👔 Sistema de Agentes Comerciales y Comisiones
El sistema de agentes de HolaGest le permite gestionar comerciales, representantes de ventas y cualquier persona o empresa que reciba comisiones por las ventas realizadas. Es una herramienta fundamental para empresas que trabajan con equipos comerciales, agentes externos o colaboradores que participan en el proceso de venta.
🎯 ¿Qué son los Agentes?
Definición
Un agente es una persona o entidad que participa en el proceso de venta y recibe una comisión por las operaciones comerciales que genera o en las que interviene.
Tipos de agentes comunes:
- Comerciales internos: Empleados de su empresa con funciones de venta
- Agentes externos: Representantes independientes que trabajan por comisión
- Distribuidores: Empresas colaboradoras que distribuyen sus productos
- Prescriptores: Personas que recomiendan sus servicios y reciben comisión
- Socios comerciales: Empresas con acuerdos de colaboración comercial
¿Para Qué Sirven?
El sistema de agentes permite:
Seguimiento de ventas:
- Identificar qué ventas ha realizado cada comercial
- Analizar el rendimiento individual
- Comparar resultados entre agentes
- Detectar tendencias y oportunidades
Cálculo de comisiones:
- Asignar porcentajes de comisión por venta
- Calcular automáticamente importes a pagar
- Generar liquidaciones periódicas
- Controlar pagos realizados
Gestión de equipos:
- Organizar su fuerza de ventas
- Asignar clientes a comerciales específicos
- Distribuir territorios o carteras
- Motivar mediante objetivos y comisiones
Análisis y reporting:
- Informes de ventas por agente
- Ranking de comerciales
- Evolución de comisiones
- Rentabilidad por agente
🛠️ Gestión de Agentes
Acceso al Módulo
Para gestionar agentes, navegue a:
Menú Administrador → Agentes
Aquí verá el listado completo de agentes registrados en el sistema.
Crear un Nuevo Agente
Paso 1: Iniciar la creación
Haga clic en el botón "Nuevo" (➕ verde) en el listado de agentes.
Paso 2: Datos básicos (obligatorios)
El único campo obligatorio es:
- Nombre: Nombre completo del agente
- Ejemplo: "Juan Pérez García"
- Ejemplo: "Comercial García S.L." (si es una empresa)
Paso 3: Datos opcionales pero recomendados
Complete la información adicional para una gestión más completa:
Código:
- Identificador único del agente
- Ejemplo: "AG001", "COM-01", "JPG"
- Útil para referencias rápidas
- Dos agentes no pueden tener el mismo código
Identificación fiscal:
- Tipo de identificador: NIF, CIF, NIE, Pasaporte
- Número fiscal: DNI o CIF del agente
- Ejemplo: "12345678X"
- Necesario para generar facturas de liquidación
Producto de liquidación:
- Producto que se usará al generar facturas de liquidación de comisiones
- Permite asignar una cuenta contable específica para comisiones
- Útil para llevar estadísticas de gastos en comisiones
- Facilita la contabilización de pagos a agentes
Observaciones:
- Campo de texto libre para notas internas
- Información sobre acuerdos, condiciones especiales, etc.
- Historial de incidencias o comentarios relevantes
Paso 4: Guardar
Haga clic en el botón "Guardar" (esquina inferior derecha).
Contacto Automático
Cuando crea un agente, HolaGest genera automáticamente un contacto asociado con el mismo nombre.
Utilidad del contacto:
- Almacenar dirección completa del agente
- Registrar teléfonos de contacto
- Guardar direcciones de email
- Añadir información adicional de contacto
Acceder al contacto:
- Vaya a la ficha del agente
- Busque la sección o pestaña de "Contacto"
- Complete los datos de contacto necesarios
Datos que puede añadir:
- Dirección postal completa
- Teléfono fijo y móvil
- Email principal y secundario
- Sitio web
- Redes sociales
- Persona de contacto (si el agente es una empresa)
🔗 Vincular Agentes con Clientes
Una de las funcionalidades más útiles es asociar agentes a clientes específicos. Esto permite que todas las ventas a ese cliente se atribuyan automáticamente al agente correspondiente.
Asignar Agente a un Cliente
Paso 1: Acceder al cliente
Navegue a: Menú Ventas → Clientes
Localice y haga clic en el cliente al que desea asignar un agente.
