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Apariencia

Cómo Asignar una Subcuenta a un Cliente ​

📋 Introducción ​

HolaGest genera automáticamente un código de cliente y una subcuenta contable al crear la primera factura. Sin embargo, puede personalizar estos valores manualmente para adaptarlos a su plan contable o sistema de numeración.

Características principales:

  • ✅ Generación automática de códigos y subcuentas
  • ✅ Personalización manual cuando sea necesario
  • ✅ Integración contable con el plan de cuentas
  • ✅ Control de numeración según sus necesidades

🎯 ¿Qué es una Subcuenta de Cliente? ​

Definición ​

Una subcuenta es el código contable que identifica a cada cliente en el plan de cuentas. En España, las subcuentas de clientes cuelgan de la cuenta 430 - Clientes.

Ejemplo de Estructura ​

430 - Clientes (Cuenta principal)
├── 4300000001 - Cliente A
├── 4300000002 - Cliente B
├── 4300000023 - Cliente C
└── 4300000150 - Cliente D

¿Cuándo se Genera? ​

HolaGest genera la subcuenta automáticamente al crear la primera factura del cliente, no antes. Esto evita crear subcuentas innecesarias para clientes que nunca compran.

🔧 Activar Campos de Código y Subcuenta ​

Por defecto, los campos de código y subcuenta están ocultos en el formulario de cliente. Debe activarlos para poder editarlos.

Paso 1: Acceder a Opciones del Formulario ​

  1. Vaya a "Menú Ventas" en la barra lateral izquierda
  2. Seleccione "Clientes"
  3. Abra cualquier cliente (o cree uno nuevo)
  4. En la parte superior derecha del formulario, localice el botón "Opciones" (icono de tres puntos o engranaje)
  5. Haga clic en "Opciones"
  6. Se abrirá una ventana modal con la configuración del formulario

Paso 2: Activar el Campo "Código de Cliente" ​

En la ventana de opciones:

  1. Verá una tabla con todos los campos disponibles del formulario
  2. Busque la fila que dice "Código" en la columna "Campo"
  3. En esa fila, localice la columna "Visualización"
  4. Haga clic en el desplegable de visualización
  5. Seleccione "Alinear a la izquierda" (o cualquier opción excepto "Oculto")
  6. El campo "Código" ahora será visible en el formulario de cliente

Resultado: Ahora verá el campo "Código" en la parte superior del formulario de cliente, donde podrá asignar o modificar el código manualmente.

Paso 3: Activar el Campo "Subcuenta" ​

En la misma ventana de opciones:

  1. En la tabla de campos, busque la fila que dice "Subcuenta"
  2. En esa fila, localice la columna "Visualización"
  3. Haga clic en el desplegable de visualización
  4. Seleccione "Alinear a la izquierda" (o cualquier opción excepto "Oculto")
  5. El campo "Subcuenta" ahora será visible en el formulario de cliente

Resultado: Ahora verá el campo "Subcuenta" en el formulario de cliente, donde podrá asignar o modificar la subcuenta manualmente.

Paso 4: Guardar la Configuración ​

  1. En la parte inferior de la ventana de opciones, pulse el botón "Guardar"
  2. La ventana se cerrará
  3. Ahora verá los campos "Código" y "Subcuenta" en el formulario de cliente

Nota: Esta configuración se aplica a todos los clientes, no solo al que tenía abierto.

✏️ Asignar Código de Cliente Manualmente ​

Cuándo Asignar Manualmente ​

  • ✅ Cuando importa clientes de otro sistema
  • ✅ Cuando quiere mantener la numeración de su sistema anterior
  • ✅ Cuando necesita códigos específicos (ej: CLI001, CLI002)
  • ✅ Cuando quiere códigos alfanuméricos personalizados

Procedimiento ​

  1. Vaya a "Menú Ventas" > "Clientes"
  2. Abra el cliente al que desea asignar código
  3. En la parte superior del formulario, localice el campo "Código"
  4. Escriba el código deseado (ejemplos: "CLI001", "C-0023", "1001")
  5. Pulse el botón "Guardar" en la parte inferior del formulario

Importante: El código debe ser único. No puede haber dos clientes con el mismo código.

🔢 Asignar Subcuenta Manualmente ​

Cuándo Asignar Manualmente ​

  • ✅ Cuando importa clientes con subcuentas existentes
  • ✅ Cuando quiere mantener la numeración de su contabilidad anterior
  • ✅ Cuando necesita subcuentas específicas según su plan contable
  • ✅ Cuando el cliente ya tiene subcuenta en su sistema contable

Procedimiento ​

  1. Vaya a "Menú Ventas" > "Clientes"
  2. Abra el cliente al que desea asignar subcuenta
  3. Localice el campo "Subcuenta" (debe haberlo activado previamente)
  4. Escriba el número de subcuenta completo (ejemplo: "4300000023")
  5. Pulse el botón "Guardar"

Importante: La subcuenta debe tener el número de dígitos configurado en el ejercicio contable.

