🖨️ Formatos de Impresión y Personalización de Documentos PDF

Los formatos de impresión determinan el aspecto visual y el contenido de los documentos PDF que genera HolaGest. Permiten personalizar facturas, albaranes, pedidos y presupuestos para que reflejen la imagen corporativa de su empresa y incluyan la información específica que necesita.

🎯 ¿Qué son los Formatos de Impresión?

Definición

Un formato de impresión es una plantilla que define:

• El título del documento (ej: "FACTURA", "INVOICE", "PRESUPUESTO")
• El logotipo que aparecerá (si es diferente del predeterminado)
• Textos adicionales al final del documento (condiciones, LOPD, etc.)
• A qué documentos se aplica automáticamente (tipo y serie)

¿Para Qué Sirven?

Los formatos de impresión le permiten:

Personalización corporativa:

• Usar diferentes logotipos según el tipo de documento
• Añadir textos legales específicos
• Adaptar títulos a su terminología

Diferenciación por serie:

• Formatos diferentes para retail y mayorista
• Documentos específicos para exportación
• Personalización por línea de negocio

Cumplimiento legal:

• Incluir textos de protección de datos
• Añadir condiciones de venta
• Incorporar avisos legales obligatorios

Multiidioma:

• Títulos en diferentes idiomas
• Textos legales traducidos
• Adaptación a mercados internacionales

⚙️ Acceso y Gestión

Ubicación en el Sistema

Para gestionar formatos de impresión:

Navegación: Menú Administrador → Panel de Control → Sección "Formatos de impresión"

Aquí verá el listado de todos los formatos configurados en el sistema.

Listado de Formatos

En el listado verá:

• Nombre: Identificación del formato
• Título: Texto que aparecerá en el PDF
• Tipo de documento: A qué tipo se aplica
• Serie: Si es específico de una serie
• Automático: Si se aplica automáticamente

📝 Crear un Formato de Impresión

Paso 1: Iniciar la Creación

Haga clic en el botón "Nuevo" (➕ verde) en el listado de formatos de impresión.

Paso 2: Información Básica (Obligatoria)

Complete los campos esenciales:

Nombre del formato:

• Identificación interna del formato
• No aparece en el PDF, solo para su gestión
• Use nombres descriptivos
• Ejemplos: "Factura estándar", "Presupuesto en inglés", "Albarán con LOPD"

Título del documento:

• Texto que aparecerá en el PDF antes del número
• Este SÍ es visible para el cliente
• Generalmente en mayúsculas
• Ejemplos: "FACTURA", "INVOICE", "PRESUPUESTO", "ALBARÁN DE ENTREGA"

Formato del título:

El título aparece típicamente así en el PDF:

[TÍTULO] Nº [NÚMERO]

Ejemplo: FACTURA Nº 2024-00047

Paso 3: Configuración Opcional

Logotipo:

• Seleccione un logotipo específico para este formato
• Si no selecciona ninguno, usará el logotipo predeterminado de la empresa
• Útil para tener logotipos diferentes según el tipo de documento

Casos de uso:

• Logotipo en color para facturas
• Logotipo en blanco y negro para albaranes internos
• Logotipo con texto en inglés para exportación
• Logotipo de marca específica para una línea de productos

Texto adicional:

• Texto que aparecerá al final del documento PDF
• Puede incluir múltiples líneas
• Generalmente usado para:
  • Textos de protección de datos (LOPD/RGPD)
  • Condiciones de venta
  • Información de pago
  • Avisos legales
  • Garantías y devoluciones

Formato del texto adicional:

• Use saltos de línea para separar párrafos
• Mantenga líneas no muy largas para mejor legibilidad
• El texto aparece en tamaño más pequeño que el cuerpo del documento

Ejemplo de texto adicional:

CONDICIONES DE VENTA:
Pago a 30 días desde la fecha de factura.
Los productos no son retornables salvo defecto de fabricación.

PROTECCIÓN DE DATOS:
Sus datos serán tratados por [SU EMPRESA] con la finalidad de gestionar
la relación comercial. Puede ejercer sus derechos en [EMAIL].

Paso 4: Aplicación Automática

Esta es la configuración más importante, ya que determina cuándo se usa este formato.