Paso 2: Seleccionar el agente
En el formulario del cliente:
- Localice el campo "Agente" o "Agente comercial"
- Haga clic en el selector desplegable
- Seleccione el agente de la lista
- Haga clic en "Guardar"
Paso 3: Efecto automático
A partir de este momento:
- Todas las facturas nuevas a este cliente incluirán automáticamente este agente
- Las comisiones se calcularán para este agente
- Los informes de ventas mostrarán estas operaciones bajo este agente
Casos de Uso
Cartera de clientes:
Asigne cada cliente a su comercial responsable:
- Comercial A: Clientes de la zona norte
- Comercial B: Clientes de la zona sur
- Comercial C: Grandes cuentas
Captación:
Asigne el agente que captó al cliente:
- Todas las ventas futuras generarán comisión para quien lo captó
- Incentiva la captación de nuevos clientes
- Recompensa el esfuerzo de prospección
Gestión de cuentas:
Asigne un gestor de cuenta a clientes importantes:
- Punto de contacto único para el cliente
- Responsable del seguimiento y fidelización
- Comisiones por mantenimiento de la relación
👤 Vincular Agentes con Usuarios
Puede asociar un agente a un usuario del sistema. Esto es especialmente útil cuando sus comerciales también son usuarios de HolaGest.
Asignar Agente a un Usuario
Paso 1: Acceder al usuario
Navegue a: Menú Administrador → Usuarios
Localice y haga clic en el usuario al que desea vincular un agente.
Paso 2: Seleccionar el agente
En el formulario del usuario:
- Localice el campo "Agente"
- Seleccione el agente correspondiente
- Haga clic en "Guardar"
Paso 3: Efecto automático
Cuando este usuario cree documentos de venta:
- Se asignará automáticamente su agente vinculado
- Las comisiones se calcularán para él
- Sus ventas quedarán registradas bajo su nombre
Preferencia de Agentes
Cuando hay conflicto entre el agente del usuario y el agente del cliente, HolaGest aplica una regla de preferencia:
Regla: El agente del usuario tiene prioridad sobre el agente del cliente.
Ejemplo:
- Usuario Juan tiene vinculado el Agente A
- Cliente "Empresa XYZ" tiene vinculado el Agente B
- Juan crea una factura para "Empresa XYZ"
- Resultado: La factura se asigna al Agente A (el del usuario)
Lógica:
Esta regla se basa en que el comercial que realmente realiza la venta debe recibir la comisión, independientemente de quién sea el agente habitual del cliente.
Casos de uso:
Comercial de vacaciones:
- Cliente habitual del Comercial A
- Comercial A está de vacaciones
- Comercial B atiende al cliente y hace la venta
- Comisión para Comercial B (quien hizo el trabajo)
Venta cruzada:
- Cliente asignado al Comercial A
- Comercial B le vende un producto diferente
- Comisión para Comercial B (quien realizó esta venta específica)
Cambio de responsable:
- Cliente cambia de comercial asignado
- Mientras se actualiza la ficha del cliente
- Las ventas van al comercial que las realiza
Modificar Agente Manualmente
Si necesita asignar un agente diferente en un documento específico:
- Abra el documento (factura, presupuesto, etc.)
- Localice el campo "Agente"
- Seleccione el agente deseado manualmente
- Guarde el documento
Esto sobrescribe la asignación automática solo para ese documento específico.
💰 Sistema de Comisiones
El sistema de comisiones permite calcular y gestionar los pagos a sus agentes comerciales.
Configurar Comisiones
Acceso: Desde la ficha del agente, busque la sección o pestaña de "Comisiones".
Tipos de comisión:
Comisión por porcentaje:
- Establezca un porcentaje sobre el importe de venta
- Ejemplo: 5% sobre el total de cada factura
- Se calcula automáticamente al crear facturas
Comisión fija:
- Cantidad fija por operación
- Ejemplo: 50€ por cada venta realizada
- Independiente del importe de la venta
Comisión por producto:
- Diferentes porcentajes según el producto vendido
- Ejemplo: 10% en producto A, 5% en producto B
- Permite incentivar la venta de productos específicos
Comisión por volumen:
- Escalas según el volumen de ventas
- Ejemplo: 3% hasta 10.000€, 5% de 10.000€ a 50.000€, 7% más de 50.000€
- Incentiva el aumento de ventas
Penalizaciones
Además de comisiones positivas, puede configurar penalizaciones:
Casos de uso:
- Devoluciones de mercancía
- Impagos de clientes captados por el agente
- Incumplimiento de objetivos
- Descuentos excesivos aplicados
Configuración:
- Establezca porcentajes o importes negativos
- Se restan de las comisiones a pagar
- Quedan registradas para trazabilidad
Liquidaciones de Comisiones
Las liquidaciones son el proceso de calcular y pagar las comisiones acumuladas.
Proceso:
- Período de liquidación: Defina el período (mensual, trimestral, etc.)
- Cálculo: El sistema suma todas las comisiones del período
- Revisión: Verifique los importes calculados
- Generación de factura: Si el agente es autónomo o empresa, genere su factura
- Pago: Registre el pago realizado
- Cierre: Marque la liquidación como pagada
Acceso a liquidaciones:
Desde la ficha del agente, acceda a la sección de "Liquidaciones" para ver el historial completo.
