Cómo Hacer un Libro Diario Contable
El Libro Diario Contable es uno de los libros contables obligatorios que deben llevar todas las empresas. Registra cronológicamente todos los asientos contables realizados durante un periodo, mostrando cada operación con su fecha, concepto, cuentas afectadas e importes.
Este documento es fundamental para el cumplimiento legal, auditorías, legalización de libros oficiales y para tener un registro completo y ordenado de todas las operaciones contables de la empresa.
📑 Tabla de Contenidos
- ¿Qué es el Libro Diario Contable?
- Libro Diario vs Libro Mayor
- Para Qué Sirve
- Cómo Crear un Libro Diario
- Cómo Crear un Libro Mayor
- Estructura del Libro Diario
- Estructura del Libro Mayor
- Cómo Imprimir los Libros
- Legalización de Libros
- Casos de Uso Prácticos
- Preguntas Frecuentes
📊 ¿Qué es el Libro Diario Contable?
El Libro Diario es un registro cronológico de todas las operaciones contables de la empresa.
Características Principales
Orden cronológico:
- Los asientos se registran por fecha
- Desde el primero hasta el último del periodo
- Permite ver la secuencia temporal de operaciones
Registro completo:
- Incluye todos los asientos del periodo
- Cada asiento con su fecha, concepto, cuentas e importes
- Debe y Haber de cada cuenta
Obligatorio:
- Es uno de los libros contables obligatorios
- Debe legalizarse en el Registro Mercantil
- Debe conservarse durante al menos 6 años
Contenido de Cada Asiento
Cada asiento en el Libro Diario muestra:
Número de asiento: Identificador único (ej: 2024/0001)
Fecha: Fecha de la operación (ej: 15/03/2024)
Concepto: Descripción de la operación (ej: "Factura de compra FP2024/001")
Cuentas afectadas: Todas las cuentas que intervienen
Importes:
- Debe: Cargos en cada cuenta
- Haber: Abonos en cada cuenta
Total: Suma del Debe = Suma del Haber
🔄 Libro Diario vs Libro Mayor
| Aspecto | Libro Diario | Libro Mayor |
|---|---|---|
| Orden | Cronológico (por fecha) | Por cuenta contable |
| Agrupación | Por asiento | Por cuenta |
| Muestra | Todas las operaciones en orden temporal | Todos los movimientos de cada cuenta |
| Uso principal | Ver secuencia de operaciones | Ver evolución de una cuenta |
| Obligatorio | Sí | Sí |
| Legalización | Sí | Sí |
Ejemplo:
Libro Diario:
15/03/2024 - Asiento 2024/0001
Concepto: Factura de compra FP2024/001
600 Compras de mercaderías 1.000,00€ (Debe)
472 IVA soportado 210,00€ (Debe)
400 Proveedores 1.210,00€ (Haber)
16/03/2024 - Asiento 2024/0002
Concepto: Factura de venta FV2024/001
430 Clientes 1.210,00€ (Debe)
700 Ventas de mercaderías 1.000,00€ (Haber)
477 IVA repercutido 210,00€ (Haber)Libro Mayor (Cuenta 430 - Clientes):
Cuenta: 430 - Clientes
Fecha Asiento Concepto Debe Haber Saldo
16/03/2024 2024/0002 FV2024/001 1.210,00€ - 1.210,00€
20/03/2024 2024/0005 Cobro FV2024/001 - 1.210,00€ 0,00€🎯 Para Qué Sirve
El Libro Diario tiene múltiples utilidades:
1. Cumplimiento Legal
✅ Obligación mercantil: Libro contable obligatorio ✅ Legalización: Debe legalizarse en el Registro Mercantil ✅ Inspecciones: Puede ser solicitado por Hacienda o inspectores ✅ Auditorías: Documento principal para auditorías
2. Registro Completo
✅ Todas las operaciones: Registro cronológico completo ✅ Trazabilidad: Permite seguir cualquier operación ✅ Verificación: Comprobar que todo está registrado ✅ Histórico: Consultar operaciones pasadas
3. Análisis y Control
✅ Revisión de asientos: Ver todos los asientos del periodo ✅ Detección de errores: Identificar asientos incorrectos ✅ Conciliaciones: Verificar operaciones específicas ✅ Justificación: Documentar operaciones ante terceros
4. Base para Otros Informes
✅ Balance de Sumas y Saldos: Se construye a partir del Diario ✅ Libro Mayor: Se genera a partir del Diario ✅ Balances: Todos los balances parten de los asientos del Diario
🔧 Cómo Crear un Libro Diario
Método 1: Generación Automática (Recomendado)
Paso 1: Acceder al Menú
Menú Informes > Informes Contables > Diario Contable
Paso 2: Pulsar Generar
Pulse el botón "Generar"
Paso 3: Resultado
HolaGest creará automáticamente diarios contables para todos los ejercicios.
