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Apariencia

El Stock del Producto ​

Índice ​

Introducción ​

El stock es uno de los aspectos más fundamentales en la gestión de inventario de cualquier empresa. HolaGest ofrece un sistema completo y robusto para controlar la disponibilidad de productos en diferentes almacenes, gestionar variantes, realizar movimientos de stock y mantener una trazabilidad completa de todas las operaciones.

Esta guía te mostrará cómo gestionar el stock de productos en HolaGest de forma eficiente y profesional.

¿Qué es el Stock en HolaGest? ​

El stock es la cantidad de unidades de un producto que tienes disponibles en tus almacenes. En HolaGest, el stock:

  • Se gestiona por variante, no por producto principal
  • Puede estar distribuido en múltiples almacenes
  • Se actualiza automáticamente con compras y ventas
  • Tiene trazabilidad completa de movimientos
  • Permite establecer niveles mínimos y máximos
  • Genera alertas cuando hay stock bajo

Conceptos Fundamentales ​

Stock Total:

  • Suma de todas las unidades en todos los almacenes
  • Ejemplo: Almacén A (10) + Almacén B (5) = Stock Total (15)

Stock por Almacén:

  • Cantidad específica en cada almacén
  • Permite saber dónde está cada unidad

Stock por Variante:

  • Cada variante tiene su propio stock
  • Ejemplo: Camiseta M Roja (10), Camiseta M Azul (5)

Stock Disponible:

  • Unidades que se pueden vender
  • Stock Total - Stock Reservado

Stock Reservado:

  • Unidades comprometidas en pedidos
  • No disponibles para nueva venta

Creación y Gestión de Almacenes ​

Almacén por Defecto ​

Importante: Cada vez que se crea una nueva empresa en HolaGest, se genera automáticamente un almacén principal asociado.

Características del Almacén Principal:

  • Nombre: Generalmente "Almacén Principal" o "Almacén 1"
  • Código: ALM001 o similar
  • Estado: Activo
  • Uso: Almacén por defecto para operaciones

Crear Nuevos Almacenes ​

Una empresa puede tener múltiples almacenes, lo que permite una gestión más flexible del inventario.

Procedimiento: ​

  1. Ve a Almacén > Almacenes (o similar)
  2. Haz clic en "Nuevo" o "+ Crear Almacén"
  3. Completa los datos del almacén:
    • Código: Identificador único (ej: ALM002)
    • Nombre: Denominación (ej: Almacén Barcelona)
    • Dirección: Ubicación física
    • Teléfono: Contacto del almacén
    • Activo: Marcar como activo
  4. Haz clic en "Guardar"

Ejemplo: Empresa con 3 Almacenes ​

Almacén 1 - Madrid (Principal):

  • Código: ALM-MAD
  • Nombre: Almacén Central Madrid
  • Dirección: C/ Principal 123, Madrid
  • Teléfono: 91 123 45 67

Almacén 2 - Barcelona:

  • Código: ALM-BCN
  • Nombre: Almacén Barcelona
  • Dirección: C/ Diagonal 456, Barcelona
  • Teléfono: 93 987 65 43

Almacén 3 - Sevilla:

  • Código: ALM-SEV
  • Nombre: Almacén Sevilla
  • Dirección: C/ Reyes Católicos 789, Sevilla
  • Teléfono: 95 456 78 90

Gestionar Almacenes Existentes ​

Editar Almacén:

  1. Ve a Almacén > Almacenes
  2. Localiza el almacén a editar
  3. Haz clic en "Editar"
  4. Modifica los datos necesarios
  5. Guarda

Desactivar Almacén:

  1. Edita el almacén
  2. Desmarca "Activo"
  3. Guarda

Resultado: El almacén no aparecerá en nuevos documentos, pero se conserva el histórico.

⚠️ Importante: No puedes eliminar un almacén que tenga stock o movimientos históricos.

Stock por Almacén ​

Concepto ​

Cada producto puede estar presente en uno o varios almacenes y tener un stock independiente en cada uno.

Ventajas:

  • Conocer el stock total del producto
  • Saber la distribución específica en cada almacén
  • Gestionar envíos desde el almacén más cercano
  • Optimizar la logística de distribución

Visualizar Stock por Almacén ​

Método 1: Desde el Producto ​

  1. Abre el producto (Almacén > Productos > Editar)
  2. Ve a la pestaña "Stock"
  3. Verás el stock en cada almacén

Ejemplo de Vista:

Producto: Camiseta Básica - Variante M-ROJO

Almacén Madrid:    10 unidades
Almacén Barcelona:  5 unidades
Almacén Sevilla:    8 unidades
─────────────────────────────────
Stock Total:       23 unidades

Método 2: Desde el Listado de Productos ​

  1. Ve a Almacén > Productos
  2. Busca la columna "Stock" (puede mostrar stock total)
  3. Haz clic en el producto para ver detalle por almacén