Marcar "Aplicar automáticamente a":

Active esta casilla si desea que el formato se use automáticamente en ciertos documentos.

Seleccionar tipo de documento:

Elija a qué tipo de documento se aplicará:

• Factura de cliente
• Factura de proveedor
• Albarán de cliente
• Albarán de proveedor
• Pedido de cliente
• Pedido de proveedor
• Presupuesto de cliente
• Presupuesto de proveedor

Seleccionar serie (opcional):

• Si selecciona una serie específica: El formato solo se aplicará a documentos de esa serie
• Si no selecciona serie: El formato se aplicará a todas las series de ese tipo de documento

Ejemplos de configuración:

Formato para todas las facturas:

• Tipo de documento: Factura de cliente
• Serie: (vacío)
• Resultado: Se aplica a todas las facturas, independientemente de la serie

Formato solo para Serie A:

• Tipo de documento: Factura de cliente
• Serie: A
• Resultado: Solo se aplica a facturas de la Serie A

Formato para presupuestos de exportación:

• Tipo de documento: Presupuesto de cliente
• Serie: EXP (serie de exportación)
• Resultado: Solo presupuestos de exportación

Paso 5: Guardar

Haga clic en el botón "Guardar" para crear el formato.

A partir de este momento, el formato se aplicará automáticamente según la configuración establecida.

🎨 Casos de Uso Prácticos

Caso 1: Añadir Texto de Protección de Datos

Objetivo: Incluir el aviso legal de LOPD en todas las facturas.

Configuración:

1. Cree un nuevo formato
2. Nombre: "Factura con LOPD"
3. Título: "FACTURA"
4. Texto adicional: [Su texto de protección de datos]
5. Aplicar a: Factura de cliente (todas las series)
6. Guardar

Resultado: Todas las facturas incluirán el texto legal al final.

Caso 2: Documentos en Inglés para Exportación

Objetivo: Facturas en inglés para clientes internacionales.

Configuración:

1. Cree una serie "EXP" para exportación
2. Cree un formato:
   • Nombre: "Invoice for export"
   • Título: "INVOICE"
   • Logotipo: Versión con texto en inglés (si tiene)
   • Texto adicional: Condiciones en inglés
   • Aplicar a: Factura de cliente, Serie EXP
3. Guardar

Resultado: Facturas de la serie EXP tendrán título y textos en inglés.

Caso 3: Diferentes Formatos por Línea de Negocio

Objetivo: Imagen diferente para retail y mayorista.

Configuración:

Formato Retail:

• Nombre: "Factura Retail"
• Título: "FACTURA"
• Logotipo: Logo colorido
• Texto adicional: Condiciones de venta al público
• Aplicar a: Factura de cliente, Serie A

Formato Mayorista:

• Nombre: "Factura Mayorista"
• Título: "FACTURA COMERCIAL"
• Logotipo: Logo corporativo formal
• Texto adicional: Condiciones de venta mayorista
• Aplicar a: Factura de cliente, Serie B

Resultado: Cada serie tiene su formato personalizado.

Caso 4: Albaranes Internos sin Logotipo

Objetivo: Albaranes simples para uso interno.

Configuración:

1. Cree un formato:
   • Nombre: "Albarán interno"
   • Título: "ALBARÁN DE ENTREGA"
   • Logotipo: (ninguno)
   • Texto adicional: "Documento interno - No válido como factura"
   • Aplicar a: Albarán de cliente
2. Guardar

Resultado: Albaranes sin logotipo, más simples y rápidos de imprimir.

Caso 5: Presupuestos con Condiciones Especiales

Objetivo: Incluir condiciones de validez en presupuestos.

Configuración:

1. Cree un formato:
   • Nombre: "Presupuesto estándar"
   • Título: "PRESUPUESTO"
   • Texto adicional:

     VALIDEZ: Este presupuesto tiene una validez de 30 días desde su emisión.
     CONDICIONES: Los precios no incluyen transporte ni instalación.
     PAGO: 50% al confirmar pedido, 50% contra entrega.

   • Aplicar a: Presupuesto de cliente
2. Guardar

Resultado: Todos los presupuestos incluyen las condiciones claramente.