Paso 4: Seleccionar
- Localice el diario del ejercicio que desea ver
- Haga clic sobre él para abrirlo
- Pulse "Imprimir" para visualizarlo
Ventajas: ✅ Rápido y sencillo ✅ Crea diarios para todos los ejercicios ✅ Configuración estándar correcta
Método 2: Creación Manual
Paso 1: Acceder al Menú
Menú Informes > Informes Contables > Diario Contable
Paso 2: Pulsar Nuevo
Pulse el botón "Nuevo"
Paso 3: Configurar
Complete los campos del formulario:
Nombre: "Libro Diario 2024"
Desde: 01/01/2024 (inicio del periodo)
Hasta: 31/12/2024 (fin del periodo)
Canal: (Dejar vacío normalmente)
Paso 4: Guardar
Pulse "Guardar"
Paso 5: Imprimir
Pulse "Imprimir" para visualizar el libro diario
📖 Cómo Crear un Libro Mayor
El Libro Mayor muestra todos los movimientos de cada cuenta contable.
Método 1: Mayor de Todas las Cuentas
Paso 1: Acceder al Menú
Menú Informes > Informes Contables > Mayor Contable
Paso 2: Pulsar Generar
Pulse el botón "Generar" para crear mayores de todos los ejercicios
Paso 3: Seleccionar
- Localice el mayor del ejercicio que desea ver
- Pulse "Imprimir"
Método 2: Mayor de una Cuenta Específica
Paso 1: Acceder al Menú
Menú Informes > Informes Contables > Mayor Contable
Paso 2: Pulsar Nuevo
Pulse el botón "Nuevo"
Paso 3: Configurar
Nombre: "Mayor de Clientes 2024"
Desde: 01/01/2024
Hasta: 31/12/2024
Desde cuenta: 4300000000 (Clientes)
Hasta cuenta: 4399999999 (Clientes)
Paso 4: Guardar y Imprimir
Pulse "Guardar" y luego "Imprimir"
Resultado: Verá todos los movimientos de las cuentas de clientes.
📋 Estructura del Libro Diario
El Libro Diario se estructura de la siguiente forma:
Cabecera
Nombre de la empresa: Razón social
Ejercicio: Año del ejercicio contable
Periodo: Fechas desde/hasta
Fecha de generación: Cuándo se generó el informe
Cuerpo - Listado de Asientos
Para cada asiento:
Número de asiento: 2024/0001
Fecha: 15/03/2024
Concepto: Descripción de la operación
Detalle de cuentas:
| Cuenta | Descripción | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 600 | Compras de mercaderías | 1.000,00€ | - |
| 472 | IVA soportado | 210,00€ | - |
| 400 | Proveedores | - | 1.210,00€ |
| TOTAL | 1.210,00€ | 1.210,00€ |
Pie
Total general del Debe: Suma de todos los cargos del periodo
Total general del Haber: Suma de todos los abonos del periodo
Verificación: Total Debe = Total Haber
📊 Estructura del Libro Mayor
El Libro Mayor se estructura por cuenta contable:
Para Cada Cuenta
Código y nombre de la cuenta: 430 - Clientes
Saldo inicial: Saldo al inicio del periodo
Movimientos del periodo:
| Fecha | Asiento | Concepto | Debe | Haber | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|
| 01/01/2024 | - | Saldo inicial | - | - | 5.000,00€ |
| 16/03/2024 | 2024/0002 | FV2024/001 | 1.210,00€ | - | 6.210,00€ |
| 20/03/2024 | 2024/0005 | Cobro FV2024/001 | - | 1.210,00€ | 5.000,00€ |
| 25/03/2024 | 2024/0008 | FV2024/002 | 2.420,00€ | - | 7.420,00€ |
Totales:
- Suma del Debe: 3.630,00€
- Suma del Haber: 1.210,00€
- Saldo final: 7.420,00€
🖨️ Cómo Imprimir los Libros
Imprimir Libro Diario
Paso 1: Abra el Libro Diario desde la lista
Paso 2: Pulse "Imprimir"
Paso 3: Seleccione formato:
- PDF: Para legalización, archivo, presentación
- Excel: Para análisis, búsquedas
- CSV: Para importación en otras aplicaciones
Imprimir Libro Mayor
Paso 1: Abra el Libro Mayor desde la lista
Paso 2: Pulse "Imprimir"