Ejemplo Práctico: Distribución Multi-Almacén ​

Producto: iPhone 15 Pro 256GB Negro Stock Total: 15 unidades

Distribución:

  • Almacén Madrid: 8 unidades

    • Zona de mayor demanda
    • Almacén principal

  • Almacén Barcelona: 5 unidades

    • Zona de demanda media
    • Almacén secundario

  • Almacén Sevilla: 2 unidades

    • Zona de menor demanda
    • Stock de seguridad

Uso:

  • Cliente de Madrid → Envío desde Almacén Madrid
  • Cliente de Barcelona → Envío desde Almacén Barcelona
  • Cliente de Sevilla → Envío desde Almacén Sevilla

Ventaja: Optimización de costes de envío y tiempos de entrega.

Stock por Variante ​

Concepto ​

En HolaGest, el stock se gestiona por variante, no por producto principal. Cada variante tiene su propio stock independiente.

Importante: Cuando creas un producto, se genera automáticamente su primera variante, y el stock se asigna a esa variante.

Visualizar Stock por Variante ​

Procedimiento: ​

  1. Abre el producto
  2. Ve a la pestaña "Stock"
  3. Verás el listado de todas las variantes con su stock

Ejemplo de Vista:

Producto: Camiseta Básica

Variante          | Almacén Madrid | Almacén Barcelona | Total
─────────────────────────────────────────────────────────────
S-ROJO           |      5         |        3          |   8
S-AZUL           |      4         |        2          |   6
M-ROJO           |     10         |        5          |  15
M-AZUL           |      8         |        4          |  12
L-ROJO           |      6         |        3          |   9
L-AZUL           |      5         |        2          |   7
─────────────────────────────────────────────────────────────
TOTAL            |     38         |       19          |  57

Modificar Stock de Variante ​

Método 1: Ajuste Manual

  1. Abre el producto
  2. Ve a "Stock"
  3. Localiza la variante
  4. Haz clic en "Editar" o en el campo de stock
  5. Introduce la nueva cantidad
  6. Guarda

Método 2: Movimiento de Stock

  1. Ve a Almacén > Movimientos de Stock
  2. Crea un nuevo movimiento
  3. Selecciona:
    • Variante específica
    • Almacén
    • Tipo de movimiento (Entrada/Salida)
    • Cantidad
  4. Guarda

Método 3: Documentos de Compra/Venta

  • Albarán de compra: Aumenta stock de la variante
  • Albarán de venta: Disminuye stock de la variante

Ejemplo: Stock de Variantes de Smartphone ​

Producto: iPhone 15 Pro

Variantes y Stock:

VarianteAlmacén MadridAlmacén BarcelonaStock Total
128GB-NEGRO538
128GB-BLANCO426
256GB-NEGRO8513
256GB-BLANCO6410
512GB-NEGRO325
512GB-BLANCO213

Total General: 45 unidades

Análisis:

  • Variante más stock: 256GB-NEGRO (13 unidades)
  • Variante menos stock: 512GB-BLANCO (3 unidades)
  • Almacén con más stock: Madrid (28 unidades)

Stock Mínimo y Máximo ​

Concepto ​

HolaGest permite establecer niveles de stock mínimo y máximo para cada variante en cada almacén.

Stock Mínimo:

  • Cantidad mínima que debe haber siempre
  • Genera alerta cuando se alcanza o supera
  • Indica necesidad de reposición

Stock Máximo:

  • Cantidad máxima recomendada
  • Evita sobrestock
  • Optimiza espacio de almacén

Configurar Stock Mínimo y Máximo ​

Procedimiento: ​

  1. Abre el producto
  2. Ve a la pestaña "Stock"
  3. Localiza la variante y almacén
  4. Introduce:
    • Stock Mínimo: Cantidad mínima (ej: 5)
    • Stock Máximo: Cantidad máxima (ej: 50)
  5. Guarda

Ejemplo Práctico: ​

Producto: Camiseta Básica M-ROJO Almacén: Madrid

Configuración:

  • Stock Mínimo: 10 unidades
  • Stock Máximo: 50 unidades
  • Stock Actual: 8 unidades

Resultado:

  • ⚠️ Alerta: Stock por debajo del mínimo (8 < 10)
  • Acción: Reponer hasta alcanzar stock óptimo (20-30 unidades)

Uso de Stock Mínimo y Máximo ​

Alertas Automáticas:

  • HolaGest genera alertas cuando el stock está por debajo del mínimo
  • Puedes ver estas alertas en el panel de control o informes

Recomendaciones de Compra:

  • Algunos módulos sugieren cantidades a pedir
  • Basado en stock mínimo y máximo configurado

Optimización de Inventario:

  • Evita roturas de stock (stock mínimo)
  • Evita exceso de inventario (stock máximo)
  • Mejora la rotación de productos

