Configuración por Defecto

Descripción General

La Configuración de Recursos Humanos es el punto de partida para establecer los parámetros operativos del módulo de RR.HH. en HolaGest. Esta configuración determina cómo funcionarán los procesos de gestión de empleados, control de asistencia, cálculo de nómina y otras funcionalidades críticas del sistema.

Una configuración adecuada desde el inicio garantiza que el sistema opere de acuerdo con las políticas laborales de su empresa y cumpla con las normativas legales aplicables.

🎯 Objetivos de la Configuración

La configuración por defecto permite:

Establecer políticas laborales: Definir reglas de asistencia, retardos y horas extras
Personalizar procesos: Adaptar el sistema a las necesidades específicas de la empresa
Integrar con contabilidad: Configurar la conexión con el módulo contable
Controlar dispositivos: Habilitar o deshabilitar dispositivos biométricos
Cumplir normativas: Asegurar el cumplimiento de leyes de protección de datos
Optimizar operación: Configurar filtros y opciones para agilizar el trabajo diario

📍 Ubicación en el Sistema

Acceso a la Configuración

Para acceder a la configuración de Recursos Humanos:

Inicie sesión en HolaGest con credenciales de administrador
Navegue al Menú Administrador
Seleccione Panel de Control
Haga clic en la pestaña Recursos Humanos

Nota de Permisos: Solo usuarios con rol de Administrador pueden acceder y modificar la configuración del módulo de RR.HH.

Estructura de la Configuración

La configuración se organiza en las siguientes secciones:

General: Parámetros generales del módulo
Retrasos: Políticas de control de retardos
Ubicación: Configuración de geolocalización GPS

⚙️ Sección: General

Esta sección contiene los parámetros fundamentales que afectan el funcionamiento global del módulo de Recursos Humanos.

Parámetros Disponibles

1. Diario Contable

Descripción: Especifica a qué diario contable se asignarán los apuntes contables generados por el módulo de RR.HH.

Propósito:

Integrar automáticamente las operaciones de nómina con el módulo de contabilidad
Organizar los asientos contables de RR.HH. en un diario específico
Facilitar la conciliación y auditoría de registros contables

Configuración:

Seleccione el diario contable de la lista desplegable
Opciones comunes: "Diario de Nómina", "Diario de RR.HH.", "Diario General"
Si no existe el diario deseado, créelo primero en el módulo de Contabilidad

Ejemplo de Uso:

Diario seleccionado: "DIARIO DE NÓMINA"
Resultado: Todos los asientos de nómina se registrarán en este diario

Recomendación:

Utilice un diario exclusivo para RR.HH. para mejor organización
Asegúrese de que el diario esté configurado correctamente en Contabilidad
Verifique que el diario permita el tipo de operaciones de nómina

2. Asistencias - Filtro Automático

Descripción: Define si se desea aplicar un filtro automático a la lista de marcajes de asistencia.

Propósito:

Mejorar el rendimiento del sistema al cargar solo registros relevantes
Facilitar la visualización de asistencias recientes
Reducir el tiempo de carga de la pantalla de asistencias

Opciones Disponibles:

Sin filtro: Muestra todos los registros de asistencia
Diario: Muestra solo los marcajes del día actual
Semanal: Muestra los marcajes de la semana en curso
Quincenal: Muestra los marcajes de la quincena actual
Mensual: Muestra los marcajes del mes en curso

Configuración Recomendada:

Empresas pequeñas (< 50 empleados): Semanal o Mensual
Empresas medianas (50-200 empleados): Semanal
Empresas grandes (> 200 empleados): Diario

Ejemplo de Uso:

Filtro seleccionado: "Semanal"
Resultado: Al abrir la pantalla de asistencias, solo se mostrarán
los marcajes de la semana actual (Lunes a Domingo)

Nota: Los usuarios siempre pueden cambiar el filtro manualmente para consultar periodos anteriores.

3. Marcaje Manual

Descripción: Configura si los empleados pueden realizar marcajes manuales desde su panel personal.

Propósito:

Permitir que empleados registren su asistencia sin dispositivo biométrico
Habilitar el registro de asistencia para personal remoto o en campo
Controlar quién puede registrar asistencias manualmente

Opciones:

Habilitado: Los empleados pueden registrar marcajes desde su panel
Deshabilitado: Solo supervisores/administradores pueden registrar marcajes

Consideraciones de Seguridad:

Ventajas de Habilitar:

✅ Flexibilidad para empleados en trabajo remoto
✅ Solución de respaldo si falla el dispositivo biométrico
✅ Facilita el registro para personal en campo

Desventajas de Habilitar:

❌ Posibilidad de marcajes fraudulentos
❌ Menor control sobre la veracidad de los registros
❌ Requiere supervisión adicional

Configuración Recomendada:

Deshabilitado si cuenta con dispositivos biométricos confiables
Habilitado si tiene personal remoto o en campo
Habilitado con geolocalización para mayor control (ver sección Ubicación)

Ejemplo de Uso:

Configuración: Habilitado
Resultado: Los empleados verán un botón "Registrar Asistencia"
en su panel personal para marcar entrada/salida

4. Dispositivo Biométrico

Descripción: Permite activar o desactivar el uso de dispositivos biométricos para el registro de asistencias.

