Cómo Hacer un Balance de Sumas y Saldos
El Balance de Sumas y Saldos, también conocido como Balance de Comprobación, es uno de los informes contables más importantes y utilizados. Es una herramienta fundamental para verificar que la contabilidad está correctamente cuadrada y para obtener una visión rápida de los saldos de todas las cuentas.
Este documento muestra, para cada cuenta contable, los movimientos del debe y del haber, así como los saldos resultantes. Es obligatorio según la normativa contable y es la base para elaborar otros informes como el Balance de Situación o la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
📑 Tabla de Contenidos
- ¿Qué es el Balance de Sumas y Saldos?
- Para Qué Sirve
- Estructura del Balance
- Cómo Crear un Balance de Sumas y Saldos
- Opciones de Configuración
- Cómo Imprimir el Balance
- Interpretación del Balance
- Verificación y Cuadre
- Casos de Uso Prácticos
- Preguntas Frecuentes
📊 ¿Qué es el Balance de Sumas y Saldos?
El Balance de Sumas y Saldos es un documento contable que recoge, para cada cuenta del plan contable, los siguientes datos:
Sumas del Debe:
- Total de todos los apuntes en el debe de la cuenta
- Representa los cargos o aumentos (en cuentas de activo y gastos)
Sumas del Haber:
- Total de todos los apuntes en el haber de la cuenta
- Representa los abonos o disminuciones (en cuentas de pasivo e ingresos)
Saldo Deudor:
- Cuando la suma del debe es mayor que la suma del haber
- Típico de cuentas de activo (bancos, clientes, inmovilizado) y gastos
Saldo Acreedor:
- Cuando la suma del haber es mayor que la suma del debe
- Típico de cuentas de pasivo (proveedores, préstamos) e ingresos
Principio Fundamental
El balance de sumas y saldos siempre debe cumplir:
Suma total del Debe = Suma total del Haber
Suma de saldos deudores = Suma de saldos acreedores
Si no se cumple, hay un error en la contabilidad.
🎯 Para Qué Sirve
El Balance de Sumas y Saldos tiene múltiples utilidades:
1. Verificación de la Contabilidad
✅ Comprobar que está cuadrada: Si las sumas coinciden, la contabilidad está matemáticamente correcta ✅ Detectar errores: Si no cuadra, hay un error que debe corregirse ✅ Control periódico: Permite verificar regularmente que todo está bien
2. Base para Otros Informes
El Balance de Sumas y Saldos es la base para elaborar:
- Balance de Situación: Se construye a partir de los saldos de cuentas de activo, pasivo y patrimonio neto
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias: Se construye a partir de los saldos de cuentas de ingresos y gastos
- Otros balances: Cualquier informe contable parte de estos datos
3. Análisis de Cuentas
Permite ver rápidamente:
- Saldo de cada cuenta: Cuánto hay en bancos, cuánto deben los clientes, cuánto debemos a proveedores
- Movimientos del periodo: Cuánto se ha movido cada cuenta
- Evolución: Comparar con periodos anteriores
4. Obligación Legal
Es uno de los libros contables obligatorios que deben llevar las empresas según la normativa mercantil.
5. Auditorías
Es el primer documento que solicitan los auditores para verificar la contabilidad.
