🔢 Sistema de Numeración y Secuencias de Documentos
La numeración de documentos es un aspecto crítico de cualquier sistema de gestión empresarial. HolaGest implementa un sistema de secuencias flexible y potente que le permite controlar completamente cómo se numeran sus facturas, albaranes, pedidos y presupuestos.
🎯 Conceptos Fundamentales
¿Qué son las Secuencias?
Las secuencias son reglas que determinan cómo se genera el código identificador de cada documento. Controlan:
- El número consecutivo que se asigna a cada documento
- El patrón o formato del código (ej: FAC2024-001, A-123, etc.)
- La numeración por ejercicio (reiniciar cada año o continuar)
- La numeración por serie (diferentes numeraciones para diferentes tipos de operaciones)
¿Por Qué No Puede Modificar Números Manualmente?
Por requisitos legales y de trazabilidad, los números de factura no pueden modificarse libremente una vez asignados:
Razones legales:
- Las facturas deben tener numeración correlativa sin huecos
- No puede haber duplicados de números de factura
- La secuencia debe ser auditable y trazable
- Modificaciones manuales podrían generar irregularidades fiscales
Razones técnicas:
- Garantiza unicidad de cada documento
- Evita errores humanos en la numeración
- Facilita la búsqueda y referencia de documentos
- Mantiene la integridad de la base de datos
💡 Solución: En lugar de modificar números manualmente, configure las secuencias para que generen automáticamente los números según sus necesidades.
Relación con Series y Ejercicios
Las secuencias están íntimamente relacionadas con dos conceptos adicionales:
Series:
- Agrupaciones lógicas de documentos (ej: Serie A para retail, Serie B para mayorista)
- Cada serie puede tener su propia numeración independiente
- Útil para separar diferentes líneas de negocio o tipos de operaciones
Ejercicios:
- Períodos fiscales (generalmente años naturales)
- Puede reiniciar la numeración cada ejercicio o mantenerla continua
- Importante para la contabilidad y declaraciones fiscales
Ejemplo de interacción:
- Empresa: "Comercial García S.L."
- Ejercicio: 2024
- Serie: A (Ventas retail)
- Tipo de documento: Factura de cliente
- Secuencia: Genera FAC2024A001, FAC2024A002, FAC2024A003...
⚙️ Acceso y Gestión de Secuencias
Ubicación en el Sistema
Puede acceder a las secuencias desde dos lugares:
Opción 1: Panel de Control
Navegue a: Menú Administrador → Panel de Control → Pestaña "Secuencias"
Esta es la ubicación principal donde verá todas las secuencias del sistema.
Opción 2: Desde las Series
Navegue a: Menú Contabilidad → Series → Seleccione una serie
Aquí verá las secuencias vinculadas específicamente a esa serie.
Listado de Secuencias
En el listado de secuencias verá:
- Tipo de documento: Factura, albarán, pedido, presupuesto
- Empresa: A qué empresa se aplica
- Ejercicio: Año fiscal (o "Todos" si aplica a cualquier ejercicio)
- Serie: Serie específica o "Todas"
- Número actual: Próximo número que se asignará
- Patrón: Formato del código generado
📝 Campos de una Secuencia
Cuando crea o edita una secuencia, encontrará los siguientes campos:
Tipo de Documento
Descripción: Especifica a qué tipo de documento se aplica esta secuencia.
Opciones disponibles:
- Factura de cliente
- Factura de proveedor
- Albarán de cliente
- Albarán de proveedor
- Pedido de cliente
- Pedido de proveedor
- Presupuesto de cliente
- Presupuesto de proveedor
Uso: Cada tipo de documento puede tener su propia secuencia independiente.
Empresa
Descripción: La empresa a la que se aplica esta secuencia.
Funcionamiento:
- Si tiene múltiples empresas, cada una puede tener sus propias secuencias
- Esto permite numeración independiente por empresa
- Útil en configuraciones multi-empresa
Ejemplo:
- Empresa A: Facturas desde FAC-A-001
- Empresa B: Facturas desde FAC-B-001
Ejercicio
Descripción: El ejercicio fiscal al que se aplica esta secuencia.