Propósito:

Habilitar la integración con relojes checadores
Sincronizar automáticamente los registros de dispositivos externos
Controlar el método principal de registro de asistencia

Opciones:

Activado: El sistema sincronizará con dispositivos biométricos configurados
Desactivado: No se utilizarán dispositivos biométricos

Requisitos Previos:

Dispositivos biométricos instalados y conectados a la red
Configuración de dispositivos en el sistema (IP, puerto, modelo)
Empleados registrados en los dispositivos (huellas, rostros, tarjetas)

Proceso de Sincronización:

Cuando está activado, el sistema:

Se conecta periódicamente a los dispositivos configurados
Descarga los registros de asistencia nuevos
Valida y procesa los marcajes
Los registra en la base de datos de HolaGest
Calcula automáticamente horas trabajadas, retardos, etc.

Configuración Recomendada:

Activado si cuenta con dispositivos biométricos
Desactivado si solo utilizará marcajes manuales o aplicación móvil

Ejemplo de Uso:

Configuración: Activado
Dispositivos configurados: 2 relojes checadores ZKTeco
Resultado: Cada 5 minutos el sistema descarga los marcajes
de ambos dispositivos y los registra automáticamente

Guía Relacionada: Consulte Dispositivos Biométricos para instrucciones detalladas de configuración.

5. Horas Extras - Concepto Salarial

Descripción: Configura el concepto salarial determinado para el pago de Horas Extras.

Propósito:

Definir cómo se pagarán las horas extras en la nómina
Establecer el factor de multiplicación del salario
Integrar correctamente con el cálculo de nómina

Configuración:

Seleccione el concepto de nómina de la lista desplegable
Opciones comunes: "Horas Extras Dobles", "Horas Extras Triples", "Tiempo Extra"

Conceptos Típicos de Horas Extras:

Concepto	Factor	Descripción
Horas Extras Dobles	2.0x	Primeras horas extras (generalmente primeras 9 horas)
Horas Extras Triples	3.0x	Horas extras excedentes (después de 9 horas)
Horas Extras Festivas	2.5x	Horas trabajadas en días festivos
Horas Extras Nocturnas	2.5x	Horas trabajadas en horario nocturno

Ejemplo de Cálculo:

Salario por hora: $50.00
Horas extras trabajadas: 5 horas
Concepto configurado: Horas Extras Dobles (2.0x)

Cálculo:
5 horas × $50.00 × 2.0 = $500.00

Resultado en nómina:
Percepción: Horas Extras Dobles - $500.00

Consideraciones Legales:

Verifique la legislación laboral de su país sobre horas extras
Asegúrese de aplicar los factores correctos según la ley
Considere límites legales de horas extras permitidas

Configuración Recomendada:

Cree conceptos separados para diferentes tipos de horas extras
Configure correctamente los factores de multiplicación
Verifique que los conceptos estén dados de alta en el catálogo de nómina

6. Compensación de Horas Extras

Descripción: Define el concepto para los marcajes justificados por compensación de horas extras.

Propósito:

Permitir que las horas extras se compensen con tiempo libre
Registrar cuando un empleado toma tiempo compensatorio
Controlar el balance de horas extras vs. tiempo compensado

¿Qué es la Compensación de Horas Extras?

En lugar de pagar las horas extras en efectivo, algunas empresas permiten que los empleados las compensen con tiempo libre equivalente.

Ejemplo:

Situación:
- Empleado trabajó 8 horas extras el fin de semana
- Empresa permite compensación en lugar de pago

Proceso:
1. Se registran las 8 horas extras trabajadas
2. Empleado solicita compensar con tiempo libre
3. Empleado toma 8 horas libres durante la semana
4. Se registra el marcaje con concepto "Compensación de Horas Extras"
5. El balance de horas extras se reduce a cero

Configuración:

Seleccione el concepto de justificación de la lista
Opciones comunes: "Compensación HE", "Tiempo Compensatorio", "Descanso por HE"

Proceso de Uso:

Acumulación de Horas Extras:
- Empleado trabaja horas adicionales
- Sistema registra las horas extras
- Se acumulan en el balance del empleado
Solicitud de Compensación:
- Empleado solicita tiempo libre compensatorio
- Supervisor aprueba la solicitud
- Se programa el día/horas de ausencia
Registro de Compensación:
- En el día de ausencia, se registra marcaje especial
- Se aplica el concepto de "Compensación de Horas Extras"
- El sistema descuenta del balance de horas extras
- No se aplica descuento en nómina por la ausencia

Ventajas de la Compensación:

✅ Reduce costos de nómina para la empresa
✅ Ofrece flexibilidad al empleado
✅ Mejora el balance vida-trabajo
✅ Evita acumulación excesiva de horas extras

Consideraciones:

Establezca políticas claras sobre compensación
Defina límites de tiempo para usar horas acumuladas
Determine qué sucede con horas no compensadas al finalizar el año
Verifique la legalidad de la compensación en su jurisdicción

⏱️ Sección: Retrasos

Esta sección configura las políticas de control de retardos en las entradas y salidas de los empleados.

Parámetros de Control de Retardos

1. Entrada - Tolerancia de Retardo

Descripción: Establece los minutos permitidos de retraso antes de considerarlo una incidencia o retardo formal.

Propósito:

Definir un margen de tolerancia razonable
Evitar sanciones por retardos mínimos
Establecer el punto de corte para registrar incidencias

Configuración:

Ingrese el número de minutos de tolerancia
Rango típico: 0 a 15 minutos
Valor 0 = Sin control de retardos

Interpretación de Valores:

Valor	Significado	Ejemplo
0	No se controlan retardos	Cualquier hora de entrada es válida
5	Tolerancia de 5 minutos	Entrada a las 9:05 no es retardo
10	Tolerancia de 10 minutos	Entrada a las 9:10 no es retardo
15	Tolerancia de 15 minutos	Entrada a las 9:15 no es retardo

Ejemplo de Funcionamiento:

Configuración:
- Horario de entrada: 9:00 AM
- Tolerancia configurada: 10 minutos

Escenarios:
1. Empleado marca a las 8:55 AM → ✅ A tiempo
2. Empleado marca a las 9:00 AM → ✅ A tiempo
3. Empleado marca a las 9:08 AM → ✅ A tiempo (dentro de tolerancia)
4. Empleado marca a las 9:11 AM → ❌ Retardo de 1 minuto
5. Empleado marca a las 9:20 AM → ❌ Retardo de 10 minutos

Configuración Recomendada por Tipo de Empresa:

Empresas con horario flexible: 15 minutos o sin control (0)
Empresas de manufactura: 5 minutos (por procesos sincronizados)
Empresas de servicios: 10 minutos (balance entre flexibilidad y control)
Call centers: 5 minutos (por turnos estrictos)

Consideraciones:

Sea consistente con la política comunicada a los empleados
Considere factores externos (tráfico, transporte público)
Revise periódicamente si la tolerancia es adecuada
Documente la política en el reglamento interno

Importante: Si establece el valor en 0 (cero), el sistema NO controlará retardos y no generará incidencias por llegadas tarde.

2. Retrasos (Máx) - Número Máximo de Retardos

Descripción: Número máximo de retrasos permitidos antes de generar un aviso al empleado.

Propósito:

Establecer un límite de retardos tolerables
Generar alertas automáticas al superar el límite
Facilitar el seguimiento de incidencias recurrentes

Configuración:

Ingrese el número máximo de retardos permitidos
Rango típico: 3 a 10 retardos

Funcionamiento:

Cuando un empleado alcanza el número máximo de retardos:

El sistema genera una alerta automática
Se notifica al supervisor del empleado
Se notifica al departamento de RR.HH.
Se puede generar una amonestación automática (si está configurado)
El contador se reinicia según el periodo configurado

Ejemplo de Uso:

Configuración:
- Retrasos máximos: 5
- Periodo de control: 30 días

Escenario:
- Empleado tiene 4 retardos en el mes
- Empleado llega tarde por quinta vez
- Sistema genera alerta: "Empleado Juan Pérez ha alcanzado
  el límite de 5 retardos en el periodo"
- RR.HH. recibe notificación para tomar acción

Acciones Recomendadas al Alcanzar el Límite:

Primera vez:
- Conversación informal con el empleado
- Identificar causas del problema
- Ofrecer apoyo si es necesario
Segunda vez:
- Amonestación verbal formal
- Registro en expediente
- Establecer plan de mejora
Tercera vez:
- Amonestación escrita
- Posible sanción económica
- Advertencia de consecuencias
Reincidencia continua:
- Medidas disciplinarias mayores
- Evaluación de continuidad laboral

Configuración Recomendada:

Política estricta: 3 retardos
Política moderada: 5 retardos
Política flexible: 8-10 retardos

3. Retrasos (Días) - Periodo de Control

Descripción: Periodo de tiempo sobre el cual se controla el número de retrasos acumulados.

