✉️ Personalización de Plantillas de Email

HolaGest envía automáticamente correos electrónicos cuando realiza ciertas acciones, como enviar una factura a un cliente o notificar un presupuesto. Las plantillas de email le permiten personalizar el contenido de estos mensajes para que reflejen el tono y estilo de comunicación de su empresa.

🎯 ¿Qué son las Plantillas de Email?

Definición

Las plantillas de email son textos predefinidos que HolaGest utiliza al enviar correos electrónicos automáticos. Cada tipo de documento (factura, albarán, pedido, presupuesto) tiene su propia plantilla personalizable.

Componentes de una plantilla:

• Asunto: Título del correo electrónico
• Cuerpo del mensaje: Texto principal del email
• Variables dinámicas: Campos que se reemplazan automáticamente con datos reales
• Formato: Puede incluir formato básico de texto

¿Para Qué Sirven?

Las plantillas permiten:

Personalización:

• Adaptar el tono de comunicación a su marca
• Usar un lenguaje formal o informal según su estilo
• Incluir información específica de su empresa

Automatización:

• Enviar emails consistentes sin escribir cada vez
• Incluir automáticamente datos del documento
• Ahorrar tiempo en comunicaciones rutinarias

Profesionalidad:

• Mensajes bien redactados y sin errores
• Formato consistente en todas las comunicaciones
• Imagen corporativa coherente

Multiidioma:

• Plantillas en diferentes idiomas
• Adaptación a clientes internacionales
• Comunicación efectiva con cada mercado

⚙️ Acceso a las Plantillas

Ubicación en el Sistema

Para gestionar las plantillas de email:

Navegación: Menú Administrador → Email → Pestaña "Notificaciones"

Aquí encontrará el listado completo de plantillas disponibles en el sistema.

Tipos de Plantillas

HolaGest incluye plantillas para diferentes tipos de documentos y acciones:

Documentos comerciales:

• Factura de cliente
• Albarán de cliente
• Pedido de cliente
• Presupuesto de cliente
• Factura de proveedor (si aplica)

Módulo CRM:

• Notificaciones de oportunidades
• Seguimiento de leads
• Recordatorios de tareas
• Comunicaciones con contactos

Otros módulos:

• Notificaciones de stock
• Alertas de sistema
• Comunicaciones internas

📝 Editar una Plantilla

Proceso de Edición

Paso 1: Seleccionar la plantilla

En el listado de notificaciones, haga clic en la plantilla que desea modificar.

Ejemplo: "Factura de cliente"

Paso 2: Revisar la plantilla actual

Verá el contenido actual de la plantilla con:

• Asunto del email
• Cuerpo del mensaje
• Variables utilizadas
• Estado (activa/inactiva)

Paso 3: Modificar el contenido

Edite el texto según sus necesidades:

• Cambie el saludo y despedida
• Ajuste el tono del mensaje
• Añada o elimine información
• Modifique las variables si es necesario

Paso 4: Guardar los cambios

Haga clic en "Guardar" para aplicar las modificaciones.

Paso 5: Probar la plantilla

Envíe un documento de prueba para verificar que el email se ve correctamente.

🔤 Variables Dinámicas

Las variables son campos especiales que se reemplazan automáticamente con información real al enviar el email.

Formato de Variables

Las variables se escriben entre llaves: {nombre_variable}

Ejemplo:

Estimado {name}:

Adjuntamos la factura {code} con fecha {date}.

Se convierte en:

Estimado Juan García:

Adjuntamos la factura FAC2024-00047 con fecha 15/10/2024.

Variables Comunes

Aunque las variables disponibles pueden variar según el tipo de plantilla, estas son las más comunes:

Variables de cliente/contacto:

• {name} - Nombre del cliente o contacto
• {email} - Email del destinatario
• {company} - Nombre de la empresa del cliente
• {phone} - Teléfono del cliente

Variables de documento:

• {code} - Código del documento (ej: FAC2024-00047)
• {number} - Número del documento (ej: 47)
• {date} - Fecha del documento
• {total} - Importe total del documento
• {subject} - Asunto o descripción del documento

Variables de su empresa:

• {company_name} - Nombre de su empresa
• {company_email} - Email de su empresa
• {company_phone} - Teléfono de su empresa
• {company_web} - Sitio web de su empresa

Variables de usuario:

• {user_name} - Nombre del usuario que envía
• {user_email} - Email del usuario que envía

💡 Consejo: Las variables exactas disponibles se muestran en la pantalla de edición de cada plantilla. Consulte la documentación específica de cada tipo.

