Cómo crear oportunidades (leads) en el CRM
🎯 ¿Qué es una oportunidad de negocio?
Una oportunidad (también llamada lead) representa una venta potencial en curso. Es el paso siguiente después de captar un contacto: cuando el contacto muestra interés real en comprar sus productos o servicios, se crea una oportunidad para hacer seguimiento estructurado de la negociación.
¿Cuándo crear una oportunidad?
Cree una oportunidad cuando:
- ✅ Un contacto solicita información sobre un producto/servicio específico
- ✅ Un contacto pide un presupuesto
- ✅ Hay una negociación activa en curso
- ✅ Un contacto muestra intención clara de compra
- ✅ Necesita hacer seguimiento de una venta potencial
TIP
Ventaja clave: Las oportunidades le permiten visualizar su embudo de ventas, priorizar negociaciones y medir la tasa de conversión de contactos a clientes.
🚀 Cómo crear una oportunidad
1️⃣ Acceder al módulo de oportunidades
Vaya a Menú CRM > Oportunidades.
Verá el listado de todas las oportunidades organizadas por estados (pestañas).
2️⃣ Crear una nueva oportunidad
Haga clic en el botón verde "Nuevo +" en la parte superior derecha.
3️⃣ Rellenar los datos de la oportunidad
Complete el formulario con la información de la negociación:
Campos principales:
Nombre (obligatorio): Título descriptivo de la oportunidad
- Ejemplo: "Venta Software Contabilidad - Empresa ABC"
- Ejemplo: "Contrato Mantenimiento Anual - Cliente XYZ"
Contacto (obligatorio): Seleccione el contacto asociado
- Busque por nombre, email o CIF
- La oportunidad quedará vinculada a este contacto
Descripción: Detalles de la negociación
- Qué producto/servicio se está negociando
- Necesidades específicas del contacto
- Condiciones especiales
- Cualquier información relevante
Interés (opcional): Producto o servicio relacionado
- Permite clasificar oportunidades por tipo de producto
- Facilita informes de demanda por producto
Agente comercial (opcional): Responsable de la venta
- Recibirá notificaciones automáticas
- Útil para calcular comisiones
Usuario asignado (opcional): Responsable del seguimiento
- Puede ser diferente del agente comercial
- Recibirá notificaciones de notas y archivos
Importe estimado (opcional): Valor aproximado de la venta
- Útil para priorizar oportunidades
- Permite calcular el valor total del embudo de ventas
Fecha estimada de cierre (opcional): Cuándo espera cerrar la venta
- Ayuda a planificar y hacer seguimiento
- Permite identificar oportunidades estancadas
Estado (obligatorio): En qué fase se encuentra la negociación
- Nuevo, En negociación, Presupuestado, Ganado, Perdido, etc.
- Los estados son personalizables
4️⃣ Guardar la oportunidad
Haga clic en Guardar. La oportunidad quedará registrada y visible en el listado.
📊 Estados de las oportunidades
Las oportunidades pasan por diferentes estados a medida que avanza la negociación. Los estados le permiten visualizar en qué fase se encuentra cada venta potencial.
Estados típicos
| Estado | Descripción | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Nuevo | Oportunidad recién creada | Al crear la oportunidad |
| Contactado | Ya se ha contactado con el cliente | Después de la primera llamada/email |
| En negociación | Se está discutiendo la propuesta | Durante las conversaciones comerciales |
| Presupuestado | Se ha enviado presupuesto | Después de enviar la oferta |
| Pendiente decisión | Esperando respuesta del cliente | Cliente está evaluando la propuesta |
| Ganado | Venta cerrada con éxito | Cliente acepta y compra |
| Perdido | Venta no cerrada | Cliente rechaza o elige competencia |
Configurar estados personalizados
Puede crear y personalizar los estados según su proceso comercial:
1️⃣ Acceder a la configuración de estados
Vaya a Menú Administrador > CRM y en el menú lateral izquierdo seleccione Estados.
2️⃣ Crear o editar un estado
Haga clic en el botón verde "+" para crear un nuevo estado, o haga clic en un estado existente para editarlo.
3️⃣ Configurar el estado
Campos disponibles:
- Nombre: Nombre del estado (ej: "Enviado presupuesto")
- Color: Color para identificar visualmente el estado
- Orden: Posición en la que aparecerá en el listado
- Mostrar pestaña: Si se muestra como pestaña en el listado
- ✅ Marcado: Siempre se muestra la pestaña (aunque esté vacía)
- ❌ Desmarcado: Solo se muestra si hay oportunidades en ese estado
- Estado final: Si es un estado de cierre (Ganado/Perdido)
4️⃣ Guardar el estado
Haga clic en Guardar. El estado quedará disponible para asignar a oportunidades.
INFO
Recomendación: Adapte los estados a su proceso comercial real. Si su ciclo de venta tiene pasos específicos, créelos como estados para tener visibilidad completa.
📝 Notas y archivos en oportunidades
Las oportunidades tienen su propio sistema de notas y archivos adjuntos, independiente de las notas del contacto.
Notas de oportunidades
- ✅ Registre cada interacción relacionada con esta negociación específica
- ✅ Las notas se envían automáticamente por email al creador, agente y usuario asignado
- ✅ Mantiene un historial completo de la negociación
- ✅ Permite a todo el equipo estar informado
Archivos adjuntos
- ✅ Adjunte presupuestos, contratos, especificaciones técnicas, etc.
- ✅ Los archivos quedan vinculados a la oportunidad
- ✅ Se envía notificación automática al equipo cuando se sube un archivo
- ✅ Centraliza toda la documentación de la negociación
📖 Más información: Cómo configurar las notificaciones del CRM
💰 Generar presupuestos desde oportunidades
Cuando el contacto solicita un presupuesto, puede crearlo directamente desde la oportunidad:
1️⃣ Abrir la oportunidad
Vaya a Menú CRM > Oportunidades y abra la oportunidad para la que desea crear el presupuesto.