Propósito:

Definir la ventana de tiempo para contar retardos
Reiniciar el contador periódicamente
Evitar acumulación indefinida de incidencias antiguas

Configuración:

Ingrese el número de días del periodo
Opciones comunes: 7, 15, 30, 90 días

Opciones de Periodo:

Periodo	Días	Uso Recomendado
Semanal	7	Control muy estricto, empresas con horarios críticos
Quincenal	15	Control moderado, alineado con periodos de nómina
Mensual	30	Control estándar, balance entre flexibilidad y control
Trimestral	90	Control flexible, empresas con políticas permisivas

Ejemplo de Funcionamiento:

Configuración:
- Retrasos máximos: 5
- Periodo de control: 30 días

Cronología:
- 1 de enero: Empleado tiene retardo #1
- 8 de enero: Empleado tiene retardo #2
- 15 de enero: Empleado tiene retardo #3
- 22 de enero: Empleado tiene retardo #4
- 29 de enero: Empleado tiene retardo #5 → ⚠️ ALERTA
- 1 de febrero: El retardo del 1 de enero ya no cuenta (pasaron 30 días)
- 5 de febrero: Empleado tiene retardo #6 → Cuenta como retardo #5 del periodo

Ventajas de Periodos Cortos (7-15 días):

✅ Control más estricto
✅ Identificación rápida de problemas
✅ Acción correctiva inmediata
❌ Puede ser percibido como muy rígido

Ventajas de Periodos Largos (30-90 días):

✅ Mayor flexibilidad para el empleado
✅ Considera situaciones excepcionales
✅ Mejor ambiente laboral
❌ Puede permitir demasiados retardos

Configuración Recomendada:

Alinee el periodo con su ciclo de nómina (quincenal o mensual)
Considere la cultura organizacional de su empresa
Revise estadísticas de retardos antes de decidir
Sea consistente con otras políticas de asistencia

4. Computable - Imputación de Diferencias de Horario

Descripción: Configura si se debe preguntar al empleado si desea imputar la diferencia de horario debido a retrasos como horas extras.

Propósito:

Permitir que empleados compensen retardos con tiempo adicional
Dar flexibilidad en la gestión de horarios
Registrar correctamente el tiempo trabajado

¿Cómo Funciona?

Cuando un empleado registra un marcaje fuera del periodo laboral normal, el sistema puede preguntarle:

Escenario 1: Entrada Tarde, Salida Tarde

Horario normal: 9:00 AM - 6:00 PM
Marcajes reales: 9:30 AM - 6:30 PM

Pregunta al empleado:
"Llegaste 30 minutos tarde y saliste 30 minutos tarde.
¿Deseas que los 30 minutos adicionales se consideren
como compensación del retardo?"

Opciones:
- Sí → No se registra retardo, no se registran horas extras
- No → Se registra retardo de 30 min, se registran 30 min de horas extras

Escenario 2: Salida Tardía

Horario normal: 9:00 AM - 6:00 PM
Marcajes reales: 9:00 AM - 7:00 PM

Pregunta al empleado:
"Trabajaste 1 hora adicional después de tu horario.
¿Deseas que se registre como hora extra?"

Opciones:
- Sí → Se registra 1 hora extra (se pagará en nómina)
- No → No se registra hora extra (trabajo voluntario no pagado)

Configuración:

Habilitado: El sistema preguntará al empleado
Deshabilitado: El sistema calculará automáticamente según reglas fijas

Ventajas de Habilitar:

✅ Mayor flexibilidad para el empleado
✅ Permite compensación de retardos
✅ Evita pago de horas extras no solicitadas
✅ Empleado tiene control sobre su registro

Desventajas de Habilitar:

❌ Requiere acción del empleado en cada marcaje
❌ Puede generar confusión
❌ Posibilidad de errores en la selección

Configuración Recomendada:

Habilitado si tiene política flexible de horarios
Deshabilitado si prefiere cálculo automático estricto
Habilitado si permite compensación de retardos

5. Min. Horas Extras - Mínimo de Minutos para Horas Extras

Descripción: Define el mínimo de minutos trabajados extra para que sean considerados como horas extras.