📋 Estructura del Balance
Un Balance de Sumas y Saldos típico tiene la siguiente estructura:
| Cuenta | Descripción | Debe | Haber | Saldo Deudor | Saldo Acreedor |
|---|---|---|---|---|---|
| 100 | Capital Social | 0,00 | 30.000,00 | - | 30.000,00 |
| 210 | Terrenos y bienes naturales | 50.000,00 | 0,00 | 50.000,00 | - |
| 213 | Maquinaria | 15.000,00 | 0,00 | 15.000,00 | - |
| 400 | Proveedores | 45.000,00 | 52.000,00 | - | 7.000,00 |
| 430 | Clientes | 85.000,00 | 78.000,00 | 7.000,00 | - |
| 572 | Bancos e instituciones de crédito | 125.000,00 | 98.000,00 | 27.000,00 | - |
| 600 | Compras de mercaderías | 35.000,00 | 0,00 | 35.000,00 | - |
| 700 | Ventas de mercaderías | 0,00 | 95.000,00 | - | 95.000,00 |
| TOTALES | 355.000,00 | 355.000,00 | 134.000,00 | 134.000,00 |
Interpretación de la Tabla
Cuenta 572 (Bancos):
- Debe: 125.000,00€ → Total de ingresos en el banco
- Haber: 98.000,00€ → Total de pagos desde el banco
- Saldo Deudor: 27.000,00€ → Dinero disponible en el banco
Cuenta 430 (Clientes):
- Debe: 85.000,00€ → Total facturado a clientes
- Haber: 78.000,00€ → Total cobrado de clientes
- Saldo Deudor: 7.000,00€ → Dinero que nos deben los clientes
Cuenta 400 (Proveedores):
- Debe: 45.000,00€ → Total pagado a proveedores
- Haber: 52.000,00€ → Total de facturas de proveedores
- Saldo Acreedor: 7.000,00€ → Dinero que debemos a proveedores
🔧 Cómo Crear un Balance de Sumas y Saldos
En HolaGest existen dos formas de crear un Balance de Sumas y Saldos:
Método 1: Generación Automática (Recomendado)
Este método crea automáticamente balances para todos los ejercicios.
Paso 1: Acceder al Menú
Menú Informes > Informes Contables > Balance de Sumas y Saldos
Paso 2: Pulsar Generar
Pulse el botón "Generar" (icono de varita mágica o similar)
Paso 3: Resultado
HolaGest creará automáticamente:
- Un balance para cada ejercicio contable
- Con las fechas de inicio y fin del ejercicio
- Con configuración estándar
Paso 4: Seleccionar y Visualizar
- Seleccione el balance del ejercicio que desea ver
- Pulse "Imprimir" para visualizarlo
Ventajas de este método: ✅ Rápido y sencillo ✅ No requiere configuración ✅ Crea balances para todos los ejercicios ✅ Configuración estándar correcta
Método 2: Creación Manual
Este método permite crear balances personalizados con configuración específica.
Paso 1: Acceder al Menú
Menú Informes > Informes Contables > Balance de Sumas y Saldos
Paso 2: Pulsar Nuevo
Pulse el botón "Nuevo"
Paso 3: Configurar el Balance
Complete los campos del formulario (ver sección siguiente para detalles)
Paso 4: Guardar
Pulse "Guardar"
Paso 5: Imprimir
Pulse "Imprimir" para visualizar el balance
Ventajas de este método: ✅ Control total sobre la configuración ✅ Permite crear balances personalizados ✅ Útil para periodos específicos (trimestres, meses) ✅ Permite filtros avanzados
⚙️ Opciones de Configuración
Al crear un balance manualmente, puede configurar los siguientes parámetros:
Nombre
Qué es: Descripción identificativa del balance
Ejemplos:
- "Balance de Sumas y Saldos 2024"
- "Balance Trimestre 1 - 2024"
- "Balance Mensual Marzo 2024"
- "Balance Anual 2023"
Recomendación: Use nombres descriptivos que incluyan el periodo
Fechas (Desde / Hasta)
Qué es: Rango de fechas de los asientos a incluir
Ejemplos:
Balance anual:
- Desde: 01/01/2024
- Hasta: 31/12/2024
Balance trimestral:
- Desde: 01/01/2024
- Hasta: 31/03/2024
Balance mensual:
- Desde: 01/03/2024
- Hasta: 31/03/2024
Balance desde inicio de ejercicio:
- Desde: 01/01/2024
- Hasta: 15/03/2024 (fecha actual)
Importante: Las fechas determinan qué asientos se incluyen en el cálculo de sumas y saldos.
