Cierres de Periodos (Horas Extras)
Descripción General
La funcionalidad de Cierres de Periodos permite gestionar y liquidar las horas extras trabajadas por los empleados dentro de un rango de fechas específico. Este módulo facilita el cálculo, registro y compensación del tiempo adicional laborado, ya sea mediante pago monetario o compensación con días de descanso.
El cierre de periodos es fundamental para mantener un control preciso de las horas extras, asegurar el cumplimiento de las obligaciones laborales y facilitar la integración con el módulo de nómina.
🎯 Objetivos del Módulo
El sistema de cierres de periodos permite:
- Calcular horas extras: Determinar el tiempo adicional trabajado por cada empleado
- Liquidar periodos: Cerrar formalmente un rango de fechas
- Compensar empleados: Aplicar pago monetario o días de descanso
- Integrar con nómina: Generar conceptos de pago automáticamente
- Generar reportes: Documentar horas extras y compensaciones
- Controlar costos: Analizar el impacto de las horas extras
- Cumplir normativas: Asegurar el pago correcto según legislación
💰 Tipos de Compensación
Las horas extras pueden compensarse de tres formas:
1. Sin Compensación
Descripción: Las horas extras no se pagan ni se compensan.
Cuándo Usar:
- Personal de confianza o directivo
- Empleados exentos de pago de horas extras
- Acuerdo previo con el empleado
- Tiempo voluntario no compensable
Ejemplo:
Empleado: Gerente General
Horas extras: 15 horas
Compensación: Sin compensación
Motivo: Personal de confianza, no aplica pago de horas extrasEfecto:
- No se genera pago en nómina
- No se agregan días de vacaciones
- Se registra solo para estadísticas
2. Compensación Monetaria
Descripción: Las horas extras se pagan en efectivo en la nómina.
Cuándo Usar:
- Empleados por hora
- Personal operativo
- Política estándar de la empresa
- Legislación lo requiere
Cálculo:
Horas extras: 10 horas
Salario por hora: $50.00
Factor de horas extras: 2.0 (dobles)
Pago de horas extras:
10 horas × $50.00 × 2.0 = $1,000.00
Resultado en nómina:
Percepción: Horas Extras - $1,000.00Factores Comunes:
- Horas extras dobles: Factor 2.0 (primeras 9 horas semanales)
- Horas extras triples: Factor 3.0 (después de 9 horas semanales)
- Horas extras festivas: Factor 2.5 o 3.0 (según legislación)
- Horas extras nocturnas: Factor 2.5 (según legislación)
Efecto:
- Se genera concepto de pago en nómina
- Se integra automáticamente al cálculo de nómina
- Se paga en el siguiente periodo de nómina
3. Compensación con Vacaciones
Descripción: Las horas extras se compensan con días de descanso.
Cuándo Usar:
- Política de balance vida-trabajo
- Acuerdo con el empleado
- Reducir costos de nómina
- Empleado prefiere tiempo libre
Cálculo:
Horas extras: 16 horas
Jornada diaria: 8 horas
Días de compensación:
16 horas ÷ 8 horas/día = 2 días
Resultado:
Se agregan 2 días al saldo de vacaciones del empleado
Empleado puede tomar 2 días libresEfecto:
- Se agregan días al saldo de vacaciones
- Empleado puede solicitar días libres
- No se genera pago en nómina
- Se registran marcajes justificados cuando toma los días
📍 Acceso al Módulo
Ubicación en el Sistema
Para acceder a Cierres de Periodos:
- Vaya a RR.HH. → Asistencias
- Haga clic en la pestaña Cierres o Cierres de Periodos
Ruta de acceso: Menú → RR.HH. → Asistencias → Cierres
🖥️ Interfaz de Cierres de Periodos
Estructura de la Pantalla
La pantalla de gestión de cierres se divide en dos secciones:
Parte Superior: Selección de Periodo
Elementos:
- Empresa: Seleccionar empresa (en caso de multiempresa)
- Fecha de Inicio: Primer día del periodo a cerrar
- Fecha de Fin: Último día del periodo a cerrar
- Botón "Buscar": Cargar datos del periodo
- Botón "Nuevo Cierre": Crear un nuevo cierre
Ejemplo:
Empresa: HolaGest S.A.