Propósito:

Evitar el registro de tiempos mínimos como horas extras
Establecer un umbral razonable para tiempo adicional
Reducir cálculos de nómina por minutos insignificantes

Configuración:

Ingrese el número mínimo de minutos
Rango típico: 15 a 60 minutos

Interpretación de Valores:

Valor	Significado	Ejemplo
15	Mínimo 15 minutos	10 min extra = No se registra; 20 min extra = Sí se registra
30	Mínimo 30 minutos	25 min extra = No se registra; 35 min extra = Sí se registra
60	Mínimo 1 hora	45 min extra = No se registra; 65 min extra = Sí se registra

Ejemplo de Funcionamiento:

Configuración:
- Horario de salida: 6:00 PM
- Mínimo de horas extras: 30 minutos

Escenarios:
1. Empleado sale a las 6:10 PM (10 min extra)
   → ❌ No se registran horas extras (menos de 30 min)

2. Empleado sale a las 6:25 PM (25 min extra)
   → ❌ No se registran horas extras (menos de 30 min)

3. Empleado sale a las 6:35 PM (35 min extra)
   → ✅ Se registran 35 minutos de horas extras

4. Empleado sale a las 7:15 PM (75 min extra)
   → ✅ Se registran 75 minutos (1.25 horas) de horas extras

Consideraciones de Redondeo:

Algunas empresas combinan este parámetro con reglas de redondeo:

Opción 1: Sin Redondeo

Mínimo: 30 minutos
Empleado trabaja 35 minutos extra → Se pagan 35 minutos

Opción 2: Redondeo a Bloques

Mínimo: 30 minutos
Redondeo: Bloques de 30 minutos
Empleado trabaja 35 minutos extra → Se pagan 30 minutos
Empleado trabaja 50 minutos extra → Se pagan 60 minutos

Configuración Recomendada por Industria:

Manufactura: 15 minutos (turnos precisos)
Oficinas: 30 minutos (flexibilidad moderada)
Servicios profesionales: 60 minutos (proyectos por hora)
Retail: 15 minutos (horarios de atención estrictos)

Ventajas de Mínimo Alto (60 minutos):

✅ Reduce cálculos de nómina
✅ Evita pago de tiempos mínimos
✅ Simplifica administración
❌ Puede desmotivar al empleado

Ventajas de Mínimo Bajo (15 minutos):

✅ Reconoce todo el tiempo trabajado
✅ Mayor justicia para el empleado
✅ Mejor moral laboral
❌ Mayor complejidad administrativa

📍 Sección: Ubicación

Esta sección configura la captura de geolocalización GPS al momento de registrar marcajes de asistencia.

Parámetros de Geolocalización

Captura de Ubicación GPS

Descripción: Permite activar la captura de ubicación del empleado al momento de realizar un marcaje.

Propósito:

Verificar que el empleado esté en la ubicación correcta al marcar
Controlar asistencia de personal en campo o remoto
Prevenir marcajes fraudulentos desde ubicaciones no autorizadas
Generar reportes de ubicación de empleados

Requisitos Técnicos:

⚠️ IMPORTANTE: Esta funcionalidad REQUIERE HTTPS para su correcto funcionamiento.

Los navegadores web modernos solo permiten acceso a la ubicación GPS en sitios seguros (HTTPS). Si su instalación de HolaGest utiliza HTTP, esta función no estará disponible.

Configuración:

Activado: Se capturará la ubicación GPS en cada marcaje
Desactivado: No se capturará ubicación

Funcionamiento:

Cuando está activado:

Empleado intenta marcar asistencia
Sistema solicita permiso de ubicación al navegador/app
Empleado autoriza el acceso a su ubicación
Sistema captura coordenadas GPS (latitud, longitud)
Sistema valida la ubicación (si hay geovallas configuradas)
Sistema registra el marcaje con datos de ubicación
Sistema almacena coordenadas, precisión, timestamp

Datos Capturados:

Latitud: Coordenada geográfica norte-sur
Longitud: Coordenada geográfica este-oeste
Precisión: Margen de error en metros
Timestamp: Fecha y hora exacta de la captura
Dirección: Dirección aproximada (si está disponible)

Ejemplo de Registro:

Marcaje de Entrada:
- Empleado: Juan Pérez
- Fecha/Hora: 2024-01-15 09:00:00
- Tipo: Entrada
- Ubicación: 19.432608, -99.133209
- Precisión: ±10 metros
- Dirección: Av. Reforma 123, Ciudad de México

Validación de Geovallas (Opcional):

Si configura geovallas (perímetros virtuales), el sistema puede:

Permitir marcajes solo dentro de áreas autorizadas
Alertar cuando un marcaje se realiza fuera del perímetro
Rechazar marcajes desde ubicaciones no autorizadas
Registrar excepciones para análisis posterior

Ejemplo de Geovalla:

Configuración:
- Centro: Oficina principal (19.432608, -99.133209)
- Radio: 100 metros
- Acción: Permitir marcajes solo dentro del radio

Resultado:
- Empleado marca desde la oficina → ✅ Marcaje aceptado
- Empleado marca desde su casa → ❌ Marcaje rechazado
- Empleado marca desde cliente cercano → ⚠️ Marcaje con alerta

Casos de Uso:

Personal de Ventas en Campo:
- Verificar que visiten clientes programados
- Validar ubicación de visitas
- Generar reportes de rutas
Personal de Mantenimiento:
- Confirmar asistencia a sitios de servicio
- Validar tiempo en cada ubicación
- Auditar servicios realizados
Personal Remoto:
- Verificar que trabajen desde ubicaciones autorizadas
- Controlar trabajo desde casa vs. oficina
- Detectar patrones de movilidad
Múltiples Sucursales:
- Identificar automáticamente en qué sucursal marca el empleado
- Asignar costos por ubicación
- Controlar rotación entre sucursales

Privacidad y Protección de Datos:

⚠️ AVISO LEGAL IMPORTANTE: La captura de ubicación GPS de empleados está sujeta a regulaciones de protección de datos y privacidad.

Obligaciones Legales:

Consentimiento Informado:
- Informar claramente a los empleados sobre la captura de ubicación
- Obtener consentimiento explícito por escrito
- Explicar el propósito y uso de los datos
Transparencia:
- Documentar en el reglamento interno
- Especificar cuándo y cómo se captura la ubicación
- Informar quién tiene acceso a los datos
Limitación de Uso:
- Utilizar los datos solo para control de asistencia
- No usar para otros propósitos sin consentimiento adicional
- Establecer periodo de retención de datos
Seguridad:
- Proteger los datos de acceso no autorizado
- Encriptar información sensible
- Implementar controles de acceso
Derechos del Empleado:
- Derecho a conocer qué datos se capturan
- Derecho a acceder a sus datos de ubicación
- Derecho a solicitar corrección o eliminación
- Derecho a revocar consentimiento

Aviso Legal en el Sistema:

En la parte inferior de la pantalla de configuración se muestra un aviso legal importante sobre la responsabilidad y obligaciones legales en la captura de datos de localización.

Texto del Aviso:

⚠️ AVISO LEGAL SOBRE GEOLOCALIZACIÓN

La activación de la captura de ubicación GPS implica el tratamiento
de datos personales de los empleados. La empresa es responsable de:

1. Obtener consentimiento informado de los empleados
2. Cumplir con las leyes de protección de datos aplicables
3. Informar sobre el propósito y uso de los datos de ubicación
4. Garantizar la seguridad y confidencialidad de la información
5. Respetar los derechos de privacidad de los empleados

Consulte con su asesor legal antes de activar esta funcionalidad.

Recomendaciones Legales:

Consulte con un abogado especializado en derecho laboral y protección de datos
Redacte una política clara sobre el uso de geolocalización
Incluya cláusulas en los contratos de trabajo
Capacite a los empleados sobre la funcionalidad
Documente el consentimiento de cada empleado
Revise la legislación local (GDPR en Europa, LFPDPPP en México, etc.)

Normativas Aplicables (Ejemplos):

Europa: GDPR (Reglamento General de Protección de Datos)
México: Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares
Estados Unidos: Varía por estado (California CCPA, etc.)
Argentina: Ley de Protección de Datos Personales 25.326
Colombia: Ley 1581 de Protección de Datos Personales

Configuración Recomendada:

Activar solo si es estrictamente necesario para su operación
Desactivar si no tiene personal en campo o remoto
Activar con geovallas para mayor control y justificación legal
Documentar exhaustivamente el proceso de consentimiento

✅ Lista de Verificación de Configuración

Antes de comenzar a utilizar el módulo de RR.HH., verifique que ha configurado:

Configuración General

[ ] Diario contable seleccionado y verificado
[ ] Filtro de asistencias configurado según tamaño de empresa
[ ] Decisión sobre marcaje manual (habilitado/deshabilitado)
[ ] Dispositivos biométricos activados (si aplica)
[ ] Concepto de horas extras configurado
[ ] Concepto de compensación de horas extras configurado

Configuración de Retrasos

[ ] Tolerancia de retardo establecida (0-15 minutos)
[ ] Número máximo de retardos definido (3-10)
[ ] Periodo de control de retardos configurado (7-90 días)
[ ] Decisión sobre imputación computable (habilitado/deshabilitado)
[ ] Mínimo de minutos para horas extras establecido (15-60 minutos)

Configuración de Ubicación

[ ] Decisión sobre captura de GPS (activado/desactivado)
[ ] Verificación de HTTPS (si GPS está activado)
[ ] Consentimiento de empleados obtenido (si GPS está activado)
[ ] Política de privacidad documentada (si GPS está activado)
[ ] Geovallas configuradas (si aplica)

Configuración Legal

[ ] Políticas comunicadas a empleados
[ ] Reglamento interno actualizado
[ ] Contratos de trabajo actualizados
[ ] Asesoría legal consultada (especialmente para GPS)
[ ] Cumplimiento de normativas locales verificado

🔄 Modificación de Configuración

¿Cuándo Modificar la Configuración?

