⚙️ Configuración General de HolaGest
Bienvenido a la sección de Configuración General de HolaGest. Esta área contiene todas las opciones fundamentales para personalizar y ajustar el sistema según las necesidades específicas de su empresa. Una configuración correcta desde el inicio le ahorrará tiempo y evitará problemas futuros.
🎯 ¿Qué Encontrará en Esta Sección?
La configuración general abarca todos los aspectos esenciales del sistema que afectan al funcionamiento global de HolaGest. Desde la gestión de usuarios hasta la personalización de documentos, pasando por la configuración fiscal y la numeración de facturas.
Áreas principales:
- Gestión de accesos: Control de usuarios, permisos y seguridad
- Configuración empresarial: Datos de su empresa, logotipos y personalización
- Parámetros fiscales: Regímenes de IVA, divisas y configuración tributaria
- Numeración y documentos: Secuencias, formatos de impresión y estados
- Comunicaciones: Configuración de email y plantillas de mensajes
- Datos maestros: Países, provincias y datos geográficos
📚 Guías de Configuración
🚀 Inicio Rápido
Si es la primera vez que usa HolaGest, comience por aquí:
Primeros Pasos
Guía completa para configurar HolaGest desde cero y realizar sus primeras operaciones. Aprenderá a:
- Configurar los datos básicos de su empresa
- Establecer la configuración regional y monetaria
- Configurar el sistema de numeración de documentos
- Realizar las operaciones fundamentales (crear clientes, productos, facturas)
- Comprender el funcionamiento de los listados
- Dominar el flujo de trabajo completo de ventas
Recomendado para: Nuevos usuarios, instalaciones recientes, primeros pasos en el sistema.
👥 Gestión de Usuarios y Seguridad
Usuarios y Permisos
Sistema completo de gestión de usuarios y control de acceso. Aprenderá a:
- Crear y gestionar usuarios del sistema
- Configurar grupos de permisos por roles
- Establecer niveles de acceso a información sensible
- Vincular usuarios con agentes comerciales
- Implementar políticas de seguridad efectivas
- Gestionar permisos granulares por módulo y función
Casos de uso: Equipos de trabajo, control de acceso por departamentos, restricción de información confidencial, gestión de comerciales.
Recomendado para: Empresas con múltiples empleados, organizaciones que necesitan control de acceso, gestores que administran equipos.
Cambiar Contraseña
Guía completa sobre gestión de contraseñas y seguridad de acceso. Aprenderá a:
- Cambiar su propia contraseña de forma segura
- Establecer contraseñas robustas
- Recuperar acceso en caso de olvido
- Gestionar contraseñas de otros usuarios (administradores)
- Implementar políticas de seguridad de contraseñas
- Resolver problemas comunes de acceso
Recomendado para: Todos los usuarios, especialmente al inicio y periódicamente para mantenimiento de seguridad.
🏢 Configuración Empresarial
Empresas
Gestión de múltiples empresas y configuración multi-empresa. Aprenderá a:
- Comprender las capacidades y limitaciones del sistema multi-empresa
- Crear y configurar empresas adicionales
- Gestionar datos fiscales y corporativos de cada empresa
- Trabajar con documentos de diferentes empresas
- Casos de uso apropiados e inapropiados para multi-empresa
- Migrar de autónomo a sociedad
Importante: Esta guía explica claramente cuándo usar multi-empresa y cuándo es mejor usar instalaciones separadas.
Recomendado para: Gestorías, asesores, empresas en transición, holdings empresariales.
Logotipo y Textos Legales
Personalización visual y cumplimiento legal en documentos. Aprenderá a:
- Preparar y subir su logotipo corporativo
- Asignar logotipos a empresas y documentos
- Gestionar múltiples logotipos
- Añadir textos de protección de datos (LOPD/RGPD)
- Incluir condiciones legales en facturas y documentos
- Personalizar la firma de email con información legal
Recomendado para: Todas las empresas que deseen proyectar una imagen profesional y cumplir con requisitos legales.
💰 Configuración Fiscal y Monetaria
Divisas
Gestión de monedas y configuración de decimales. Aprenderá a:
- Añadir y configurar divisas adicionales
- Establecer tasas de cambio para conversiones
- Configurar la divisa predeterminada
- Ajustar el número de decimales apropiado
- Trabajar con múltiples monedas
- Evitar problemas de redondeo
Recomendado para: Empresas que trabajan con clientes internacionales, importadores, exportadores.
