
- Solo modifique subcuentas si tiene un plan contable específico
- Verifique la configuración del ejercicio contable antes
❓ Preguntas Frecuentes
¿Puedo tener dos clientes con el mismo nombre?
Sí, HolaGest permite nombres duplicados. Use el código de cliente o razón social para diferenciarlos.
¿Cómo cambio la tarifa de un cliente?
Abra la ficha del cliente, seleccione la nueva tarifa en el campo "Tarifa" y guarde.
¿Qué pasa si supero el riesgo máximo?
HolaGest mostrará una advertencia al intentar crear una nueva factura y puede bloquear la operación según la configuración.
¿Puedo recuperar un cliente eliminado?
No, la eliminación es irreversible. Use "Dar de Baja" en lugar de eliminar.
¿Cómo asigno un cliente a un grupo?
En la ficha del cliente, seleccione el grupo en el campo "Grupo" y guarde.
🔗 Guías Relacionadas
- Cómo hacer una factura de venta
- Gestión de tarifas de precios
- Asignar subcuentas contables
- Formas de pago
Última actualización: Diciembre 2024 Versión: HolaGest Core 2025