👥 Sistema de Usuarios y Control de Permisos
El sistema de usuarios de HolaGest le permite gestionar quién puede acceder a su instalación y qué acciones puede realizar cada persona. Este control granular de permisos es fundamental para proteger la información sensible de su empresa y garantizar que cada empleado trabaje solo con los datos que necesita.
🎯 Conceptos Fundamentales
Antes de comenzar a crear usuarios y asignar permisos, es importante comprender cómo funciona el sistema de seguridad de HolaGest:
Estructura de Seguridad
HolaGest implementa un sistema de seguridad basado en tres niveles:
- Usuarios: Cuentas individuales con credenciales únicas (nombre de usuario y contraseña)
- Grupos: Conjuntos de permisos que se asignan a los usuarios
- Niveles: Sistema numérico para ocultar información sensible según el nivel del usuario
Esta estructura permite una gestión flexible y escalable, especialmente útil cuando su empresa crece y necesita incorporar más empleados.
Filosofía de Permisos
Principio de mínimo privilegio: Cada usuario debe tener únicamente los permisos necesarios para realizar su trabajo, ni más ni menos.
Gestión por grupos: En lugar de asignar permisos individualmente a cada usuario, se crean grupos con permisos específicos y se asignan usuarios a esos grupos. Esto simplifica enormemente la administración.
Herencia de permisos: Un usuario puede pertenecer a múltiples grupos, y sus permisos finales serán la suma de todos los grupos a los que pertenece.
👤 Gestión de Usuarios
Acceso al Módulo de Usuarios
Para gestionar usuarios, navegue a: Menú Administrador → Usuarios
Aquí encontrará el listado completo de usuarios registrados en el sistema, con información sobre su estado, último acceso y grupos asignados.
Crear un Nuevo Usuario
Paso 1: Iniciar la creación
Haga clic en el botón "Nuevo" (➕ verde) en el listado de usuarios.
Paso 2: Completar los datos básicos
Los campos esenciales para crear un usuario son:
Nick (nombre de usuario): Identificador único que usará para iniciar sesión
- Debe ser único en el sistema
- Se recomienda usar un formato consistente (ej: nombre.apellido)
- No puede contener espacios
- Ejemplos:
juan.perez,mgarcia,admin.ventas
Contraseña: Clave de acceso del usuario
- Debe cumplir los requisitos mínimos de seguridad
- Se recomienda una contraseña temporal que el usuario cambiará en su primer acceso
- Debe introducirse dos veces para confirmar
Paso 3: Configurar opciones adicionales
- Nombre completo: Nombre real del usuario (opcional pero recomendado)
- Email: Dirección de correo electrónico del usuario
- Teléfono: Número de contacto (opcional)
- Activo: Marque esta casilla para que el usuario pueda acceder al sistema
- Administrador: Marque solo si este usuario debe tener acceso total sin restricciones
Paso 4: Guardar el usuario
Haga clic en "Guardar" para crear el usuario. Una vez guardado, podrá configurar opciones avanzadas.
Tipos de Usuarios
Usuarios Administradores
Los administradores tienen privilegios especiales:
- Acceso total: Pueden acceder a todas las secciones de HolaGest sin restricciones
- Sin limitaciones: No se les aplican reglas de permisos de grupo
- Gestión de usuarios: Pueden crear, modificar y eliminar otros usuarios
- Configuración del sistema: Acceso completo al panel de control y configuraciones
⚠️ Importante: Otorgue privilegios de administrador solo a personas de máxima confianza. Un administrador puede ver, modificar y eliminar cualquier información del sistema.
