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Apariencia

📦 Menú Almacén ​

Introducción ​

El Menú Almacén de HolaGest es el centro neurálgico para toda la gestión de inventario, productos y almacenes de tu empresa. Desde aquí puedes administrar de forma eficiente todos los aspectos relacionados con el stock, productos, variantes, precios y la organización física de tus almacenes.

¿Por Qué es Importante el Menú Almacén? ​

El Menú Almacén es fundamental porque:

  • Controla tu inventario: Saber qué tienes, dónde está y cuánto vale
  • Optimiza el stock: Evita roturas de stock y sobrestock
  • Facilita las ventas: Productos bien organizados y disponibles
  • Mejora la logística: Ubicaciones claras y transferencias eficientes
  • Proporciona datos: Información para toma de decisiones

Alcance del Módulo ​

El Menú Almacén gestiona:

✅ Almacenes: Múltiples ubicaciones físicas o virtuales ✅ Productos: Catálogo completo con variantes ✅ Stock: Control en tiempo real por almacén ✅ Precios: Gestión de precios y costes ✅ Atributos: Tallas, colores y características ✅ Familias: Organización por categorías ✅ Fabricantes: Gestión de marcas ✅ Transportistas: Logística de envíos ✅ Ubicaciones: Organización física del almacén ✅ Movimientos: Trazabilidad completa

Visión General del Menú Almacén ​

Estructura del Módulo ​

El Menú Almacén se organiza en las siguientes secciones principales:

📦 MENÚ ALMACÉN
│
├── 🏢 Almacenes
│   ├── Crear y gestionar almacenes
│   ├── Configurar ubicaciones
│   └── Asignar responsables
│
├── 🏷️ Productos
│   ├── Productos simples
│   ├── Productos con variantes
│   ├── Precios y costes
│   └── Stock por almacén
│
├── 🎨 Atributos
│   ├── Tallas
│   ├── Colores
│   ├── Materiales
│   └── Características personalizadas
│
├── 📂 Organización
│   ├── Familias de productos
│   ├── Fabricantes
│   └── Transportistas
│
├── 📊 Stock
│   ├── Movimientos de stock
│   ├── Transferencias entre almacenes
│   ├── Inventarios físicos
│   └── Alertas de stock
│
└── 📍 Ubicaciones
    ├── Pasillos
    ├── Estanterías
    └── Baldas/Cajones

Accesos Rápidos ​

Crear Elementos:

  • Nuevo Almacén: Almacén > Almacenes > Nuevo
  • Nuevo Producto: Almacén > Productos > Nuevo
  • Nueva Familia: Almacén > Familias > Nuevo
  • Nuevo Fabricante: Almacén > Fabricantes > Nuevo
  • Nuevo Atributo: Almacén > Atributos > Nuevo

Operaciones:

  • Transferencia de Stock: Almacén > Transferencias > Nueva
  • Inventario Físico: Almacén > Inventarios > Nuevo
  • Movimientos de Stock: Almacén > Productos > [Producto] > Movimientos

Funcionalidades Principales ​

🏢 Gestión Multi-Almacén ​

HolaGest permite crear y gestionar múltiples almacenes, ofreciendo gran flexibilidad:

Tipos de Almacenes:

  • ✅ Almacenes físicos: Diferentes ubicaciones geográficas
  • ✅ Tiendas: Cada tienda como almacén independiente
  • ✅ Delegaciones: Stock por delegación o sucursal
  • ✅ Almacenes virtuales: Dropshipping o consignación
  • ✅ Almacenes de tránsito: Mercancía en movimiento

Ventajas:

  • Stock independiente por almacén
  • Transferencias entre almacenes
  • Configuración por usuario
  • Informes por almacén
  • Trazabilidad completa

💡 Consejo: Si tu negocio tiene varias tiendas, crea un almacén para cada tienda en lugar de empresas separadas. Esto simplifica la gestión y permite transferencias de stock.

🏷️ Gestión Completa de Productos ​

Productos Simples:

  • Sin variantes
  • Un solo SKU (referencia)
  • Stock único
  • Precio único

Productos con Variantes:

  • Múltiples variantes (tallas, colores, capacidades)
  • SKU por variante
  • Stock independiente por variante
  • Precios diferenciados

Características:

  • 📸 Múltiples imágenes
  • 📝 Descripciones corta y larga
  • 💰 Precios, costes y tarifas
  • 📊 Stock por almacén
  • 🏷️ Clasificación (familia, fabricante)
  • 🎨 Atributos personalizados
  • 📦 Datos logísticos (peso, volumen, código de barras)
  • 🔢 Cuentas contables

🎨 Sistema de Atributos ​

Atributos Predefinidos:

  • Tallas (XS, S, M, L, XL, XXL)
  • Colores (Rojo, Azul, Verde, etc.)
  • Materiales (Algodón, Poliéster, Lana)

Atributos Personalizados:

  • Crea tus propios atributos
  • Define valores específicos
  • Asigna a selectores
  • Ordena valores lógicamente

Uso en Variantes:

  • Combina atributos para crear variantes
  • Stock independiente por combinación
  • Precios específicos por variante
  • Referencias únicas (SKU)

Familias de Productos:

  • Categorías y subcategorías
  • Jerarquía multinivel
  • Configuración contable por familia
  • Tarifas por familia

Fabricantes:

  • Gestión de marcas
  • Filtrado por fabricante
  • Análisis de ventas por marca

Transportistas:

  • Agencias de transporte
  • Seguimiento de envíos
  • Asignación automática

📊 Control de Stock Avanzado ​

Stock en Tiempo Real:

  • Actualización automática con compras/ventas
  • Stock por almacén
  • Stock disponible vs reservado
  • Alertas de stock mínimo

Movimientos de Stock:

  • Historial completo
  • Trazabilidad total
  • Documentos asociados
  • Fechas y usuarios

Transferencias:

  • Entre almacenes
  • Documentación automática
  • Trazabilidad completa

Inventarios Físicos:

  • Recuentos periódicos
  • Ajustes automáticos
  • Detección de diferencias

Gestión de Almacenes ​

Crear un Nuevo Almacén ​

Procedimiento:

  1. Accede al módulo

    • Menú: Almacén > Almacenes
    • Clic en "Nuevo" (botón verde con +)

  2. Completa el formulario

    • Código ⭐ (Obligatorio): Identificador único
    • Nombre ⭐ (Obligatorio): Nombre descriptivo
    • Empresa: Si hay múltiples empresas
    • Teléfono: Contacto del almacén
    • Dirección completa: Ubicación física

  3. Guarda el almacén

    • Clic en "Guardar"
    • El almacén queda disponible

Campos del Almacén ​

Código (Obligatorio) ​

Descripción: Identificador único del almacén.

Características:

  • Alfanumérico, sin espacios
  • Único en el sistema
  • Usado en documentos y listados

Ejemplos:

  • ALM01, ALM02, ALM03
  • TIENDA-MADRID, TIENDA-BCN
  • CENTRAL, DELEGACION-NORTE

Recomendación: Usa códigos descriptivos y cortos.

Nombre (Obligatorio) ​

Descripción: Nombre descriptivo del almacén.

Ejemplos:

  • Almacén Central
  • Tienda Madrid Centro
  • Delegación Barcelona
  • Almacén de Tránsito

Uso: Aparece en listados, documentos e informes.

Empresa (Condicional) ​

Descripción: Empresa a la que pertenece el almacén.

Cuándo aparece: Solo si tienes configuradas múltiples empresas.

Uso: Asocia el almacén a una empresa específica.

Datos de Contacto ​

Teléfono:

  • Número de contacto del almacén
  • Ejemplo: 912345678, +34 912 345 678
  • Uso: Logística, entregas, recogidas

Dirección Física ​

Campos:

  • Dirección: Calle, número, piso, nave
  • Código Postal: CP del almacén
  • Apartado: Apartado de correos (opcional)
  • Ciudad: Población
  • Provincia: Provincia o región
  • País: País del almacén

Importancia: Útil para cálculos de envío, documentación y logística.

Gestionar Almacenes Existentes ​

Editar Almacén:

  1. Almacén > Almacenes
  2. Localiza el almacén
  3. Clic en "Editar"
  4. Modifica los datos
  5. Guarda

Desactivar Almacén:

  1. Edita el almacén
  2. Desmarca "Activo"
  3. Guarda

Resultado: No aparece en nuevos documentos, pero se conserva el histórico.

Eliminar Almacén:

  • Solo si no tiene stock
  • Solo si no tiene documentos asociados
  • Solo si no es el predeterminado

Alternativa: Desactiva en lugar de eliminar.

Gestión de Productos ​

Tipos de Productos ​

Productos Simples ​

Características:

  • Sin variantes adicionales
  • Una sola referencia (SKU)
  • Stock único
  • Precio único

Ejemplo:

  • Cable USB-C 1m
  • Referencia: CABLE-USBC
  • Precio: 12,99 €
  • Stock: 100 unidades

Cuándo usar: Productos sin opciones variables.

Productos con Variantes ​

Características:

  • Múltiples variantes
  • SKU por variante
  • Stock independiente por variante
  • Precios diferenciados

Ejemplo:

  • Camiseta Básica
  • Variantes: S-Rojo, S-Azul, M-Rojo, M-Azul, L-Rojo, L-Azul
  • Cada variante con su precio y stock

Cuándo usar: Productos con tallas, colores, capacidades, etc.

