Cómo crear fuentes en el CRM
📊 ¿Qué son las fuentes de captación?
Las fuentes le permiten identificar el origen de cada contacto: desde qué canal, campaña o medio llegó a su empresa. Esto es fundamental para medir el ROI (retorno de inversión) de sus acciones de marketing y tomar decisiones informadas sobre dónde invertir sus recursos.
🎯 Ejemplos de fuentes
- Campañas digitales: "Google Ads Enero 2025", "Facebook Ads Verano 2025"
- Eventos: "Feria Alimentaria Barcelona 2025", "Webinar Producto X"
- Canales orgánicos: "Web Orgánico", "Redes Sociales Orgánico"
- Referencias: "Recomendación Cliente", "Boca a boca"
- Medios tradicionales: "Anuncio Prensa Local", "Radio Comercial"
- Otros: "Llamada en frío", "Email marketing", "Visita comercial"
TIP
Ventaja clave: Al asociar cada contacto con su fuente de origen, podrá generar informes que muestren qué campañas generan más contactos, oportunidades y ventas cerradas.
🚀 Cómo crear una fuente
1️⃣ Acceder a la configuración de fuentes
Vaya a Menú Administrador > CRM y en el menú lateral izquierdo seleccione Fuentes.
Verá el listado completo de todas las fuentes creadas en el sistema.
2️⃣ Crear una nueva fuente
Haga clic en el botón verde "+" en la parte superior del listado.
3️⃣ Rellenar los datos de la fuente
Complete el formulario:
Campos disponibles:
Nombre (obligatorio): Nombre descriptivo de la fuente
- ✅ Bueno: "Google Ads - Campaña Producto X - Enero 2025"
- ❌ Malo: "Internet", "Publicidad"
Observaciones (opcional): Notas internas sobre la fuente
- Presupuesto invertido
- Fechas de la campaña
- Objetivos esperados
- Cualquier información relevante
4️⃣ Guardar la fuente
Haga clic en Guardar. La fuente quedará disponible para asignar a contactos.
🔗 Cómo asignar una fuente a un contacto
Una vez creadas las fuentes, puede asociarlas a los contactos:
1️⃣ Abrir la ficha del contacto
Vaya a Menú CRM > Contactos y abra el contacto al que desea asignar la fuente.
2️⃣ Seleccionar la fuente
En la ficha del contacto, en la parte inferior, encontrará el campo Fuente.
Haga clic en el desplegable y seleccione la fuente correspondiente.
3️⃣ Guardar el contacto
Haga clic en Guardar para vincular la fuente al contacto.
INFO
Importante: Asigne la fuente en el momento de crear el contacto para no perder esta información valiosa. Una vez asignada, podrá cambiarla en cualquier momento si fuera necesario.
📈 Análisis de fuentes
¿Cómo medir la efectividad de las fuentes?
Una vez que tenga contactos asignados a diferentes fuentes, podrá:
- Filtrar contactos por fuente en el listado de contactos
- Ver cuántos contactos provienen de cada fuente
- Analizar cuántas oportunidades se generaron desde cada fuente
- Medir cuántas ventas cerradas provienen de cada fuente
- Calcular el ROI comparando inversión vs. ingresos generados
💡 Ejemplo práctico
Campaña: "Google Ads Enero 2025"
- Inversión: 1.000€
- Contactos captados: 50
- Oportunidades creadas: 15
- Ventas cerradas: 5
- Ingresos generados: 10.000€
- ROI: 900% (10.000€ - 1.000€ = 9.000€ de beneficio)
Conclusión: La campaña es muy rentable y debe continuar o aumentar la inversión.
💡 Consejos y buenas prácticas
🎯 Sea específico con los nombres de las fuentes
Evite nombres genéricos como "Internet", "Publicidad" o "Redes Sociales".
Use nombres específicos que incluyan:
- Canal exacto (Google Ads, Facebook Ads, LinkedIn)
- Nombre de la campaña
- Mes/año
- Producto o servicio promocionado
Ejemplo: "Google Ads - Campaña Producto X - Enero 2025"
Esto le permitirá hacer análisis mucho más precisos.
📅 Cree fuentes por periodo temporal
Si ejecuta campañas continuas en el mismo canal, cree fuentes diferentes por periodo:
- "Google Ads Enero 2025"
- "Google Ads Febrero 2025"
- "Google Ads Marzo 2025"
Esto le permitirá comparar la efectividad mes a mes.
💰 Registre el presupuesto en las observaciones
Use el campo "Observaciones" para anotar:
- Presupuesto invertido
- Fechas de inicio y fin
- Objetivos de la campaña
- Responsable de la campaña
Esto facilitará el cálculo del ROI posteriormente.
🔄 No elimine fuentes antiguas
Aunque una campaña haya terminado, no elimine la fuente si ya tiene contactos asignados.
Si la elimina, perderá la información de origen de esos contactos. Es mejor mantenerla inactiva para conservar el historial.
📊 Revise periódicamente las fuentes
Cada mes o trimestre, analice:
- Qué fuentes generan más contactos
- Qué fuentes tienen mejor tasa de conversión a oportunidades
- Qué fuentes generan más ventas cerradas
- Qué fuentes tienen mejor ROI
Use esta información para optimizar su inversión en marketing.
🎨 Use convenciones de nomenclatura consistentes
Establezca un patrón para nombrar las fuentes y manténgalo:
Patrón sugerido: [Canal] - [Campaña] - [Periodo]
Ejemplos:
- Google Ads - Producto X - Enero 2025
- Facebook Ads - Promoción Verano - Julio 2025
- Feria - Alimentaria Barcelona - Marzo 2025
- Email - Newsletter Mensual - Febrero 2025
❓ Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar la fuente de un contacto después de crearlo?
Sí, puede cambiar la fuente en cualquier momento desde la ficha del contacto. Sin embargo, es recomendable asignar la fuente correcta desde el principio para mantener datos precisos.
¿Puedo asignar múltiples fuentes a un mismo contacto?
No, cada contacto solo puede tener una fuente asignada. La fuente debe ser el primer punto de contacto o el canal principal por el que llegó a su empresa.
¿Qué pasa si elimino una fuente que tiene contactos asignados?
El sistema le permitirá eliminarla, pero los contactos asociados perderán esa información. Es mejor no eliminar fuentes que ya tienen contactos asignados.
¿Puedo ver un informe de contactos por fuente?
Sí, en el listado de contactos (Menú CRM > Contactos) puede usar los filtros para seleccionar una fuente específica y ver todos los contactos que provienen de ella.
¿Las fuentes se heredan al convertir un contacto en cliente?
La información de la fuente se mantiene en el contacto original. Aunque el contacto se convierta en cliente, puede seguir consultando su fuente de origen desde el CRM.
¿Cuántas fuentes debería crear?
Depende de su estrategia de marketing. Si ejecuta muchas campañas diferentes, puede tener decenas de fuentes. Lo importante es que cada fuente represente un canal o campaña específica que desee medir.
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Última actualización: Febrero 2025