🔐 Gestión de Contraseñas en HolaGest

La seguridad de su información empresarial comienza con una contraseña robusta y bien gestionada. Esta guía le explica cómo cambiar su contraseña, establecer políticas de seguridad y resolver problemas comunes relacionados con el acceso al sistema.

🔄 Cambiar su Contraseña de Usuario

Cambiar su contraseña es un proceso sencillo que puede realizar en cualquier momento sin necesidad de permisos especiales.

Procedimiento Paso a Paso

1. Acceda a su perfil de usuario

En la esquina superior derecha de la pantalla, encontrará el icono de usuario (generalmente representado con una silueta o sus iniciales). Haga clic sobre este icono para desplegar el menú de usuario.

2. Seleccione su nombre de usuario

En el menú desplegable que aparece, verá su nombre de usuario completo junto con otras opciones. Haga clic directamente sobre su nombre para acceder a la página de configuración de su perfil.

3. Localice la sección de contraseña

En la página de perfil de usuario, encontrará varios campos con su información personal. Busque la sección dedicada a la contraseña, que normalmente incluye dos campos:

• Nueva contraseña: Campo donde introducirá su nueva contraseña
• Repetir contraseña: Campo de confirmación para evitar errores de escritura

4. Introduzca la nueva contraseña

Escriba su nueva contraseña en el primer campo. Mientras escribe, el sistema puede mostrarle indicadores de fortaleza de la contraseña (débil, media, fuerte).

5. Confirme la nueva contraseña

Vuelva a escribir exactamente la misma contraseña en el campo de confirmación. Esto garantiza que no ha cometido ningún error al escribirla.

6. Guarde los cambios

Haga clic en el botón "Guardar" ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla. Si ambas contraseñas coinciden y cumplen los requisitos de seguridad, el sistema confirmará el cambio.

✅ Confirmación: Tras guardar correctamente, verá un mensaje de confirmación indicando que su contraseña ha sido actualizada.

Requisitos de Contraseña

Para garantizar la seguridad de su cuenta, HolaGest establece ciertos requisitos mínimos para las contraseñas:

Requisitos básicos:

• Longitud mínima: Al menos 6 caracteres (se recomienda 12 o más)
• No puede estar vacía: Debe introducir algún valor
• Debe ser diferente: No puede usar la misma contraseña que tenía anteriormente

Recomendaciones de seguridad:

• Combine tipos de caracteres: Use mayúsculas, minúsculas, números y símbolos
• Evite palabras comunes: No use palabras del diccionario o nombres propios
• No use datos personales: Evite fechas de nacimiento, nombres de familiares o datos fáciles de adivinar
• Longitud adecuada: Cuanto más larga, más segura (recomendado: 12-16 caracteres)
• Frases de contraseña: Considere usar una frase memorable pero compleja, como "MiEmpresa2024!Segura"

Ejemplos de contraseñas:

• ❌ Débil: 123456, password, admin, empresa
• ⚠️ Media: Empresa2024, MiPassword1
• ✅ Fuerte: Emp!2024$Gest#Hola, M1Empr3s@Segur@2024

🔒 Recuperación de Contraseña Olvidada

Si ha olvidado su contraseña y no puede acceder al sistema, existen diferentes métodos de recuperación según su rol:

Para Usuarios Estándar

Si es un usuario sin privilegios de administrador y ha olvidado su contraseña:

1. Contacte con el administrador del sistema: Solo los administradores pueden restablecer contraseñas de otros usuarios
2. Proporcione su nombre de usuario: El administrador necesitará identificar su cuenta
3. Recibirá una contraseña temporal: El administrador le asignará una nueva contraseña
4. Cámbiela inmediatamente: Por seguridad, cambie la contraseña temporal en cuanto acceda

Para Administradores

Si es administrador y ha olvidado su contraseña, el proceso es más complejo:

1. Acceso a la base de datos: Necesitará acceso técnico al servidor o base de datos
2. Contacte con soporte técnico: El equipo de HolaGest puede ayudarle a restablecer el acceso
3. Verificación de identidad: Deberá demostrar que es el propietario legítimo de la instalación

⚠️ Importante: Por motivos de seguridad, las contraseñas están cifradas y no pueden recuperarse. Solo pueden restablecerse.

👥 Cambiar la Contraseña de Otro Usuario (Solo Administradores)

Si es administrador del sistema, puede cambiar las contraseñas de cualquier usuario. Esto es útil cuando:

• Un empleado ha olvidado su contraseña
• Necesita desactivar temporalmente el acceso de alguien
• Un usuario ha dejado la empresa y necesita reasignar su cuenta

Procedimiento para Administradores

1. Acceda a la gestión de usuarios

Navegue a: Menú Administrador → Usuarios

2. Localice el usuario

En el listado de usuarios, busque y haga clic en el usuario cuya contraseña desea cambiar.

3. Modifique la contraseña

En la ficha del usuario, encontrará los campos de contraseña:

• Introduzca la nueva contraseña temporal
• Confírmela en el segundo campo
• No necesita conocer la contraseña anterior

4. Guarde los cambios

Haga clic en "Guardar" para aplicar la nueva contraseña.

5. Comunique la contraseña temporal

Informe al usuario de su nueva contraseña de forma segura:

• Preferiblemente en persona o por teléfono
• Nunca por email sin cifrar
• Indíquele que debe cambiarla inmediatamente

💡 Buena práctica: Establezca una política de cambio obligatorio de contraseña tras el restablecimiento por parte del administrador.