Ejemplo: Gestión de Stock Mínimo ​

Producto: Tornillos M6 Almacén: Principal

Configuración:

  • Stock Mínimo: 100 unidades
  • Stock Máximo: 1000 unidades
  • Stock Actual: 80 unidades

Alerta: ⚠️ Stock bajo (80 < 100)

Acción Recomendada:

  • Cantidad a pedir: 500 unidades
  • Stock después de compra: 580 unidades
  • Estado: ✅ Dentro del rango óptimo (100-1000)

Movimientos de Stock ​

¿Qué son los Movimientos de Stock? ​

Los movimientos de stock son todos los cambios en la cantidad de un producto en un almacén. Cada movimiento queda registrado con:

  • Fecha y hora: Cuándo ocurrió
  • Tipo: Entrada, Salida, Transferencia, Ajuste
  • Cantidad: Unidades afectadas
  • Almacén: Dónde ocurrió
  • Documento: Albarán, factura, transferencia asociada
  • Usuario: Quién realizó el movimiento
  • Motivo: Razón del movimiento

Tipos de Movimientos ​

1. Entrada de Stock:

  • Aumenta el stock
  • Origen: Compras, devoluciones de clientes, ajustes
  • Ejemplo: Albarán de compra de 50 unidades

2. Salida de Stock:

  • Disminuye el stock
  • Origen: Ventas, devoluciones a proveedores, ajustes
  • Ejemplo: Albarán de venta de 10 unidades

3. Transferencia:

  • Mueve stock entre almacenes
  • No cambia el stock total
  • Ejemplo: 20 unidades de Madrid a Barcelona

4. Ajuste de Inventario:

  • Corrige diferencias
  • Origen: Inventario físico, corrección de errores
  • Ejemplo: Ajuste de 5 unidades por diferencia de inventario

Consultar Movimientos de Stock ​

Método 1: Desde el Producto ​

  1. Abre el producto
  2. Ve a la pestaña "Movimientos de Stock" o "Historial"
  3. Verás el listado completo de todos los movimientos

Ejemplo de Vista:

Producto: Camiseta M-ROJO

Fecha       | Tipo         | Almacén   | Cantidad | Stock | Documento      | Usuario
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
15/01/2024  | Entrada      | Madrid    | +50      | 50    | Albarán C001   | Admin
18/01/2024  | Salida       | Madrid    | -5       | 45    | Albarán V001   | Vendedor1
20/01/2024  | Transferencia| Madrid    | -10      | 35    | Transfer T001  | Admin
20/01/2024  | Transferencia| Barcelona | +10      | 10    | Transfer T001  | Admin
22/01/2024  | Salida       | Madrid    | -3       | 32    | Albarán V002   | Vendedor2

Método 2: Desde el Módulo de Movimientos ​

  1. Ve a Almacén > Movimientos de Stock
  2. Filtra por:
    • Producto
    • Almacén
    • Fecha
    • Tipo de movimiento
  3. Consulta el historial

Crear Movimiento Manual ​

Cuándo usar:

  • Ajustes de inventario
  • Corrección de errores
  • Mermas o pérdidas
  • Muestras o regalos

Procedimiento:

  1. Ve a Almacén > Movimientos de Stock
  2. Haz clic en "Nuevo Movimiento"
  3. Completa:
    • Tipo: Entrada o Salida
    • Producto/Variante: Selecciona la variante
    • Almacén: Selecciona el almacén
    • Cantidad: Introduce la cantidad
    • Motivo: Describe la razón
  4. Guarda

Ejemplo:

  • Tipo: Salida
  • Variante: Camiseta M-ROJO
  • Almacén: Madrid
  • Cantidad: 2
  • Motivo: Muestras para cliente potencial

Resultado: Stock de Camiseta M-ROJO en Madrid disminuye en 2 unidades.

Transferencias entre Almacenes ​

¿Qué es una Transferencia? ​

Una transferencia de stock es el movimiento de productos de un almacén a otro. Permite:

  • Redistribuir stock según demanda
  • Equilibrar inventario entre almacenes
  • Abastecer almacenes con stock bajo
  • Optimizar la logística

Realizar una Transferencia ​

Procedimiento: ​

  1. Ve a Almacén > Transferencias de Stock (o similar)
  2. Haz clic en "+ Nueva Transferencia"
  3. Completa los datos:
    • Almacén Origen: De dónde sale el stock
    • Almacén Destino: A dónde va el stock
    • Producto/Variante: Qué se transfiere
    • Cantidad: Cuántas unidades
    • Fecha: Cuándo se realiza
    • Observaciones: Motivo o notas
  4. Haz clic en "Guardar" o "Aprobar"

Ejemplo Práctico: ​

Situación: El Almacén Barcelona tiene stock bajo de iPhone 256GB Negro.