⚙️ Generación Automática de Subcuentas ​

Cómo Funciona ​

HolaGest genera automáticamente la subcuenta del cliente al crear la primera factura, siguiendo estas reglas:

Regla 1: Cliente con Subcuenta Asignada ​

Si el cliente ya tiene un número de subcuenta asignado:

  1. HolaGest comprueba si esa subcuenta existe en el plan de cuentas
  2. Si existe: La usa directamente
  3. Si no existe: Intenta crearla automáticamente
  4. Si no puede crearla: Muestra un error

Regla 2: Cliente sin Subcuenta Asignada ​

Si el cliente NO tiene subcuenta asignada:

  1. HolaGest busca la cuenta principal de clientes (en España: 430)
  2. Toma el número de código del cliente
  3. Crea una subcuenta combinando la cuenta principal + código del cliente
  4. Ejemplo: Cliente código 23 → Subcuenta 4300000023

Ejemplo Práctico ​

Configuración:

  • Cuenta de clientes: 430
  • Dígitos de subcuenta: 10
  • Cliente código: 23

Proceso automático:

  1. Al crear la primera factura del cliente 23
  2. HolaGest busca la cuenta 430
  3. Genera la subcuenta: 430 + 0000023 = 4300000023
  4. Crea la subcuenta en el plan de cuentas
  5. Asigna la subcuenta al cliente

🔍 Verificar Subcuenta Creada ​

Desde el Cliente ​

  1. Vaya a "Menú Ventas" > "Clientes"
  2. Abra el cliente
  3. Localice el campo "Subcuenta"
  4. Verá el número de subcuenta asignado

Desde el Plan de Cuentas ​

  1. Vaya a "Menú Contabilidad" en la barra lateral izquierda
  2. Seleccione "Plan de Cuentas"
  3. En el buscador, escriba el número de subcuenta o el nombre del cliente
  4. Verá la subcuenta creada con el nombre del cliente

⚠️ Problemas Comunes y Soluciones ​

Problema 1: Error "Número de dígitos incorrecto" ​

Causa: La subcuenta que intenta asignar no tiene el número de dígitos configurado en el ejercicio.

Solución:

  1. Vaya a "Menú Contabilidad" > "Ejercicios"
  2. Abra el ejercicio actual
  3. Localice el campo "Longitud de subcuentas"
  4. Anote el número de dígitos (ejemplo: 10)
  5. Vuelva al cliente y asigne una subcuenta con exactamente ese número de dígitos

Ejemplo:

Ejercicio configurado con 10 dígitos
❌ Incorrecto: 430000023 (9 dígitos)
✅ Correcto: 4300000023 (10 dígitos)

Problema 2: Error "La subcuenta ya existe" ​

Causa: Está intentando asignar una subcuenta que ya está asignada a otro cliente.

Solución:

  1. Vaya a "Menú Contabilidad" > "Plan de Cuentas"
  2. Busque la subcuenta que intenta asignar
  3. Verifique a qué cliente está asignada
  4. Asigne una subcuenta diferente al nuevo cliente

Problema 3: No se Crea la Subcuenta Automáticamente ​

Causa: El ejercicio contable no está correctamente configurado o la cuenta de clientes no existe.

Solución:

  1. Vaya a "Menú Contabilidad" > "Plan de Cuentas"
  2. Verifique que existe la cuenta 430 - Clientes
  3. Si no existe, créela manualmente:
    • Pulse el botón "+ Nuevo"
    • Código: 430
    • Descripción: Clientes
    • Tipo: Cuenta de activo
    • Guarde la cuenta
  4. Vuelva a intentar crear la factura

Problema 4: Subcuenta con Formato Incorrecto ​

Causa: El código del cliente tiene caracteres no numéricos y no se puede generar la subcuenta automáticamente.

Solución:

  1. Abra el cliente
  2. Asigne manualmente una subcuenta numérica válida
  3. Guarde el cliente
  4. Ahora podrá crear facturas sin problemas

Ejemplo:

Cliente código: "CLI-ABC" (alfanumérico)
❌ No se puede generar automáticamente: 430CLI-ABC
✅ Asigne manualmente: 4300000150

📊 Configuración del Ejercicio Contable ​

Verificar Longitud de Subcuentas ​

  1. Vaya a "Menú Contabilidad" en la barra lateral izquierda
  2. Seleccione "Ejercicios"
  3. Abra el ejercicio actual (normalmente el año en curso)
  4. En el formulario del ejercicio, localice el campo "Longitud de subcuentas"
  5. Verá un número (típicamente 10 en España)

Importante: Todas las subcuentas del ejercicio deben tener exactamente este número de dígitos.

Cambiar Longitud de Subcuentas ​

⚠️ Advertencia: Cambiar la longitud de subcuentas en un ejercicio con movimientos puede causar problemas contables. Consulte con su asesor antes de hacerlo.