Uso Correcto de Variables

Reglas importantes:

1. Respete las llaves: Siempre use {variable}, no variable ni [variable]
2. Nombre exacto: Las variables distinguen mayúsculas/minúsculas
3. Variables válidas: Solo use variables que existan para ese tipo de plantilla
4. Valores vacíos: Si una variable no tiene valor, aparecerá vacía en el email

Ejemplo correcto:

Hola {name},

Le enviamos el presupuesto {code} por un importe de {total}.

Saludos,
{company_name}

Ejemplo incorrecto:

Hola [name],  ❌ (corchetes en lugar de llaves)

Le enviamos el presupuesto {CODIGO}  ❌ (variable que no existe)

📋 Plantillas por Tipo de Documento

Plantilla de Factura

Propósito: Email que acompaña al envío de una factura.

Plantilla predeterminada típica:

Asunto: Factura {code}

Estimado/a {name}:

Adjuntamos la factura {code} correspondiente a los servicios/productos
prestados con fecha {date}.

El importe total de la factura es de {total}.

Quedamos a su disposición para cualquier aclaración.

Atentamente,
{company_name}

Personalización sugerida:

Asunto: Su factura {code} de {company_name}

Hola {name},

Gracias por confiar en nosotros. Adjuntamos su factura {code} con fecha {date}.

Importe total: {total}

Puede realizar el pago mediante transferencia bancaria a la cuenta indicada
en la factura. Si tiene alguna pregunta, no dude en contactarnos.

Un cordial saludo,
El equipo de {company_name}
{company_phone} | {company_email}

Plantilla de Presupuesto

Propósito: Email que acompaña al envío de un presupuesto.

Plantilla predeterminada típica:

Asunto: Presupuesto {code}

Estimado/a {name}:

Adjuntamos el presupuesto {code} solicitado.

Quedamos a la espera de su confirmación.

Saludos,
{company_name}

Personalización sugerida:

Asunto: Presupuesto {code} - {company_name}

Hola {name},

Gracias por su interés en nuestros productos/servicios. Adjuntamos el
presupuesto {code} que nos solicitó.

Este presupuesto tiene una validez de 30 días desde la fecha de emisión.

Si tiene alguna duda o necesita modificaciones, estaremos encantados de
atenderle. Puede contactarnos en {company_phone} o respondiendo a este email.

Esperamos poder trabajar con usted pronto.

Saludos cordiales,
{user_name}
{company_name}

Plantilla de Albarán

Propósito: Email que acompaña al envío de un albarán de entrega.

Plantilla predeterminada típica:

Asunto: Albarán {code}

Estimado/a {name}:

Adjuntamos el albarán de entrega {code}.

Saludos,
{company_name}

Personalización sugerida:

Asunto: Confirmación de envío - Albarán {code}

Hola {name},

Le informamos que su pedido ha sido enviado. Adjuntamos el albarán de
entrega {code} con el detalle de los productos.

Si tiene alguna incidencia con la entrega, por favor contáctenos lo antes
posible en {company_phone}.

Gracias por su compra.

Atentamente,
{company_name}

Plantilla de Pedido

Propósito: Email de confirmación de pedido.

Personalización sugerida:

Asunto: Confirmación de pedido {code}

Hola {name},

Hemos recibido su pedido {code} con fecha {date}.

Estamos preparando su envío y le notificaremos cuando esté listo para
su entrega.

Si necesita realizar algún cambio en su pedido, contáctenos lo antes
posible en {company_email}.

Gracias por su confianza.

Saludos,
{company_name}

🎨 Personalización Avanzada

Tono de Comunicación

Adapte el tono según su tipo de negocio:

Formal (B2B, servicios profesionales):

Estimado/a Sr./Sra. {name}:

Adjuntamos la factura {code} correspondiente a los servicios prestados.

Quedamos a su disposición para cualquier aclaración que precise.

Atentamente,
{company_name}

Cercano (B2C, retail):

¡Hola {name}!

Aquí tienes tu factura {code}. ¡Gracias por tu compra!

Si tienes cualquier duda, escríbenos. Estamos aquí para ayudarte.

Un abrazo,
El equipo de {company_name}

Técnico (servicios especializados):

Hola {name},

Adjuntamos la factura {code} por los servicios técnicos realizados el {date}.

Detalle de servicios en el documento adjunto.