Rango de Subcuentas (Desde subcuenta / Hasta subcuenta)
Qué es: Permite limitar el balance a un rango específico de subcuentas
Uso: Normalmente se deja vacío para incluir todas las subcuentas
Ejemplo de uso específico:
- Desde subcuenta: 4300000000
- Hasta subcuenta: 4399999999
- Resultado: Solo muestra clientes (cuentas 43x)
Casos de uso:
- Analizar solo un grupo de cuentas
- Balance de clientes
- Balance de proveedores
- Balance de bancos
Sin Regularización
Qué es: Excluye los asientos de regularización del balance
Cuándo activarlo: ✅ Para balances de situación antes del cierre ✅ Para análisis durante el ejercicio ✅ Para ver la situación "real" sin regularizaciones
Cuándo desactivarlo: ❌ Para el balance final del ejercicio ❌ Para cuentas anuales ❌ Para balances oficiales
Explicación: Los asientos de regularización son los que se hacen al cierre del ejercicio para traspasar los resultados (ingresos y gastos) a la cuenta de pérdidas y ganancias.
Sin el Cierre
Qué es: Excluye los asientos de cierre del balance
Cuándo activarlo: ✅ Para balances durante el ejercicio ✅ Para análisis de situación actual ✅ Para balances mensuales o trimestrales
Cuándo desactivarlo: ❌ Para el balance final del ejercicio cerrado ❌ Para cuentas anuales del ejercicio cerrado
Explicación: Los asientos de cierre son los que se hacen al finalizar el ejercicio para cerrar todas las cuentas.
Canal
Qué es: Filtra el balance para incluir solo asientos de un canal específico
Uso: Normalmente se deja vacío
Cuándo usarlo:
- Si usa canales para separar delegaciones
- Si usa canales para separar actividades
- Si quiere un balance de una parte específica del negocio
Ejemplo:
- Canal: "Madrid"
- Resultado: Solo asientos marcados con canal "Madrid"
Nivel
Qué es: Nivel de detalle de las cuentas a mostrar
Opciones:
Nivel 0 (por defecto):
- Muestra todas las cuentas y subcuentas
- Máximo detalle
- Recomendado para análisis detallado
Nivel 1:
- Muestra solo cuentas de nivel 1 (1 dígito)
- Ejemplo: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
- Muy resumido
Nivel 2:
- Muestra cuentas de nivel 2 (2 dígitos)
- Ejemplo: 10, 21, 43, 57, 60, 70
- Resumen medio
Nivel 3:
- Muestra cuentas de nivel 3 (3 dígitos)
- Ejemplo: 100, 210, 430, 572, 600, 700
- Detalle medio
Nivel 4 o superior:
- Muestra cuentas hasta ese nivel
- Mayor detalle
Recomendación:
- Nivel 0: Para análisis detallado y verificación
- Nivel 2 o 3: Para presentaciones y resúmenes
- Nivel 1: Para visión muy general
🖨️ Cómo Imprimir el Balance
Una vez creado el balance, puede visualizarlo e imprimirlo.
Paso 1: Seleccionar el Balance
En la lista de balances de sumas y saldos, haga clic sobre el balance que desea imprimir.
Paso 2: Pulsar Imprimir
Pulse el botón "Imprimir"
Paso 3: Elegir Formato
Seleccione el formato de exportación:
PDF:
- Para imprimir en papel
- Para enviar por email
- Para archivar
Excel:
- Para análisis adicional
- Para crear gráficos
- Para manipular datos
CSV:
- Para importar en otras aplicaciones
- Para procesamiento automático
Paso 4: Visualizar o Descargar
El informe se abrirá en una nueva ventana o se descargará según su navegador.
Contenido del Informe Impreso
El informe muestra:
Cabecera:
- Nombre de la empresa
- Nombre del balance
- Periodo (fechas desde/hasta)
- Fecha de generación
Cuerpo:
- Tabla con todas las cuentas
- Columnas: Cuenta, Descripción, Debe, Haber, Saldo Deudor, Saldo Acreedor
- Agrupación por niveles (si aplica)
Pie:
- Totales generales
- Suma total del Debe
- Suma total del Haber
- Suma de saldos deudores
- Suma de saldos acreedores
📖 Interpretación del Balance
Cómo Leer el Balance
Cuentas con Saldo Deudor:
Típicamente son:
- Activo: Bancos, clientes, existencias, inmovilizado
- Gastos: Compras, sueldos, alquileres, suministros
Interpretación: Representan bienes, derechos o gastos de la empresa.