Procedimiento (solo si el ejercicio está vacío):

  1. Abra el ejercicio
  2. Modifique el campo "Longitud de subcuentas"
  3. Guarde el ejercicio
  4. Todas las nuevas subcuentas deberán tener la nueva longitud

🎯 Casos de Uso Prácticos ​

Caso 1: Importar Clientes de Otro Sistema ​

Situación: Migra desde otro software y quiere mantener los códigos y subcuentas existentes.

Solución:

  1. Active los campos "Código" y "Subcuenta" en el formulario
  2. Al importar clientes (o crearlos manualmente), asigne los códigos y subcuentas originales
  3. Verifique que las subcuentas tienen el número de dígitos correcto
  4. Al crear facturas, HolaGest usará las subcuentas asignadas

Caso 2: Numeración Personalizada ​

Situación: Quiere usar códigos de cliente alfanuméricos (CLI001, CLI002, etc.).

Solución:

  1. Active el campo "Código" en el formulario
  2. Asigne códigos personalizados a cada cliente
  3. Deje que HolaGest genere las subcuentas automáticamente al facturar
  4. Las subcuentas serán numéricas aunque los códigos sean alfanuméricos

Caso 3: Cliente con Subcuenta Específica ​

Situación: Un cliente importante debe tener una subcuenta específica según su plan contable.

Solución:

  1. Active el campo "Subcuenta" en el formulario
  2. Abra el cliente
  3. Asigne manualmente la subcuenta deseada (ejemplo: 4300001000)
  4. Guarde el cliente
  5. Al crear facturas, se usará esa subcuenta específica

Caso 4: Reorganizar Subcuentas ​

Situación: Quiere reorganizar las subcuentas de clientes según un nuevo criterio.

Solución:

  1. Vaya a "Menú Contabilidad" > "Plan de Cuentas"
  2. Cree las nuevas subcuentas con los códigos deseados
  3. Vaya a "Menú Ventas" > "Clientes"
  4. Para cada cliente, asigne la nueva subcuenta
  5. Guarde los cambios

Nota: Los asientos contables anteriores mantendrán las subcuentas originales. Solo los nuevos asientos usarán las nuevas subcuentas.

💡 Consejos y Mejores Prácticas ​

Numeración de Clientes ​

✅ Use numeración secuencial: Facilita la organización (1, 2, 3, ...) ✅ Deje huecos: Numere de 10 en 10 (10, 20, 30) para insertar clientes intermedios ✅ Códigos alfanuméricos: Use prefijos para categorizar (CLI001, PRO001, DIS001) ✅ Mantenga consistencia: No mezcle diferentes sistemas de numeración

Subcuentas Contables ​

✅ Respete la longitud: Siempre use el número de dígitos configurado en el ejercicio ✅ Agrupe por rangos: Use rangos para diferentes tipos de clientes

  • 4300000001-4300099999: Clientes nacionales
  • 4300100000-4300199999: Clientes internacionales ✅ Documente el criterio: Mantenga un documento con su sistema de numeración ✅ Consulte a su asesor: Coordine con su asesoría contable el plan de subcuentas

Importación de Datos ​

✅ Verifique antes de importar: Compruebe que códigos y subcuentas son válidos ✅ Haga pruebas: Importe primero un cliente de prueba para verificar ✅ Backup previo: Haga copia de seguridad antes de importaciones masivas ✅ Revise después: Verifique que todos los clientes tienen subcuenta correcta

❓ Preguntas Frecuentes ​

¿Puedo cambiar el código de un cliente después de crear facturas? ​

Sí, puede cambiar el código en cualquier momento. No afecta a las facturas ya creadas.

¿Puedo cambiar la subcuenta de un cliente después de crear facturas? ​

Sí, pero los asientos contables anteriores mantendrán la subcuenta original. Solo los nuevos asientos usarán la nueva subcuenta.

¿Qué pasa si dos clientes tienen el mismo código? ​

HolaGest no permite códigos duplicados. Debe asignar un código único a cada cliente.

¿Puedo usar subcuentas de más de 10 dígitos? ​

Depende de la configuración de su ejercicio contable. Puede configurar la longitud que necesite.

¿Es obligatorio asignar código y subcuenta manualmente? ​

No, HolaGest los genera automáticamente. Solo asigne manualmente si necesita valores específicos.

¿Cómo sé qué subcuenta tiene un cliente? ​

Abra el cliente y mire el campo "Subcuenta" (debe haberlo activado previamente en opciones).

¿Puedo tener clientes sin subcuenta? ​

Sí, hasta que cree la primera factura. Al facturar, se genera automáticamente.

¿Las subcuentas se crean en el plan de cuentas automáticamente? ​

Sí, al crear la primera factura, HolaGest crea la subcuenta en el plan de cuentas si no existe.

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Última actualización: Diciembre 2024 Versión: HolaGest Core 2025

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