🧾 Cómo Registrar una Factura de Compra

📋 Índice de Contenidos

• Introducción
• Acceso al Módulo de Facturas
• Método Rápido: Escanear Factura con IA
  • ¿Cuándo Usar el Escaneo con IA?
  • Formatos de Archivo Soportados
  • ¿Qué Información Detecta la IA?
  • Proceso de Escaneo Paso a Paso
  • Ventajas del Escaneo con IA
  • Limitaciones y Consideraciones
  • Solución de Problemas
  • Comparación: Escaneo vs. Registro Manual
• Proceso de Creación Paso a Paso (Método Manual)
  • Seleccionar el Proveedor
  • Agregar Detalles de la Factura
  • Añadir Líneas a la Factura
  • Guardar la Factura
  • Ver y Modificar la Factura
  • Gestionar Estado de la Factura
• Conceptos Importantes
• Preguntas Frecuentes
• Consejos y Buenas Prácticas

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🎯 Introducción

Registrar las facturas de compra en HolaGest es fundamental para mantener un control preciso de su negocio. Este proceso le permite:

• ✅ Actualizar automáticamente el stock de productos
• ✅ Registrar el IVA soportado para declaraciones fiscales
• ✅ Controlar pagos a proveedores (pendientes y realizados)
• ✅ Generar asientos contables automáticos
• ✅ Mantener historial completo de compras

Esta guía le mostrará paso a paso cómo registrar correctamente una factura de compra en HolaGest.

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📂 Acceso al Módulo de Facturas

Para comenzar a registrar una factura de compra:

1. Vaya a Menú Compras
2. Seleccione Facturas
3. Haga clic en el botón Nuevo (botón verde con símbolo +)

Se abrirá el formulario de creación de factura de compra.

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⚡ Método Rápido: Escanear Factura con IA

HolaGest incluye un módulo de escaneo inteligente que le permite digitalizar facturas de compra automáticamente mediante inteligencia artificial. Esta funcionalidad es ideal cuando dispone de facturas en formato PDF o imágenes (fotografías de tickets, albaranes, etc.) y desea agilizar el proceso de registro.

🎯 ¿Cuándo Usar el Escaneo con IA?

El escaneo automático es especialmente útil en estos casos:

• ✅ Tiene facturas en PDF enviadas por proveedores por email
• ✅ Dispone de fotografías de tickets o facturas en papel
• ✅ Necesita registrar múltiples facturas rápidamente
• ✅ Quiere reducir errores de transcripción manual
• ✅ Desea ahorrar tiempo en la introducción de datos

📋 Formatos de Archivo Soportados

El módulo de escaneo acepta los siguientes formatos:

Formato	Extensión	Descripción
PDF	.pdf	Facturas digitales en formato PDF
JPEG	.jpg, .jpeg	Fotografías o escaneos de facturas
PNG	.png	Imágenes de facturas en formato PNG

💡 Consejo: Para obtener mejores resultados, asegúrese de que las imágenes sean nítidas y legibles. Evite fotografías borrosas o con poca iluminación.

🔍 ¿Qué Información Detecta la IA?

El sistema de inteligencia artificial analiza el documento y extrae automáticamente:

Datos del Proveedor:

• ✅ Nombre o razón social
• ✅ CIF/NIF (número de identificación fiscal)
• ✅ Dirección completa
• ✅ Email de contacto
• ✅ Teléfono (si está disponible)

Datos de la Factura:

• ✅ Número de factura del proveedor
• ✅ Fecha de emisión
• ✅ Fecha de vencimiento (si está indicada)

Líneas de Factura:

• ✅ Referencias de productos
• ✅ Descripciones de productos o servicios
• ✅ Cantidades
• ✅ Precios unitarios
• ✅ Descuentos aplicados
• ✅ Tipos de IVA
• ✅ Importes totales

📝 Proceso de Escaneo Paso a Paso

Acceder a la Función de Escaneo

1. Vaya a Menú Compras → Facturas
2. En la parte superior de la pantalla, localice el botón "Escanear"
3. Haga clic en el botón "Escanear"

📝 Nota: El botón "Escanear" se encuentra en la barra de herramientas superior del listado de facturas, junto a los botones "Nuevo" y "Opciones".

