Nuevo Cliente desde el TPV

La capacidad de crear nuevos clientes directamente desde la interfaz del punto de venta es una funcionalidad esencial que agiliza el proceso de venta y mejora la experiencia del cliente. Esta característica permite registrar clientes en el sistema sin interrumpir el flujo de trabajo, sin necesidad de abandonar la pantalla de venta ni acceder a otros módulos de HolaGest.

Concepto de Cliente en el Sistema

En HolaGest, un cliente es una entidad registrada en el sistema que representa a una persona física o jurídica que realiza compras. Cada cliente tiene asociada información como:

• Datos de identificación: Nombre, apellidos, razón social, documento de identidad
• Datos de contacto: Dirección, teléfono, correo electrónico
• Datos fiscales: NIF/CIF, régimen fiscal, tipo de IVA aplicable
• Datos comerciales: Descuentos especiales, forma de pago preferida, límite de crédito
• Historial: Todas las ventas realizadas a ese cliente

Cliente por Defecto del Terminal

Cada terminal de HolaTPV tiene configurado un cliente por defecto que se asigna automáticamente a todas las ventas cuando no se especifica un cliente particular. Este cliente por defecto generalmente se denomina:

• "Público General"
• "Consumidor Final"
• "Cliente Genérico"
• "Mostrador"
• "Ventas al Público"

Propósito del cliente por defecto:

• Permite procesar ventas rápidas sin necesidad de identificar al cliente
• Agrupa todas las ventas a clientes no identificados
• Simplifica el proceso de venta en comercios minoristas de alto tráfico
• Cumple con requisitos fiscales de tener un cliente asignado a cada documento

Cuándo Crear un Cliente Específico

Aunque el cliente por defecto es útil para ventas rápidas, existen situaciones donde es beneficioso crear y asignar un cliente específico:

Ventas a Empresas:

• Requieren factura con datos fiscales completos
• Necesitan documentación formal para su contabilidad
• Pueden tener condiciones comerciales especiales

Clientes Recurrentes:

• Permiten identificar y fidelizar clientes habituales
• Facilitan el seguimiento de historial de compras
• Posibilitan programas de fidelización o descuentos especiales

Ventas a Crédito:

• Requieren identificación completa del cliente
• Necesitan datos de contacto para gestión de cobros
• Permiten control de límites de crédito

Envío de Comprobantes por Email:

• Requieren dirección de correo electrónico registrada
• Facilitan el envío automático de facturas y tickets

Garantías y Devoluciones:

• Facilitan la localización de ventas anteriores
• Simplifican el proceso de devoluciones
• Permiten seguimiento de garantías

Análisis de Ventas:

• Permiten identificar clientes más valiosos
• Facilitan análisis de patrones de compra
• Posibilitan marketing dirigido

Proceso de Creación de Cliente desde HolaTPV

La creación de clientes desde el punto de venta está diseñada para ser rápida y no interrumpir el flujo de atención al cliente.

Localizar la Función de Nuevo Cliente

Mientras está procesando una venta en HolaTPV:

1. Asegúrese de estar en la pestaña Carrito (donde se muestran los productos agregados)
2. En la parte superior del carrito, localice la sección de selección de cliente
3. Esta sección generalmente muestra el cliente actualmente asignado (por defecto, el cliente genérico del terminal)
4. Junto al campo de búsqueda de clientes, encontrará un botón verde con un icono de usuario y signo más (+)
5. Este botón representa la función "Crear Nuevo Cliente"

El botón es fácilmente identificable por:

• Color verde (indicando acción de creación)
• Icono de usuario con signo más
• Ubicación junto al campo de búsqueda de clientes

  Abrir el Formulario de Nuevo Cliente

1. Haga clic en el botón verde de crear nuevo cliente
2. Se abrirá una ventana modal (ventana emergente) sobre la pantalla actual
3. La ventana contiene un formulario con campos para introducir los datos del nuevo cliente
4. El formulario está diseñado para capturar la información esencial sin ser excesivamente complejo

La ventana modal permite:

• Introducir datos del cliente sin abandonar la pantalla de venta
• Ver el carrito de compra en segundo plano
• Cancelar la creación y volver al carrito si es necesario

  Completar los Datos del Cliente

El formulario de nuevo cliente incluye varios campos. Los campos obligatorios varían según la configuración del sistema, pero típicamente incluyen:

Datos de Identificación:

Código del Cliente (puede ser automático):

• Identificador único del cliente en el sistema
• Puede generarse automáticamente o introducirse manualmente
• Si es automático, el sistema asigna el siguiente código disponible
• Ejemplo: "CLI001", "C-12345", "AUTO"

Nombre (obligatorio):

• Nombre completo del cliente si es persona física
• Razón social si es empresa
• Ejemplo: "Juan Pérez García" o "Distribuidora López S.L."

