🏢 Gestión Multi-empresa en HolaGest
HolaGest ofrece capacidades de gestión multi-empresa que permiten trabajar con varias entidades empresariales dentro de una misma instalación. Sin embargo, es fundamental comprender las capacidades y limitaciones de esta funcionalidad antes de implementarla.
🎯 Capacidades y Limitaciones
¿Qué es la Gestión Multi-empresa?
La funcionalidad multi-empresa permite registrar y operar con múltiples entidades empresariales (empresas, autónomos, sociedades) dentro de una única instalación de HolaGest.
Cada empresa puede tener:
- Su propia razón social y datos fiscales
- Su propio logotipo corporativo
- Su configuración de régimen de IVA
- Sus propios almacenes vinculados
- Su numeración de documentos independiente
Limitaciones Importantes
HolaGest implementa un soporte multi-empresa con limitaciones significativas que debe conocer antes de decidir usar esta funcionalidad:
1. No Hay Separación Completa de Datos
Implicación: Los datos de todas las empresas coexisten en la misma base de datos sin aislamiento total.
Esto significa que:
- Los usuarios pueden ver datos de todas las empresas (si tienen permisos)
- Los clientes y proveedores se comparten entre empresas
- Los productos son comunes a todas las empresas
- No hay separación de sesiones por empresa
⚠️ Importante: Si necesita separación total de datos entre empresas (por ejemplo, para clientes diferentes que no deben compartir información), debe usar instalaciones independientes de HolaGest.
2. Sin Restricciones de Usuario por Empresa
Implicación: El sistema de permisos no permite restringir usuarios a empresas específicas.
Esto significa que:
- Si un usuario puede ver facturas, verá facturas de todas las empresas
- No puede limitar un usuario solo a la "Empresa A"
- Los permisos se aplican globalmente, no por empresa
Consecuencia práctica: No es viable usar multi-empresa para gestionar datos de clientes completamente independientes en una misma instalación.
3. Limitaciones Legales de Privacidad
Incluso técnicamente, existen restricciones legales importantes:
RGPD y LOPD: No puede compartir datos de clientes entre empresas diferentes sin consentimiento expreso de cada cliente.
Esto significa que:
- Si la Empresa A tiene un cliente, la Empresa B no puede usar esos datos sin autorización
- Debe obtener consentimiento explícito para compartir información entre sus empresas
- Puede haber sanciones legales por uso indebido de datos personales
⚠️ Advertencia Legal: Consulte con su asesor legal antes de compartir bases de datos de clientes entre entidades empresariales diferentes.
¿Por Qué Estas Limitaciones?
Razón técnica: Implementar separación completa de datos multi-empresa requiere una arquitectura de software compleja y costosa de desarrollar y mantener.
Razón práctica: Crear instalaciones independientes de HolaGest es un proceso simple que toma solo minutos y proporciona separación total garantizada.
Decisión de diseño: El esfuerzo de desarrollo necesario para multi-empresa completa no compensa cuando la alternativa (instalaciones separadas) es tan sencilla y efectiva.
✅ Casos de Uso Apropiados
A pesar de las limitaciones, existen escenarios donde la funcionalidad multi-empresa de HolaGest es útil y apropiada:
Caso 1: Transición de Autónomo a Sociedad
Escenario: Era autónomo y ha constituido una sociedad limitada. Desea mantener el histórico del autónomo pero emitir nuevas facturas como sociedad.
Solución con multi-empresa:
- Cree una nueva empresa con los datos de su sociedad
- Establezca la nueva empresa como predeterminada
- Todas las facturas nuevas se emitirán con los datos de la sociedad
- Conserva acceso al histórico del autónomo para consultas
Ventajas:
- Histórico completo en un solo lugar
- Transición suave sin pérdida de datos
- Consultas unificadas de toda su actividad
Caso 2: Gestoría o Asesoría
Escenario: Es gestor o asesor que administra la contabilidad y facturación de varios clientes.
Solución con multi-empresa:
- Cree una empresa por cada cliente que gestiona
- Emita facturas y gestione documentos de cada cliente
- Mantenga separación contable por empresa
Ventajas:
- Acceso centralizado a todos sus clientes
- Una sola instalación para gestionar
- Cambio rápido entre empresas
Consideraciones:
- Debe tener autorización de cada cliente
- Responsabilidad sobre la confidencialidad de los datos
- Considere si instalaciones separadas serían más seguras
Caso 3: Holding o Grupo Empresarial
Escenario: Gestiona varias empresas del mismo grupo empresarial con propiedad común.
Solución con multi-empresa:
- Registre cada empresa del grupo
- Gestione todas desde la misma instalación
- Genere informes consolidados
Ventajas:
- Visión global del grupo
- Gestión centralizada
- Informes consolidados
Consideraciones:
- Solo apropiado si las empresas tienen la misma propiedad
- Debe cumplir requisitos legales de separación contable
- Evalúe si necesita software específico de consolidación
Caso 4: Múltiples Marcas Comerciales
Escenario: Opera con diferentes marcas comerciales pero bajo la misma entidad legal.