Crear un Producto ​

Procedimiento Básico:

  1. Accede al módulo

    • Almacén > Productos > Nuevo

  2. Completa campos obligatorios

    • Referencia: CAM001
    • Descripción: Camiseta Básica

  3. Completa campos opcionales

    • Familia: CAMISETAS
    • Fabricante: TEXTIL S.L.
    • Impuesto: IVA 21%
    • ✓ Se compra
    • ✓ Se vende

  4. Guarda el producto

    • Se crea con una variante por defecto

  5. Configura variantes (si es necesario)

    • Pestaña "Variantes"
    • Añade variantes con atributos

  6. Establece precios

    • En cada variante
    • Precio de venta y coste

  7. Configura stock

    • Pestaña "Stock"
    • Stock mínimo y máximo
    • Stock inicial

Características de Productos ​

Datos Básicos:

  • Referencia (SKU)
  • Descripción
  • Familia
  • Fabricante
  • Impuesto (IVA)

Opciones:

  • Se compra
  • Se vende
  • No controlar stock
  • Permitir venta sin stock
  • Bloqueado
  • Público (tienda online)

Datos Logísticos:

  • Peso
  • Volumen
  • Código de barras (EAN/UPC)

Datos Contables:

  • Cuenta para compras
  • Cuenta de ventas
  • Cuenta para retenciones

Multimedia:

  • Múltiples imágenes
  • Descripciones largas
  • Documentos adjuntos

Variantes de Productos ​

¿Qué es una Variante?

Una variante es una versión específica de un producto con una combinación única de atributos.

Ejemplo:

Producto: Camiseta Básica
├── Variante 1: S-ROJO (Ref: CAM001-S-ROJO, Precio: 15€, Stock: 10)
├── Variante 2: S-AZUL (Ref: CAM001-S-AZUL, Precio: 15€, Stock: 8)
├── Variante 3: M-ROJO (Ref: CAM001-M-ROJO, Precio: 15€, Stock: 15)
└── Variante 4: M-AZUL (Ref: CAM001-M-AZUL, Precio: 15€, Stock: 12)

Ventajas:

  • Stock independiente por variante
  • Precios específicos
  • Referencias únicas (SKU)
  • Trazabilidad completa

Más información: Las Variantes de Productos

Precios de Productos ​

Precio de Venta:

  • Precio al que vendes al cliente
  • Sin IVA (se añade automáticamente)
  • Por variante

Precio de Coste:

  • Precio al que compras al proveedor
  • Base para calcular márgenes
  • Actualización manual o automática

Margen de Beneficio:

  • Diferencia entre venta y coste
  • Cálculo automático de precios
  • Porcentaje sobre coste

Tarifas de Precios:

  • Precios especiales por cliente
  • Descuentos por volumen
  • Precios por grupo

Más información: Los Precios de los Productos

Gestión de Stock Avanzada ​

Movimientos de Stock ​

¿Qué son?

Todos los cambios en la cantidad de un producto en un almacén.

Tipos de Movimientos:

1. Entrada de Stock:

  • Compras
  • Devoluciones de clientes
  • Ajustes positivos

2. Salida de Stock:

  • Ventas
  • Devoluciones a proveedores
  • Ajustes negativos
  • Mermas

3. Transferencias:

  • Entre almacenes
  • No cambia stock total
  • Redistribución

4. Ajustes de Inventario:

  • Corrección de diferencias
  • Inventarios físicos

Información Registrada:

  • Fecha y hora
  • Tipo de movimiento
  • Cantidad
  • Almacén
  • Documento asociado
  • Usuario responsable
  • Motivo

Consultar Movimientos ​

Desde el Producto:

  1. Abre el producto
  2. Pestaña "Movimientos de Stock" o "Historial"
  3. Verás todos los movimientos

Ejemplo de Vista:

Fecha       | Tipo         | Almacén | Cantidad | Stock | Documento    | Usuario
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
15/01/2024  | Entrada      | Madrid  | +50      | 50    | Albarán C001 | Admin
18/01/2024  | Salida       | Madrid  | -5       | 45    | Albarán V001 | Vendedor1
20/01/2024  | Transferencia| Madrid  | -10      | 35    | Transfer T001| Admin
20/01/2024  | Transferencia| BCN     | +10      | 10    | Transfer T001| Admin

Transferencias entre Almacenes ​

Procedimiento:

  1. Accede al módulo

    • Almacén > Transferencias de Stock
    • Clic en "+ Nueva Transferencia"

  2. Completa los datos

    • Almacén Origen: De dónde sale
    • Almacén Destino: A dónde va
    • Producto/Variante: Qué se transfiere
    • Cantidad: Cuántas unidades
    • Fecha: Cuándo se realiza
    • Observaciones: Motivo

  3. Guarda o Aprueba

    • Guardar: Borrador
    • Aprobar: Afecta al stock

Efectos:

  • ✅ Almacén origen: Resta stock
  • ✅ Almacén destino: Suma stock
  • ✅ Trazabilidad: Movimientos registrados
  • ✅ Documentación: Documento de transferencia

Ejemplo:

Transferencia T001
Origen: Almacén Madrid (Stock: 35)
Destino: Almacén Barcelona (Stock: 5)
Producto: Camiseta M-ROJO
Cantidad: 10 unidades

Resultado:
Madrid: 35 - 10 = 25 unidades
Barcelona: 5 + 10 = 15 unidades

Inventarios Físicos ​

¿Qué es?

Recuento real de existencias para verificar que coinciden con el sistema.