Nombre Comercial (opcional):

• Nombre comercial de la empresa si difiere de la razón social
• Ejemplo: "Supermercados López" para la razón social "Distribuidora López S.L."

Datos Fiscales:

NIF/CIF (recomendado):

• Número de identificación fiscal del cliente
• Obligatorio para facturas con validez fiscal completa
• Ejemplo: "12345678A" (persona física) o "B12345678" (empresa)

Régimen Fiscal (opcional):

• Tipo de régimen fiscal del cliente
• Determina cómo se calculan los impuestos
• Generalmente se deja el valor por defecto

Datos de Contacto:

Dirección (opcional pero recomendado):

• Dirección completa del cliente
• Útil para envíos y correspondencia
• Ejemplo: "Calle Mayor, 123, 3º B"

Código Postal (opcional):

• Código postal de la dirección
• Ejemplo: "28001"

Ciudad (opcional):

• Ciudad o localidad del cliente
• Ejemplo: "Madrid"

Provincia (opcional):

• Provincia o región
• Puede seleccionarse de una lista desplegable

País (opcional):

• País del cliente
• Por defecto suele ser el país de la empresa
• Importante para clientes internacionales

Teléfono (recomendado):

• Número de teléfono de contacto
• Útil para comunicaciones y gestión de cobros
• Ejemplo: "912345678" o "+34 912 345 678"

Email (recomendado):

• Dirección de correo electrónico
• Necesario para envío de facturas y comprobantes por email
• Ejemplo: "cliente@email.com"

Datos Comerciales:

Forma de Pago (opcional):

• Forma de pago preferida del cliente
• Si se especifica, se preseleccionará automáticamente en futuras ventas
• Ejemplo: "Tarjeta", "Transferencia", "Efectivo"

Descuento (opcional):

• Porcentaje de descuento especial para este cliente
• Se aplicará automáticamente en futuras ventas
• Ejemplo: "10" para 10% de descuento

Observaciones (opcional):

• Notas adicionales sobre el cliente
• Información relevante para futuras interacciones
• Ejemplo: "Prefiere entrega por las mañanas", "Cliente VIP"

INFO

Consejo: Para agilizar el proceso de venta, complete únicamente los campos esenciales en el momento de la venta. Puede completar información adicional posteriormente desde el módulo de clientes en el menú principal de HolaGest.

Campos mínimos recomendados para creación rápida:

• Nombre
• Teléfono o Email (al menos uno)
• NIF/CIF (si se requiere factura formal)

  Guardar el Nuevo Cliente

Una vez introducidos los datos necesarios:

1. Revise que la información introducida es correcta
2. Verifique especialmente el nombre y datos de contacto
3. Compruebe que el NIF/CIF es correcto si lo introdujo (errores en el NIF pueden causar problemas fiscales)
4. Haga clic en el botón Guardar, Aceptar, o Crear Cliente

El sistema procesará la información:

• Validará que los datos obligatorios están completos
• Verificará que no existe otro cliente con el mismo código o NIF
• Creará el registro del cliente en la base de datos
• Asignará automáticamente el nuevo cliente a la venta actual
• Cerrará la ventana modal y volverá a la pantalla del carrito

Resultado:

• El nuevo cliente aparecerá ahora seleccionado en el campo de cliente del carrito
• La venta actual quedará asociada a este cliente
• El cliente estará disponible para futuras ventas
• Puede buscar y seleccionar este cliente en ventas posteriores

  Continuar con la Venta

Una vez creado y asignado el cliente:

1. Verifique que el cliente correcto aparece seleccionado en el carrito
2. Continúe agregando productos si es necesario
3. Proceda al cobro normalmente
4. El documento generado (factura, albarán, ticket) incluirá los datos del cliente creado

Si el cliente tiene email registrado, podrá enviar el comprobante por correo electrónico al finalizar la venta.