🔄 Gestión de Múltiples Formatos

Prioridad de Formatos

Si tiene múltiples formatos que podrían aplicarse a un documento, HolaGest usa el más específico:

Orden de prioridad (de mayor a menor):

1. Formato específico de tipo de documento Y serie
2. Formato específico de tipo de documento (sin serie)
3. Formato predeterminado del sistema

Ejemplo:

Tiene configurados:

• Formato A: Factura de cliente, Serie A
• Formato B: Factura de cliente, todas las series

Al crear una factura de Serie A:

• Usa Formato A (más específico)

Al crear una factura de Serie B:

• Usa Formato B (no hay formato específico para Serie B)

Modificar un Formato Existente

Para cambiar un formato:

1. Vaya al listado de formatos de impresión
2. Haga clic en el formato que desea modificar
3. Realice los cambios necesarios
4. Guarde

Efecto:

• Los cambios se aplican inmediatamente
• Los documentos nuevos usarán el formato actualizado
• Los documentos ya generados mantienen el formato con el que se crearon

Desactivar un Formato

Para dejar de usar un formato sin eliminarlo:

1. Edite el formato
2. Desmarque "Aplicar automáticamente a"
3. Guardar

Efecto:

• El formato deja de aplicarse automáticamente
• Puede aplicarlo manualmente si lo necesita
• Conserva la configuración para uso futuro

Eliminar un Formato

Para eliminar un formato que ya no necesita:

1. Vaya al listado de formatos
2. Seleccione el formato
3. Haga clic en el botón de eliminar
4. Confirme la eliminación

⚠️ Precaución: Eliminar un formato no afecta a documentos ya generados, pero no podrá usarlo en el futuro.

📋 Mejores Prácticas

Nomenclatura Clara

Use nombres descriptivos que indiquen:

• Tipo de documento
• Idioma (si aplica)
• Serie o uso específico
• Característica distintiva

Ejemplos:

• ✅ "Factura ES - Serie A - Con LOPD"
• ✅ "Invoice EN - Export"
• ✅ "Presupuesto - Mayorista"
• ❌ "Formato 1"
• ❌ "Nuevo formato"

Textos Legales Actualizados

Revise periódicamente:

• Cambios en normativa de protección de datos
• Actualizaciones de condiciones de venta
• Modificaciones en información de contacto
• Nuevos requisitos legales

Mantenga registro:

• Fecha de última actualización
• Versión del texto legal
• Quién aprobó los cambios

Pruebas Antes de Usar

Antes de activar un formato nuevo:

1. Créelo sin marcar "Aplicar automáticamente"
2. Genere un documento de prueba
3. Revise el PDF generado cuidadosamente
4. Verifique textos, logotipo y formato
5. Si todo es correcto, active la aplicación automática

Backup de Configuración

Documente sus formatos de impresión:

• Qué formato se usa para qué
• Textos completos de cada formato
• Lógica de aplicación por series
• Historial de cambios

Esto facilita:

• Recuperación en caso de error
• Replicación en otras instalaciones
• Auditorías y revisiones
• Formación de nuevos usuarios

❓ Preguntas Frecuentes

P: ¿Puedo tener diferentes logotipos para diferentes tipos de documento? R: Sí, cree un formato específico para cada tipo y asigne el logotipo correspondiente.

P: ¿El texto adicional tiene límite de caracteres? R: No hay límite estricto, pero textos muy largos pueden afectar al diseño del PDF.

P: ¿Puedo usar HTML en el texto adicional? R: Depende de la versión de HolaGest. Generalmente se recomienda texto plano.

P: ¿Los cambios en un formato afectan a documentos ya emitidos? R: No, los documentos ya generados mantienen el formato con el que se crearon.

P: ¿Puedo aplicar un formato manualmente a un documento específico? R: Los formatos se aplican automáticamente según configuración. Para casos especiales, modifique el formato temporalmente.

P: ¿Qué pasa si no tengo ningún formato configurado? R: HolaGest usa un formato predeterminado básico del sistema.

P: ¿Puedo tener formatos diferentes para diferentes empresas? R: Los formatos son globales, pero puede usar series diferentes por empresa y formatos específicos por serie.

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Recuerde: Los formatos de impresión son la cara visible de su empresa ante los clientes. Dedique tiempo a configurarlos correctamente para proyectar una imagen profesional.