👥 Preguntas Frecuentes
Esta sección contiene respuestas rápidas a las preguntas más comunes sobre HolaGest. Cada respuesta incluye enlaces a las guías detalladas donde puede profundizar en el tema.
🚀 Primeros Pasos y Configuración Inicial
Empezar: pasos recomendados
- Configure los datos básicos de su empresa
- Establezca la numeración de documentos
- Configure el envío de emails
- Cree sus primeros clientes y productos
- Emita su primera factura
📖 Guía completa: Primeros Pasos
¿Cómo cambio mi contraseña?
Acceda a su perfil de usuario (icono de usuario en la esquina superior derecha) y seleccione " Cambiar contraseña". Introduzca su contraseña actual y la nueva contraseña dos veces.
📖 Guía completa: Cambiar Password
¿Cómo configuro el logotipo de mi empresa?
Vaya a Menú > Configuración > Empresa y en la pestaña "Logotipo y Textos Legales" puede subir su logotipo y configurar los textos de LOPD que aparecerán en sus documentos.
📖 Guía completa: Cambiar el Logotipo y LOPD
¿Cómo configuro el envío de emails desde HolaGest?
Necesita configurar los parámetros SMTP de su proveedor de correo. Vaya a Menú > Configuración > Email e introduzca: servidor SMTP, puerto, usuario, contraseña y tipo de cifrado.
📖 Guía completa: Envío de Emails
¿Puedo gestionar varias empresas en HolaGest?
Sí, HolaGest es multiempresa. Puede crear múltiples empresas y cambiar entre ellas desde el selector de empresa en la barra superior. Cada empresa tiene su propia contabilidad, clientes, productos y configuración independiente.
📖 Guía completa: Empresas
👥 Usuarios y Permisos
¿Cómo creo un nuevo usuario?
Vaya a Menú > Configuración > Usuarios y haga clic en "Nuevo". Complete los datos del usuario, asigne un grupo de permisos y establezca un nivel de acceso.
📖 Guía completa: Usuarios y Permisos
¿Cómo limito lo que puede ver un usuario?
HolaGest tiene un sistema de tres niveles:
- Usuarios: Cuentas de acceso individuales
- Grupos: Conjuntos de permisos por rol (Ventas, Almacén, Contabilidad, etc.)
- Niveles: Control de acceso a información sensible (precios, costes, márgenes)
📖 Guía completa: Usuarios y Permisos
¿Puedo dar acceso solo a ventas sin que vean contabilidad?
Sí, cree un usuario y asígnele el grupo "Ventas". Este grupo solo tiene permisos para el módulo de ventas y no podrá acceder a contabilidad, compras ni informes financieros.
📖 Guía completa: Usuarios y Permisos
💰 Ventas y Facturación
¿Cómo creo un cliente?
Vaya a Menú > Ventas > Clientes y haga clic en "Nuevo". Complete los datos fiscales (nombre, NIF, dirección) y los datos comerciales (forma de pago, tarifa, serie de facturación).
📖 Guía completa: Cómo Crear un Cliente
¿Cómo hago una factura de venta?
Vaya a Menú > Ventas > Facturas y haga clic en "Nueva". Seleccione el cliente, añada las líneas de productos/servicios, y guarde. La factura se contabiliza automáticamente.
📖 Guía completa: Cómo Hacer una Factura de Venta
¿Cómo hago un presupuesto?
Vaya a Menú > Ventas > Presupuestos y haga clic en "Nuevo". Complete los datos igual que una factura. Puede convertir el presupuesto en pedido o factura con un solo clic.
📖 Guía completa: Cómo Hacer un Presupuesto
¿Cómo hago una factura rectificativa o devolución?
Vaya a Menú > Ventas > Facturas, busque la factura original y haga clic en "Rectificar". Seleccione el tipo de rectificación (por error o por devolución) y complete los datos.
📖 Guía completa: Facturas Rectificativas
¿Cómo aplico diferentes precios a diferentes clientes?
Use el sistema de Tarifas de Precios. Cree tarifas personalizadas (Tarifa Mayorista, Tarifa Minorista, etc.) y asígnelas a clientes o grupos de clientes.