Se abrirá una ventana de selección de archivos.

Seleccionar Archivos para Escanear

1. En la ventana emergente, haga clic en "Seleccionar archivos" o arrastre los archivos directamente
2. Navegue hasta la ubicación donde tiene guardadas las facturas
3. Seleccione uno o varios archivos (puede escanear múltiples facturas simultáneamente)
4. Haga clic en "Abrir" o "Aceptar"

💡 Consejo: Puede seleccionar múltiples archivos manteniendo presionada la tecla Ctrl (Windows) o Cmd (Mac) mientras hace clic en cada archivo.

Procesamiento de Documentos:

Una vez seleccionados los archivos, el sistema comenzará a procesarlos automáticamente. Verá un indicador de progreso que muestra:

• 📄 Nombre del archivo que se está procesando
• ⏳ Estado del procesamiento (analizando, extrayendo datos, etc.)
• ✅ Archivos completados

El tiempo de procesamiento depende del tamaño y complejidad del documento (generalmente entre 5 y 30 segundos por factura).

Verificar y Confirmar el Proveedor

Una vez procesado el documento, el sistema intentará identificar automáticamente al proveedor mediante:

1. Búsqueda por CIF/NIF: Compara el número fiscal detectado con los proveedores existentes
2. Búsqueda por nombre: Si no encuentra coincidencia por CIF, busca por nombre o razón social

Escenario A: Proveedor Existente Detectado

Si el sistema encuentra el proveedor en su base de datos:

• ✅ El proveedor se selecciona automáticamente
• ✅ Se cargan sus datos (forma de pago, serie, régimen fiscal)
• ✅ Puede continuar directamente al siguiente paso

Escenario B: Proveedor No Encontrado

Si el proveedor no existe en el sistema, aparecerá la pantalla de "Nuevo Proveedor" con los datos detectados automáticamente:

• Nombre/Razón Social: Extraído del documento
• CIF/NIF: Número de identificación fiscal detectado
• Dirección: Dirección completa del proveedor
• Email: Correo electrónico (si está disponible en la factura)
• Teléfono: Número de contacto (si está disponible)

Acciones disponibles:

1. Crear: Guarda el nuevo proveedor con los datos detectados
2. Seleccionar otro: Si la IA no detectó correctamente el proveedor, puede buscarlo manualmente
3. Editar datos: Puede modificar cualquier campo antes de crear el proveedor

⚠️ Importante: Revise siempre los datos detectados antes de crear un nuevo proveedor. La IA es muy precisa, pero puede cometer errores ocasionales.

Escenario C: Proveedor Detectado Incorrectamente

Si el sistema seleccionó un proveedor incorrecto:

1. Haga clic en el botón "Seleccionar otro"
2. Busque manualmente el proveedor correcto
3. Selecciónelo de la lista

Revisar y Ajustar los Datos de la Factura

Una vez confirmado el proveedor, verá el formulario completo de la factura con todos los datos extraídos automáticamente:

Datos de Cabecera:

• Proveedor: Ya seleccionado en el paso anterior
• Fecha de emisión: Fecha detectada en la factura
• Número de factura del proveedor: Número extraído del documento
• Forma de pago: Heredada del proveedor (puede modificarla)
• Serie: Asignada según configuración del proveedor

Líneas de Factura:

Cada línea incluirá:

• Referencia: Código del producto (si se detectó)
• Descripción: Descripción del producto o servicio
• Cantidad: Unidades compradas
• Precio: Precio unitario sin IVA
• Descuento: Porcentaje de descuento (si aplica)
• IVA: Tipo impositivo detectado
• Total: Importe total de la línea

Visualización del Documento Original:

En la parte inferior del formulario podrá ver una vista previa del documento original escaneado. Esto le permite:

• ✅ Comparar los datos extraídos con el documento original
• ✅ Verificar que toda la información es correcta
• ✅ Detectar posibles errores de interpretación de la IA

Revisión y Ajustes:

Aunque la IA es muy precisa, siempre debe revisar los datos extraídos:

1. Verifique las cantidades: Asegúrese de que coinciden con el documento
2. Compruebe los precios: Confirme que los importes son correctos
3. Revise los tipos de IVA: Verifique que se aplicaron correctamente
4. Corrija descripciones: Ajuste las descripciones si es necesario
5. Añada líneas faltantes: Si la IA no detectó alguna línea, añádala manualmente
6. Elimine líneas incorrectas: Si hay líneas duplicadas o erróneas, elimínelas

💡 Consejo: Preste especial atención a los totales. El importe total de la factura debe coincidir exactamente con el documento original.