Búsqueda y Selección de Clientes Existentes

Además de crear nuevos clientes, puede buscar y seleccionar clientes ya registrados en el sistema.

Proceso de Búsqueda

Para asignar un cliente existente a una venta:

1. En la pestaña Carrito, localice el campo de búsqueda de clientes
2. Haga clic en el campo de búsqueda
3. Comience a escribir cualquier dato del cliente:
   • Nombre o razón social
   • Código del cliente
   • NIF/CIF
   • Teléfono
   • Email
4. A medida que escribe, el sistema mostrará sugerencias de clientes coincidentes
5. Haga clic sobre el cliente deseado en la lista de sugerencias
6. El cliente quedará asignado a la venta actual

Búsqueda Avanzada

Si no encuentra el cliente con la búsqueda rápida:

1. Puede utilizar el botón de búsqueda avanzada (si está disponible)
2. Se abrirá una ventana con el listado completo de clientes
3. Utilice los filtros disponibles para localizar el cliente
4. Haga clic sobre el cliente para seleccionarlo

Cambiar el Cliente Asignado

Si asignó un cliente incorrecto:

1. Simplemente busque y seleccione el cliente correcto
2. El sistema reemplazará el cliente anterior por el nuevo
3. Puede volver al cliente por defecto buscando y seleccionando "Público General" o el cliente genérico configurado

Ventajas de Registrar Clientes

Para el Negocio

Fidelización:

• Identificar clientes habituales
• Ofrecer atención personalizada
• Implementar programas de puntos o descuentos

Análisis de Ventas:

• Identificar clientes más valiosos
• Analizar patrones de compra
• Segmentar clientes para marketing dirigido

Gestión de Cobros:

• Control de ventas a crédito
• Seguimiento de pagos pendientes
• Gestión de límites de crédito

Comunicación:

• Envío de promociones y ofertas
• Notificaciones de nuevos productos
• Comunicación de cambios de horario o ubicación

Cumplimiento Fiscal:

• Facturas con datos completos
• Documentación adecuada para auditorías
• Cumplimiento de normativas fiscales

Para el Cliente

Comodidad:

• No necesita presentar datos en cada compra
• Recibe comprobantes por email automáticamente
• Acceso a historial de compras

Beneficios:

• Acceso a descuentos especiales
• Participación en programas de fidelización
• Atención personalizada

Garantías:

• Fácil localización de compras anteriores
• Simplificación de procesos de garantía
• Agilización de devoluciones

Gestión Posterior de Clientes

Los clientes creados desde HolaTPV quedan registrados en el sistema y pueden gestionarse posteriormente desde el módulo principal de clientes.

Acceso al Módulo de Clientes

Para acceder a la gestión completa de clientes:

1. Desde el menú principal de HolaGest, navegue a Ventas
2. Seleccione Clientes
3. Se mostrará el listado completo de todos los clientes registrados

Desde aquí puede:

• Ver el listado completo de clientes
• Buscar clientes específicos
• Editar datos de clientes existentes
• Añadir información adicional
• Ver el historial de ventas de cada cliente
• Generar informes de clientes
• Exportar datos de clientes

Completar Información de Clientes

Si creó un cliente rápidamente desde HolaTPV con datos mínimos, puede completar su información posteriormente:

1. Localice el cliente en el listado de clientes
2. Haga clic sobre el cliente para abrir su ficha completa
3. Complete los campos adicionales:
   • Datos de contacto completos
   • Información fiscal adicional
   • Datos bancarios (para domiciliaciones)
   • Condiciones comerciales especiales
   • Observaciones detalladas
4. Haga clic en Guardar

La información adicional estará disponible para futuras ventas y gestiones.

Historial de Ventas del Cliente

Para ver todas las ventas realizadas a un cliente:

1. Abra la ficha del cliente
2. En la parte inferior, localice la pestaña Documentos o Ventas
3. Se mostrará el listado completo de:
   • Facturas emitidas al cliente
   • Albaranes de entrega
   • Presupuestos realizados
   • Pedidos pendientes
   • Tickets de venta

Esta información es útil para:

• Atención al cliente (consultas sobre compras anteriores)
• Análisis de comportamiento de compra
• Gestión de garantías y devoluciones
• Identificación de oportunidades de venta

Mejores Prácticas

Creación de Clientes

Solicite Permiso:

Antes de registrar datos personales de un cliente, solicite su consentimiento según la normativa de protección de datos vigente (GDPR en Europa).