Opciones:
- Ejercicio específico: La secuencia solo se usa en ese año (ej: 2024)
- Vacío (todos los ejercicios): La secuencia se usa en cualquier ejercicio
Comportamiento:
- Si selecciona un ejercicio específico, esa secuencia solo se usará para documentos de ese año
- Si deja vacío, se usará para todos los ejercicios (excepto aquellos que tengan secuencia específica)
- Puede tener una secuencia general y secuencias específicas por año
Caso de uso común:
Reiniciar la numeración cada año:
- Secuencia para 2024: Empieza en 1
- Secuencia para 2025: Empieza en 1
- Resultado: FAC2024-001, FAC2024-002... luego FAC2025-001, FAC2025-002...
Serie
Descripción: La serie a la que se aplica esta secuencia.
Funcionamiento:
- Cada serie puede tener su propia numeración
- Si no selecciona serie, se aplica a todas las series (excepto las que tengan secuencia específica)
- Permite numeraciones completamente independientes por línea de negocio
Ejemplo:
- Serie A (Retail): FAC-A-001, FAC-A-002...
- Serie B (Mayorista): FAC-B-001, FAC-B-002...
- Serie C (Exportación): FAC-C-001, FAC-C-002...
Número
Descripción: El próximo número que se asignará al siguiente documento.
Funcionamiento:
- Es un contador que se incrementa automáticamente
- Cada vez que se crea un documento, se usa este número y se incrementa en 1
- Puede modificarlo para cambiar desde qué número continuar
Ejemplo:
- Número actual: 47
- Crea una factura: Se asigna el número 47
- Número actual pasa a ser: 48
- Siguiente factura: Será la 48
Cuándo modificar:
- Al migrar desde otro sistema (continuar desde el último número usado)
- Para corregir la numeración después de eliminar documentos
- Para saltar números por cualquier razón
⚠️ Precaución: Modificar este número afecta a todos los documentos futuros. Asegúrese de establecer el valor correcto.
Longitud del Número
Descripción: Número de dígitos que tendrá la parte numérica, rellenando con ceros a la izquierda si es necesario.
Valores comunes:
- 0: No rellena con ceros (1, 2, 3, 10, 100...)
- 3: Rellena hasta 3 dígitos (001, 002, 003, 010, 100...)
- 4: Rellena hasta 4 dígitos (0001, 0002, 0003, 0010, 0100, 1000...)
- 5: Rellena hasta 5 dígitos (00001, 00002...)
Ejemplo con longitud 4:
- Factura 1: 0001
- Factura 47: 0047
- Factura 123: 0123
- Factura 1000: 1000 (no se trunca si supera la longitud)
Uso recomendado:
- Pequeñas empresas: Longitud 3 o 4
- Medianas empresas: Longitud 4 o 5
- Grandes volúmenes: Longitud 5 o 6
Número Inicial
Descripción: El número desde el que comienza esta secuencia cuando se crea.
Funcionamiento:
- Solo se usa al crear la secuencia por primera vez
- Establece el valor inicial del campo "Número"
- Normalmente es 1, pero puede ser cualquier valor
Casos de uso:
- Valor 1: Comenzar desde el principio (más común)
- Valor 87: Continuar desde un sistema anterior que terminó en 86
- Valor 1000: Comenzar desde un número "redondo" por estética
Ejemplo:
Si establece número inicial en 100:
- Primera factura: 100
- Segunda factura: 101
- Tercera factura: 102
Usar Huecos
Descripción: Determina si se reutilizan números de documentos eliminados.
Opciones:
- Activado: Si elimina una factura, el siguiente documento creado usará ese número
- Desactivado: Los números eliminados no se reutilizan, la numeración continúa
Ejemplo con "Usar huecos" activado:
- Crea facturas 1, 2, 3, 4, 5
- Elimina la factura 3
- Crea una nueva factura: Se asigna el número 3 (reutiliza el hueco)
- Siguiente factura: Será la 6
Ejemplo con "Usar huecos" desactivado:
- Crea facturas 1, 2, 3, 4, 5
- Elimina la factura 3
- Crea una nueva factura: Se asigna el número 6 (no reutiliza)
- Resultado: Tienes 1, 2, 4, 5, 6 (falta el 3)
Recomendación:
- Desactivado (recomendado): Más simple y claro, evita confusiones
- Activado: Solo si necesita numeración estrictamente correlativa sin huecos
⚠️ Nota legal: Algunos países requieren numeración sin huecos. Consulte con su asesor fiscal.