Cuentas con Saldo Acreedor:
Típicamente son:
- Pasivo: Proveedores, préstamos, acreedores
- Patrimonio Neto: Capital, reservas
- Ingresos: Ventas, servicios prestados
Interpretación: Representan obligaciones, financiación o ingresos de la empresa.
Análisis de Saldos Importantes
Cuenta 572 (Bancos):
- Saldo deudor: Dinero disponible en bancos
- Si es alto: Buena liquidez
- Si es bajo o negativo: Problemas de tesorería
Cuenta 430 (Clientes):
- Saldo deudor: Dinero que nos deben los clientes
- Si es alto: Muchas ventas pendientes de cobro (vigilar morosidad)
- Si es bajo: Buen cobro o pocas ventas
Cuenta 400 (Proveedores):
- Saldo acreedor: Dinero que debemos a proveedores
- Si es alto: Muchas compras pendientes de pago
- Si es bajo: Pocos proveedores o buen pago
Cuenta 700 (Ventas):
- Saldo acreedor: Total de ventas del periodo
- Indicador clave de facturación
Cuenta 600 (Compras):
- Saldo deudor: Total de compras del periodo
- Indicador de costes de mercaderías
Ratios Útiles
Ratio de Liquidez:
Liquidez = (Bancos + Clientes) / Proveedores- Si > 1: Buena situación de liquidez
- Si < 1: Posibles problemas de tesorería
Margen Bruto:
Margen Bruto = Ventas - Compras- Indica el beneficio bruto antes de gastos
✅ Verificación y Cuadre
Verificar que el Balance Cuadra
Un balance correcto debe cumplir:
1. Suma del Debe = Suma del Haber
Ejemplo:
- Total Debe: 355.000,00€
- Total Haber: 355.000,00€
- ✅ Cuadra
2. Suma de Saldos Deudores = Suma de Saldos Acreedores
Ejemplo:
- Total Saldos Deudores: 134.000,00€
- Total Saldos Acreedores: 134.000,00€
- ✅ Cuadra
Qué Hacer si No Cuadra
Si el balance no cuadra, hay un error en la contabilidad:
Paso 1: Verificar Asientos
- Revise los asientos del periodo
- Busque asientos descuadrados (Debe ≠ Haber)
- Corrija los asientos erróneos
Paso 2: Verificar Saldos de Apertura
- Si es el primer ejercicio, verifique el asiento de apertura
- Debe estar cuadrado
Paso 3: Verificar Importaciones
- Si ha importado asientos, verifique que se importaron correctamente
- Compruebe que no faltan líneas
Paso 4: Regenerar Saldos
- En algunos casos, puede ser necesario regenerar los saldos de las cuentas
- Consulte con soporte técnico si el problema persiste
Diferencias Comunes
Diferencia de céntimos:
- Puede deberse a redondeos
- Revise facturas con muchos decimales
- Ajuste con un asiento de diferencias de redondeo
Diferencia grande:
- Probablemente hay un asiento descuadrado
- Busque asientos con solo debe o solo haber
- Revise asientos manuales
💼 Casos de Uso Prácticos
Caso 1: Balance Mensual para Control Interno
Objetivo: Verificar mensualmente que la contabilidad está correcta
Configuración:
- Nombre: "Balance Mensual Marzo 2024"
- Desde: 01/03/2024
- Hasta: 31/03/2024
- Nivel: 0 (todas las subcuentas)
- Sin regularización: ✅ Sí
- Sin cierre: ✅ Sí
Uso:
- Genere el balance al final de cada mes
- Verifique que cuadra
- Revise los saldos de bancos, clientes y proveedores
- Compare con el mes anterior
Caso 2: Balance Trimestral para el Gestor
Objetivo: Enviar al asesor fiscal el balance del trimestre
Configuración:
- Nombre: "Balance T1 2024"
- Desde: 01/01/2024
- Hasta: 31/03/2024
- Nivel: 3 (resumen)
- Sin regularización: ✅ Sí
- Sin cierre: ✅ Sí
Uso:
- Genere el balance al final del trimestre
- Exporte a PDF
- Envíe al gestor junto con el informe de impuestos