Procedimiento:

  1. Preparación

    • Planifica fecha y almacén
    • Organiza el almacén
    • Asigna responsables

  2. Recuento

    • Cuenta físicamente las unidades
    • Anota cantidades reales
    • Verifica productos de alto valor

  3. Registro en HolaGest

    • Almacén > Inventarios > Nuevo
    • Selecciona almacén y fecha
    • Añade productos con cantidades reales
    • El sistema calcula diferencias

  4. Ajuste

    • Revisa diferencias
    • Investiga causas
    • Aprueba el inventario
    • HolaGest ajusta el stock automáticamente

Tipos de Inventario:

1. Inventario Total:

  • Todos los productos
  • Generalmente anual
  • Requiere cierre de almacén

2. Inventario Parcial:

  • Solo algunos productos
  • Por familia, almacén o zona
  • Menos disruptivo

3. Inventario Cíclico:

  • Recuento continuo
  • Cada producto periódicamente
  • Ejemplo: Productos A (mensual), B (trimestral), C (anual)

4. Inventario de Alto Valor:

  • Solo productos de alto valor
  • Más frecuente (mensual)
  • Mayor control

Stock Disponible vs Reservado ​

Stock Total:

  • Todas las unidades en el almacén
  • Incluye disponibles y reservadas

Stock Disponible:

  • Unidades que se pueden vender
  • Stock Total - Stock Reservado

Stock Reservado:

  • Unidades comprometidas en pedidos
  • No disponibles hasta servir o cancelar

Ejemplo:

Producto: iPhone 15 Pro 256GB Negro
Almacén: Madrid

Stock Total: 10 unidades
Stock Reservado: 3 unidades (pedido pendiente)
Stock Disponible: 7 unidades

Interpretación:
- Hay 10 unidades físicamente
- 3 están comprometidas
- Solo 7 disponibles para nueva venta

Más información: El Stock del Producto

Familias de Productos ​

¿Qué son?

Categorías o grupos que agrupan productos con características comunes.

Características:

  • Jerarquía multinivel (familias y subfamilias)
  • Configuración contable por familia
  • Tarifas de precios por familia
  • Filtrado y búsqueda

Ejemplo de Jerarquía:

ELECTRÓNICA (Familia Principal)
├── INFORMÁTICA (Subfamilia)
│   ├── Portátiles
│   ├── Sobremesa
│   └── Monitores
├── TELEFONÍA (Subfamilia)
│   ├── Smartphones
│   └── Móviles Básicos
└── ACCESORIOS (Subfamilia)
    ├── Cables
    └── Fundas

Ventajas:

  • Organización lógica del catálogo
  • Configuración contable automática
  • Tarifas por familia
  • Análisis de ventas por categoría

Más información: Cómo Crear Familias

Fabricantes ​

¿Qué son?

Marcas o empresas que fabrican los productos.

Características:

  • Identificación de marca
  • Filtrado por fabricante
  • Análisis de ventas por marca
  • Un producto = Un fabricante

Diferencia con Proveedores:

  • Fabricante: Quién produce (marca)
  • Proveedor: A quién compras

Ejemplo:

  • Producto: iPhone 15 Pro
  • Fabricante: Apple (quien lo produce)
  • Proveedores: Ingram Micro, Tech Data (a quienes compras)

Más información: Cómo Crear Fabricantes

Atributos (Tallas y Colores) ​

¿Qué son?

Características variables de los productos que permiten crear variantes.

Atributos Comunes:

  • Talla: XS, S, M, L, XL, XXL
  • Color: Rojo, Azul, Verde, Negro, Blanco
  • Material: Algodón, Poliéster, Lana
  • Capacidad: 64GB, 128GB, 256GB, 512GB

Sistema de Selectores:

HolaGest tiene 4 selectores para organizar atributos:

  • Selector 1: Generalmente Talla/Tamaño
  • Selector 2: Generalmente Color
  • Selector 3: Material/Acabado
  • Selector 4: Otros atributos

Uso en Variantes:

  • Combina atributos para crear variantes
  • Ejemplo: Talla M + Color Rojo = Variante M-ROJO
  • Stock y precio independiente por variante

Más información: Cómo Crear Atributos, Tallas y Colores

Transportistas ​

¿Qué son?

Agencias de transporte que gestionan los envíos.

Características:

  • Registro de agencias
  • Asignación a documentos
  • Seguimiento de envíos
  • URL de seguimiento

Ejemplos:

  • SEUR
  • MRW
  • Correos Express
  • DHL
  • Flota propia

Uso:

  • Asignar a pedidos y albaranes
  • Seguimiento de envíos
  • Estadísticas por transportista

Más información: Cómo Añadir un Transportista

Gestión de Ubicaciones ​

¿Qué son las Ubicaciones? ​

Las ubicaciones son las posiciones físicas dentro de un almacén donde se guardan los productos.