Saludos,
{user_name} - {company_name}

Información Adicional

Puede incluir información útil en las plantillas:

Instrucciones de pago:

FORMA DE PAGO:
Transferencia bancaria a:
IBAN: ES00 0000 0000 0000 0000 0000
Concepto: Factura {code}

Políticas de devolución:

POLÍTICA DE DEVOLUCIONES:
Dispone de 14 días para devolver el producto si no está satisfecho.
Más información en: {company_web}/devoluciones

Información de contacto:

CONTACTO:
Teléfono: {company_phone}
Email: {company_email}
Web: {company_web}
Horario: Lunes a Viernes de 9:00 a 18:00

Redes sociales:

SÍGUENOS:
Facebook: facebook.com/suempresa
Instagram: @suempresa
LinkedIn: linkedin.com/company/suempresa

Formato del Texto

Saltos de línea:

Use saltos de línea para mejorar la legibilidad:

Hola {name},

Adjuntamos su factura {code}.

Importe: {total}
Fecha: {date}

Gracias por su confianza.

Secciones:

Organice el contenido en secciones claras:

FACTURA {code}

DATOS DEL PEDIDO:
- Fecha: {date}
- Importe: {total}

FORMA DE PAGO:
Transferencia bancaria

CONTACTO:
{company_phone} | {company_email}

Énfasis:

Use mayúsculas para destacar (con moderación):

IMPORTANTE: Esta factura debe abonarse antes del {due_date}.

🔕 Activar y Desactivar Notificaciones

Desactivar una Notificación

Si no desea que se envíen emails automáticos de un tipo específico:

Paso 1: Acceda a la plantilla correspondiente

Paso 2: Busque la opción "Activa" o "Habilitada"

Paso 3: Desmarque la casilla

Paso 4: Guarde los cambios

Efecto: Los emails de ese tipo dejarán de enviarse automáticamente.

Casos de uso:

• No desea enviar albaranes por email (solo facturas)
• Prefiere enviar presupuestos manualmente con texto personalizado
• Desactiva notificaciones del CRM que no usa

Reactivar una Notificación

Para volver a activar emails automáticos:

1. Acceda a la plantilla
2. Marque la casilla "Activa"
3. Guarde los cambios

💡 Mejores Prácticas

Claridad y Concisión

Haga:

• ✅ Mensajes claros y directos
• ✅ Información esencial en las primeras líneas
• ✅ Párrafos cortos y legibles

Evite:

• ❌ Textos excesivamente largos
• ❌ Información irrelevante
• ❌ Jerga técnica innecesaria

Profesionalidad

Haga:

• ✅ Revise ortografía y gramática
• ✅ Use un tono apropiado para su negocio
• ✅ Incluya información de contacto

Evite:

• ❌ Errores ortográficos
• ❌ Tono demasiado informal en contextos profesionales
• ❌ Emojis excesivos (salvo en negocios muy informales)

Información Útil

Incluya:

• ✅ Instrucciones claras (cómo pagar, cómo devolver, etc.)
• ✅ Datos de contacto para dudas
• ✅ Plazos relevantes (validez, vencimiento, etc.)

Evite:

• ❌ Información redundante
• ❌ Textos legales excesivamente largos
• ❌ Promociones no solicitadas

Pruebas

Antes de usar en producción:

1. Envíe emails de prueba a su propio correo
2. Verifique que las variables se reemplazan correctamente
3. Compruebe el formato en diferentes clientes de email
4. Revise que los adjuntos se incluyen correctamente
5. Pida opinión a compañeros

❓ Preguntas Frecuentes

P: ¿Puedo usar HTML en las plantillas? R: Depende de la versión de HolaGest. Generalmente se recomienda texto plano para máxima compatibilidad.

P: ¿Las plantillas afectan a emails ya enviados? R: No, solo afectan a emails futuros. Los ya enviados no cambian.

P: ¿Puedo tener plantillas diferentes por serie? R: No directamente. Las plantillas son por tipo de documento, no por serie.

P: ¿Cómo añado mi firma corporativa? R: Use el campo "Firma" en la configuración general de email (Menú Administrador → Email).

P: ¿Puedo crear plantillas en varios idiomas? R: Necesitaría crear plantillas diferentes y aplicarlas manualmente según el cliente.

P: ¿Qué pasa si uso una variable que no existe? R: Aparecerá vacía o como texto literal en el email.

P: ¿Puedo ver un historial de emails enviados? R: HolaGest registra los envíos en el historial de cada documento.

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Recuerde: Las plantillas de email son la voz de su empresa en las comunicaciones automáticas. Dedique tiempo a personalizarlas para reflejar su identidad corporativa y mejorar la experiencia de sus clientes.