Transferencia:

  • Origen: Almacén Madrid (stock actual: 8)
  • Destino: Almacén Barcelona (stock actual: 2)
  • Producto: iPhone 15 Pro 256GB Negro
  • Cantidad: 3 unidades
  • Fecha: 25/01/2024
  • Motivo: Reposición por alta demanda en Barcelona

Resultado:

  • Almacén Madrid: 8 - 3 = 5 unidades
  • Almacén Barcelona: 2 + 3 = 5 unidades
  • Stock Total: 10 unidades (sin cambios)

Estados de Transferencia ​

1. Borrador:

  • Transferencia creada pero no confirmada
  • No afecta al stock
  • Se puede editar o eliminar

2. Aprobada/Confirmada:

  • Transferencia confirmada
  • Afecta al stock inmediatamente
  • Genera movimientos de stock

3. En Tránsito (si está disponible):

  • Stock sale del origen pero aún no llega al destino
  • Stock "en tránsito" no disponible para venta

4. Recibida:

  • Stock llega al destino
  • Disponible para venta en almacén destino

Trazabilidad de Transferencias ​

Cada transferencia genera dos movimientos de stock:

Movimiento 1 - Salida del Origen:

  • Tipo: Transferencia (Salida)
  • Almacén: Madrid
  • Cantidad: -3
  • Documento: Transfer T001

Movimiento 2 - Entrada en Destino:

  • Tipo: Transferencia (Entrada)
  • Almacén: Barcelona
  • Cantidad: +3
  • Documento: Transfer T001

Ventaja: Trazabilidad completa, sabes exactamente qué se movió, cuándo y por qué.

Inventarios Físicos ​

¿Qué es un Inventario Físico? ​

Un inventario físico es el recuento real de las existencias en el almacén para verificar que coinciden con el stock registrado en el sistema.

Objetivos:

  • Verificar la exactitud del stock
  • Detectar diferencias (mermas, robos, errores)
  • Ajustar el stock del sistema a la realidad
  • Cumplir con requisitos contables y fiscales

Realizar un Inventario Físico ​

Procedimiento: ​

Paso 1: Preparación

  1. Planifica el inventario (fecha, almacén, productos)
  2. Organiza el almacén para facilitar el recuento
  3. Asigna responsables del recuento

Paso 2: Recuento

  1. Cuenta físicamente las unidades de cada producto
  2. Anota las cantidades reales
  3. Verifica productos de alto valor dos veces

Paso 3: Registro en HolaGest

  1. Ve a Almacén > Inventarios (o similar)
  2. Crea un Nuevo Inventario
  3. Selecciona:
    • Almacén: Almacén inventariado
    • Fecha: Fecha del inventario
  4. Añade productos con cantidades reales:
    • Producto: Camiseta M-ROJO
    • Cantidad Real: 32 (contadas físicamente)
    • Cantidad Sistema: 35 (según HolaGest)
    • Diferencia: -3 (faltan 3 unidades)
  5. Guarda el inventario

Paso 4: Ajuste de Stock

  1. Revisa las diferencias
  2. Investiga causas (si son significativas)
  3. Aprueba el inventario
  4. HolaGest ajusta automáticamente el stock

Resultado:

  • Stock antes: 35 unidades
  • Stock después: 32 unidades (ajustado a la realidad)
  • Movimiento: Ajuste de inventario -3 unidades

Tipos de Inventario ​

1. Inventario Total:

  • Se cuentan todos los productos
  • Generalmente anual
  • Requiere cierre de almacén

2. Inventario Parcial:

  • Se cuentan solo algunos productos
  • Puede ser por familia, almacén o zona
  • Menos disruptivo

3. Inventario Cíclico:

  • Recuento continuo de productos
  • Cada producto se cuenta periódicamente
  • Ejemplo: Productos A cada mes, B cada trimestre, C cada año

4. Inventario de Alto Valor:

  • Solo productos de alto valor
  • Más frecuente (mensual o trimestral)
  • Mayor control de productos críticos

Gestión de Diferencias ​

Diferencias Positivas (sobran unidades):

  • Posibles causas: Error de registro, devolución no registrada
  • Acción: Investigar y ajustar al alza

Diferencias Negativas (faltan unidades):

  • Posibles causas: Robo, merma, error de registro, venta no registrada
  • Acción: Investigar y ajustar a la baja

Tolerancia:

  • Establece un % de tolerancia (ej: ±2%)
  • Diferencias dentro de tolerancia: Ajustar sin investigación
  • Diferencias fuera de tolerancia: Investigar antes de ajustar

Stock Disponible vs Reservado ​

Conceptos ​

Stock Total:

  • Todas las unidades en el almacén
  • Incluye disponibles y reservadas

Stock Disponible:

  • Unidades que se pueden vender
  • Stock Total - Stock Reservado

Stock Reservado:

  • Unidades comprometidas en pedidos
  • No disponibles para nueva venta hasta que se sirvan o cancelen