Verifique Datos:

• Confirme con el cliente que los datos introducidos son correctos
• Verifique especialmente el email (deletree si es necesario)
• Compruebe el NIF/CIF con el cliente

Datos Mínimos:

Para agilizar el proceso de venta, solicite únicamente:

• Nombre
• Un método de contacto (teléfono o email)
• NIF/CIF solo si se requiere factura formal

Complete Posteriormente:

Si el cliente es recurrente, complete información adicional en momentos de menor tráfico.

Búsqueda de Clientes

Pregunte Primero:

Antes de crear un nuevo cliente, pregunte si ya ha comprado anteriormente y busque en el sistema.

Use Múltiples Criterios:

Si no encuentra por nombre, intente buscar por:

• Teléfono
• Email
• NIF/CIF

Evite Duplicados:

Los clientes duplicados causan problemas:

• Fragmentan el historial de compras
• Dificultan el análisis de ventas
• Complican la gestión de cobros

Mantenimiento de Datos

Actualice Información:

Si un cliente informa de cambios (dirección, teléfono, email), actualice inmediatamente en el sistema.

Limpie Duplicados:

Revise periódicamente el listado de clientes para identificar y fusionar duplicados.

Verifique Calidad:

Revise regularmente la calidad de los datos:

• Emails válidos
• Teléfonos correctos
• Direcciones completas

Consideraciones Legales

Protección de Datos

Consentimiento:

• Solicite consentimiento explícito para registrar datos personales
• Informe sobre el uso que se dará a los datos
• Proporcione información sobre derechos del cliente (acceso, rectificación, supresión)

Seguridad:

• Proteja los datos de clientes contra accesos no autorizados
• Limite el acceso a datos personales solo a personal autorizado
• Implemente medidas de seguridad adecuadas

Derechos del Cliente:

Los clientes tienen derecho a:

• Acceder a sus datos registrados
• Rectificar datos incorrectos
• Solicitar la supresión de sus datos
• Oponerse al tratamiento de sus datos

Documentación:

• Mantenga registro de consentimientos obtenidos
• Documente las finalidades del tratamiento de datos
• Conserve evidencia de cumplimiento normativo

Facturación

Datos Fiscales:

• Para facturas con validez fiscal completa, el NIF/CIF es obligatorio
• Verifique que el NIF/CIF es correcto (errores pueden invalidar la factura)
• Conserve facturas según los plazos legales establecidos

Facturas Simplificadas:

• Para importes menores (generalmente hasta 400€), puede emitirse factura simplificada
• No requiere todos los datos del cliente
• Verifique la normativa específica de su país

TIP

Consejo profesional: Implemente un programa de fidelización que incentive a los clientes a registrarse. Por ejemplo, ofrezca un descuento del 5% en la primera compra a clientes que se registren, o acumulación de puntos canjeables. Esto aumenta significativamente la tasa de registro de clientes y proporciona datos valiosos para análisis de ventas y marketing.

Solución de Problemas Comunes

No Aparece el Botón de Nuevo Cliente

Posibles causas:

• Está en la pestaña de productos en lugar de la pestaña de carrito
• El botón está oculto por la resolución de pantalla

Solución:

• Cambie a la pestaña Carrito
• Ajuste el zoom del navegador
• Busque el icono de usuario con signo más

Error al Guardar el Cliente

Posibles causas:

• Falta un campo obligatorio
• El código del cliente ya existe
• El NIF/CIF ya está registrado para otro cliente
• Formato incorrecto en algún campo

Solución:

• Revise los mensajes de error del sistema
• Complete todos los campos obligatorios
• Cambie el código del cliente si está duplicado
• Verifique que el NIF/CIF no esté ya registrado
• Corrija el formato de campos (email, teléfono, etc.)

El Cliente No Aparece en Búsquedas Posteriores

Posibles causas:

• El cliente se creó pero está inactivo
• Error en el guardado
• Búsqueda con criterios incorrectos

Solución:

• Verifique en el módulo de clientes si el cliente existe
• Active el cliente si está inactivo
• Intente buscar con diferentes criterios (código, nombre, NIF)