Solución con multi-empresa:
- Cree una "empresa" por cada marca
- Use logotipos y nombres comerciales diferentes
- Emita facturas con la imagen de cada marca
Ventajas:
- Imagen diferenciada por marca
- Misma entidad fiscal
- Gestión unificada
Nota: Técnicamente son "marcas" no "empresas", pero puede usar esta funcionalidad para diferenciarlas.
🚫 Casos Donde NO Usar Multi-empresa
❌ Caso 1: Empresas de Clientes Diferentes
Escenario: Quiere que varios clientes usen la misma instalación de HolaGest, cada uno con su empresa.
Por qué NO:
- No hay separación de datos
- Problemas legales de privacidad
- Riesgos de seguridad
- Confusión operativa
Solución correcta: Instalaciones independientes para cada cliente.
❌ Caso 2: Franquicias Independientes
Escenario: Gestiona franquicias que son empresas legalmente independientes.
Por qué NO:
- Cada franquicia debe tener sus datos separados
- Problemas legales de compartir información
- Cada franquiciado debe tener control exclusivo de sus datos
Solución correcta: Instalación independiente para cada franquicia.
❌ Caso 3: Empresas con Equipos Separados
Escenario: Diferentes empresas con empleados que no deben ver datos de las otras empresas.
Por qué NO:
- No puede restringir usuarios por empresa
- Todos los usuarios con permisos verán todas las empresas
- Riesgo de errores y confusión
Solución correcta: Instalaciones independientes con usuarios separados.
🛠️ Cómo Gestionar Empresas
Acceso al Módulo de Empresas
Navegación: Menú Administrador → Empresas
Aquí verá el listado de todas las empresas registradas en su instalación.
Crear una Nueva Empresa
Paso 1: Iniciar la creación
Haga clic en el botón "Nuevo" (➕ verde) en el listado de empresas.
Paso 2: Datos de identificación
Complete la información básica de la empresa:
Nombre o razón social: Denominación legal completa de la empresa
- Ejemplo: "Comercial García y Asociados S.L."
Nombre corto: Versión abreviada para uso interno
- Ejemplo: "García SL"
Código: Identificador interno (se genera automáticamente)
Paso 3: Identificación fiscal
- Tipo de identificación: Seleccione CIF, NIF, NIE según corresponda
- Número fiscal: Introduzca el CIF/NIF de la empresa
- Ejemplo: "B12345678"
Paso 4: Dirección
Complete la dirección completa de la empresa:
- Dirección: Calle, número, piso, puerta
- Código postal: CP de la localidad
- Ciudad: Nombre de la ciudad
- Provincia: Seleccione de la lista
- País: Generalmente España
Paso 5: Datos de contacto
- Teléfono: Número de contacto principal
- Fax: Si aplica (opcional)
- Email: Dirección de correo electrónico corporativa
- Sitio web: URL de la página web (opcional)
Paso 6: Configuración fiscal
- Régimen de IVA: Seleccione el régimen aplicable:
- General (más común)
- Recargo de equivalencia
- Exento
Paso 7: Personalización
- Logotipo: Seleccione una imagen de la biblioteca
- Primero debe subir el logotipo a la biblioteca (Menú Administrador → Biblioteca)
- Luego selecciónelo aquí
Paso 8: Guardar
Haga clic en "Guardar" para crear la empresa.
Efectos de Crear una Empresa
Cuando crea una nueva empresa, HolaGest realiza automáticamente varias acciones:
1. Creación de almacén vinculado
Se crea automáticamente un almacén asociado a la nueva empresa:
- Nombre: Generalmente "Almacén [Nombre de la empresa]"
- Vinculación: Este almacén está vinculado exclusivamente a esta empresa
- Uso: Los documentos de esta empresa usarán este almacén por defecto
2. Configuración de secuencias
Se generan secuencias de numeración para los documentos de esta empresa:
- Facturas de cliente
- Facturas de proveedor
- Albaranes
- Pedidos
- Presupuestos
Cada empresa tiene su propia numeración independiente.
Establecer Empresa Predeterminada
La empresa predeterminada es la que se selecciona automáticamente al crear nuevos documentos.
Configuración:
- Vaya a: Menú Administrador → Panel de Control
- En la sección "Por defecto", localice el campo "Empresa"
- Seleccione la empresa que desea como predeterminada
- Guarde los cambios
Efecto:
- Todos los documentos nuevos se crearán para esta empresa por defecto
- Los usuarios pueden cambiar la empresa al crear cada documento si es necesario
Modificar una Empresa Existente
Puede modificar los datos de cualquier empresa en cualquier momento:
- Vaya al listado de empresas
- Haga clic en la empresa que desea modificar
- Actualice los campos necesarios
- Guarde los cambios
Datos que puede modificar:
- Dirección y datos de contacto
- Logotipo
- Régimen de IVA
- Cualquier otro campo
Datos que NO debe modificar:
- Número fiscal (CIF/NIF) - Cambiaría la identidad legal de la empresa
- Código - Puede afectar a referencias internas
💡 Consejo: Si ha cambiado de CIF (por ejemplo, de autónomo a sociedad), es mejor crear una nueva empresa que modificar la existente.