Ventajas:

  • Localización rápida de productos
  • Optimización de picking
  • Control de espacio
  • Inventarios precisos
  • Múltiples ubicaciones por producto

Estructura de Ubicaciones ​

Jerarquía Típica:

Almacén
└── Pasillo / Zona
    └── Armario / Estantería
        └── Estante / Balda
            └── Cajón / Compartimento

Ejemplo:

Almacén Central
├── Pasillo A
│   ├── Estantería 1
│   │   ├── Balda 1
│   │   ├── Balda 2
│   │   └── Balda 3
│   └── Estantería 2
└── Pasillo B
    └── Estantería 1

Crear Ubicaciones ​

Procedimiento:

  1. Accede al módulo

    • Almacén > Ubicaciones
    • Clic en "+ Nueva Ubicación"

  2. Completa los datos

    • Almacén: Selecciona el almacén
    • Código: Código de ubicación (ej: P1-E3-B2)
    • Descripción: Descripción clara (ej: Pasillo 1, Estantería 3, Balda 2)

  3. Guarda la ubicación

Sistemas de Codificación ​

Sistema Alfanumérico Simple:

A1-E1-B1  → Pasillo A, Estantería 1, Balda 1
A1-E1-B2  → Pasillo A, Estantería 1, Balda 2
B2-E3-B4  → Pasillo B, Estantería 3, Balda 4

Sistema Numérico:

01-01-01  → Pasillo 01, Estantería 01, Balda 01
01-02-03  → Pasillo 01, Estantería 02, Balda 03

Sistema Descriptivo:

NORTE-EST01-NIV2  → Zona Norte, Estantería 01, Nivel 2
SUR-ARM05-CAJ3    → Zona Sur, Armario 05, Cajón 3

Recomendación: Elige un sistema fácil de entender y recordar para tu equipo.

Asignar Productos a Ubicaciones ​

Procedimiento:

  1. Abre la ficha del producto
  2. Ve a la sección "Ubicaciones"
  3. Asigna una o varias ubicaciones
  4. Indica cantidad en cada ubicación (opcional)

Ejemplo:

Producto: Camiseta M-ROJO

Ubicaciones:
- A1-E2-B3: 15 unidades
- B3-E1-B2: 10 unidades
Total: 25 unidades

Configuración de Almacén Predeterminado ​

Almacén Predeterminado Global ​

¿Qué es?

El almacén que se usa por defecto en todos los documentos nuevos.

Configuración:

  1. Accede a configuración

    • Menú Administrador > Panel de Control
    • Sección "Almacén" o "Configuración de Almacén"

  2. Selecciona almacén

    • Campo "Almacén predeterminado"
    • Selecciona el almacén deseado

  3. Guarda

Efectos:

  • Se usa en nuevos documentos
  • Afecta a facturas, albaranes, pedidos, presupuestos
  • Los usuarios pueden cambiarlo manualmente

Almacén Predeterminado por Usuario ​

¿Qué es?

Almacén específico para cada usuario.

Configuración:

  1. Accede a usuarios

    • Menú Administrador > Usuarios
    • Selecciona el usuario

  2. Asigna almacén

    • Campo "Almacén"
    • Selecciona el almacén para este usuario

  3. Guarda

Efectos:

  • Todos los documentos del usuario usan ese almacén
  • El usuario puede cambiarlo manualmente si es necesario

Casos de Uso:

Tiendas Múltiples:

  • Usuario "María" → Almacén "Tienda Madrid"
  • Usuario "Juan" → Almacén "Tienda Barcelona"
  • Cada uno trabaja automáticamente con su tienda

Departamentos:

  • Usuario "Ventas Online" → Almacén "Almacén Central"
  • Usuario "Tienda Física" → Almacén "Tienda Local"

Delegaciones:

  • Usuario "Delegado Norte" → Almacén "Delegación Norte"
  • Usuario "Delegado Sur" → Almacén "Delegación Sur"

Prioridad de Almacenes ​

El sistema aplica el almacén en este orden:

  1. Almacén seleccionado manualmente en el documento (máxima prioridad)
  2. Almacén predeterminado del usuario
  3. Almacén predeterminado global (mínima prioridad)

Ejemplo:

Configuración:
- Almacén global: Almacén Central
- Usuario María: Tienda Madrid

María crea una factura:
1. Por defecto usa: Tienda Madrid (su almacén)
2. Puede cambiar a: Almacén Central u otro
3. Si no tiene almacén asignado: Usa Almacén Central (global)

Guías Completas Disponibles ​

🏷️ Gestión de Productos ​

Cómo Crear un Producto o Variante ​

Guía completa sobre la creación de productos en HolaGest, desde productos simples hasta productos con múltiples variantes.

Contenido:

  • Crear productos paso a paso
  • Campos del producto
  • Configuración avanzada
  • Variantes de productos
  • Gestión de stock
  • Proveedores del producto
  • Imágenes y multimedia
  • Importación de productos

Las Variantes de Productos ​

Guía especializada en el sistema de variantes de HolaGest.

Contenido:

  • ¿Qué es una variante?
  • Ventajas de usar variantes
  • Crear variantes de producto
  • Gestión de stock por variante
  • Gestión de precios por variante
  • Referencias (SKU) de variantes
  • Uso de variantes en documentos

Los Precios de los Productos ​

Guía completa sobre la gestión de precios en HolaGest.

