Cómo configurar las notificaciones del CRM
🔔 ¿Qué son las notificaciones del CRM?
Las notificaciones son emails automáticos que HolaGest envía cuando ocurren eventos importantes en el CRM. Mantienen informado a su equipo comercial sobre:
- ✅ Nuevos contactos asignados
- ✅ Recordatorios de notas programadas
- ✅ Nuevas oportunidades de negocio
- ✅ Archivos subidos a oportunidades
- ✅ Notas añadidas a oportunidades
TIP
Ventaja clave: Las notificaciones automáticas mejoran la coordinación del equipo, reducen tiempos de respuesta y evitan que se pierdan gestiones comerciales importantes.
WARNING
Requisito previo: Para que las notificaciones funcionen, debe tener configurado el envío de emails en HolaGest.
🚀 Cómo acceder a las notificaciones
1️⃣ Ir al menú de notificaciones
Vaya a Menú Administrador > Email y en el menú lateral izquierdo seleccione Notificaciones.
2️⃣ Ver el listado de notificaciones
Verá todas las notificaciones disponibles en el sistema, incluyendo las del CRM.
Cada notificación muestra:
- Nombre: Identificador de la notificación
- Asunto: Título del email que se enviará
Estado: Activada o desactivada
📧 Notificaciones disponibles en el CRM
1. new-contact-agent
Cuándo se envía: Al asignar un contacto a un agente comercial
A quién se envía: Al agente comercial asignado
Para qué sirve: Notifica al agente que tiene un nuevo contacto asignado para que pueda hacer seguimiento inmediato.
Ejemplo de uso:
- Recibe un contacto desde un formulario web
- Lo asigna al agente Juan Pérez
- Juan recibe un email automático con los datos del contacto
2. notify-note
Cuándo se envía: Al llegar la fecha de aviso configurada en una nota
A quién se envía:
- Al creador de la nota (si no está marcada "para todos")
- A todos los usuarios del sistema (si está marcada "para todos")
Para qué sirve: Envía recordatorios automáticos de acciones pendientes configuradas en las notas.
Ejemplo de uso:
- Añade una nota: "Llamar al cliente para seguimiento"
- Configura fecha de aviso: Viernes a las 10:00
- El viernes a las 10:00 recibe un email recordatorio
📖 Más información: Cómo añadir notas y recordatorios a contactos
3. new-opportunity-agent
Cuándo se envía: Al asignar un agente comercial a una oportunidad de negocio
A quién se envía: Al agente comercial asignado
Para qué sirve: Notifica al agente que tiene una nueva oportunidad de venta asignada.
Ejemplo de uso:
- Crea una oportunidad de venta de 10.000€
- Asigna al agente María García
- María recibe un email con los detalles de la oportunidad
4. new-opportunity-assignee
Cuándo se envía: Al asignar un usuario responsable a una oportunidad de negocio
A quién se envía: Al usuario asignado
Para qué sirve: Notifica al usuario que es responsable del seguimiento de una oportunidad.
Ejemplo de uso:
- Crea una oportunidad
- Asigna como responsable a Pedro López (usuario del sistema)
- Pedro recibe un email notificándole que debe hacer seguimiento
INFO
Diferencia entre agente y usuario asignado: El agente es quien cierra la venta (para comisiones), el usuario asignado es quien hace el seguimiento operativo. Pueden ser la misma persona o diferentes.
5. new-opportunity-file
Cuándo se envía: Al subir un archivo a una oportunidad de negocio
A quién se envía:
- Al creador de la oportunidad
- Al agente comercial asignado
- Al usuario asignado
Para qué sirve: Mantiene informado al equipo cuando se añade documentación importante a una oportunidad (presupuestos, contratos, especificaciones, etc.).
Ejemplo de uso:
- Sube el presupuesto PDF a una oportunidad
- El creador, agente y usuario asignado reciben un email notificando que hay un nuevo archivo disponible
6. new-opportunity-note
Cuándo se envía: Al crear una nueva nota en una oportunidad de negocio
A quién se envía:
- Al creador de la oportunidad
- Al agente comercial asignado
- Al usuario asignado
Para qué sirve: Mantiene informado al equipo de todas las interacciones y avances en la negociación.
Ejemplo de uso:
- El agente añade una nota: "Cliente solicita descuento del 10%"
- El creador y usuario asignado reciben un email con la nota
- Todo el equipo está al tanto de la situación
📖 Más información: Cómo crear oportunidades (leads) en el CRM
⚙️ Cómo configurar una notificación
1️⃣ Seleccionar la notificación
En Menú Administrador > Email > Notificaciones, haga clic en la notificación que desea configurar.
2️⃣ Activar o desactivar
Marque o desmarque el checkbox "Activada" según desee recibir o no esta notificación.
- ✅ Activada: Se enviarán emails cuando ocurra el evento
- ❌ Desactivada: No se enviarán emails
3️⃣ Editar el asunto del email
Personalice el asunto que aparecerá en la bandeja de entrada del destinatario.
Ejemplo:
- Original: "Nuevo contacto asignado"
- Personalizado: "[HolaGest] Nuevo contacto asignado - Acción requerida"
4️⃣ Editar el cuerpo del mensaje
Personalice el contenido del email que se enviará.