Cuándo crear un administrador:
- Propietario o gerente de la empresa
- Responsable de IT o sistemas
- Gestor o asesor con acceso total autorizado
Cuándo NO crear un administrador:
- Empleados de ventas o almacén
- Personal temporal o en prácticas
- Usuarios que solo necesitan acceso a módulos específicos
Usuarios Estándar
Los usuarios estándar tienen acceso limitado según los grupos a los que pertenezcan:
- Acceso controlado: Solo pueden acceder a las secciones permitidas por sus grupos
- Permisos específicos: Pueden tener permisos de lectura, escritura, modificación o eliminación según configuración
- Restricción de datos: Pueden configurarse para ver solo sus propios registros
Configuración Avanzada de Usuarios
Nivel de Usuario
El nivel es un valor numérico (generalmente de 1 a 10) que determina qué información puede ver el usuario:
Funcionamiento:
- Cada columna de listado y campo de formulario puede tener un nivel asignado
- El usuario solo verá columnas y campos con nivel igual o inferior al suyo
- Por defecto, todos los usuarios tienen nivel 0 (ven todo lo que sus permisos permitan)
Ejemplo práctico:
Imagine que desea que el encargado de almacén no vea los precios de compra de los productos:
- Asigne nivel 5 al usuario de almacén
- Configure la columna "Precio de compra" con nivel 6 o superior
- El usuario de almacén verá el listado de productos pero sin la columna de precio
Configurar niveles de columnas:
- Vaya al listado correspondiente (ej: Productos)
- Haga clic en el botón "Opciones" (esquina superior izquierda)
- Seleccione el tipo de listado (ej: Productos)
- En cada fila, configure el nivel mínimo requerido para ver esa columna
Agente Comercial Vinculado
Puede vincular un usuario con un agente comercial:
Utilidad:
- Las ventas realizadas por este usuario se asignarán automáticamente a su agente
- Facilita el cálculo de comisiones
- Permite filtrar ventas por comercial
Configuración:
En la ficha del usuario, seleccione el agente correspondiente en el campo "Agente".
Almacén Predeterminado
Establezca el almacén que se seleccionará automáticamente cuando este usuario cree documentos:
Casos de uso:
- Usuarios que trabajan siempre en el mismo almacén
- Empresas con múltiples ubicaciones
- Control de inventario por responsable
Desactivar Usuarios
Cuando un empleado deja la empresa o ya no necesita acceso, no es necesario eliminar su usuario:
Procedimiento:
- Abra la ficha del usuario
- Desmarque la casilla "Activo"
- Guarde los cambios
Efectos:
- El usuario no podrá iniciar sesión
- Se conservan todos los registros creados por este usuario
- Puede reactivarse en cualquier momento marcando nuevamente "Activo"
💡 Buena práctica: Nunca elimine usuarios que hayan creado documentos (facturas, albaranes, etc.). Desactívelos en su lugar para mantener la trazabilidad.
👥 Grupos de Usuarios
Los grupos son el corazón del sistema de permisos de HolaGest. Permiten definir conjuntos de permisos que luego se asignan a usuarios.
Acceso a la Gestión de Grupos
Menú Administrador → Usuarios → Pestaña "Grupos"
Crear un Grupo
Paso 1: Crear el grupo base
- Haga clic en "Nuevo" en el listado de grupos
- Introduzca un nombre descriptivo para el grupo
- Ejemplos: "Ventas", "Almacén", "Contabilidad", "Solo lectura"
- Guarde el grupo
Paso 2: Configurar permisos
Una vez guardado el grupo, aparecerá la sección "Reglas" donde configurará los permisos específicos.
Sistema de Permisos
Para cada página o módulo del sistema, puede configurar los siguientes permisos:
Tipos de Permisos Disponibles
1. Mostrar
- Descripción: Permite al usuario acceder a esta página
- Efecto: Si no está marcado, el usuario ni siquiera verá la opción en el menú
- Uso: Controla el acceso básico a cada módulo
2. Mostrar solamente registros del usuario
- Descripción: El usuario solo verá registros creados por él o vinculados a él
- Efecto: Filtra automáticamente todos los listados
- Uso: Ideal para comerciales que solo deben ver sus propias ventas
Ejemplo práctico:
Un comercial con este permiso en "Facturas de cliente":
- Solo verá facturas que él haya creado
- No verá facturas de otros comerciales
- No podrá modificar facturas de otros aunque tenga permiso de modificación
3. Permitir modificar
- Descripción: El usuario puede editar registros existentes
- Efecto: Puede abrir y guardar cambios en registros
- Uso: Para usuarios que necesitan actualizar información
4. Permitir importar
- Descripción: El usuario puede importar datos desde archivos externos
- Efecto: Acceso a la funcionalidad de importación masiva
- Uso: Para usuarios responsables de carga de datos
5. Permitir exportar
- Descripción: El usuario puede exportar datos a Excel, CSV o PDF
- Efecto: Acceso a botones de exportación e impresión
- Uso: Para usuarios que necesitan generar informes
⚠️ Seguridad: Tenga cuidado con este permiso, ya que permite extraer información del sistema.