Ejemplo: ​

Producto: iPhone 15 Pro 256GB Negro Almacén: Madrid

Stock Total: 10 unidades Stock Reservado: 3 unidades (pedido pendiente de servir) Stock Disponible: 10 - 3 = 7 unidades

Interpretación:

  • Hay 10 unidades físicamente en el almacén
  • 3 están comprometidas en un pedido
  • Solo 7 están disponibles para nueva venta

Reserva de Stock ​

Cuándo se Reserva:

  • Al crear un pedido de cliente
  • Al crear un presupuesto (opcional, según configuración)

Cuándo se Libera:

  • Al servir el pedido (crear albarán)
  • Al cancelar el pedido
  • Al rechazar el presupuesto

Ejemplo de Flujo:

1. Situación Inicial:

  • Stock Total: 10
  • Stock Reservado: 0
  • Stock Disponible: 10

2. Cliente Hace Pedido de 3 Unidades:

  • Stock Total: 10 (sin cambios)
  • Stock Reservado: 3 (reservado)
  • Stock Disponible: 7 (10 - 3)

3. Se Sirve el Pedido (Albarán):

  • Stock Total: 7 (se descuentan 3)
  • Stock Reservado: 0 (se libera la reserva)
  • Stock Disponible: 7 (7 - 0)

Visualizar Stock Reservado ​

En la Ficha del Producto:

  1. Abre el producto
  2. Ve a la pestaña "Stock"
  3. Verás columnas:
    • Stock Total
    • Stock Reservado
    • Stock Disponible

En Informes:

  • Informe de Stock Disponible
  • Informe de Pedidos Pendientes
  • Informe de Reservas

Valoración de Inventario ​

¿Qué es la Valoración de Inventario? ​

La valoración de inventario es el cálculo del valor económico total del stock. Es fundamental para:

  • Contabilidad (balance de situación)
  • Análisis financiero
  • Toma de decisiones
  • Cumplimiento fiscal

Métodos de Valoración ​

1. Precio Medio Ponderado (PMP):

  • Calcula el coste medio considerando cantidades
  • Más usado y recomendado
  • Fórmula: PMP = Valor Total Stock / Cantidad Total

Ejemplo:

  • Compra 1: 10 unidades a 8 € = 80 €
  • Compra 2: 5 unidades a 10 € = 50 €
  • Total: 15 unidades, 130 €
  • PMP: 130 / 15 = 8,67 € por unidad
  • Valoración Stock: 15 × 8,67 = 130 €

2. FIFO (First In, First Out):

  • Primeras entradas, primeras salidas
  • Valora stock con precios más recientes
  • Útil en productos perecederos

3. LIFO (Last In, First Out):

  • Últimas entradas, primeras salidas
  • Menos común, restricciones fiscales en algunos países

4. Precio de Última Compra:

  • Usa el precio de la última compra
  • Simple pero menos preciso

Calcular Valoración de Inventario ​

Procedimiento:

  1. Ve a Almacén > Valoración de Inventario (o similar)
  2. Selecciona:
    • Almacén: Todos o específico
    • Fecha: Fecha de valoración
    • Método: PMP, FIFO, etc.
  3. Genera el informe

Ejemplo de Informe:

VALORACIÓN DE INVENTARIO - Almacén Madrid
Fecha: 31/01/2024
Método: Precio Medio Ponderado (PMP)

Producto              | Cantidad | PMP    | Valor Total
──────────────────────────────────────────────────────────
Camiseta M-ROJO      |    32    | 8,50 € |    272,00 €
Camiseta M-AZUL      |    28    | 8,50 € |    238,00 €
iPhone 256GB Negro   |     5    | 950 €  |  4.750,00 €
iPhone 256GB Blanco  |     3    | 950 €  |  2.850,00 €
──────────────────────────────────────────────────────────
TOTAL INVENTARIO                          |  8.110,00 €

Uso de la Valoración ​

Contabilidad:

  • Asiento de regularización de existencias
  • Balance de situación (activo circulante)

Análisis:

  • Rotación de inventario
  • Rentabilidad del stock
  • Identificar stock muerto

Decisiones:

  • Qué productos reponer
  • Qué productos liquidar
  • Optimización de capital invertido

Alertas de Stock ​

Tipos de Alertas ​

1. Stock Bajo:

  • Stock por debajo del mínimo
  • Necesita reposición urgente

2. Stock Cero:

  • Sin unidades disponibles
  • Rotura de stock

3. Stock Alto:

  • Stock por encima del máximo
  • Posible sobrestock

4. Stock Negativo:

  • Error en el sistema
  • Requiere investigación inmediata

Configurar Alertas ​

Procedimiento:

  1. Ve a Configuración > Alertas (o similar)
  2. Activa las alertas deseadas:
    • ✓ Alertar cuando stock < mínimo
    • ✓ Alertar cuando stock = 0
    • ✓ Alertar cuando stock > máximo
  3. Configura destinatarios:
    • Email del responsable de compras
    • Email del gerente
  4. Guarda

Resultado: Recibirás emails automáticos cuando se cumplan las condiciones.