Puede incluir:
- Texto explicativo
- Instrucciones para el destinatario
- Enlaces a recursos
- Firma de la empresa
WARNING
IMPORTANTE - Variables dinámicas:
Las palabras entre llaves como {name}, {email}, {subject}, {description} son variables dinámicas que se sustituyen automáticamente por datos reales al enviar el email.
NO las traduzca ni elimine. Solo puede:
- ✅ Moverlas de posición en el texto
- ✅ Añadir texto antes o después
- ❌ NO cambiar el contenido entre llaves
- ❌ NO traducir las variables
Ejemplo correcto:
Hola {name},
Tienes un nuevo contacto asignado: {contact_name}
Email: {contact_email}
Saludos,
Equipo HolaGestEjemplo incorrecto:
Hola {nombre}, ❌ (cambió {name} por {nombre})5️⃣ Guardar los cambios
Haga clic en Guardar para aplicar la configuración.
La notificación quedará activa y personalizada según sus preferencias.
📊 Tabla resumen de notificaciones
| Notificación | Evento | Destinatario | Recomendación |
|---|---|---|---|
| new-contact-agent | Asignar contacto a agente | Agente asignado | ✅ Activar siempre |
| notify-note | Fecha de aviso de nota | Creador o todos | ✅ Activar siempre |
| new-opportunity-agent | Asignar oportunidad a agente | Agente asignado | ✅ Activar siempre |
| new-opportunity-assignee | Asignar oportunidad a usuario | Usuario asignado | ✅ Activar siempre |
| new-opportunity-file | Subir archivo a oportunidad | Creador, agente, usuario | ⚠️ Activar si es relevante |
| new-opportunity-note | Añadir nota a oportunidad | Creador, agente, usuario | ⚠️ Activar si es relevante |
💡 Consejos y buenas prácticas
✅ Active las notificaciones esenciales
Como mínimo, active estas notificaciones:
new-contact-agent- Para que los agentes sepan que tienen contactos nuevosnotify-note- Para que funcionen los recordatoriosnew-opportunity-agent- Para que los agentes sepan que tienen oportunidades nuevas
Estas son críticas para el funcionamiento del CRM.
⚖️ Evite saturar con notificaciones
Si su equipo recibe demasiadas notificaciones, puede generar "fatiga de notificaciones" y que se ignoren emails importantes.
Recomendación:
- Active solo las notificaciones realmente necesarias
- Considere desactivar
new-opportunity-fileynew-opportunity-notesi generan demasiados emails - Revise periódicamente si las notificaciones son útiles o molestas
📝 Personalice los mensajes para su empresa
Los mensajes por defecto son genéricos. Personalícelos para que reflejen:
- El tono de comunicación de su empresa
- Instrucciones específicas para su equipo
- Enlaces a recursos internos
- Firma corporativa
Esto hace que las notificaciones sean más profesionales y útiles.
🧪 Pruebe las notificaciones antes de activarlas
Antes de activar una notificación para todo el equipo:
- Actívela solo para usted
- Genere el evento (cree una oportunidad de prueba, etc.)
- Verifique que el email llega correctamente
- Revise que el contenido es correcto
- Entonces actívela para todos
🔍 Revise las variables disponibles
Cada notificación tiene variables específicas disponibles. Al editar una notificación, revise qué variables puede usar para incluir información relevante en el email.
Variables comunes:
{name}- Nombre del destinatario{contact_name}- Nombre del contacto{opportunity_name}- Nombre de la oportunidad{subject}- Asunto de la nota{description}- Descripción de la nota
📧 Verifique la configuración de email
Si las notificaciones no llegan, verifique:
- El envío de emails está configurado correctamente
- La notificación está activada
- El email del usuario destinatario es correcto
- Los emails no están llegando a spam
❓ Preguntas frecuentes
¿Puedo desactivar todas las notificaciones del CRM?
Sí, puede desactivar cualquier notificación. Sin embargo, no es recomendable desactivar notify-note porque eliminaría la funcionalidad de recordatorios, que es muy útil.
¿Las notificaciones se envían inmediatamente?
Sí, las notificaciones se envían inmediatamente cuando ocurre el evento (excepto notify-note que se envía en la fecha programada).
¿Puedo cambiar el remitente de las notificaciones?
El remitente se configura en la configuración general de envío de emails, no en cada notificación individual.
¿Qué pasa si edito mal una variable dinámica?
Si modifica o elimina una variable dinámica, esa información no aparecerá en el email. Si la modifica incorrectamente (ej: cambia {name} por {nombre}), aparecerá literalmente {nombre} en el email en lugar del nombre real.
Solución: Si tiene dudas, no modifique las variables. Solo añada texto alrededor.
¿Puedo crear notificaciones personalizadas?
No, las notificaciones disponibles son las que vienen con el sistema. No se pueden crear notificaciones personalizadas desde la interfaz.
¿Las notificaciones funcionan con múltiples idiomas?
Las notificaciones se envían en el idioma en que las configure. Si tiene un equipo multiidioma, deberá elegir un idioma común o contactar con soporte para configuraciones avanzadas.
📚 Guías relacionadas
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Última actualización: Febrero 2025