2️⃣ Ir a la sección de presupuestos
En la parte inferior de la ficha de la oportunidad, busque la sección Presupuestos o Documentos.
3️⃣ Crear el presupuesto
Haga clic en "Nuevo presupuesto" o "Crear presupuesto".
El sistema:
- ✅ Crea un presupuesto vinculado a la oportunidad
- ✅ Rellena automáticamente los datos del contacto
- ✅ Permite añadir productos, servicios, precios y condiciones
4️⃣ Completar y enviar el presupuesto
Complete el presupuesto con los productos/servicios, guárdelo y envíelo al cliente.
El presupuesto quedará vinculado a la oportunidad para seguimiento.
TIP
Ventaja: Al vincular el presupuesto con la oportunidad, puede ver fácilmente qué presupuestos están asociados a cada negociación y hacer seguimiento completo.
📖 Más información: Cómo hacer un presupuesto de venta
🔄 Flujo de trabajo con oportunidades
Proceso típico
1️⃣ Contacto muestra interés
Un contacto solicita información sobre un producto o servicio.
Acción: Crear oportunidad en estado "Nuevo"
2️⃣ Primera interacción
Llama o envía email al contacto para entender sus necesidades.
Acción:
- Añadir nota con resumen de la conversación
- Cambiar estado a "Contactado" o "En negociación"
3️⃣ Envío de presupuesto
El contacto solicita una oferta formal.
Acción:
- Crear presupuesto desde la oportunidad
- Adjuntar el presupuesto PDF
- Cambiar estado a "Presupuestado"
4️⃣ Seguimiento
Espera respuesta del cliente.
Acción:
- Añadir nota con recordatorio para hacer seguimiento
- Cambiar estado a "Pendiente decisión"
5️⃣ Cierre
El cliente acepta o rechaza la propuesta.
Acción:
- Si acepta: Cambiar estado a "Ganado" y convertir contacto en cliente
Si rechaza: Cambiar estado a "Perdido" y añadir nota con el motivo
💡 Consejos y buenas prácticas
🎯 Actualice el estado regularmente
Cada vez que haya un avance en la negociación, actualice el estado de la oportunidad. Esto le dará visibilidad real de su embudo de ventas y le permitirá identificar oportunidades estancadas.
📝 Registre todas las interacciones en notas
Cada llamada, email o reunión relacionada con la oportunidad debe quedar registrada en una nota. Esto permite que cualquier miembro del equipo pueda retomar la negociación si fuera necesario.
💰 Indique siempre el importe estimado
Aunque sea aproximado, incluya el valor estimado de la venta. Esto le permitirá:
- Priorizar oportunidades de alto valor
- Calcular el valor total de su embudo de ventas
- Hacer previsiones de ingresos
📅 Configure fechas estimadas de cierre
Indique cuándo espera cerrar la venta. Esto le ayudará a:
- Identificar oportunidades que se están alargando demasiado
- Planificar recursos y entregas
- Hacer seguimiento proactivo
👔 Asigne agentes y usuarios responsables
Cada oportunidad debe tener un responsable claro. Esto evita que se pierdan oportunidades por falta de seguimiento y permite calcular comisiones correctamente.
📊 Revise periódicamente las oportunidades abiertas
Cada semana, revise todas las oportunidades en estados activos:
- ¿Hay alguna estancada que necesite seguimiento?
- ¿Alguna ha superado la fecha estimada de cierre?
- ¿Hay oportunidades que deberían cerrarse como perdidas?
🔗 Vincule presupuestos a oportunidades
Siempre cree los presupuestos desde la oportunidad, no de forma independiente. Esto mantiene toda la información centralizada y facilita el seguimiento.
📈 Analice las oportunidades perdidas
Cuando una oportunidad se cierra como "Perdida", añada una nota explicando el motivo:
- Precio demasiado alto
- Eligió a la competencia
- No era el momento adecuado
- Otros motivos
Esto le permitirá identificar patrones y mejorar su estrategia comercial.
❓ Preguntas frecuentes
¿Puedo tener múltiples oportunidades para el mismo contacto?
Sí, un contacto puede tener varias oportunidades simultáneas o en diferentes momentos. Cada oportunidad representa una negociación específica de un producto/servicio.
¿Qué pasa con las oportunidades al convertir un contacto en cliente?
Las oportunidades se mantienen vinculadas al contacto original. No se pierden al convertir el contacto en cliente. Puede seguir consultando el historial completo.
¿Puedo eliminar una oportunidad?
Sí, pero no es recomendable. Es mejor cerrarla como "Perdida" para mantener el historial y poder analizar por qué no se cerró la venta.
¿Puedo cambiar el contacto asociado a una oportunidad?
Sí, puede editar la oportunidad y cambiar el contacto asociado si fuera necesario.
¿Las notificaciones de oportunidades se envían automáticamente?
Sí, siempre que tenga configurado el envío de emails y las notificaciones del CRM estén activadas. Se envían notificaciones cuando se crea una oportunidad, se añade una nota o se sube un archivo.
¿Puedo ver todas las oportunidades de un agente comercial?
Sí, en el listado de oportunidades puede usar los filtros para seleccionar un agente específico y ver todas sus oportunidades.
¿Cómo calculo la tasa de conversión de oportunidades?
Divida el número de oportunidades "Ganadas" entre el total de oportunidades cerradas (Ganadas + Perdidas) y multiplique por 100.
Ejemplo: 20 ganadas / (20 ganadas + 30 perdidas) = 20/50 = 40% de tasa de conversión
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Última actualización: Febrero 2025