Régimen IVA
Configuración de regímenes fiscales y aplicación de impuestos. Aprenderá a:
- Comprender los regímenes de IVA disponibles (General, Recargo de Equivalencia, Exento)
- Configurar el régimen de su empresa
- Asignar regímenes a clientes y proveedores
- Calcular correctamente IVA y recargo de equivalencia
- Casos prácticos por tipo de negocio
- Evitar errores fiscales comunes
Importante: Incluye explicaciones detalladas de cada régimen y cuándo aplicarlo.
Recomendado para: Todas las empresas, especialmente al inicio y al cambiar de régimen fiscal.
🔢 Numeración y Documentos
Secuencias de Documentos
Sistema de numeración automática de facturas, albaranes, pedidos y presupuestos. Aprenderá a:
- Comprender el sistema de secuencias
- Configurar patrones de numeración personalizados
- Usar variables dinámicas en códigos de documentos
- Reiniciar numeración por ejercicio o mantenerla continua
- Numeración independiente por serie
- Comenzar desde un número específico (migración desde otro sistema)
Incluye: Múltiples ejemplos de patrones y casos de uso prácticos.
Recomendado para: Configuración inicial, migración desde otros sistemas, personalización de numeración.
Estados de Documentos
Gestión de estados y flujos de trabajo de documentos. Aprenderá a:
- Comprender el sistema de estados
- Configurar estados personalizados
- Controlar el flujo de trabajo de ventas y compras
- Gestionar el impacto en inventario según estados
- Automatizar la generación de documentos siguientes
- Adaptar estados a sus procesos de negocio
Casos de uso: Aprobaciones, devoluciones, control de calidad, flujos personalizados.
Recomendado para: Empresas con procesos de aprobación, gestión de devoluciones, flujos de trabajo complejos.
Formatos de Impresión
Personalización de documentos PDF generados. Aprenderá a:
- Crear formatos de impresión personalizados
- Configurar títulos de documentos
- Asignar logotipos específicos por formato
- Añadir textos adicionales (condiciones, avisos legales)
- Aplicar formatos automáticamente por tipo y serie
- Crear documentos en diferentes idiomas
Recomendado para: Personalización de imagen corporativa, documentos multiidioma, diferentes formatos por línea de negocio.
📧 Comunicaciones
Envío de Emails
Configuración completa del sistema de correo electrónico. Aprenderá a:
- Configurar Gmail, Office 365, IONOS y otros proveedores
- Comprender todos los parámetros SMTP
- Resolver problemas comunes de conexión
- Gestionar límites de envío
- Configurar certificados y encriptación
- Probar y verificar la configuración
Incluye: Guías paso a paso para cada proveedor principal y solución de problemas detallada.
Recomendado para: Configuración inicial, cambio de proveedor de email, resolución de problemas de envío.
Plantillas de Emails
Personalización de mensajes automáticos. Aprenderá a:
- Editar plantillas de email para cada tipo de documento
- Usar variables dinámicas en mensajes
- Adaptar el tono de comunicación a su marca
- Crear mensajes en diferentes idiomas
- Activar y desactivar notificaciones automáticas
- Incluir información adicional útil
Recomendado para: Personalización de comunicaciones, mejora de imagen corporativa, adaptación a diferentes mercados.
👔 Gestión Comercial
Agentes Comerciales
Sistema de agentes y gestión de comisiones. Aprenderá a:
- Crear y gestionar agentes comerciales
- Vincular agentes con clientes y usuarios
- Configurar comisiones y penalizaciones
- Generar liquidaciones de comisiones
- Analizar rendimiento por agente
- Casos de uso para diferentes tipos de comerciales
Casos de uso: Equipos de ventas internos, agentes externos, distribuidores, prescriptores.
Recomendado para: Empresas con equipos comerciales, redes de agentes, sistemas de comisiones.
🌍 Datos Geográficos
Países y Provincias
Gestión de información geográfica. Aprenderá a:
- Trabajar con la base de datos de países precargada
- Añadir provincias de diferentes países
- Comprender y usar códigos ISO estándar
- Configurar coordenadas geográficas
- Gestionar códigos postales
- Usar información geográfica en análisis
Recomendado para: Empresas internacionales, análisis geográfico de ventas, gestión de envíos.