Fecha de Inicio: 01/03/2024
Fecha de Fin: 31/03/2024
[Buscar]Parte Inferior: Lista de Empleados
Elementos:
- Lista de empleados: Empleados con horas extras en el periodo
- Checkboxes: Para selección múltiple
- Columnas: Empleado, Horas Extras, Compensación, Acciones
- Botones de acción: Añadir empleados, Compensación, Editar, Eliminar
Ejemplo de Lista:
☐ Juan Pérez García | 10.5 horas | Monetaria | [Editar] [Eliminar]
☐ María López Sánchez | 8.0 horas | Vacaciones | [Editar] [Eliminar]
☐ Pedro García Ruiz | 15.0 horas | Sin compensar| [Editar] [Eliminar]➕ Crear un Cierre de Periodo
Proceso Completo
Paso 1: Definir el Periodo
- Seleccione la Empresa (si aplica)
- Seleccione Fecha de Inicio del periodo
- Seleccione Fecha de Fin del periodo
- Haga clic en Buscar o Nuevo Cierre
Ejemplo:
Cierre de Marzo 2024:
Empresa: HolaGest S.A.
Fecha de Inicio: 01/03/2024
Fecha de Fin: 31/03/2024Paso 2: Agregar Empleados al Cierre
Hay dos formas de agregar empleados:
Opción A: Agregar Manualmente
- Haga clic en el botón Nuevo
- Complete el formulario:
- Empleado: Seleccione el empleado
- Horas Extras: Ingrese las horas trabajadas
- Compensación: Seleccione el tipo (Sin compensación, Monetaria, Vacaciones)
- Haga clic en Guardar
Ejemplo:
Empleado: Juan Pérez García
Horas Extras: 10.5 horas
Compensación: MonetariaOpción B: Agregar Automáticamente
- Haga clic en el botón Añadir empleados
- El sistema carga automáticamente:
- Todos los empleados con horas extras en el periodo
- Calcula las horas extras de cada uno
- Los agrega a la lista
- Revise la lista generada
Ventaja: Ahorra tiempo, no hay que agregar empleado por empleado.
Ejemplo de Carga Automática:
Sistema detecta en el periodo 01/03 - 31/03:
Juan Pérez: 10.5 horas extras
María López: 8.0 horas extras
Pedro García: 15.0 horas extras
Ana Rodríguez: 5.5 horas extras
Luis Martínez: 12.0 horas extras
Total: 5 empleados agregados automáticamentePaso 3: Aplicar Compensaciones
Hay dos formas de aplicar compensaciones:
Opción A: Individual
- Localice el empleado en la lista
- Haga clic en Editar
- Seleccione el tipo de compensación
- Haga clic en Guardar
Opción B: En Lote (Múltiples Empleados)
- Seleccione los empleados usando los checkboxes (☐)
- Haga clic en el botón Compensación
- Seleccione el tipo de compensación a aplicar:
- Sin compensación
- Monetaria
- Vacaciones
- Haga clic en Aplicar
- La compensación se aplica a todos los seleccionados
Ejemplo de Compensación en Lote:
Empleados seleccionados:
☑ Juan Pérez García (10.5 horas)
☑ María López Sánchez (8.0 horas)
☑ Pedro García Ruiz (15.0 horas)
Compensación seleccionada: Monetaria
Resultado:
✅ Juan Pérez: 10.5 horas → Compensación Monetaria
✅ María López: 8.0 horas → Compensación Monetaria
✅ Pedro García: 15.0 horas → Compensación MonetariaPaso 4: Guardar el Cierre
- Revise que todos los empleados tengan compensación asignada
- Verifique los cálculos
- Haga clic en Guardar Cierre o Cerrar Periodo
- El sistema:
- Registra el cierre