Caso 3: Balance Anual para Cuentas Anuales
Objetivo: Balance oficial para las cuentas anuales
Configuración:
- Nombre: "Balance Anual 2024"
- Desde: 01/01/2024
- Hasta: 31/12/2024
- Nivel: 0 (todas las subcuentas)
- Sin regularización: ❌ No
- Sin cierre: ❌ No
Uso:
- Genere el balance después del cierre del ejercicio
- Verifique que cuadra
- Use como base para el Balance de Situación y Pérdidas y Ganancias
- Incluya en las cuentas anuales
Caso 4: Balance de Clientes
Objetivo: Ver solo los saldos de clientes
Configuración:
- Nombre: "Balance de Clientes Marzo 2024"
- Desde: 01/01/2024
- Hasta: 31/03/2024
- Desde subcuenta: 4300000000
- Hasta subcuenta: 4399999999
- Nivel: 0
Uso:
- Genere el balance
- Revise qué clientes tienen saldo pendiente
- Identifique clientes con saldos altos
- Gestione el cobro
Caso 5: Balance Comparativo
Objetivo: Comparar dos periodos
Proceso:
- Genere balance del periodo 1 (ej: T1 2023)
- Genere balance del periodo 2 (ej: T1 2024)
- Exporte ambos a Excel
- Compare los saldos de las cuentas principales
- Analice las diferencias
❓ Preguntas Frecuentes
❔ ¿Con qué frecuencia debo generar el balance de sumas y saldos?
Recomendación:
- Mensualmente: Para control interno y detección temprana de errores
- Trimestralmente: Antes de cerrar el trimestre fiscal
- Anualmente: Para cierre de ejercicio y cuentas anuales
Cuanto más frecuentemente lo genere, antes detectará posibles errores.
❔ ¿Qué diferencia hay entre el balance de sumas y saldos y el balance de situación?
Balance de Sumas y Saldos:
- Muestra TODAS las cuentas (activo, pasivo, ingresos, gastos)
- Muestra sumas del debe y haber
- Muestra saldos deudores y acreedores
- Es una herramienta de verificación
Balance de Situación:
- Muestra solo cuentas de ACTIVO, PASIVO y PATRIMONIO NETO
- No muestra cuentas de ingresos y gastos
- Estructura: Activo = Pasivo + Patrimonio Neto
- Es un informe oficial de las cuentas anuales
El Balance de Situación se construye a partir de los datos del Balance de Sumas y Saldos.
❔ ¿Por qué mi balance no cuadra?
Si el balance no cuadra, las causas más comunes son:
- Asiento descuadrado: Hay un asiento donde Debe ≠ Haber
- Asiento de apertura incorrecto: El asiento inicial del ejercicio está mal
- Error en importación: Si importó asientos, puede haber errores
- Saldos no actualizados: Los saldos de las cuentas no están actualizados
Solución:
- Revise los asientos del periodo
- Busque asientos con solo debe o solo haber
- Verifique el asiento de apertura
- Regenere los saldos si es necesario
❔ ¿Puedo generar un balance de un periodo que no coincide con el ejercicio?
Sí, puede generar balances de cualquier periodo:
- Mensual: 01/03/2024 a 31/03/2024
- Trimestral: 01/01/2024 a 31/03/2024
- Semestral: 01/01/2024 a 30/06/2024
- Personalizado: 15/02/2024 a 20/03/2024
Simplemente configure las fechas "Desde" y "Hasta" según necesite.
❔ ¿Qué nivel debo usar para el balance?
Depende del uso:
Nivel 0 (todas las subcuentas):
- Para análisis detallado
- Para verificación de contabilidad
- Para uso interno
Nivel 2 o 3:
- Para presentaciones
- Para enviar al gestor
- Para resúmenes ejecutivos
Nivel 1:
- Para visión muy general
- Para presentaciones de alto nivel
Recomendación: Use nivel 0 para trabajo diario y nivel 2-3 para presentaciones.
❔ ¿Debo marcar "Sin regularización" y "Sin cierre"?