Visualizar Alertas ​

En el Panel de Control:

  • Widget de "Alertas de Stock"
  • Muestra productos con stock bajo

En Informes:

  1. Ve a Almacén > Informes > Stock Bajo
  2. Verás listado de productos con stock por debajo del mínimo

Ejemplo de Alerta:

⚠️ ALERTA DE STOCK BAJO

Producto: Camiseta M-ROJO
Almacén: Madrid
Stock Actual: 8 unidades
Stock Mínimo: 10 unidades
Diferencia: -2 unidades

Acción Recomendada: Reponer 20 unidades

Casos de Uso Prácticos ​

Caso 1: Tienda con Un Solo Almacén ​

Situación: Pequeña tienda con un almacén principal.

Configuración:

  • 1 Almacén: Principal
  • Stock simple por producto
  • Inventarios mensuales

Gestión:

  • Stock mínimo: 5 unidades
  • Stock máximo: 50 unidades
  • Alerta cuando stock < 5

Ejemplo:

  • Producto: Camiseta M-ROJO
  • Stock: 3 unidades
  • Alerta: ⚠️ Stock bajo
  • Acción: Pedir 20 unidades al proveedor

Caso 2: Distribuidora con Múltiples Almacenes ​

Situación: Distribuidora con 3 almacenes en diferentes ciudades.

Configuración:

  • Almacén Madrid (Principal)
  • Almacén Barcelona
  • Almacén Sevilla

Gestión:

  • Stock distribuido según demanda regional
  • Transferencias semanales para equilibrar
  • Inventarios trimestrales

Ejemplo:

Producto: iPhone 256GB Negro Stock Total: 15 unidades

Distribución:

  • Madrid: 8 (alta demanda)
  • Barcelona: 5 (demanda media)
  • Sevilla: 2 (baja demanda)

Acción Semanal:

  • Revisar ventas por almacén
  • Transferir stock de almacenes con exceso a almacenes con falta

Caso 3: Empresa con Stock Reservado ​

Situación: Empresa B2B con pedidos grandes que requieren reserva de stock.

Configuración:

  • Reserva automática al crear pedido
  • Stock disponible visible en tiempo real
  • Alertas de stock disponible bajo

Ejemplo:

Producto: Tornillos M6 Stock Total: 1000 unidades

Pedidos Pendientes:

  • Pedido 1: 300 unidades (reservadas)
  • Pedido 2: 200 unidades (reservadas)
  • Stock Reservado: 500 unidades

Stock Disponible: 1000 - 500 = 500 unidades

Nuevo Pedido de 600 Unidades:

  • ❌ No se puede servir completo (solo 500 disponibles)
  • Opciones:
    1. Servir parcialmente 500 unidades
    2. Esperar a recibir nueva compra
    3. Cancelar pedidos anteriores (si es posible)

Caso 4: Tienda con Inventarios Cíclicos ​

Situación: Tienda que realiza inventarios continuos en lugar de uno anual.

Configuración:

  • Productos A (alto valor): Inventario mensual
  • Productos B (valor medio): Inventario trimestral
  • Productos C (bajo valor): Inventario semestral

Calendario:

Enero:

  • Inventario Productos A: iPhone, iPad, MacBook
  • Resultado: Ajuste de -2 unidades iPhone (diferencia detectada)

Febrero:

  • Inventario Productos A: iPhone, iPad, MacBook
  • Resultado: Sin diferencias

Marzo:

  • Inventario Productos A: iPhone, iPad, MacBook
  • Inventario Productos B: Accesorios, Cables, Fundas
  • Resultado: Ajuste de +5 cables (error de registro)

Ventaja: Detección temprana de diferencias, menor impacto en operaciones.

Mejores Prácticas ​

1. Establece Stock Mínimo y Máximo ​

Para cada producto:

  • Analiza la demanda histórica
  • Calcula el stock mínimo: Demanda × Tiempo de reposición
  • Establece stock máximo: Evita sobrestock

Ejemplo:

  • Demanda: 10 unidades/semana
  • Tiempo reposición: 2 semanas
  • Stock Mínimo: 10 × 2 = 20 unidades (+ margen de seguridad = 25)
  • Stock Máximo: 10 × 8 = 80 unidades (2 meses de stock)

2. Realiza Inventarios Regulares ​

Frecuencia recomendada:

  • Productos alto valor: Mensual
  • Productos valor medio: Trimestral
  • Productos bajo valor: Semestral o anual

Beneficios:

  • Detecta diferencias temprano
  • Mantiene exactitud del sistema
  • Cumple requisitos contables