- Genera conceptos de nómina (si es monetaria)
- Agrega días de vacaciones (si es con vacaciones)
- Bloquea el periodo (opcional)
Mensaje de Confirmación:
✅ Cierre de periodo registrado correctamente
Periodo: 01/03/2024 - 31/03/2024
Empleados: 5
Total horas extras: 51.0 horas
Compensaciones:
- Monetaria: 3 empleados (33.5 horas) → $3,350.00
- Vacaciones: 1 empleado (8.0 horas) → 1 día
- Sin compensación: 1 empleado (9.5 horas)
Integración con nómina: ✅ Completada📝 Edición de Compensaciones
Editar Compensación Individual
Proceso:
- Localice el empleado en la lista
- Haga clic en Editar (icono de lápiz)
- Se abre el formulario de edición
- Modifique:
- Horas extras (si es necesario)
- Tipo de compensación
- Haga clic en Guardar
Detalle de Compensación con Vacaciones
Cuando edita la compensación de un empleado con tipo "Vacaciones", se muestra información adicional:
Sección de Marcajes Justificados
Ubicación: Parte inferior de la pantalla de edición
Información Mostrada:
- Horario laboral del empleado: Para referencia
- Lista de marcajes justificados: Días que compensan las horas extras
- Botón "Añadir": Para agregar nuevos marcajes justificados
Ejemplo de Visualización:
Empleado: María López Sánchez
Horas extras: 8.0 horas
Compensación: Vacaciones
Días a compensar: 1 día (8 horas ÷ 8 horas/día)
Horario Laboral:
Lunes a Viernes: 09:00 - 18:00 (8 horas)
Marcajes Justificados:
15/04/2024 - 09:00 a 18:00 - Compensación HE (8 horas) ✅
[Añadir Marcaje Justificado]Añadir Marcajes Justificados
Para registrar cuándo el empleado toma los días de compensación:
Proceso:
- En la edición de compensación, haga clic en Añadir (en la sección de marcajes justificados)
- Se abre un formulario:
- Fecha: Día en que tomará el descanso
- Hora de Inicio: Inicio del periodo compensado
- Hora de Fin: Fin del periodo compensado
- Haga clic en Aceptar
- El sistema genera automáticamente:
- Marcaje de Entrada Justificada a la hora de inicio
- Marcaje de Salida Justificada a la hora de fin
- Motivo: "Compensación de Horas Extras" o similar
Ejemplo:
Formulario de Marcaje Justificado:
Empleado: María López Sánchez
Fecha: 15/04/2024
Hora de Inicio: 09:00
Hora de Fin: 18:00
[Aceptar]
Resultado:
✅ Marcaje de Entrada Justificada: 15/04/2024 09:00
✅ Marcaje de Salida Justificada: 15/04/2024 18:00
✅ Motivo: Compensación de Horas Extras
✅ Horas compensadas: 8 horasCompensación Parcial
Si el empleado toma solo parte del día:
Ejemplo:
Horas extras: 8.0 horas
Empleado toma medio día:
Marcaje Justificado 1:
Fecha: 15/04/2024
Hora de Inicio: 09:00
Hora de Fin: 13:00
Horas compensadas: 4 horas
Marcaje Justificado 2:
Fecha: 20/04/2024
Hora de Inicio: 09:00
Hora de Fin: 13:00
Horas compensadas: 4 horas
Total compensado: 8 horas ✅📊 Visualización de Horarios
Horario Laboral del Empleado
Para facilitar la asignación de marcajes justificados, el sistema muestra el horario laboral del empleado:
Información Mostrada:
- Días laborables (Lunes a Viernes, etc.)