📄 Trabajar con Múltiples Empresas
Crear Documentos para Diferentes Empresas
Cuando tiene varias empresas configuradas, puede crear documentos para cualquiera de ellas:
Método 1: Selección de almacén
Al crear una factura, albarán, pedido o presupuesto:
- En el formulario del documento, localice el campo "Almacén"
- Seleccione el almacén vinculado a la empresa deseada
- El documento se emitirá con los datos de esa empresa
Método 2: Cambiar empresa predeterminada
Si va a trabajar extensamente con una empresa específica:
- Cambie la empresa predeterminada en el Panel de Control
- Todos los documentos nuevos usarán esa empresa
- Cambie de nuevo cuando necesite trabajar con otra empresa
Identificar la Empresa de un Documento
Para saber a qué empresa pertenece un documento:
En el listado:
- Puede añadir la columna "Empresa" o "Almacén" para ver esta información
- Use el botón "Opciones" para mostrar estas columnas
En el documento:
- El almacén seleccionado indica la empresa
- Los datos fiscales mostrados corresponden a la empresa del almacén
Filtrar Documentos por Empresa
Para ver solo documentos de una empresa específica:
- En el listado correspondiente (facturas, albaranes, etc.)
- Use el filtro de "Almacén" o "Empresa"
- Seleccione la empresa deseada
- El listado mostrará solo documentos de esa empresa
Informes por Empresa
Los informes de HolaGest pueden filtrarse por empresa:
- Acceda al informe deseado
- En los filtros, seleccione la empresa específica
- El informe mostrará solo datos de esa empresa
Informes consolidados:
Si no selecciona ninguna empresa en el filtro, el informe mostrará datos de todas las empresas consolidados.
🔄 Migración y Transiciones
Migrar de Autónomo a Sociedad
Escenario común: Ha trabajado como autónomo y ahora constituye una sociedad.
Proceso recomendado:
Cierre el ejercicio como autónomo:
- Emita todas las facturas pendientes como autónomo
- Cierre el ejercicio fiscal
- Genere los informes finales
Cree la nueva empresa (sociedad):
- Registre la sociedad con sus nuevos datos fiscales
- Configure el logotipo y datos corporativos
- Establezca como empresa predeterminada
Configure la numeración:
- Decida si continúa la numeración o empieza desde 1
- Configure las secuencias de la nueva empresa
Comunique el cambio:
- Informe a sus clientes del cambio de razón social
- Actualice sus materiales corporativos
Continúe operando:
- Todas las facturas nuevas se emitirán como sociedad
- Mantiene acceso al histórico del autónomo
Fusión de Empresas
Si dos de sus empresas se fusionan:
Opción 1: Mantener ambas en el sistema
- Deje ambas empresas registradas
- Desactive la que desaparece (no la elimine)
- Use solo la empresa resultante para nuevos documentos
Opción 2: Exportar e importar
- Exporte los datos de la empresa que desaparece
- Impórtelos en la empresa que permanece
- Elimine la empresa antigua
⚠️ Precaución: La fusión de datos es compleja. Consulte con soporte técnico antes de realizar operaciones masivas.
❓ Preguntas Frecuentes
P: ¿Cuántas empresas puedo crear? R: No hay límite técnico. Puede crear tantas empresas como necesite.
P: ¿Puedo eliminar una empresa? R: Técnicamente sí, pero no es recomendable si tiene documentos asociados. Es mejor desactivarla.
P: ¿Los clientes son independientes por empresa? R: No, los clientes son compartidos entre todas las empresas. Puede facturar al mismo cliente desde diferentes empresas.
P: ¿Puedo tener diferentes usuarios por empresa? R: No, los usuarios tienen acceso a todas las empresas. No puede restringir un usuario a una empresa específica.
P: ¿Cómo sé qué empresa estoy usando al crear una factura? R: Por el almacén seleccionado. Cada almacén está vinculado a una empresa.
P: ¿Puedo cambiar la empresa de una factura ya emitida? R: No es recomendable por motivos legales y contables. Las facturas deben permanecer en la empresa que las emitió.
P: ¿Es mejor multi-empresa o instalaciones separadas? R: Depende de su caso. Si necesita separación total de datos, use instalaciones separadas. Si gestiona sus propias empresas relacionadas, multi-empresa puede ser conveniente.
💡 Recomendaciones Finales
✅ Use multi-empresa si: Gestiona sus propias empresas relacionadas, es gestor de varios clientes con autorización, o está en transición de autónomo a sociedad.
❌ NO use multi-empresa si: Necesita separación total de datos, gestiona empresas de clientes independientes, o tiene equipos que no deben ver datos de otras empresas.
🎯 Regla general: Cuando tenga dudas, opte por instalaciones independientes. Es más seguro, más claro y garantiza separación total.
📞 Consulte con soporte: Si su caso es complejo, contacte con el soporte técnico de HolaGest antes de configurar multi-empresa.
Recuerde: La funcionalidad multi-empresa es una herramienta útil en casos específicos, pero no es apropiada para todos los escenarios. Evalúe cuidadosamente su caso antes de implementarla.