6. Permitir eliminar
- Descripción: El usuario puede eliminar registros
- Efecto: Acceso al botón de eliminar
- Uso: Solo para usuarios de confianza
⚠️ Precaución: La eliminación de ciertos registros (como facturas) puede tener implicaciones legales.
Permisos en Listados y Formularios
Es fundamental comprender que HolaGest diferencia entre listados y formularios:
Listados: Páginas que muestran múltiples registros (ej: listado de facturas)
Formularios: Páginas de detalle de un registro individual (ej: edición de una factura específica)
Regla importante: Para que un usuario pueda ver y editar un registro, necesita permisos tanto en el listado como en el formulario.
Ejemplo:
Si desea que un usuario pueda ver y modificar facturas:
Listado de facturas de cliente:
- ✅ Mostrar
- ✅ Permitir modificar
Formulario de factura de cliente:
- ✅ Mostrar
- ✅ Permitir modificar
Si solo le da permisos en el listado pero no en el formulario, verá la lista de facturas pero no podrá abrirlas.
Ejemplos de Configuración de Grupos
Grupo "Ventas"
Objetivo: Empleados que gestionan clientes y emiten facturas
Permisos recomendados:
- Clientes: Mostrar, Modificar, Exportar
- Facturas de cliente: Mostrar, Modificar, Exportar (solo sus registros)
- Presupuestos: Mostrar, Modificar, Exportar (solo sus registros)
- Productos: Mostrar, Exportar (sin modificar)
- Informes de ventas: Mostrar, Exportar
Permisos denegados:
- Compras y proveedores
- Configuración del sistema
- Gestión de usuarios
- Contabilidad
Grupo "Almacén"
Objetivo: Personal que gestiona inventario y movimientos de stock
Permisos recomendados:
- Productos: Mostrar, Modificar
- Albaranes de cliente: Mostrar, Modificar
- Albaranes de proveedor: Mostrar, Modificar
- Movimientos de stock: Mostrar, Modificar
- Inventarios: Mostrar, Modificar, Exportar
Permisos denegados:
- Facturas (ni de cliente ni de proveedor)
- Precios de productos (usar niveles)
- Contabilidad
- Configuración
Grupo "Contabilidad"
Objetivo: Personal que gestiona la contabilidad y finanzas
Permisos recomendados:
- Facturas de cliente: Mostrar, Exportar
- Facturas de proveedor: Mostrar, Modificar, Exportar
- Asientos contables: Mostrar, Modificar, Exportar
- Informes contables: Mostrar, Exportar
- Bancos: Mostrar, Modificar
Permisos denegados:
- Modificar productos
- Gestión de almacén
- Configuración del sistema
Grupo "Solo Lectura"
Objetivo: Usuarios que solo necesitan consultar información
Permisos recomendados:
- Todas las secciones necesarias: Solo "Mostrar" y "Exportar"
- Sin permisos de modificación ni eliminación
Uso: Ideal para directivos, auditores o consultores externos.
Múltiples Grupos por Usuario
Un usuario puede pertenecer a varios grupos simultáneamente:
Funcionamiento:
- Los permisos se suman (no se restan)
- Si un grupo permite una acción, el usuario puede realizarla aunque otro grupo no la permita
- Es una forma de dar permisos adicionales sin crear grupos muy específicos
Ejemplo:
Usuario "María" pertenece a:
- Grupo "Ventas" (puede ver y modificar facturas de cliente)
- Grupo "Informes" (puede acceder a informes avanzados)
Resultado: María tiene todos los permisos de ambos grupos.