Contenido:

  • Sistema de precios en HolaGest
  • Precio de venta
  • Precio de coste
  • Margen de beneficio
  • Tarifas de precios
  • Precios por cantidad
  • Descuentos y promociones
  • Actualización de precios
  • Divisas y precios

El Stock del Producto ​

Guía completa sobre la gestión de stock en HolaGest.

Contenido:

  • Creación y gestión de almacenes
  • Stock por almacén
  • Stock por variante
  • Stock mínimo y máximo
  • Movimientos de stock
  • Transferencias entre almacenes
  • Inventarios físicos
  • Stock disponible vs reservado
  • Valoración de inventario
  • Alertas de stock

Cómo Crear Atributos, Tallas y Colores ​

Guía completa sobre el sistema de atributos de HolaGest.

Contenido:

  • ¿Qué son los atributos?
  • Sistema de atributos y selectores
  • Crear un nuevo atributo
  • Asignar valores a un atributo
  • Ordenación de valores
  • Uso de atributos en productos
  • Uso de atributos en variantes

Cómo Crear Familias ​

Guía completa sobre la gestión de familias de productos.

Contenido:

  • ¿Qué es una familia?
  • Estructura jerárquica de familias
  • Crear una nueva familia
  • Configuración contable de familias
  • Gestión de subfamilias
  • Asignar productos a familias
  • Uso de familias en tarifas y precios

Cómo Crear Fabricantes ​

Guía completa sobre la gestión de fabricantes.

Contenido:

  • ¿Qué es un fabricante?
  • Diferencias entre fabricantes y proveedores
  • Crear un nuevo fabricante
  • Gestión de fabricantes existentes
  • Asignar fabricantes a productos
  • Uso de fabricantes en filtros y búsquedas
  • Informes y estadísticas por fabricante

🚚 Logística ​

Cómo Añadir un Transportista ​

Guía completa sobre la gestión de transportistas.

Contenido:

  • ¿Qué es un transportista?
  • Crear un nuevo transportista
  • Gestión de transportistas existentes
  • Uso de transportistas en documentos
  • Seguimiento de envíos
  • Configuración avanzada

📊 Herramientas ​

Cómo Funcionan los Listados y Filtros ​

Guía completa sobre el uso de listados y filtros en HolaGest.

Contenido:

  • Anatomía de un listado
  • Botones de acción
  • Buscador
  • Sistema de filtros
  • Ordenación de listados
  • Sistema de colores
  • Exportación e impresión
  • Selección múltiple
  • Paginación y navegación

Casos de Uso Empresariales ​

Caso 1: Tienda de Ropa con Múltiples Ubicaciones ​

Situación: Boutique con 3 tiendas en diferentes ciudades.

Configuración:

Almacenes:

  • Almacén Central (Madrid)
  • Tienda Barcelona
  • Tienda Valencia

Productos:

  • Camisetas con variantes (tallas y colores)
  • Stock independiente por tienda
  • Precios uniformes

Atributos:

  • Talla: XS, S, M, L, XL, XXL
  • Color: Negro, Blanco, Azul, Rojo

Familias:

  • CAMISETAS
  • PANTALONES
  • VESTIDOS
  • ACCESORIOS

Flujo de Trabajo:

  1. Compra al proveedor → Almacén Central
  2. Transferencias a tiendas según demanda
  3. Ventas desde cada tienda
  4. Inventarios mensuales por tienda

Caso 2: Distribuidora de Electrónica ​

Situación: Distribuidora mayorista con almacén central y delegaciones.

Configuración:

Almacenes:

  • Almacén Central (Madrid)
  • Delegación Norte (Bilbao)
  • Delegación Sur (Sevilla)
  • Delegación Este (Valencia)

Productos:

  • Smartphones con variantes (capacidad y color)
  • Portátiles con variantes (procesador y RAM)
  • Accesorios simples

Familias:

  • SMARTPHONES
  • PORTÁTILES
  • TABLETS
  • ACCESORIOS

Fabricantes:

  • Apple
  • Samsung
  • HP
  • Lenovo

Flujo de Trabajo:

  1. Compra centralizada → Almacén Central
  2. Distribución a delegaciones
  3. Ventas desde delegaciones
  4. Reposición según demanda regional

Caso 3: Ferretería con Ubicaciones Físicas ​

Situación: Ferretería con almacén grande y sistema de ubicaciones.

Configuración:

Almacén:

  • Almacén Principal (único)

Ubicaciones:

  • Pasillo A: Herramientas eléctricas
  • Pasillo B: Herramientas manuales
  • Pasillo C: Tornillería
  • Pasillo D: Pinturas
  • Pasillo E: Fontanería

Codificación:

A1-E1-B1  → Pasillo A, Estantería 1, Balda 1
A1-E1-B2  → Pasillo A, Estantería 1, Balda 2
B2-E3-B4  → Pasillo B, Estantería 3, Balda 4

Productos:

  • Productos simples (sin variantes)
  • Ubicación específica por producto
  • Stock mínimo y máximo configurado

Flujo de Trabajo:

  1. Recepción de mercancía
  2. Asignación a ubicación
  3. Picking con ubicaciones
  4. Reposición según stock mínimo

Caso 4: E-commerce con Dropshipping ​

Situación: Tienda online con stock propio y dropshipping.