📖 Guía completa: Tarifas de Precios
¿Qué diferencia hay entre presupuesto, pedido, albarán y factura?
- Presupuesto: Oferta comercial sin compromiso
- Pedido: Compromiso de venta, reserva stock
- Albarán: Justificante de entrega de mercancía
- Factura: Documento contable que genera obligación de pago
📖 Guía completa: Diferencias entre Documentos
¿Cómo gestiono los cobros de facturas?
Las facturas generan automáticamente recibos de cobro según la forma de pago configurada. Puede gestionar los recibos desde Menú > Ventas > Recibos.
📖 Guía completa: Los Recibos de Facturas
¿Cómo hago una factura con IRPF?
Al crear la factura, añada líneas con productos/servicios que tengan configurada una retención de IRPF. El sistema calculará automáticamente la retención y la mostrará en el total.
📖 Guía completa: Cómo Hacer una Factura con IRPF
🛒 Compras y Proveedores
¿Cómo creo un proveedor?
Vaya a Menú > Compras > Proveedores y haga clic en "Nuevo". Complete los datos fiscales y comerciales del proveedor.
📖 Guía completa: Cómo Crear un Proveedor
¿Cómo registro una factura de compra?
Vaya a Menú > Compras > Facturas y haga clic en "Nueva". Seleccione el proveedor, introduzca el número de factura del proveedor, añada las líneas y guarde. La factura se contabiliza automáticamente.
📖 Guía completa: Cómo Registrar una Factura de Compra
¿Puedo escanear facturas de compra con IA?
Sí, HolaGest incluye un escáner de facturas con IA que extrae automáticamente los datos de facturas PDF o imágenes (JPG, PNG). Vaya a Menú > Compras > Facturas > Escanear Factura, suba el archivo, revise los datos extraídos y guarde. El sistema detecta proveedor, datos de factura y líneas de productos automáticamente.
📖 Guía completa: Cómo Registrar una Factura de Compra (incluye sección completa de escaneo con IA)
¿Cómo se actualiza el precio de coste de los productos?
HolaGest ofrece varias políticas de coste: Precio Medio Ponderado (PMP), FIFO, LIFO, o Coste Fijo. Configure la política en Menú > Configuración > Almacén.
📖 Guía completa: Políticas de Precios de Coste
📦 Almacén y Productos
¿Cómo creo un producto?
Vaya a Menú > Almacén > Productos y haga clic en "Nuevo". Complete los datos básicos (referencia, descripción, precio, IVA) y guarde.
📖 Guía completa: Cómo Crear un Producto
¿Cómo gestiono el stock de productos?
El stock se actualiza automáticamente con cada factura de compra (aumenta) y factura de venta (disminuye). Puede ver el stock actual en Menú > Almacén > Productos y hacer ajustes manuales si es necesario.
📖 Guía completa: El Stock del Producto
¿Cómo creo variantes de productos (tallas, colores)?
Primero cree los Atributos (Talla: S, M, L, XL / Color: Rojo, Azul, Verde) en Menú > Almacén > Atributos. Luego, al crear el producto, active "Tiene variantes" y seleccione los atributos.
📖 Guía completa: Las Variantes de Productos
¿Cómo organizo los productos por categorías?
Use las Familias para organizar productos. Vaya a Menú > Almacén > Familias y cree la estructura de categorías (puede tener subfamilias). Luego asigne cada producto a su familia.
📖 Guía completa: Cómo Crear Familias
¿Cómo filtro y busco en los listados?
Todos los listados de HolaGest tienen filtros avanzados. Haga clic en el icono de embudo, seleccione el campo por el que filtrar, el operador (igual, contiene, mayor que, etc.) y el valor.
📖 Guía completa: Cómo Funcionan los Listados y Filtros
💼 Contabilidad
¿Cómo hago un asiento contable manual?
Vaya a Menú > Contabilidad > Asientos y haga clic en "Nuevo". Seleccione el diario, introduzca el concepto, añada las líneas (debe y haber) asegurándose de que cuadren, y guarde.