🔐 Mejores Prácticas de Seguridad
Diseño de Grupos
1. Cree grupos por rol, no por persona
❌ Incorrecto: Grupo "Permisos de Juan" ✅ Correcto: Grupo "Comerciales"
2. Use nombres descriptivos
Los nombres deben indicar claramente qué hace el grupo:
- "Ventas - Completo"
- "Almacén - Solo lectura"
- "Contabilidad - Gestión"
3. Documente los grupos
Mantenga un documento que explique:
- Qué permisos tiene cada grupo
- Para qué tipo de usuarios está pensado
- Quién puede asignar usuarios a ese grupo
Gestión de Usuarios
1. Principio de mínimo privilegio
Otorgue solo los permisos estrictamente necesarios. Es más fácil añadir permisos después que resolver problemas de seguridad.
2. Revise permisos periódicamente
- Cada 6 meses, revise qué usuarios tienen acceso
- Verifique que los permisos siguen siendo apropiados
- Desactive usuarios que ya no necesitan acceso
3. Contraseñas seguras
- Exija contraseñas robustas
- Cambie contraseñas periódicamente
- No comparta credenciales entre usuarios
4. Auditoría de accesos
- Revise regularmente quién accede al sistema
- Investigue accesos inusuales o fuera de horario
- Mantenga registro de cambios importantes
Separación de Funciones
Principio: Ningún usuario debe tener control completo sobre un proceso crítico de principio a fin.
Ejemplo:
En lugar de que una persona pueda:
- Crear proveedores
- Emitir pedidos
- Recibir mercancía
- Aprobar facturas
- Realizar pagos
Divida estas funciones entre diferentes usuarios o requiera aprobaciones.
🛠️ Casos de Uso Prácticos
Caso 1: Empresa Pequeña (1-5 empleados)
Escenario: Pequeño negocio con el propietario y pocos empleados
Solución:
- 1 Administrador: El propietario
- Grupo "Empleados": Acceso a ventas y consulta de productos
- Configuración simple y rápida
Caso 2: Empresa Mediana (5-20 empleados)
Escenario: Empresa con departamentos diferenciados
Solución:
- 1-2 Administradores: Gerencia y responsable IT
- Grupo "Ventas": Equipo comercial
- Grupo "Almacén": Personal de logística
- Grupo "Contabilidad": Departamento financiero
- Grupo "Dirección": Solo lectura para directivos
Caso 3: Empresa Grande (20+ empleados)
Escenario: Organización compleja con múltiples niveles
Solución:
- Múltiples administradores: Por departamento
- Grupos específicos: Por rol y nivel
- Uso intensivo de niveles: Para ocultar información sensible
- Grupos combinados: Usuarios con múltiples roles
Caso 4: Comerciales Externos
Escenario: Agentes comerciales que trabajan desde fuera de la oficina
Solución:
- Grupo "Comercial Externo":
- Ver solo sus propios clientes y facturas
- Crear presupuestos y pedidos
- Sin acceso a precios de coste
- Sin acceso a otros comerciales
Configuración:
- Activar "Mostrar solamente registros del usuario"
- Usar niveles para ocultar márgenes y costes
- Vincular con agente para comisiones
❓ Preguntas Frecuentes
P: ¿Cuántos usuarios puedo crear? R: No hay límite técnico. Puede crear tantos usuarios como necesite.
P: ¿Puedo cambiar los permisos de un grupo sin afectar a los usuarios? R: Los cambios en un grupo afectan inmediatamente a todos los usuarios de ese grupo. Es la ventaja de usar grupos.
P: ¿Qué pasa si un usuario no pertenece a ningún grupo? R: Si no es administrador y no pertenece a ningún grupo, no tendrá acceso a ninguna sección del sistema.
P: ¿Puedo ver qué ha hecho cada usuario? R: HolaGest registra quién crea y modifica cada registro. Puede ver esta información en los detalles de cada documento.
P: ¿Cómo evito que un usuario vea los precios? R: Use el sistema de niveles. Asigne un nivel bajo al usuario y un nivel alto a las columnas de precio.
P: ¿Puedo tener usuarios temporales? R: Sí, cree el usuario normalmente y desactívelo cuando ya no sea necesario.
Recuerde: Un sistema de permisos bien configurado protege su información y mejora la productividad al dar a cada usuario exactamente lo que necesita.