🛡️ Políticas de Seguridad Recomendadas

Para mantener la seguridad de su instalación de HolaGest, considere implementar estas políticas:

Cambios Periódicos

Frecuencia recomendada:

• Usuarios estándar: Cada 90 días
• Administradores: Cada 60 días
• Usuarios con acceso a datos sensibles: Cada 30 días

Implementación:

Aunque HolaGest no fuerza cambios automáticos, puede establecer recordatorios o políticas internas para que los usuarios cambien sus contraseñas regularmente.

Contraseñas Únicas

Regla fundamental: Nunca reutilice contraseñas entre diferentes sistemas.

• No use la misma contraseña de HolaGest en su email
• No comparta contraseñas entre usuarios
• Cada usuario debe tener su propia contraseña única

Gestión de Contraseñas Compartidas

Evite compartir contraseñas:

• Cree usuarios individuales para cada persona
• Use los permisos de grupo para controlar el acceso
• Nunca comparta la contraseña de administrador

Si debe compartir temporalmente:

• Cámbiela inmediatamente después
• Limite el tiempo de uso compartido
• Registre quién tuvo acceso y cuándo

Almacenamiento Seguro

Recomendaciones:

• Use un gestor de contraseñas: Aplicaciones como LastPass, 1Password o KeePass
• No las anote en papel: Especialmente cerca del ordenador
• No las guarde en archivos de texto: Sin cifrar en su ordenador
• No las envíe por email: A menos que esté cifrado

🚨 Problemas Comunes y Soluciones

"Las contraseñas no coinciden"

Causa: Los valores introducidos en "Nueva contraseña" y "Repetir contraseña" son diferentes.

Solución: Asegúrese de escribir exactamente la misma contraseña en ambos campos. Preste atención a:

• Mayúsculas y minúsculas (son diferentes)
• Espacios al principio o final
• Caracteres especiales

"La contraseña es demasiado corta"

Causa: La contraseña no cumple con la longitud mínima requerida.

Solución: Introduzca una contraseña de al menos 6 caracteres (recomendado 12 o más).

"No puedo acceder después de cambiar la contraseña"

Causa: Posiblemente está escribiendo mal la nueva contraseña o tiene activado el bloqueo de mayúsculas.

Solución:

• Verifique que no tiene activado el Bloq Mayús
• Asegúrese de escribir la contraseña exactamente como la configuró
• Si persiste el problema, contacte con el administrador para restablecerla

"El botón Guardar no funciona"

Causa: Puede haber campos obligatorios sin completar o errores de validación.

Solución:

• Verifique que ambos campos de contraseña estén completos
• Compruebe que no hay mensajes de error en rojo en la pantalla
• Intente refrescar la página y volver a intentarlo

"He cambiado la contraseña pero sigo accediendo con la antigua"

Causa: El navegador está usando contraseñas guardadas en caché.

Solución:

• Cierre sesión completamente
• Borre las contraseñas guardadas del navegador para HolaGest
• Vuelva a iniciar sesión con la nueva contraseña
• Permita que el navegador guarde la nueva contraseña si lo desea

🔐 Seguridad Adicional

Cierre de Sesión Automático

HolaGest incluye un sistema de cierre de sesión automático por inactividad:

• Tiempo predeterminado: 30 minutos sin actividad
• Propósito: Evitar accesos no autorizados si deja el ordenador desatendido
• Recomendación: No desactive esta función por seguridad

Cierre Manual de Sesión

Siempre cierre sesión cuando:

• Termine su jornada laboral
• Vaya a ausentarse del puesto de trabajo
• Use un ordenador compartido o público
• Termine de trabajar con datos sensibles

Cómo cerrar sesión:

1. Haga clic en el icono de usuario (esquina superior derecha)
2. Seleccione "Cerrar sesión" en el menú desplegable
3. Espere a que aparezca la pantalla de inicio de sesión

Acceso desde Múltiples Dispositivos

Puede acceder a HolaGest desde diferentes dispositivos (ordenador de oficina, portátil, tablet):

• Misma contraseña: Use la misma contraseña en todos los dispositivos
• Sesiones simultáneas: Puede tener varias sesiones activas
• Sincronización: Los cambios se reflejan inmediatamente en todos los dispositivos

⚠️ Precaución: Si sospecha que alguien no autorizado conoce su contraseña, cámbiela inmediatamente.

✅ Lista de Verificación de Seguridad

Use esta lista para mantener su cuenta segura:

• [ ] Mi contraseña tiene al menos 12 caracteres
• [ ] Combino mayúsculas, minúsculas, números y símbolos
• [ ] No uso la misma contraseña en otros sistemas
• [ ] No he compartido mi contraseña con nadie
• [ ] Cierro sesión cuando me ausento del puesto
• [ ] Cambio mi contraseña cada 90 días
• [ ] No tengo la contraseña anotada en lugares visibles
• [ ] Uso un gestor de contraseñas para recordarla de forma segura

❓ Preguntas Frecuentes

P: ¿Con qué frecuencia debo cambiar mi contraseña? R: Se recomienda cambiarla cada 90 días, o inmediatamente si sospecha que ha sido comprometida.

P: ¿Puede el administrador ver mi contraseña? R: No. Las contraseñas están cifradas y nadie puede verlas, ni siquiera los administradores. Solo pueden restablecerlas.

P: ¿Qué hago si creo que alguien conoce mi contraseña? R: Cámbiela inmediatamente y notifique al administrador del sistema para que revise los registros de acceso.

P: ¿Puedo usar la misma contraseña que tenía antes? R: Técnicamente sí, pero no es recomendable por motivos de seguridad. Use siempre contraseñas nuevas.

P: ¿El sistema me avisará cuando deba cambiar la contraseña? R: HolaGest no incluye avisos automáticos de caducidad. Debe establecer sus propios recordatorios.

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Recuerde: La seguridad de su información empresarial depende en gran medida de la fortaleza y confidencialidad de su contraseña. Tómese en serio estas recomendaciones.