Considere revisar y ajustar la configuración cuando:

Cambien las políticas laborales de la empresa
Se implemente nueva tecnología (dispositivos biométricos, app móvil)
Cambien las leyes laborales o de protección de datos
Se detecten problemas con la configuración actual
Crezca o cambie la empresa (más empleados, nuevas sucursales)
Se reciban quejas de empleados sobre políticas muy estrictas o laxas

Proceso de Modificación

Analice el impacto del cambio propuesto
Consulte con stakeholders (RR.HH., legal, gerencia)
Comunique los cambios a los empleados con anticipación
Realice la modificación en el sistema
Pruebe la nueva configuración con casos de prueba
Monitoree los resultados durante el primer periodo
Ajuste si es necesario basándose en retroalimentación

Registro de Cambios

Es recomendable mantener un registro de cambios en la configuración:

Fecha: 2024-01-15
Cambio: Tolerancia de retardo modificada de 5 a 10 minutos
Motivo: Múltiples quejas de empleados por tráfico matutino
Autorizado por: Director de RR.HH.
Comunicado a empleados: 2024-01-10
Vigencia: A partir de 2024-01-15

📊 Impacto de la Configuración

Ejemplos de Configuraciones Típicas

Configuración Estricta (Manufactura, Call Centers)

General:
- Marcaje manual: Deshabilitado
- Dispositivo biométrico: Activado

Retrasos:
- Tolerancia de entrada: 5 minutos
- Retrasos máximos: 3
- Periodo de control: 15 días
- Mínimo horas extras: 15 minutos

Ubicación:
- GPS: Activado (para personal en campo)

Configuración Moderada (Oficinas, Servicios)

General:
- Marcaje manual: Habilitado
- Dispositivo biométrico: Activado

Retrasos:
- Tolerancia de entrada: 10 minutos
- Retrasos máximos: 5
- Periodo de control: 30 días
- Mínimo horas extras: 30 minutos

Ubicación:
- GPS: Desactivado

Configuración Flexible (Startups, Empresas Tech)

General:
- Marcaje manual: Habilitado
- Dispositivo biométrico: Desactivado

Retrasos:
- Tolerancia de entrada: 15 minutos o 0 (sin control)
- Retrasos máximos: 10
- Periodo de control: 90 días
- Mínimo horas extras: 60 minutos

Ubicación:
- GPS: Desactivado

🆘 Solución de Problemas

Problemas Comunes

Problema 1: GPS no funciona

Síntomas:

El sistema no captura ubicación
Error al solicitar permisos de ubicación

Soluciones:

Verifique que el sitio use HTTPS (no HTTP)
Verifique permisos del navegador para acceder a ubicación
Verifique que el dispositivo tenga GPS habilitado
Pruebe en un navegador diferente

Problema 2: Dispositivos biométricos no sincronizan

Síntomas:

No se descargan marcajes de los dispositivos
Error de conexión con dispositivos

Soluciones:

Verifique que "Dispositivo biométrico" esté Activado
Verifique la conexión de red de los dispositivos
Verifique la configuración IP de los dispositivos
Consulte Dispositivos Biométricos

Problema 3: Horas extras no se calculan correctamente

Síntomas:

Horas extras no aparecen en reportes
Cálculo incorrecto de tiempo extra

Soluciones:

Verifique el "Mínimo de horas extras" configurado
Verifique que el concepto de horas extras esté correctamente asignado
Revise si el empleado tiene configurado un horario
Verifique que los marcajes estén completos (entrada y salida)

Problema 4: Retardos no se registran

Síntomas:

Empleados llegan tarde pero no se registra retardo

Soluciones:

Verifique que la "Tolerancia de entrada" no sea 0
Verifique que el empleado tenga un horario asignado
Revise la hora de entrada configurada en el horario
Verifique que el marcaje se haya registrado correctamente

📚 Recursos Adicionales

Guías Relacionadas

Los Datos Básicos - Configuración de catálogos maestros
Control de Asistencia - Gestión de horarios y asistencia
Dispositivos Biométricos - Configuración de relojes checadores
Mi Primer Empleado - Alta de empleados en el sistema

Documentación Técnica

Manual de integración con dispositivos biométricos
API de geolocalización
Guía de cumplimiento legal (GDPR, LFPDPPP)
Mejores prácticas de seguridad de datos

💡 Mejores Prácticas

Recomendaciones Generales

Configure antes de comenzar: Establezca todos los parámetros antes de dar de alta empleados
Sea consistente: Aplique las mismas políticas a todos los empleados del mismo nivel
Comunique claramente: Informe a los empleados sobre las políticas de asistencia
Revise periódicamente: Evalúe si la configuración sigue siendo adecuada
Documente todo: Mantenga registro de cambios y justificaciones
Capacite al personal: Asegúrese de que RR.HH. entienda la configuración
Pruebe antes de producción: Valide la configuración con casos de prueba
Respalde la configuración: Documente los parámetros configurados