3. Usa Transferencias para Optimizar ​

Estrategia:

  • Revisa semanalmente el stock por almacén
  • Identifica almacenes con exceso y falta
  • Realiza transferencias para equilibrar

Ejemplo:

  • Madrid: 20 unidades (exceso)
  • Barcelona: 2 unidades (falta)
  • Acción: Transferir 8 unidades de Madrid a Barcelona

4. Monitoriza las Alertas ​

Configuración:

  • Activa alertas de stock bajo
  • Revisa diariamente el panel de alertas
  • Actúa rápidamente en reposiciones

Proceso:

  1. Alerta de stock bajo
  2. Verificar demanda actual
  3. Calcular cantidad a pedir
  4. Crear pedido a proveedor

5. Mantén Trazabilidad Completa ​

Registra siempre:

  • Motivo de ajustes manuales
  • Responsable de cada movimiento
  • Documento asociado

Ventaja: Auditoría completa, detección de errores, responsabilidad clara.

6. Valora el Inventario Regularmente ​

Frecuencia:

  • Mensual: Para análisis de gestión
  • Trimestral: Para informes financieros
  • Anual: Para cierre contable

Uso:

  • Calcular rotación de inventario
  • Identificar stock muerto
  • Optimizar capital invertido

7. Capacita al Personal ​

Formación en:

  • Cómo registrar movimientos correctamente
  • Importancia de la exactitud del stock
  • Procedimientos de inventario
  • Uso del sistema HolaGest

Resultado: Menos errores, mayor eficiencia, mejor control.

8. Automatiza lo Máximo Posible ​

Automatizaciones:

  • Actualización de stock con compras/ventas
  • Reserva automática en pedidos
  • Alertas automáticas de stock bajo
  • Cálculo automático de PMP

Ventaja: Menos trabajo manual, menos errores, tiempo ahorrado.

Solución de Problemas ​

Problema 1: Stock Negativo ​

Síntoma: El stock muestra un valor negativo (ej: -5 unidades).

Causas Posibles:

Causa 1: Venta sin Stock

  • Se vendió más de lo disponible
  • Configuración permite venta sin stock

Solución:

  1. Revisa la configuración de "Permitir venta sin stock"
  2. Si no debe permitirse, desactiva la opción
  3. Ajusta el stock a 0 o al valor correcto

Causa 2: Error de Registro

  • Movimiento de salida incorrecto
  • Cantidad errónea en documento

Solución:

  1. Revisa el historial de movimientos
  2. Identifica el movimiento erróneo
  3. Crea un ajuste de inventario para corregir

Problema 2: Diferencias en Inventario ​

Síntoma: El stock del sistema no coincide con el físico.

Causas Posibles:

Causa 1: Ventas No Registradas

  • Se vendió producto sin crear albarán

Solución:

  • Crea los albaranes faltantes
  • O ajusta el stock al valor real

Causa 2: Mermas o Roturas

  • Productos dañados no registrados

Solución:

  • Crea movimiento de salida por "Merma"
  • Ajusta el stock

Causa 3: Robos

  • Productos sustraídos

Solución:

  • Investiga y toma medidas de seguridad
  • Ajusta el stock
  • Considera denuncia si es significativo

Problema 3: Stock No Se Actualiza ​

Síntoma: Creas un albarán pero el stock no cambia.

Causas Posibles:

Causa 1: Documento No Afecta Stock

  • El tipo de documento no está configurado para afectar stock

Solución:

  1. Ve a Configuración > Tipos de Documento
  2. Edita el tipo de albarán
  3. Activa "Afecta Stock"
  4. Guarda

Causa 2: Documento en Estado Borrador

  • El documento no está aprobado/confirmado

Solución:

  • Aprueba o confirma el documento
  • El stock se actualizará

Problema 4: No Puedo Hacer Transferencia ​

Síntoma: Al intentar transferir, aparece un error.

Causas Posibles:

Causa 1: Stock Insuficiente en Origen

  • No hay suficientes unidades en el almacén origen

Solución:

  • Verifica el stock disponible
  • Reduce la cantidad a transferir
  • O repone stock en origen primero

Causa 2: Almacén Destino Inactivo

  • El almacén destino está desactivado

Solución:

  • Activa el almacén destino
  • O selecciona otro almacén activo

Problema 5: Alertas No Funcionan ​

Síntoma: No recibes alertas de stock bajo.

Causas Posibles:

Causa 1: Alertas Desactivadas

  • Las alertas no están configuradas

Solución:

  1. Ve a Configuración > Alertas
  2. Activa las alertas de stock
  3. Configura destinatarios
  4. Guarda

Causa 2: Stock Mínimo No Configurado

  • No has establecido stock mínimo en los productos

Solución:

  • Configura stock mínimo en cada producto
  • Las alertas se generarán cuando stock < mínimo

Problema 6: Valoración Incorrecta ​

Síntoma: La valoración del inventario parece incorrecta.