Depende del momento:
Durante el ejercicio (antes del cierre):
- Sin regularización: ✅ Sí
- Sin cierre: ✅ Sí
Después del cierre del ejercicio:
- Sin regularización: ❌ No
- Sin cierre: ❌ No
Explicación: Durante el ejercicio no hay asientos de regularización ni cierre, por lo que debe marcar estas opciones. Después del cierre, debe incluirlos para ver la situación final.
❔ ¿Puedo exportar el balance a Excel para análisis?
Sí, puede exportar a Excel:
- Genere el balance
- Pulse "Imprimir"
- Seleccione formato "Excel"
- Descargue el archivo
- Abra con Excel o LibreOffice Calc
En Excel puede:
- Crear gráficos
- Hacer cálculos adicionales
- Comparar con otros periodos
- Personalizar el formato
❔ ¿Qué es el campo "Canal" y cuándo debo usarlo?
El canal es un campo opcional en los asientos contables que permite clasificarlos.
Cuándo usarlo:
- Si su empresa tiene varias delegaciones y quiere contabilidad separada
- Si tiene varias actividades y quiere separarlas
- Si quiere generar balances de partes específicas del negocio
Cuándo NO usarlo:
- Si no usa canales en sus asientos
- Si quiere un balance completo de toda la empresa
Ejemplo:
- Tiene delegaciones en Madrid y Barcelona
- Marca los asientos de Madrid con canal "Madrid"
- Marca los asientos de Barcelona con canal "Barcelona"
- Puede generar balance solo de Madrid filtrando por canal
❔ ¿Los saldos del balance incluyen el IVA?
Depende de la cuenta:
Cuentas de clientes y proveedores: Sí, incluyen IVA
- Ejemplo: Factura de 1.000€ + 210€ IVA = 1.210€ en cuenta de cliente
Cuentas de ventas y compras: No, son netos sin IVA
- Ejemplo: Venta de 1.000€ (sin IVA) en cuenta 700
Cuentas de IVA: Solo el IVA
- Ejemplo: 210€ en cuenta 477 (IVA repercutido)
Explicación: Las cuentas de clientes y proveedores reflejan el total a cobrar/pagar (con IVA). Las cuentas de ingresos y gastos reflejan el neto (sin IVA). El IVA se registra en cuentas específicas (477, 472, etc.).
❔ ¿Puedo ver el detalle de una cuenta desde el balance?
En el informe impreso no, pero puede:
- Genere un Libro Mayor de esa cuenta específica
- O bien, vaya a Contabilidad > Cuentas
- Busque la cuenta
- Vea todos sus movimientos
El balance solo muestra los totales, no el detalle de movimientos.
❔ ¿Qué hago si una cuenta tiene un saldo que no esperaba?
Pasos a seguir:
- Identifique la cuenta: Anote el número y nombre de la cuenta
- Genere el Mayor: Menú Informes > Mayor Contable de esa cuenta
- Revise los movimientos: Vea todos los asientos que afectan a esa cuenta
- Identifique el error: Busque asientos incorrectos
- Corrija: Modifique o elimine los asientos erróneos
- Regenere el balance: Verifique que ahora es correcto
❔ ¿El balance de sumas y saldos es obligatorio?
Sí, según la normativa mercantil, las empresas deben llevar:
- Libro Diario
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
- Balance de Comprobación de Sumas y Saldos (al menos trimestralmente)
Es uno de los documentos que pueden solicitar en una inspección o auditoría.
❔ ¿Puedo generar balances de ejercicios anteriores?
Sí, puede generar balances de cualquier ejercicio:
- Seleccione las fechas del ejercicio anterior
- O bien, cambie el ejercicio activo al anterior
- Genere el balance normalmente
Los datos históricos se conservan indefinidamente en HolaGest.
Última actualización: Marzo 2024 Versión: HolaGest Core 2025
Documentación relacionada:
- Menú Informes
- Balance de Situación
- Balance de Pérdidas y Ganancias
- Libro Diario Contable
- Los Ejercicios Contables
Soporte técnico:
Si tiene problemas con el balance de sumas y saldos, contacte con soporte proporcionando:
- Periodo del balance
- Mensaje de error (si aplica)
- Si el balance cuadra o no
- Diferencia encontrada (si no cuadra)