Paso 3: Seleccione formato (PDF, Excel, CSV)
Opciones de Impresión
Libro Diario completo:
- Incluye todos los asientos del periodo
- Puede ser muy extenso (cientos de páginas)
Libro Diario resumido:
- Solo totales por asiento
- Más compacto
Libro Mayor completo:
- Todas las cuentas con movimientos
- Muy extenso
Libro Mayor de cuentas específicas:
- Solo las cuentas seleccionadas
- Más manejable
📜 Legalización de Libros
La legalización de libros contables es una obligación legal en muchos países.
¿Qué Libros Deben Legalizarse?
Obligatorios:
- Libro Diario
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Opcionalmente:
- Libro Mayor
- Otros libros auxiliares
Proceso de Legalización (España)
Paso 1: Generar los Libros
- Genere el Libro Diario del ejercicio completo
- Genere el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Paso 2: Exportar a PDF
- Exporte cada libro a PDF
- Asegúrese de que incluye todo el ejercicio
Paso 3: Presentación Telemática
- Acceda a la web del Registro Mercantil
- Suba los archivos PDF
- Pague las tasas correspondientes
- Obtenga el certificado de legalización
Plazo: Normalmente 4 meses desde el cierre del ejercicio
Requisitos del PDF
Formato:
- PDF/A (archivo de larga duración)
- Firmado digitalmente (opcional pero recomendado)
Contenido:
- Todos los asientos del ejercicio
- Desde el asiento de apertura hasta el de cierre
- Numeración correlativa
Información:
- Nombre de la empresa
- NIF
- Ejercicio
- Número de páginas
💼 Casos de Uso Prácticos
Caso 1: Legalización Anual de Libros
Objetivo: Legalizar los libros contables del ejercicio
Proceso:
- Cierre del ejercicio: Haga el cierre contable
- Genere Libro Diario: Del 01/01/2024 al 31/12/2024
- Genere Libro de Inventarios: Con Balance y Cuentas Anuales
- Exporte a PDF: Ambos libros
- Presente telemáticamente: En el Registro Mercantil
- Archive certificado: Guarde el certificado de legalización
Caso 2: Revisión de Asientos de un Mes
Objetivo: Revisar todos los asientos de marzo
Proceso:
- Genere Libro Diario: Del 01/03/2024 al 31/03/2024
- Exporte a Excel: Para facilitar búsquedas
- Revise asiento por asiento:
- Verifique conceptos
- Compruebe importes
- Identifique errores
- Corrija errores: Modifique asientos incorrectos
- Regenere: Vuelva a generar el libro para verificar
Caso 3: Análisis de Movimientos de una Cuenta
Objetivo: Ver todos los movimientos de la cuenta de bancos
Proceso:
- Genere Libro Mayor: De la cuenta 572 (Bancos)
- Periodo: Del 01/01/2024 al 31/12/2024
- Exporte a Excel
- Analice:
- Todos los ingresos en banco
- Todos los pagos desde banco
- Saldo final
- Concilie: Compare con extractos bancarios
Caso 4: Auditoría Interna
Objetivo: Preparar documentación para auditoría
Proceso:
- Genere Libro Diario completo: Del ejercicio
- Genere Libro Mayor completo: Del ejercicio
- Genere Balance de Sumas y Saldos
- Exporte todo a PDF
- Prepare carpeta con toda la documentación
- Entregue a auditores
Caso 5: Búsqueda de un Asiento Específico
Objetivo: Encontrar un asiento concreto
Proceso:
- Genere Libro Diario: Del periodo aproximado
- Exporte a Excel
- Use la función de búsqueda de Excel:
- Busque por concepto
- Busque por importe
- Busque por cuenta
- Localice el asiento
- Anote el número de asiento para modificarlo si es necesario
❓ Preguntas Frecuentes
❔ ¿Qué diferencia hay entre el Libro Diario y el Libro Mayor?