Guardar la Factura Escaneada

Una vez revisados y ajustados todos los datos:

1. Haga clic en el botón "Guardar" (parte inferior derecha)
2. Seleccione el tipo de documento que desea crear:
   • Crear factura (opción más común)
   • Crear albarán (si el documento es un albarán de entrega)
   • Crear pedido (si desea registrarlo como pedido)
   • Crear presupuesto (si es una proforma o presupuesto)

📝 Nota: El sistema le permite guardar el documento escaneado como factura, albarán, pedido o presupuesto según sus necesidades, proporcionando flexibilidad total en la gestión de documentos de compra.

¿Qué Sucede al Guardar?

Al guardar la factura escaneada:

• ✅ Se crea la factura en estado "Borrador"
• ✅ Se guarda toda la información extraída
• ✅ El documento original se vincula automáticamente a la factura
• ⚠️ NO se actualiza el stock (hasta que apruebe la factura)
• ⚠️ NO se generan asientos contables (hasta que apruebe la factura)

Acceder al Documento Original Vinculado

El documento PDF o imagen original queda permanentemente vinculado a la factura creada. Para acceder a él:

1. Abra la factura creada
2. Haga clic en la pestaña "Archivos" (parte superior del formulario)
3. Verá el documento original listado
4. Haga clic sobre el nombre del archivo para:
   • Visualizarlo: Ver el documento en pantalla
   • Descargarlo: Guardar una copia en su equipo
   • Imprimirlo: Enviar a impresora

Ventajas del Documento Vinculado:

• ✅ Trazabilidad completa: Siempre puede consultar el documento original
• ✅ Auditorías: Facilita las revisiones y auditorías fiscales
• ✅ Resolución de incidencias: Útil para resolver dudas con proveedores
• ✅ Archivo digital: Elimina la necesidad de guardar papel

💡 Consejo: Esta vinculación automática es especialmente útil para cumplir con requisitos de conservación de documentos fiscales.

✅ Ventajas del Escaneo con IA

Ventaja	Descripción
⚡ Rapidez	Registre facturas en segundos en lugar de minutos
🎯 Precisión	Reduce errores de transcripción manual
📦 Procesamiento masivo	Escanee múltiples facturas simultáneamente
🔗 Vinculación automática	El documento original queda adjunto a la factura
👤 Creación de proveedores	Crea automáticamente proveedores nuevos
💾 Ahorro de tiempo	Dedique más tiempo a tareas estratégicas

⚠️ Limitaciones y Consideraciones

Aunque el sistema de IA es muy avanzado, tenga en cuenta:

• ⚠️ Siempre revise los datos: La IA puede cometer errores ocasionales
• ⚠️ Documentos de baja calidad: Fotografías borrosas o mal iluminadas pueden dar resultados imprecisos
• ⚠️ Formatos no estándar: Facturas con diseños muy personalizados pueden requerir más ajustes manuales

🔧 Solución de Problemas

❔ No aparece el botón "Escanear" en el listado de facturas

Posible causa: El formulario de facturas estaba personalizado antes de activar el módulo de escaneo.

Solución:

1. En el listado de facturas, haga clic en el botón "Opciones" (esquina superior izquierda)
2. Seleccione "Facturas" en el menú desplegable
3. En la pantalla de configuración, haga clic en "Eliminar" (parte inferior izquierda)
4. Haga clic en el botón "Volver" (esquina superior izquierda)
5. El botón "Escanear" debería aparecer ahora

📝 Nota: Esta acción elimina la personalización del formulario, pero no afecta a las facturas existentes.