📖 Guía completa: Cómo Hacer un Asiento Contable
¿Las facturas se contabilizan automáticamente?
Sí, todas las facturas de venta y compra generan automáticamente sus asientos contables. No necesita hacer nada manualmente.
📖 Guía completa: Cómo Hacer un Asiento Contable
¿Cómo configuro las formas de pago?
Vaya a Menú > Contabilidad > Formas de Pago. Puede crear formas de pago personalizadas indicando: nombre, tipo (contado/crédito), días de vencimiento, y si genera recibos.
📖 Guía completa: Formas de Pago
¿Cómo añado mis cuentas bancarias?
Vaya a Menú > Contabilidad > Cuentas Bancarias y haga clic en "Nueva". Introduzca el IBAN, nombre del banco, y vincule la cuenta contable correspondiente.
📖 Guía completa: Cuentas Bancarias
¿Cómo configuro los tipos de IVA?
Vaya a Menú > Contabilidad > Impuestos. Puede crear nuevos tipos de IVA o modificar los existentes, indicando el porcentaje, las cuentas contables asociadas y si es IVA soportado o repercutido.
📖 Guía completa: Configuración de Impuestos y Retenciones
¿Qué son las series de facturación?
Las series permiten tener diferentes numeraciones de facturas (Serie A, Serie B, etc.). Son útiles para separar facturación por delegaciones, tipos de cliente, o regímenes fiscales diferentes.
📖 Guía completa: Las Series de Facturación
¿Qué es un ejercicio contable?
El ejercicio contable es el periodo de tiempo (normalmente un año natural) en el que se registran las operaciones contables. Debe crear un ejercicio antes de empezar a facturar.
📖 Guía completa: Los Ejercicios Contables
¿Por qué no se actualizan los saldos de las cuentas?
Esto puede ocurrir si hay asientos descuadrados o si el ejercicio contable no está correctamente configurado. Revise los asientos en borrador y verifique que el ejercicio esté abierto.
📖 Guía completa: No se Actualizan los Saldos
👥 Recursos Humanos
¿Cómo doy de alta un empleado?
Vaya a Menú > RR.HH. > Empleados y haga clic en "Nuevo". Complete los datos personales, laborales, y de contrato del empleado.
📖 Guía completa: Mi Primer Empleado
¿Cómo registro la asistencia de empleados?
Vaya a Menú > RR.HH. > Control de Asistencia. Puede registrar manualmente las entradas y salidas, o integrar dispositivos biométricos para registro automático.
📖 Guía completa: Control de Asistencia
¿Puedo conectar un reloj biométrico?
Sí, HolaGest es compatible con dispositivos biométricos de control de acceso. Configure la conexión en Menú > RR.HH. > Dispositivos Biométricos.
📖 Guía completa: Dispositivos Biométricos
¿Cómo gestiono documentos de empleados (contratos, certificados)?
Vaya a la ficha del empleado y acceda a la pestaña "Archivos". Puede subir cualquier documento relacionado con el empleado (contratos, certificados médicos, títulos, etc.).
📖 Guía completa: Archivos y Documentos de Empleados
📊 Informes y Modelos Fiscales
¿Cómo genero el Balance de Situación?
Vaya a Menú > Informes > Informes Contables > Balance de Situación. Seleccione el ejercicio y el periodo, y haga clic en "Generar".
📖 Guía completa: Balance de Situación
¿Cómo genero el Balance de Sumas y Saldos?
Vaya a Menú > Informes > Informes Contables > Balance de Sumas y Saldos. Seleccione el ejercicio y el rango de fechas, y haga clic en "Generar".
📖 Guía completa: Balance de Sumas y Saldos
¿Cómo genero el Libro Diario?
Vaya a Menú > Informes > Informes Contables > Libro Diario. Seleccione el ejercicio y el rango de fechas, y haga clic en "Generar".
📖 Guía completa: Libro Diario Contable
¿Cómo saco el desglose de IVA para el Modelo 303?
Vaya a Menú > Informes > Desglose de Impuestos. Seleccione el trimestre y haga clic en "Generar". El informe muestra el IVA repercutido (ventas) y soportado (compras).