- Horario de entrada y salida
- Horas por día
- Total de horas semanales
Ejemplo:
Horario Laboral: María López Sánchez
Lunes: 09:00 - 18:00 (8 horas)
Martes: 09:00 - 18:00 (8 horas)
Miércoles: 09:00 - 18:00 (8 horas)
Jueves: 09:00 - 18:00 (8 horas)
Viernes: 09:00 - 14:00 (4 horas)
Sábado: Descanso
Domingo: Descanso
Total semanal: 36 horasUtilidad:
- Verificar fácilmente el horario del empleado
- Asignar marcajes justificados en horarios correctos
- Calcular horas compensadas con precisión
- Evitar errores en la asignación de días
🔄 Integración con Nómina
Compensación Monetaria
Cuando se aplica compensación monetaria:
Proceso Automático:
- Cierre se guarda con compensación monetaria
- Sistema calcula el monto a pagar:
Horas extras × Salario por hora × Factor - Sistema genera concepto de nómina:
Concepto: Horas Extras Empleado: Juan Pérez García Cantidad: 10.5 horas Importe: $1,050.00 - Concepto se integra a la nómina del periodo
- Empleado recibe pago en su siguiente nómina
Ejemplo en Recibo de Nómina:
Recibo de Nómina - Juan Pérez García
Periodo: 1-15 Abril 2024
PERCEPCIONES:
Sueldo Base $5,000.00
Bono de Puntualidad $ 500.00
Horas Extras (10.5 hrs) $1,050.00 ← Compensación del cierre
──────────
Subtotal Percepciones $6,550.00
DEDUCCIONES:
ISR $ 850.00
IMSS $ 300.00
──────────
Subtotal Deducciones $1,150.00
NETO A PAGAR: $5,400.00Compensación con Vacaciones
Cuando se aplica compensación con vacaciones:
Proceso Automático:
- Cierre se guarda con compensación vacaciones
- Sistema calcula días a compensar:
Horas extras ÷ Horas por día = Días - Sistema agrega días al saldo de vacaciones:
Saldo anterior: 10 días Días por compensación: 1 día Nuevo saldo: 11 días - Empleado puede solicitar los días libres
- Al tomar los días, se registran marcajes justificados
Ejemplo de Saldo de Vacaciones:
Empleado: María López Sánchez
Saldo de Vacaciones:
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Días generados por antigüedad: 12 días
Días por compensación HE: 1 día
────────
Total disponible: 13 días
Días disfrutados: 5 días
Días solicitados (pendientes): 2 días
────────
Días disponibles para solicitar: 6 días
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━📈 Reportes y Análisis
Reportes Disponibles
Reporte de Cierre de Periodo
Cierre de Periodo - Marzo 2024
Periodo: 01/03/2024 - 31/03/2024
Resumen:
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Empleados con horas extras: 15
Total horas extras: 125.5 horas
Por Tipo de Compensación:
- Monetaria: 10 empleados (85.0 horas) → $8,500.00
- Vacaciones: 3 empleados (24.0 horas) → 3 días
- Sin compensación: 2 empleados (16.5 horas)
Detalle por Empleado:
Juan Pérez - 10.5 hrs - Monetaria - $1,050.00
María López - 8.0 hrs - Vacaciones - 1 día
Pedro García - 15.0 hrs - Monetaria - $1,500.00
...Reporte de Horas Extras por Departamento
Horas Extras por Departamento - Marzo 2024
Ventas:
- Empleados: 8
- Horas extras: 65.0 horas
- Costo: $6,500.00
Producción:
- Empleados: 5
- Horas extras: 40.5 horas
- Costo: $4,050.00
Administración:
- Empleados: 2
- Horas extras: 20.0 horas
- Costo: $2,000.00
Total: $12,550.00Reporte de Tendencias
Tendencias de Horas Extras - Trimestre 1, 2024
Enero: 95.0 horas - $9,500.00
Febrero: 110.5 horas - $11,050.00
Marzo: 125.5 horas - $12,550.00
Tendencia: ↑ Incremento del 32% en el trimestre
Recomendación: Analizar causas y considerar contrataciónIndicadores Clave (KPIs)
Costo de Horas Extras:
Fórmula: Total pagado por horas extras / Total nómina × 100
Ejemplo: $12,550 / $150,000 × 100 = 8.37%
Interpretación: Las horas extras representan 8.37% de la nóminaPromedio de Horas Extras por Empleado:
Fórmula: Total horas extras / Empleados con horas extras
Ejemplo: 125.5 horas / 15 empleados = 8.37 horas/empleadoTasa de Empleados con Horas Extras:
Fórmula: Empleados con HE / Total empleados × 100
Ejemplo: 15 / 50 × 100 = 30%
Interpretación: 30% de empleados trabajaron horas extras💡 Mejores Prácticas
Recomendaciones Generales
- Cierre periodos regularmente: Mensual o quincenal, no acumule
- Revise cálculos: Verifique que las horas extras sean correctas
- Documente decisiones: Registre por qué se aplicó cada tipo de compensación
- Comunique a empleados: Informe sobre compensaciones aplicadas
- Integre con nómina: Asegúrese de que los pagos se generen correctamente
- Analice tendencias: Identifique patrones y tome medidas preventivas
- Establezca límites: Defina máximos de horas extras permitidas
- Capacite supervisores: Enseñe a autorizar horas extras adecuadamente
Políticas Recomendadas
Política de Horas Extras:
1. Autorización previa: Supervisor debe aprobar antes de trabajar
2. Límite semanal: Máximo 9 horas extras por semana
3. Límite mensual: Máximo 30 horas extras por mes
4. Compensación: Monetaria por defecto, vacaciones si empleado lo solicita
5. Cierre: Mensual, último día del mes
6. Pago: En la nómina del mes siguientePolítica de Compensación con Vacaciones:
1. Solicitud del empleado: Debe solicitarlo expresamente
2. Aprobación: Supervisor y RR.HH. deben aprobar
3. Plazo para tomar días: Máximo 3 meses después del cierre
4. Programación: Coordinar con supervisor para no afectar operación
5. Registro: Documentar en el cierre y en solicitud de vacacionesPrevención de Problemas
Evitar Horas Extras Excesivas:
- Planificar cargas de trabajo adecuadamente
- Contratar personal adicional si es necesario
- Redistribuir tareas entre empleados
- Mejorar procesos para aumentar eficiencia
- Establecer límites claros de horas extrasEvitar Errores en Cálculos:
- Verificar horarios de empleados antes de cerrar
- Revisar marcajes anormales o sospechosos
- Validar cálculos con reportes de asistencia
- Comparar con periodos anteriores
- Auditar cierres antes de integrar con nóminaEvitar Conflictos con Empleados:
- Comunicar claramente las políticas de horas extras
- Informar sobre compensaciones aplicadas
- Permitir que empleados revisen sus horas extras
- Resolver dudas antes de cerrar el periodo
- Documentar acuerdos sobre tipo de compensación🆘 Solución de Problemas
Problemas Comunes
Problema 1: Horas extras no se calculan correctamente
Causa: Horario del empleado no configurado o incorrecto
Solución:
- Verifique que el empleado tenga turno laboral asignado
- Verifique que el horario sea correcto
- Verifique que los marcajes estén completos (entrada y salida)
- Recalcule las horas extras
Problema 2: No se genera concepto de nómina
Causa: Concepto de horas extras no configurado
Solución:
- Vaya a Configuración → Conceptos Salariales
- Verifique que exista el concepto "Horas Extras"
- Verifique que esté configurado correctamente
- Vuelva a guardar el cierre
Problema 3: Días de vacaciones no se agregan
Causa: Error en el cálculo o configuración
Solución:
- Verifique que seleccionó "Vacaciones" como compensación
- Verifique el cálculo de días (horas ÷ horas por día)
- Revise el saldo de vacaciones del empleado
- Contacte a soporte si persiste el problema
Problema 4: No puedo editar un cierre
Causa: Periodo ya cerrado o bloqueado
Solución:
- Verifique el estado del cierre
- Si está cerrado, solicite reapertura a administrador
- O cree un cierre de ajuste para el siguiente periodo
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📞 Soporte
Si necesita ayuda con cierres de periodos y horas extras:
- Correo: soporte@holagest.com
- Teléfono: +52 (55) 1234-5678
- Chat: Disponible en el sistema
- Documentación: https://docs.holagest.com
Última actualización: 2024 Versión del documento: 2.0 Módulo: RR.HH. - Cierres de Periodos y Horas Extras