❔ La IA no detecta correctamente los datos de la factura

Posibles causas y soluciones:

• Imagen de baja calidad: Vuelva a escanear o fotografiar el documento con mejor iluminación y enfoque
• Formato no estándar: Algunos diseños de factura muy personalizados pueden dificultar la extracción. En estos casos, complete manualmente los datos faltantes
• Documento complejo: Facturas con múltiples secciones o tablas complejas pueden requerir revisión adicional

Recomendación: Siempre revise los datos extraídos y ajuste manualmente cualquier información incorrecta o faltante.

❔ ¿Puedo escanear facturas de varios proveedores a la vez?

Sí, puede seleccionar múltiples archivos de diferentes proveedores. El sistema procesará cada factura individualmente y le pedirá que confirme el proveedor para cada una.

Recomendación: Si va a escanear muchas facturas, agrúpelas por proveedor para agilizar el proceso.

❔ El sistema creó un proveedor duplicado

Causa: La IA no encontró coincidencia exacta con proveedores existentes (por diferencias en el nombre o CIF).

Solución:

1. Elimine la factura en borrador
2. Vuelva a escanear el documento
3. Cuando aparezca la pantalla de nuevo proveedor, haga clic en "Seleccionar otro"
4. Busque y seleccione el proveedor correcto manualmente
5. Complete el proceso de escaneo

Prevención: Mantenga actualizados los CIF/NIF de sus proveedores para facilitar la detección automática.

🔄 Comparación: Escaneo vs. Registro Manual

Aspecto	Escaneo con IA	Registro Manual
Tiempo	30-60 segundos	3-5 minutos
Errores de transcripción	Muy bajos	Posibles
Documento original	Vinculado automáticamente	Debe adjuntarse manualmente
Creación de proveedores	Automática	Manual
Flexibilidad	Requiere documento digital	No requiere documento
Mejor para	Facturas digitales o escaneadas	Facturas sin documento digital

💡 Recomendación: Use el escaneo con IA siempre que disponga del documento en formato digital. Reserve el registro manual para casos donde no tenga acceso al documento o cuando necesite mayor control sobre cada campo.

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📝 Proceso de Creación Paso a Paso (Método Manual)

1️⃣ Seleccionar el Proveedor

Proveedor Existente

En la pantalla de creación de la factura:

1. Haga clic en el campo "Proveedor"
2. Comience a escribir el nombre del proveedor
3. Seleccione el proveedor de la lista desplegable

💡 Consejo: Puede buscar por nombre, código o número fiscal del proveedor.

Crear Nuevo Proveedor

Si el proveedor no existe en el sistema:

1. Haga clic en el botón "Nuevo" junto al campo de proveedor
2. Se abrirá el formulario de creación de proveedor
3. Complete los datos básicos del proveedor:
   • Nombre (obligatorio)
   • Número fiscal (recomendado)
   • Forma de pago (recomendado)
4. Pulse Guardar
5. El proveedor quedará seleccionado automáticamente en la factura

📚 Más información: Consulte la guía Cómo crear un proveedor o acreedor para detalles completos.

Datos Heredados del Proveedor

Al seleccionar un proveedor, HolaGest carga automáticamente:

• ✅ Forma de pago predeterminada
• ✅ Serie asignada al proveedor
• ✅ Régimen de impuestos (general, recargo de equivalencia, exento)
• ✅ Retención de IRPF (si aplica)

Puede modificar estos valores si es necesario para esta factura específica.

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2️⃣ Agregar Detalles de la Factura

Complete los campos de cabecera de la factura:

Fecha de Emisión ⭐ (Obligatorio)

• Descripción: Fecha en que el proveedor emitió la factura
• Formato: dd/mm/aaaa
• Ejemplo: 15/01/2024
• Importante: Use la fecha de la factura del proveedor, no la fecha actual

⚠️ Advertencia: La fecha de emisión afecta al período contable y fiscal. Asegúrese de introducir la fecha correcta.