📖 Guía completa: Desglose de Impuestos
¿Cómo genero el Modelo 303 (IVA)?
Vaya a Menú > Informes > Modelos Fiscales > Modelo 303. Seleccione el trimestre, revise los datos calculados automáticamente, y exporte el archivo para presentación en la AEAT.
📖 Guía completa: Modelo 303
¿Cómo genero el Modelo 111 (IRPF)?
Vaya a Menú > Informes > Modelos Fiscales > Modelo 111. Seleccione el trimestre, revise las retenciones practicadas, y exporte el archivo para presentación en la AEAT.
📖 Guía completa: Modelo 111
✅ VeriFactu
¿Qué es VeriFactu?
VeriFactu es el sistema de verificación de facturas de la AEAT para prevenir el fraude fiscal. Obliga a registrar, firmar digitalmente y encadenar todas las facturas emitidas.
📖 Guía completa: VeriFactu - Introducción
¿Estoy obligado a usar VeriFactu?
Sí, si emite facturas usando software de facturación. Están exentos quienes emiten facturas manualmente, usan TicketBAI (País Vasco) o SII.
📖 Guía completa: VeriFactu - Introducción
¿Cómo configuro VeriFactu en HolaGest?
Vaya a Menú > Configuración > VeriFactu. Active el sistema, suba su certificado digital, configure el modo (VeriFactu o NO-VeriFactu) y guarde.
📖 Guía completa: Cómo Configurar VeriFactu
¿Cómo envío una factura a VeriFactu?
Si tiene activado el procesamiento automático, las facturas se envían automáticamente. Si no, vaya a la factura y haga clic en "Enviar a VeriFactu".
📖 Guía completa: Cómo Enviar una Factura a VeriFactu
¿Cómo anulo una factura en VeriFactu?
Vaya a la factura y haga clic en "Anular en VeriFactu". El sistema generará el evento de anulación y lo enviará a la AEAT.
📖 Guía completa: Cómo Anular una Factura en VeriFactu
¿Qué hago si una factura da error en VeriFactu?
Vaya a Menú > VeriFactu > Registros y busque la factura con error. Revise el mensaje de error, corrija el problema en la factura, y haga clic en "Subsanar".
📖 Guía completa: Cómo Subsanar una Factura
⚙️ Configuración Avanzada
¿Cómo personalizo la numeración de facturas?
Vaya a Menú > Configuración > Secuencias de Documentos. Puede configurar patrones personalizados usando variables como {YEAR}, {MONTH}, {SERIE}, {NUM}, etc.
📖 Guía completa: Secuencias de Documentos
¿Cómo personalizo los formatos de impresión?
Vaya a Menú > Configuración > Formatos de Impresión. Puede seleccionar entre diferentes plantillas predefinidas o crear plantillas personalizadas.
📖 Guía completa: Formatos de Impresión
¿Cómo personalizo los emails que envía HolaGest?
Vaya a Menú > Configuración > Plantillas de Email. Puede editar el asunto y el cuerpo de los emails usando variables dinámicas.
📖 Guía completa: Plantillas de Emails
¿Cómo configuro los estados de documentos?
Vaya a Menú > Configuración > Estados de Documentos. Puede crear estados personalizados y definir el flujo de trabajo (qué estados pueden cambiar a qué otros estados).
📖 Guía completa: Estados del Documento
¿Qué son los agentes comerciales?
Los agentes son comerciales o representantes que gestionan ventas. Puede asignar agentes a clientes y facturas para calcular comisiones automáticamente.
📖 Guía completa: Los Agentes
¿Cómo trabajo con múltiples divisas?
Vaya a Menú > Configuración > Divisas y active las divisas que necesite. Configure el tipo de cambio y podrá crear facturas en diferentes monedas.
📖 Guía completa: Divisas
¿Cómo configuro el régimen de IVA?
Vaya a Menú > Configuración > Empresa y en la pestaña "Datos Fiscales" seleccione su régimen de IVA: General, Recargo de Equivalencia, o Exento.