Patrón
Descripción: Plantilla que define el formato del código del documento.
Este es el campo más potente y flexible del sistema de secuencias. Permite crear códigos personalizados usando variables que se sustituyen automáticamente.
🎨 Variables del Patrón
El patrón puede incluir texto fijo y variables que se reemplazan automáticamente:
Variables de Fecha y Hora
{FECHA}
- Sustituye por: Fecha completa del documento
- Formato: dd-mm-YYYY (día-mes-año)
- Ejemplo: 17-05-2024
{HORA}
- Sustituye por: Hora del documento
- Formato: HH:mm:ss (formato 24 horas)
- Ejemplo: 15:46:21
{FECHAHORA}
- Sustituye por: Fecha y hora completas
- Formato: dd-mm-YYYY HH:mm:ss
- Ejemplo: 27-11-2024 18:33:15
{ANYO}
- Sustituye por: Año completo (4 dígitos)
- Ejemplo: 2024
{DIA}
- Sustituye por: Día del mes (2 dígitos)
- Ejemplo: 25
{MES}
- Sustituye por: Mes (2 dígitos)
- Ejemplo: 09
{NOMBREMES}
- Sustituye por: Nombre del mes en español
- Ejemplo: Julio (si la fecha es en julio)
Variables de Ejercicio
{EJE}
- Sustituye por: Ejercicio fiscal completo (4 dígitos)
- Ejemplo: 2024
{EJE2}
- Sustituye por: Dos últimos dígitos del ejercicio
- Ejemplo: 24 (para el ejercicio 2024)
Variables de Numeración
{NUM}
- Sustituye por: Número del documento sin relleno
- Ejemplo: 47
{0NUM}
- Sustituye por: Número del documento rellenado con ceros
- Longitud: Según el campo "Longitud del número"
- Ejemplo: 00047 (si longitud es 5)
Variables de Serie
{SERIE}
- Sustituye por: Código de la serie
- Ejemplo: A
{0SERIE}
- Sustituye por: Código de la serie rellenado con ceros hasta 2 caracteres
- Ejemplo: 0A (si la serie es "A")
📋 Ejemplos de Patrones
Patrón Simple: Solo Número
{NUM}Resultado: 1, 2, 3, 47, 123...
Uso: Numeración básica sin formato adicional.
Patrón con Serie y Número
{SERIE}{0NUM}Resultado: A00001, A00002, B00001...
Uso: Diferenciación clara por series.
Patrón con Prefijo y Año
FAC{EJE}{SERIE}{NUM}Resultado: FAC2024A47, FAC2024B123...
Uso: Identificación completa con tipo de documento, año y serie.
Patrón con Año Corto
{SERIE}{EJE2}-{0NUM}Resultado: A24-00047, B24-00123...
Uso: Formato compacto con año abreviado.
Patrón con Separadores
{ANYO}-{MES}-{NUM}Resultado: 2024-09-123, 2024-10-045...
Uso: Organización por año y mes.
Patrón Complejo
FAC-{EJE}-{SERIE}-{0NUM}Resultado: FAC-2024-A-00047
Uso: Formato muy descriptivo y legible.
Patrón con Fecha
{SERIE}{ANYO}{MES}{DIA}-{NUM}Resultado: A20240915-47
Uso: Incluye fecha completa en el código.
Patrón Minimalista
{0NUM}Resultado: 00001, 00002, 00047...
Uso: Solo número con ceros, muy simple.
🛠️ Casos de Uso Prácticos
Caso 1: Comenzar Facturas desde un Número Específico
Situación: Migra desde otro sistema que terminó en la factura 86.
Solución:
- Vaya a: Menú Administrador → Panel de Control → Secuencias
- Busque la secuencia de "Factura de cliente"
- Edite la secuencia
- Establezca "Número inicial" en 87
- Establezca "Número" en 87 (si ya existe la secuencia)
- Guarde los cambios
Resultado: La próxima factura será la número 87.
Caso 2: Reiniciar Numeración Cada Año
Situación: Desea que las facturas empiecen desde 1 cada año.
Solución:
- Cree una secuencia específica para cada ejercicio
- Para 2024:
- Ejercicio: 2024
- Número inicial: 1
- Patrón: FAC{EJE}-
- Para 2025:
- Ejercicio: 2025
- Número inicial: 1
- Patrón: FAC{EJE}-
Resultado:
- 2024: FAC2024-00001, FAC2024-00002...