Número de Factura del Proveedor

• Campo: "Num. proveedor"
• Descripción: Número de factura asignado por el proveedor
• Ejemplo: FAC-2024-001, A/123, 2024/0045
• Uso: Facilita la identificación y búsqueda de la factura

💡 Consejo: Registre siempre el número de factura del proveedor. Es esencial para:

• Evitar duplicados
• Facilitar búsquedas
• Resolver incidencias
• Auditorías y revisiones

Forma de Pago

• Descripción: Método de pago acordado con el proveedor
• Opciones comunes:
  • Transferencia bancaria
  • Pagaré a 30/60/90 días
  • Contado
  • Tarjeta de crédito
  • Confirming
• Comportamiento: Se carga automáticamente del proveedor, pero puede modificarse

Serie

• Descripción: Serie documental de la factura
• Ejemplo: A, COMPRAS, PROV
• Uso: Organiza las facturas por categorías
• Comportamiento: Se carga automáticamente del proveedor

Fecha de Vencimiento (Opcional)

• Descripción: Fecha límite de pago de la factura
• Cálculo: Se calcula automáticamente según la forma de pago
• Ejemplo: Si la forma de pago es "30 días", se suma 30 días a la fecha de emisión

Observaciones (Opcional)

• Descripción: Notas o comentarios sobre la factura
• Ejemplos:
  • "Pedido urgente - entrega express"
  • "Descuento especial aplicado"
  • "Factura rectificativa de FAC-2023-999"

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3️⃣ Añadir Líneas a la Factura

Las líneas de factura representan los productos o servicios comprados.

Añadir una Nueva Línea

1. En la sección de líneas, haga clic en el área de nueva línea
2. Complete los campos de la línea

Campos de la Línea

Referencia (Para productos de almacén)

• Descripción: Código de referencia del producto
• Comportamiento:
  • Comience a escribir la referencia
  • Seleccione el producto de la lista desplegable
  • Los campos se rellenan automáticamente

💡 Consejo: Si escribe una referencia que no existe, HolaGest le ofrecerá crear el producto automáticamente.

Descripción ⭐ (Obligatorio)

• Descripción: Descripción del producto o servicio
• Comportamiento:
  • Si seleccionó un producto, se rellena automáticamente
  • Puede modificarla para esta factura específica
• Ejemplo: Pintura blanca mate 15L, Servicio de mantenimiento

Cantidad ⭐ (Obligatorio)

• Descripción: Cantidad de unidades compradas
• Formato: Número decimal (ej: 10, 2.5, 100)
• Efecto: Multiplica el precio para calcular el total de la línea

Precio ⭐ (Obligatorio)

• Descripción: Precio unitario de compra (sin IVA)
• Formato: Número decimal (ej: 10.50, 125.00)
• Comportamiento:
  • Si seleccionó un producto, se carga el último precio de compra
  • Puede modificarlo para esta factura

📝 Nota: El precio se registra automáticamente en "Productos de Proveedor" para futuras compras.

Descuento (Opcional)

• Descripción: Porcentaje de descuento aplicado
• Formato: Número (ej: 5, 10, 15.5)
• Cálculo: Se aplica sobre el precio unitario

IVA

• Descripción: Tipo de IVA aplicable
• Opciones comunes:
  • 21% (general)
  • 10% (reducido)
  • 4% (superreducido)
  • 0% (exento)
• Comportamiento: Se carga automáticamente del producto o del régimen del proveedor

Recargo de Equivalencia (Si aplica)

• Descripción: Porcentaje de recargo de equivalencia
• Visibilidad: Solo si el proveedor tiene régimen de recargo de equivalencia
• Opciones: 5.2%, 1.4%, 0.5%, 0%

Añadir Múltiples Líneas

Para añadir más líneas:

1. Complete la primera línea
2. Pulse Enter o haga clic en la siguiente línea vacía
3. Repita el proceso para cada producto/servicio

💡 Consejo: Puede añadir tantas líneas como necesite. No hay límite.

Eliminar una Línea

Para eliminar una línea:

1. Haga clic en el icono de papelera (🗑️) al final de la línea
2. Confirme la eliminación si se solicita

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4️⃣ Guardar la Factura

Una vez completados todos los datos:

1. Revise que toda la información es correcta:

   • ✅ Proveedor correcto
   • ✅ Fecha de emisión correcta
   • ✅ Número de factura del proveedor
   • ✅ Líneas con cantidades y precios correctos
   • ✅ Totales correctos

2. Haga clic en el botón Guardar (abajo a la derecha)

3. La factura se guardará en estado "Borrador"

¿Qué Sucede al Guardar?