🎓 Rutas de Aprendizaje Recomendadas
Para Nuevos Usuarios
Siga este orden para una configuración óptima:
- Primeros Pasos - Configuración inicial básica
- Envío de Emails - Comunicación con clientes
- Logotipo y LOPD - Imagen corporativa
- Secuencias de Documentos - Numeración correcta
- Régimen IVA - Configuración fiscal
Para Administradores de Sistema
Configure seguridad y accesos:
- Usuarios y Permisos - Control de acceso
- Cambiar Contraseña - Políticas de seguridad
- Empresas - Si gestiona múltiples entidades
Para Personalización Avanzada
Adapte el sistema a sus necesidades:
- Formatos de Impresión - Documentos personalizados
- Plantillas de Emails - Comunicaciones personalizadas
- Estados de Documentos - Flujos de trabajo personalizados
Para Gestión Comercial
Configure su equipo de ventas:
- Agentes Comerciales - Sistema de comisiones
- Usuarios y Permisos - Accesos por comercial
💡 Consejos Generales de Configuración
Antes de Comenzar
Planificación:
- Dedique tiempo a planificar su configuración
- Documente las decisiones importantes
- Consulte con su asesor fiscal para aspectos tributarios
- Involucre a los usuarios clave en las decisiones
Información necesaria:
- Datos fiscales completos de su empresa
- Logotipo en formato digital
- Credenciales de su cuenta de email
- Último número de factura (si migra desde otro sistema)
- Estructura de su equipo (para usuarios y permisos)
Durante la Configuración
Buenas prácticas:
- Configure un elemento a la vez
- Pruebe cada configuración antes de continuar
- Use datos de prueba inicialmente
- Documente cambios importantes
- Haga backup antes de cambios significativos
Evite:
- Configurar todo de golpe sin probar
- Usar datos reales en pruebas iniciales
- Cambiar configuraciones sin entender su impacto
- Modificar configuraciones fiscales sin asesoramiento
Después de la Configuración
Verificación:
- Cree documentos de prueba de cada tipo
- Envíe emails de prueba
- Verifique cálculos de impuestos
- Compruebe numeración de documentos
- Revise permisos de usuarios
Mantenimiento:
- Revise configuraciones periódicamente
- Actualice datos cuando cambien (direcciones, teléfonos, etc.)
- Mantenga contraseñas seguras y actualizadas
- Revise permisos de usuarios regularmente
🆘 Soporte y Ayuda
Recursos Disponibles
Documentación:
- Esta guía completa de configuración
- Documentación específica de cada módulo
- Preguntas frecuentes en cada sección
Soporte técnico:
- Contacte con el soporte de HolaGest para dudas técnicas
- Su asesor fiscal para cuestiones tributarias
- Foros de comunidad de usuarios
Problemas Comunes
Si algo no funciona:
- Consulte la sección de "Problemas Comunes" en la guía específica
- Verifique que ha seguido todos los pasos correctamente
- Compruebe que tiene los permisos necesarios
- Revise si hay mensajes de error específicos
- Contacte con soporte si el problema persiste
📌 Notas Importantes
⚠️ Configuración Fiscal: Consulte siempre con su asesor fiscal antes de modificar configuraciones relacionadas con impuestos, regímenes fiscales o numeración de facturas.
🔒 Seguridad: Establezca contraseñas robustas y revise periódicamente los permisos de usuarios. La seguridad de sus datos empresariales es fundamental.
💾 Backups: Realice copias de seguridad antes de realizar cambios importantes en la configuración. Esto le permitirá recuperar el estado anterior si algo sale mal.
📧 Comunicaciones: Pruebe siempre el envío de emails con direcciones de prueba antes de enviar documentos reales a clientes.
🎯 Personalización: No intente configurar todo desde el principio. Comience con lo básico y vaya añadiendo personalizaciones según las vaya necesitando.
✅ Lista de Verificación de Configuración Inicial
Use esta lista para asegurarse de que ha configurado los aspectos esenciales:
- [ ] Datos de empresa completados (razón social, CIF, dirección)
- [ ] Logotipo corporativo subido y asignado
- [ ] Régimen de IVA configurado correctamente
- [ ] Divisa predeterminada establecida
- [ ] Número de decimales configurado
- [ ] Secuencias de numeración configuradas
- [ ] Email configurado y probado
- [ ] Plantillas de email personalizadas
- [ ] Usuarios creados con permisos apropiados
- [ ] Contraseñas seguras establecidas
- [ ] Formato de impresión con textos legales (si aplica)
- [ ] Agentes comerciales creados (si aplica)
¿Listo para comenzar? Empiece por la guía de Primeros Pasos y configure HolaGest paso a paso para adaptarlo perfectamente a su negocio.