Consideraciones Culturales

La configuración debe reflejar la cultura organizacional:

Cultura de confianza: Configuración más flexible, menos controles
Cultura de resultados: Enfoque en productividad, no en horarios estrictos
Cultura de procesos: Configuración estricta, controles rigurosos
Cultura de innovación: Flexibilidad, enfoque en objetivos

📞 Soporte

Si necesita ayuda con la configuración del módulo de RR.HH.:

Correo: soporte@holagest.com
Teléfono: +52 (55) 1234-5678
Chat: Disponible en el sistema
Documentación: https://docs.holagest.com

Última actualización: 2024 Versión del documento: 2.0 Módulo: RR.HH. - Configuración por Defecto

Configuración por Defecto ​

Descripción General ​

🎯 Objetivos de la Configuración ​

📍 Ubicación en el Sistema ​

Acceso a la Configuración ​

Estructura de la Configuración ​

⚙️ Sección: General ​

Parámetros Disponibles ​

1. Diario Contable ​

2. Asistencias - Filtro Automático ​

3. Marcaje Manual ​

4. Dispositivo Biométrico ​

5. Horas Extras - Concepto Salarial ​

6. Compensación de Horas Extras ​

⏱️ Sección: Retrasos ​

Parámetros de Control de Retardos ​

1. Entrada - Tolerancia de Retardo ​

2. Retrasos (Máx) - Número Máximo de Retardos ​

3. Retrasos (Días) - Periodo de Control ​

4. Computable - Imputación de Diferencias de Horario ​

5. Min. Horas Extras - Mínimo de Minutos para Horas Extras ​

📍 Sección: Ubicación ​

Parámetros de Geolocalización ​

Captura de Ubicación GPS ​

✅ Lista de Verificación de Configuración ​

Configuración General ​

Configuración de Retrasos ​

Configuración de Ubicación ​

Configuración Legal ​

🔄 Modificación de Configuración ​

¿Cuándo Modificar la Configuración? ​

Proceso de Modificación ​

Registro de Cambios ​

📊 Impacto de la Configuración ​

Ejemplos de Configuraciones Típicas ​

Configuración Estricta (Manufactura, Call Centers) ​

Configuración Moderada (Oficinas, Servicios) ​

Configuración Flexible (Startups, Empresas Tech) ​

🆘 Solución de Problemas ​

Problemas Comunes ​

Problema 1: GPS no funciona ​

Problema 2: Dispositivos biométricos no sincronizan ​

Problema 3: Horas extras no se calculan correctamente ​

Problema 4: Retardos no se registran ​

📚 Recursos Adicionales ​

Guías Relacionadas ​

Documentación Técnica ​

💡 Mejores Prácticas ​

Recomendaciones Generales ​

Consideraciones Culturales ​

📞 Soporte ​

Configuración por Defecto

Descripción General

🎯 Objetivos de la Configuración

📍 Ubicación en el Sistema

Acceso a la Configuración

Estructura de la Configuración

⚙️ Sección: General

Parámetros Disponibles

1. Diario Contable

2. Asistencias - Filtro Automático

3. Marcaje Manual

4. Dispositivo Biométrico

5. Horas Extras - Concepto Salarial

6. Compensación de Horas Extras

⏱️ Sección: Retrasos

Parámetros de Control de Retardos

1. Entrada - Tolerancia de Retardo

2. Retrasos (Máx) - Número Máximo de Retardos

3. Retrasos (Días) - Periodo de Control

4. Computable - Imputación de Diferencias de Horario

5. Min. Horas Extras - Mínimo de Minutos para Horas Extras

📍 Sección: Ubicación

Parámetros de Geolocalización

Captura de Ubicación GPS

✅ Lista de Verificación de Configuración

Configuración General

Configuración de Retrasos

Configuración de Ubicación

Configuración Legal

🔄 Modificación de Configuración

¿Cuándo Modificar la Configuración?

Proceso de Modificación

Registro de Cambios

📊 Impacto de la Configuración

Ejemplos de Configuraciones Típicas

Configuración Estricta (Manufactura, Call Centers)

Configuración Moderada (Oficinas, Servicios)

Configuración Flexible (Startups, Empresas Tech)

🆘 Solución de Problemas

Problemas Comunes

Problema 1: GPS no funciona

Problema 2: Dispositivos biométricos no sincronizan

Problema 3: Horas extras no se calculan correctamente

Problema 4: Retardos no se registran

📚 Recursos Adicionales

Guías Relacionadas

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