Al guardar la factura en estado borrador:

• ✅ Se asigna un número de factura interno
• ✅ Se guarda toda la información
• ⚠️ NO se actualiza el stock (hasta aprobar)
• ⚠️ NO se generan asientos contables (hasta aprobar)
• ✅ Puede seguir editando la factura

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5️⃣ Ver y Modificar la Factura

Acceder a una Factura Guardada

1. Vaya a Menú Compras > Facturas
2. Busque la factura en el listado
3. Haga clic sobre el número de factura para abrirla

Modificar una Factura

Facturas en Borrador:

• ✅ Puede modificar cualquier campo
• ✅ Puede añadir o eliminar líneas
• ✅ Puede eliminar la factura completa

Facturas Aprobadas:

• ⚠️ No se pueden modificar directamente
• ⚠️ Debe crear una factura rectificativa para corregir errores
• ❌ No se pueden eliminar (solo anular)

💡 Consejo: Revise cuidadosamente la factura antes de aprobarla.

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6️⃣ Gestionar Estado de la Factura

Las facturas de compra pueden tener diferentes estados:

Estados Disponibles

Estado	Descripción	Stock	Contabilidad
Borrador	Factura en edición	❌ No afecta	❌ No genera asientos
Aprobada	Factura confirmada	✅ Actualiza stock	✅ Genera asientos

Aprobar una Factura

Para cambiar el estado de borrador a aprobada:

1. Abra la factura
2. En la parte superior, haga clic en el botón "Aprobar"
3. Confirme la acción

⚠️ Importante: Una vez aprobada, la factura:

• ✅ Actualiza el stock de productos
• ✅ Genera asientos contables
• ❌ No se puede editar directamente
• ❌ No se puede eliminar (solo anular)

Anular una Factura Aprobada

Si necesita anular una factura aprobada:

1. Abra la factura
2. Haga clic en el botón "Anular"
3. Confirme la acción

Efectos de la anulación:

• ✅ Revierte el stock
• ✅ Genera asientos contables de anulación
• ✅ La factura queda marcada como anulada
• ❌ No se elimina del sistema (queda como registro histórico)

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📚 Conceptos Importantes

🔄 Actualización de Stock

Las facturas de compra aprobadas actualizan automáticamente el stock:

• ✅ Suma las cantidades al stock disponible
• ✅ Resta las cantidades de "Pendiente de recibir" (si había pedidos)
• ✅ Registra el movimiento en el historial de stock

💰 Registro de IVA Soportado

Las facturas de compra registran el IVA soportado:

• ✅ Se acumula para el cálculo del trimestre de IVA
• ✅ Aparece en los informes fiscales (modelo 303)
• ✅ Se puede deducir del IVA repercutido

📊 Asientos Contables

Las facturas aprobadas generan asientos contables automáticos:

Asiento típico de factura de compra:

DEBE                          HABER
--------------------------------------
600 - Compras                 XXX
472 - IVA soportado           XXX
                              400 - Proveedores    XXX

🏷️ Productos de Proveedor

Cada línea de factura actualiza el registro de Productos de Proveedor:

• ✅ Vincula producto con proveedor
• ✅ Registra último precio de compra
• ✅ Guarda descuento aplicado
• ✅ Facilita futuras compras

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❓ Preguntas Frecuentes

❔ ¿Puedo registrar una factura sin tener el producto en el almacén?

Sí, puede crear productos "sobre la marcha" al registrar la factura. Si escribe una referencia que no existe, HolaGest le ofrecerá crear el producto automáticamente.

❔ ¿Qué diferencia hay entre guardar y aprobar una factura?

• Guardar: Crea la factura en estado borrador. No afecta al stock ni a la contabilidad. Puede seguir editándola.
• Aprobar: Confirma la factura. Actualiza el stock, genera asientos contables y no se puede editar.

❔ ¿Puedo eliminar una factura aprobada?

No, las facturas aprobadas no se pueden eliminar. Debe anularlas para revertir sus efectos. Esto mantiene el registro histórico y la trazabilidad contable.

❔ ¿Cómo registro una factura con varios tipos de IVA?

Simplemente añada líneas diferentes con los tipos de IVA correspondientes:

• Línea 1: Producto A con IVA 21%
• Línea 2: Producto B con IVA 10%
• Línea 3: Producto C con IVA 4%

HolaGest calculará automáticamente los totales por tipo de IVA.