Información en liquidaciones:
- Período liquidado
- Número de operaciones
- Base de cálculo
- Porcentaje aplicado
- Importe total de comisiones
- Penalizaciones aplicadas
- Importe neto a pagar
- Estado (pendiente, pagada)
- Fecha de pago
Producto de Liquidación
El "Producto de liquidación" configurado en el agente se usa al generar facturas de pago de comisiones:
Utilidad:
Contabilidad:
- Asignar cuenta contable específica para gastos de comisiones
- Separar comisiones de otros gastos
- Facilitar el análisis de costes comerciales
Estadísticas:
- Ver cuánto se ha gastado en comisiones
- Analizar la evolución del gasto
- Comparar con ingresos generados
Gestión:
- Identificar rápidamente facturas de comisiones
- Facilitar el seguimiento de pagos
- Simplificar la conciliación
Configuración:
- Cree un producto llamado "Comisión comercial" o similar
- Asígnele la cuenta contable apropiada
- Seleccione este producto en la ficha de cada agente
📊 Informes y Análisis
Informes de Ventas por Agente
HolaGest permite generar informes detallados de ventas por agente:
Información disponible:
- Total de ventas por agente
- Número de operaciones
- Ticket medio
- Evolución temporal
- Comparativa entre agentes
- Ranking de comerciales
Filtros:
- Por período (mes, trimestre, año)
- Por tipo de documento (facturas, presupuestos)
- Por cliente
- Por producto
- Por serie
Análisis de Rentabilidad
Evalúe la rentabilidad de cada agente:
Métricas:
- Ingresos generados
- Comisiones pagadas
- Ratio comisión/ingresos
- Coste de adquisición de clientes
- Valor de vida del cliente (LTV)
Decisiones basadas en datos:
- Identificar agentes más rentables
- Detectar necesidades de formación
- Ajustar porcentajes de comisión
- Optimizar la estructura comercial
🎯 Casos de Uso Prácticos
Caso 1: Equipo Comercial Interno
Escenario: Empresa con 5 comerciales empleados.
Configuración:
- Cree un agente por cada comercial
- Cree un usuario por cada comercial
- Vincule cada usuario con su agente
- Configure comisiones (ej: 3% sobre ventas)
Resultado:
- Cada comercial ve sus propias ventas
- Las comisiones se calculan automáticamente
- Liquidaciones mensuales simplificadas
Caso 2: Agentes Externos
Escenario: Red de agentes independientes por zonas geográficas.
Configuración:
- Cree un agente por cada representante
- Asigne clientes de cada zona a su agente
- Configure comisiones más altas (ej: 10%)
- No cree usuarios (no acceden al sistema)
Resultado:
- Ventas atribuidas automáticamente por cliente
- Liquidaciones trimestrales
- Facturación de comisiones como compras
Caso 3: Distribuidores
Escenario: Empresas distribuidoras que revenden sus productos.
Configuración:
- Cree agentes para distribuidores principales
- Configure comisiones o descuentos especiales
- Vincule con tarifas personalizadas
Resultado:
- Seguimiento de ventas por distribuidor
- Análisis de canal de distribución
- Gestión de rappels y bonificaciones
Caso 4: Prescriptores
Escenario: Profesionales que recomiendan sus servicios.
Configuración:
- Cree agentes para prescriptores
- Configure comisiones por captación
- Asigne clientes captados a su prescriptor
Resultado:
- Comisión por cada cliente que traen
- Incentivo para seguir recomendando
- Seguimiento de origen de clientes
❓ Preguntas Frecuentes
P: ¿Puedo tener múltiples agentes en una misma venta? R: No directamente. Cada documento tiene un único agente asignado. Para comisiones compartidas, debe gestionarlo manualmente.
P: ¿El agente puede acceder al sistema? R: Solo si crea un usuario y lo vincula con el agente. Los agentes externos normalmente no tienen acceso.
P: ¿Cómo cambio el agente de un cliente? R: Edite la ficha del cliente y seleccione el nuevo agente. Afectará solo a ventas futuras.
P: ¿Puedo ver el historial de comisiones de un agente? R: Sí, desde la ficha del agente acceda a la sección de liquidaciones o comisiones.
P: ¿Las comisiones se calculan sobre el total con IVA o sin IVA? R: Generalmente sobre la base imponible (sin IVA), pero depende de su configuración.
P: ¿Puedo eliminar un agente? R: Solo si no tiene documentos asociados. Si tiene ventas registradas, es mejor desactivarlo.
P: ¿Cómo gestiono comisiones de agentes que son empleados? R: Las comisiones se calculan igual, pero el pago se realiza a través de nómina, no mediante factura.
Recuerde: Un sistema de comisiones bien configurado motiva a su equipo comercial y le proporciona información valiosa sobre el rendimiento de sus ventas.