📖 Guía completa: Régimen IVA
¿Cómo añado países y provincias personalizados?
Vaya a Menú > Configuración > Países y Provincias. Puede añadir nuevos países, provincias, y configurar códigos ISO y códigos postales.
📖 Guía completa: Países y Provincias
¿Qué son los patrones o comodines?
Los patrones son variables dinámicas que puede usar en descripciones, conceptos y plantillas. Por ejemplo: {CLIENTE}, {FECHA}, {TOTAL}, etc.
📖 Guía completa: Patrones o Comodines
🛍️ HolaTPV (Punto de Venta)
¿Qué es HolaTPV?
HolaTPV es el módulo de punto de venta (TPV) integrado en HolaGest. Permite realizar ventas rápidas desde una interfaz táctil optimizada para comercios, con gestión de caja, tickets, y sincronización automática con el sistema de facturación.
📖 Guía completa: Como Usar HolaTPV
¿Cómo abro y cierro la caja del TPV?
Al iniciar el TPV, debe realizar una apertura de caja indicando el efectivo inicial. Al finalizar el día, realice un cierre de caja donde el sistema calculará automáticamente el efectivo esperado vs. el real y generará un informe de arqueo.
📖 Guía completa: Apertura y Cierre de Caja del TPV
¿Cómo aparco un ticket en el TPV?
Si necesita pausar una venta, haga clic en el botón "Aparcar". El ticket quedará guardado y podrá recuperarlo más tarde desde el botón "Tickets Aparcados" para continuar con la venta.
📖 Guía completa: Como Aparcar y Recuperar un Ticket del TPV
¿Qué formas de pago puedo usar en el TPV?
El TPV soporta múltiples formas de pago: efectivo, tarjeta, transferencia, y formas de pago personalizadas. Puede configurar las formas de pago disponibles desde Menú > Contabilidad > Formas de Pago.
📖 Guía completa: Formas de Pago en el TPV
¿Puedo editar precios y descuentos desde el TPV?
Sí, si tiene los permisos adecuados, puede modificar precios de productos individuales y aplicar descuentos (porcentaje o importe fijo) tanto a líneas individuales como al total del ticket.
📖 Guía completa: Cómo Editar Precios y Descuentos en el TPV
¿Cómo creo un cliente nuevo desde el TPV?
Durante una venta, haga clic en el botón "Cliente" y luego en "Nuevo Cliente". Complete los datos básicos (nombre, NIF, dirección) y el cliente quedará creado y asignado al ticket actual.
📖 Guía completa: Nuevo Cliente desde el TPV
¿Cómo hago una devolución desde el TPV?
Vaya a Tickets Anteriores, busque el ticket original, y haga clic en "Devolución". Seleccione los productos a devolver, indique la cantidad, y complete la devolución. El sistema generará un ticket negativo y devolverá el stock.
📖 Guía completa: Cómo Realizar una Devolución desde TPV
¿Puedo asignar agentes comerciales en el TPV?
Sí, puede configurar el TPV para que cada usuario tenga asignado un agente comercial automáticamente, o permitir seleccionar el agente manualmente en cada venta para el cálculo de comisiones.
📖 Guía completa: Configurar TPV con Agentes
¿Cómo registro movimientos de caja (entradas/salidas)?
Desde el TPV, acceda a Movimientos de Caja y registre entradas (ingresos adicionales) o salidas (gastos, retiradas de efectivo). Estos movimientos se reflejarán en el arqueo de caja al cierre.
📖 Guía completa: Movimientos de Caja
🔍 ¿No Encuentra lo que Busca?
Buscar en la documentación
Use el buscador de la documentación para encontrar guías específicas.
Navegar por secciones
Navegue por las secciones del manual según el módulo que necesite.
Consultar guías completas
Consulte las guías completas: cada sección tiene su propia FAQ detallada.
Contactar con soporte
Contacte con soporte desde su panel de HolaGest.
📚 Recursos Adicionales
- Manual Completo - Índice de todas las secciones
- Primeros Pasos - Guía de inicio rápido
- Configuración General - Configuración completa del sistema
Última actualización: Enero 2025
Versión: 1.0