Causas Posibles:

Causa 1: Precio de Coste No Actualizado

  • El precio de coste está desactualizado

Solución:

  • Actualiza los precios de coste
  • Recalcula la valoración

Causa 2: Método de Valoración Incorrecto

  • Estás usando un método no adecuado

Solución:

  • Cambia el método de valoración (ej: de FIFO a PMP)
  • Recalcula

Preguntas Frecuentes (FAQ) ​

1. ¿El stock se gestiona por producto o por variante? ​

Por variante. Cada variante tiene su propio stock independiente. El stock del "producto" es la suma de todas sus variantes.

2. ¿Puedo tener stock en varios almacenes? ​

Sí, cada producto/variante puede tener stock en múltiples almacenes, con cantidades independientes en cada uno.

3. ¿Qué pasa si vendo más stock del disponible? ​

Depende de la configuración:

  • Si "Permitir venta sin stock" está activado: Se permite la venta, el stock queda negativo
  • Si está desactivado: El sistema impide la venta

4. ¿Cómo se actualiza el stock automáticamente? ​

El stock se actualiza automáticamente con:

  • Albaranes de compra: Aumentan stock
  • Albaranes de venta: Disminuyen stock
  • Transferencias: Mueven stock entre almacenes

5. ¿Qué es el stock reservado? ​

Son unidades comprometidas en pedidos pendientes de servir. No están disponibles para nueva venta hasta que se sirvan o cancelen los pedidos.

6. ¿Cómo hago un inventario físico? ​

  1. Cuenta físicamente las unidades
  2. Crea un inventario en HolaGest
  3. Introduce las cantidades reales
  4. Aprueba el inventario
  5. HolaGest ajusta el stock automáticamente

7. ¿Puedo ver el historial de movimientos de un producto? ​

Sí, en la ficha del producto, pestaña "Movimientos de Stock" o "Historial", verás todos los movimientos con fecha, tipo, cantidad y documento asociado.

8. ¿Qué es el Precio Medio Ponderado (PMP)? ​

Es un método de valoración que calcula el coste medio considerando las cantidades compradas. Fórmula: PMP = (Stock Anterior × Coste Anterior + Cantidad Comprada × Precio Compra) / Stock Total.

9. ¿Cómo configuro alertas de stock bajo? ​

  1. Establece stock mínimo en cada producto
  2. Ve a Configuración > Alertas
  3. Activa "Alertar cuando stock < mínimo"
  4. Configura destinatarios
  5. Guarda

10. ¿Puedo transferir stock entre almacenes? ​

Sí, ve a Almacén > Transferencias, crea una nueva transferencia indicando origen, destino, producto y cantidad.

11. ¿Qué hago si el stock del sistema no coincide con el físico? ​

  1. Realiza un inventario físico
  2. Cuenta las unidades reales
  3. Crea un inventario en HolaGest con las cantidades reales
  4. Aprueba el inventario para ajustar el stock

12. ¿Puedo eliminar un almacén? ​

Solo si no tiene stock ni movimientos históricos. Si tiene histórico, puedes desactivarlo para que no aparezca en nuevos documentos.

13. ¿Cómo valoro mi inventario? ​

Ve a Almacén > Valoración de Inventario, selecciona almacén, fecha y método de valoración (PMP recomendado), y genera el informe.

14. ¿Qué es un ajuste de inventario? ​

Es un movimiento manual para corregir el stock cuando hay diferencias entre el sistema y la realidad. Se usa tras inventarios físicos o para corregir errores.

15. ¿Puedo ver qué productos tienen stock bajo? ​

Sí, ve a Almacén > Informes > Stock Bajo, o consulta el widget de alertas en el panel de control.

Resumen ​

La gestión de stock en HolaGest es un sistema completo que permite:

✅ Controlar stock por variante y por almacén ✅ Gestionar múltiples almacenes con stock independiente ✅ Establecer niveles mínimos y máximos ✅ Registrar todos los movimientos con trazabilidad completa ✅ Realizar transferencias entre almacenes ✅ Ejecutar inventarios físicos y ajustes ✅ Diferenciar stock disponible y reservado ✅ Valorar el inventario con diferentes métodos ✅ Recibir alertas de stock bajo

Recuerda:

  • El stock se gestiona por variante, no por producto
  • Cada almacén tiene stock independiente
  • Establece stock mínimo y máximo para alertas
  • Realiza inventarios regulares
  • Usa transferencias para optimizar distribución
  • Mantén trazabilidad completa de movimientos
  • Valora el inventario regularmente
  • Capacita al personal en procedimientos correctos

Con una correcta gestión de stock, evitarás roturas de stock, optimizarás el capital invertido en inventario, mejorarás el servicio al cliente y tomarás decisiones basadas en datos reales de disponibilidad y rotación.

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