Configuración:

Almacenes:

  • Almacén Propio (stock físico)
  • Almacén Virtual Proveedor A (dropshipping)
  • Almacén Virtual Proveedor B (dropshipping)

Productos:

  • Productos propios: Stock en Almacén Propio
  • Productos dropshipping: Stock en Almacenes Virtuales

Configuración:

  • Productos propios: Control de stock normal
  • Productos dropshipping: "Permitir venta sin stock" activado

Flujo de Trabajo:

  1. Venta online
  2. Si es producto propio: Envío desde Almacén Propio
  3. Si es dropshipping: Pedido automático a proveedor
  4. Actualización de stock según tipo

Mejores Prácticas ​

✅ Organización de Almacenes ​

Nomenclatura:

  • Usa nombres descriptivos y claros
  • Mantén códigos consistentes
  • Ejemplo: ALM-MAD, ALM-BCN, ALM-VAL

Configuración:

  • Completa todas las direcciones
  • Asigna teléfonos de contacto
  • Configura almacenes predeterminados por usuario

Gestión:

  • Revisa periódicamente almacenes activos
  • Desactiva en lugar de eliminar
  • Documenta responsables por almacén

✅ Gestión de Productos ​

Creación:

  • Usa referencias consistentes (patrón único)
  • Descripciones claras y completas
  • Asigna familia y fabricante siempre

Variantes:

  • Crea solo variantes necesarias
  • Usa nomenclatura clara para SKU
  • Establece precios y stock por variante

Organización:

  • Clasifica con familias
  • Identifica con fabricantes
  • Usa atributos para variantes

✅ Control de Stock ​

Actualización:

  • Registra todos los movimientos
  • Usa documentos (no ajustes manuales)
  • Mantén trazabilidad completa

Inventarios:

  • Realiza inventarios periódicos
  • Mensual para productos de alto valor
  • Trimestral o anual para el resto

Alertas:

  • Configura stock mínimo y máximo
  • Activa alertas automáticas
  • Revisa diariamente productos con stock bajo

✅ Transferencias ​

Documentación:

  • Añade observaciones claras
  • Indica motivo de la transferencia
  • Comunica a responsables de almacenes

Verificación:

  • Confirma cantidades antes de aprobar
  • Verifica stock disponible en origen
  • Comprueba capacidad en destino

Seguimiento:

  • Revisa transferencias pendientes
  • Confirma recepción en destino
  • Actualiza ubicaciones si es necesario

✅ Ubicaciones ​

Sistema:

  • Elige un sistema de codificación claro
  • Documenta el sistema para el equipo
  • Mantén consistencia en todo el almacén

Implementación:

  • Señalización física en el almacén
  • Etiquetas visibles en estanterías
  • Capacita al personal en el sistema

Mantenimiento:

  • Actualiza ubicaciones cuando cambien
  • Revisa periódicamente la organización
  • Optimiza según flujo de trabajo

✅ Configuración ​

Almacenes Predeterminados:

  • Configura el más usado como global
  • Asigna almacenes específicos a usuarios
  • Revisa configuración periódicamente

Permisos:

  • Limita acceso según necesidad
  • Configura permisos por almacén
  • Audita cambios importantes

Integración:

  • Sincroniza con tienda online
  • Integra con sistemas externos
  • Mantén datos actualizados

Preguntas Frecuentes ​

❔ ¿Cuántos almacenes puedo crear? ​

Ilimitados. HolaGest no tiene límite en el número de almacenes. Puedes crear tantos como necesite tu negocio.

❔ ¿Puedo tener el mismo producto en varios almacenes? ​

Sí, cada producto puede tener stock independiente en cada almacén. El sistema controla el stock de forma separada.

❔ ¿Cómo veo el stock total de un producto? ​

En la ficha del producto verás:

  • Stock total: Suma de todos los almacenes
  • Stock por almacén: Desglose individual

❔ ¿Puedo eliminar un almacén? ​

Sí, pero solo si:

  • No tiene stock de productos
  • No tiene documentos asociados
  • No es el almacén predeterminado

Alternativa: Desactívalo en lugar de eliminarlo.

❔ ¿Las transferencias generan documentos? ​

Sí, cada transferencia genera un documento para trazabilidad y auditoría.

❔ ¿Puedo hacer inventarios parciales? ​

Sí, puedes inventariar:

  • Todo el almacén
  • Una familia de productos
  • Un fabricante específico
  • Productos seleccionados manualmente

❔ ¿Las ubicaciones son obligatorias? ​

No, son opcionales. Son útiles para almacenes grandes, pero no necesarias para almacenes pequeños.