- 2025: FAC2025-00001, FAC2025-00002...
Caso 3: Numeración Independiente por Serie
Situación: Tiene ventas retail (Serie A) y mayorista (Serie B) con numeración separada.
Solución:
Cree secuencia para Serie A:
- Serie: A
- Patrón: A-
- Número inicial: 1
Cree secuencia para Serie B:
- Serie: B
- Patrón: B-
- Número inicial: 1
Resultado:
- Serie A: A-00001, A-00002, A-00003...
- Serie B: B-00001, B-00002, B-00003...
Caso 4: Diferentes Formatos por Tipo de Documento
Situación: Quiere códigos diferentes para facturas, albaranes y presupuestos.
Solución:
Secuencia para facturas:
- Tipo: Factura de cliente
- Patrón: FAC{EJE}-
Secuencia para albaranes:
- Tipo: Albarán de cliente
- Patrón: ALB{EJE}-
Secuencia para presupuestos:
- Tipo: Presupuesto de cliente
- Patrón: PRE{EJE}-
Resultado:
- Facturas: FAC2024-00001, FAC2024-00002...
- Albaranes: ALB2024-00001, ALB2024-00002...
- Presupuestos: PRE2024-00001, PRE2024-00002...
🔄 Secuencias Autogeneradas
HolaGest incluye un sistema inteligente de generación automática de secuencias:
Funcionamiento
Cuando crea un documento (factura, albarán, etc.), HolaGest:
Busca una secuencia específica que coincida con:
- Tipo de documento
- Empresa
- Ejercicio
- Serie
Si no encuentra una específica, busca una más genérica
Si no encuentra ninguna, crea automáticamente una nueva basándose en la última secuencia similar
Ventajas
- No necesita crear manualmente secuencias para cada combinación
- El sistema se adapta automáticamente a nuevas series o ejercicios
- Reduce la configuración inicial necesaria
Ejemplo
- Tiene configurada una secuencia para facturas de 2024
- Crea su primera factura de 2025
- HolaGest no encuentra secuencia para 2025
- Crea automáticamente una nueva secuencia para 2025 basada en la de 2024
- La factura se numera correctamente
⚠️ Consideraciones Importantes
No Modifique Secuencias en Uso
Problema: Cambiar el patrón de una secuencia que ya tiene documentos puede causar confusión.
Recomendación:
- Configure las secuencias correctamente desde el principio
- Si necesita cambiar el formato, hágalo al inicio de un nuevo ejercicio
- Los documentos existentes mantienen su código original
Numeración Legal
Requisitos fiscales:
- Las facturas deben tener numeración correlativa
- No puede haber duplicados
- Los huecos deben justificarse (documentos anulados)
Cumplimiento:
- HolaGest garantiza numeración única y correlativa
- El sistema de secuencias cumple requisitos legales
- Documente cualquier cambio en la numeración
Backup Antes de Cambios Importantes
Antes de modificar secuencias existentes:
- Realice un backup completo de su base de datos
- Anote los valores actuales de las secuencias
- Realice los cambios
- Verifique que funciona correctamente
- Si hay problemas, puede restaurar los valores anteriores
❓ Preguntas Frecuentes
P: ¿Puedo cambiar el número de una factura ya emitida? R: No, por requisitos legales los números de factura no pueden modificarse una vez asignados.
P: ¿Qué pasa si elimino una factura? R: Depende de la configuración "Usar huecos". Si está desactivado, ese número no se reutiliza.
P: ¿Puedo tener diferentes numeraciones para diferentes clientes? R: No directamente, pero puede usar series diferentes para diferentes tipos de clientes.
P: ¿La numeración es por empresa? R: Sí, cada empresa puede tener sus propias secuencias independientes.
P: ¿Puedo usar letras en la numeración? R: Sí, a través del patrón puede incluir cualquier texto fijo y variables.
P: ¿Qué pasa cuando llego al número 9999 con longitud 4? R: El sistema continúa con 10000, no se trunca el número.
P: ¿Puedo ver qué secuencia usó cada documento? R: El código generado se guarda en cada documento y puede verlo en su detalle.
Recuerde: Las secuencias son fundamentales para la organización y legalidad de sus documentos. Configure correctamente desde el inicio para evitar problemas futuros.