❔ ¿Qué hago si me equivoco en el precio después de aprobar?

Debe crear una factura rectificativa:

1. Anule la factura incorrecta
2. Cree una nueva factura con los datos correctos
3. En observaciones, indique que es una rectificativa

❔ ¿Puedo registrar facturas de períodos anteriores?

Sí, puede introducir la fecha de emisión que corresponda. Sin embargo:

• ⚠️ Verifique que el ejercicio contable esté abierto
• ⚠️ Consulte con su asesor fiscal si afecta a declaraciones ya presentadas

❔ ¿Cómo registro una factura con recargo de equivalencia?

1. Asegúrese de que el proveedor tiene configurado el régimen de recargo de equivalencia
2. Al crear la factura, el campo de recargo aparecerá automáticamente
3. Seleccione el porcentaje de recargo correspondiente a cada línea

❔ ¿Puedo adjuntar el PDF de la factura del proveedor?

Sí, HolaGest permite adjuntar archivos a las facturas:

1. Abra la factura
2. Busque la sección "Archivos adjuntos" o "Documentos"
3. Haga clic en "Añadir archivo"
4. Seleccione el PDF de la factura

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💡 Consejos y Buenas Prácticas

✅ Registre Todas las Facturas

Registre todas las facturas de compra, incluso las de pequeños importes:

• Mantiene el stock actualizado
• Facilita el cálculo de IVA
• Proporciona información completa para análisis

✅ Use el Número de Factura del Proveedor

Registre siempre el número de factura del proveedor en el campo "Num. proveedor":

• Evita duplicados
• Facilita búsquedas
• Esencial para auditorías

✅ Revise Antes de Aprobar

Revise cuidadosamente todos los datos antes de aprobar:

• ✅ Proveedor correcto
• ✅ Fecha correcta
• ✅ Cantidades correctas
• ✅ Precios correctos
• ✅ IVA correcto

Una vez aprobada, no podrá editarla directamente.

✅ Adjunte el PDF Original

Adjunte siempre el PDF de la factura del proveedor:

• Facilita verificaciones
• Necesario para auditorías
• Útil para resolver incidencias

✅ Configure Proveedores Correctamente

Configure los términos comerciales de cada proveedor:

• Forma de pago habitual
• Retención de IRPF (si aplica)
• Régimen de impuestos

Esto agiliza la creación de facturas futuras.

✅ Use Descripciones Claras

Use descripciones claras y completas en las líneas:

• Facilita la identificación de productos
• Útil para informes y análisis
• Ayuda en futuras búsquedas

✅ Verifique el Stock Después

Después de aprobar una factura de productos:

1. Vaya a Menú Almacén > Productos
2. Verifique que el stock se ha actualizado correctamente
3. Revise el historial de movimientos si es necesario

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🔗 Guías Relacionadas

📖 Gestión de Proveedores

• Cómo crear un proveedor o acreedor
• Cómo cambiar la subcuenta de un proveedor

⚙️ Configuración

• Políticas de precios de coste

📚 Otros Menús

• Menú Almacén: Gestión de productos y stock
• Menú Contabilidad: Asientos contables y subcuentas
• Menú Compras: Índice completo

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📊 Resumen del Proceso

1. Menú Compras > Facturas > Nuevo
   ↓
2. Seleccionar Proveedor
   ↓
3. Completar Datos de Cabecera
   - Fecha de emisión
   - Número de factura del proveedor
   - Forma de pago
   ↓
4. Añadir Líneas
   - Referencia (si es producto de almacén)
   - Descripción
   - Cantidad
   - Precio
   - IVA
   ↓
5. Guardar (estado: Borrador)
   ↓
6. Revisar Datos
   ↓
7. Aprobar
   ↓
8. ✅ Factura Registrada
   - Stock actualizado
   - IVA registrado
   - Asientos contables generados

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📌 Nota: Recuerde que registrar sus facturas de compra es esencial para mantener actualizado el stock y llevar un control preciso de las facturas pagadas y pendientes.

📌 Importante: Esta guía se actualiza periódicamente. Si encuentra alguna discrepancia o tiene sugerencias, contacte con el equipo de soporte de HolaGest.