❔ ¿Todos los productos tienen variantes? ​

Sí, por defecto todos los productos tienen al menos una variante (la principal). Puedes añadir más variantes si es necesario.

❔ ¿Puedo cambiar el almacén predeterminado? ​

Sí, puedes cambiar:

  • El almacén predeterminado global
  • El almacén predeterminado por usuario
  • El almacén en cada documento manualmente

❔ ¿Cómo importo productos masivamente? ​

Usa la función de importación:

  1. Almacén > Productos > Importar
  2. Prepara archivo Excel con columnas necesarias
  3. Mapea columnas
  4. Importa

❔ ¿Puedo exportar el catálogo de productos? ​

Sí, desde el listado de productos:

  1. Aplica filtros si es necesario
  2. Imprimir/Exportar > Archivo XLS
  3. Descarga el archivo

❔ ¿Cómo gestiono productos sin stock? ​

Marca la opción "No controlar stock" en el producto. Útil para servicios o productos de suministro continuo.

❔ ¿Puedo vender sin stock? ​

Sí, si marcas "Permitir venta sin stock". El stock quedará negativo. Útil para venta bajo pedido.

❔ ¿Cómo bloqueo un producto temporalmente? ​

Marca la opción "Bloqueado". El producto no estará disponible para compras ni ventas.

❔ ¿Las imágenes aparecen en las facturas? ​

Depende de la plantilla de impresión. Algunas plantillas incluyen imágenes, otras no. Consulta con tu administrador.

📊 Resumen Ejecutivo ​

Funcionalidades Clave del Menú Almacén ​

  1. Múltiples Almacenes: Gestiona tantos almacenes como necesites
  2. Stock Avanzado: Movimientos, transferencias e inventarios
  3. Ubicaciones: Organiza físicamente tu almacén
  4. Productos Completos: Gestión integral de productos y variantes
  5. Atributos Flexibles: Tallas, colores y características personalizadas
  6. Organización: Familias, fabricantes y transportistas
  7. Configuración Flexible: Almacenes predeterminados globales y por usuario
  8. Trazabilidad: Historial completo de movimientos
  9. Alertas: Notificaciones de stock bajo
  10. Integración: Sincronización con tienda online

Accesos Rápidos ​

Crear Elementos:

  • Nuevo Almacén: Almacén > Almacenes > Nuevo
  • Nuevo Producto: Almacén > Productos > Nuevo
  • Nueva Familia: Almacén > Familias > Nuevo
  • Nuevo Fabricante: Almacén > Fabricantes > Nuevo
  • Nuevo Atributo: Almacén > Atributos > Nuevo
  • Nuevo Transportista: Almacén > Transportistas > Nuevo

Operaciones:

  • Transferencia de Stock: Almacén > Transferencias > Nueva
  • Inventario Físico: Almacén > Inventarios > Nuevo
  • Movimientos de Stock: Almacén > Productos > [Producto] > Movimientos
  • Nueva Ubicación: Almacén > Ubicaciones > Nueva

Flujo de Trabajo Recomendado ​

1. Configuración Inicial:

  • [ ] Crear almacenes necesarios
  • [ ] Configurar almacén predeterminado
  • [ ] Crear familias de productos
  • [ ] Crear fabricantes
  • [ ] Crear atributos (tallas, colores)
  • [ ] Crear transportistas

2. Gestión de Productos:

  • [ ] Crear productos
  • [ ] Asignar familias y fabricantes
  • [ ] Configurar variantes (si aplica)
  • [ ] Establecer precios y costes
  • [ ] Configurar stock mínimo y máximo
  • [ ] Añadir imágenes

3. Gestión de Stock:

  • [ ] Registrar stock inicial
  • [ ] Configurar alertas de stock
  • [ ] Realizar inventarios periódicos
  • [ ] Gestionar transferencias
  • [ ] Revisar movimientos

4. Optimización:

  • [ ] Crear ubicaciones (si aplica)
  • [ ] Asignar productos a ubicaciones
  • [ ] Configurar usuarios por almacén
  • [ ] Revisar y optimizar procesos

🔗 Enlaces Útiles ​

📖 Documentación Relacionada ​

  • Menú Compras: Gestión de compras y proveedores
  • Menú Ventas: Gestión de ventas y clientes
  • Menú Contabilidad: Asientos contables y cuentas
  • Menú Informes: Informes y estadísticas
  • Menú Administrador: Configuración general del sistema

🎯 Funcionalidades Avanzadas ​

  • Códigos de Barras: Gestión con lectores de códigos de barras
  • Importación Masiva: Importar productos desde CSV/Excel
  • Exportación de Datos: Exportar catálogo de productos
  • API de Integración: Integración con tiendas online y marketplaces
  • Sincronización: Sincronización con sistemas externos

📌 Nota: El Menú Almacén es fundamental para mantener un control preciso de tu inventario. Dedica tiempo a configurarlo correctamente desde el principio para facilitar la gestión diaria.

📌 Importante: Esta guía se actualiza periódicamente. Si encuentras alguna discrepancia o tienes sugerencias, contacta con el equipo de soporte de HolaGest.

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