Libro Diario:
- Orden cronológico (por fecha)
- Muestra todos los asientos en orden temporal
- Útil para ver la secuencia de operaciones
Libro Mayor:
- Orden por cuenta contable
- Muestra todos los movimientos de cada cuenta
- Útil para ver la evolución de una cuenta específica
❔ ¿Es obligatorio legalizar los libros contables?
Sí, en la mayoría de países es obligatorio legalizar:
- Libro Diario
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Plazo: Normalmente 4 meses desde el cierre del ejercicio
Sanción: No legalizar puede conllevar sanciones administrativas
❔ ¿Puedo generar el Libro Diario de un periodo específico?
Sí, puede generar el Libro Diario de cualquier periodo:
- Mensual: 01/03/2024 a 31/03/2024
- Trimestral: 01/01/2024 a 31/03/2024
- Anual: 01/01/2024 a 31/12/2024
- Personalizado: Cualquier rango de fechas
❔ ¿Cómo puedo buscar un asiento específico en el Libro Diario?
Método 1: Exportar a Excel
- Genere el Libro Diario
- Exporte a Excel
- Use Ctrl+F para buscar
- Busque por concepto, importe o cuenta
Método 2: Desde Contabilidad
- Vaya a Menú Contabilidad > Asientos
- Use los filtros para buscar
- Localice el asiento
❔ ¿El Libro Diario incluye el asiento de apertura y cierre?
Sí, el Libro Diario incluye:
- Asiento de apertura (primer asiento del ejercicio)
- Todos los asientos del ejercicio
- Asiento de regularización (si se ha hecho)
- Asiento de cierre (si se ha hecho)
❔ ¿Puedo generar el Libro Mayor de una sola cuenta?
Sí, puede generar el Libro Mayor de cuentas específicas:
- Cree un nuevo Mayor
- En "Desde cuenta" y "Hasta cuenta", ponga la misma cuenta
- Ejemplo: Desde 5720000000 Hasta 5720000000
- Generará solo el mayor de esa cuenta
❔ ¿Qué formato debo usar para legalizar?
Para legalización:
- Formato: PDF
- Preferiblemente PDF/A (archivo de larga duración)
- Firmado digitalmente (recomendado)
Para análisis interno:
- Excel (permite búsquedas y análisis)
- CSV (para importar en otras aplicaciones)
❔ ¿Cuánto tiempo debo conservar los libros contables?
Obligación legal: Mínimo 6 años desde el último asiento
Recomendación: Conservar indefinidamente en formato digital
Formato:
- PDF para archivo oficial
- Backup de la base de datos de HolaGest
❔ ¿Puedo modificar un asiento después de generar el Libro Diario?
Sí, puede modificar asientos en cualquier momento:
- Vaya a Menú Contabilidad > Asientos
- Localice el asiento
- Modifíquelo
- Guarde los cambios
- Regenere el Libro Diario para ver los cambios
Importante: Si ya ha legalizado el libro, consulte con su asesor antes de modificar asientos.
❔ ¿El Libro Diario muestra los saldos de las cuentas?
No, el Libro Diario muestra:
- Cada asiento con sus cuentas e importes
- Debe y Haber de cada cuenta en cada asiento
- Total del asiento (Debe = Haber)
Para ver saldos, use:
- Libro Mayor (muestra saldo acumulado)
- Balance de Sumas y Saldos (muestra saldos finales)
❔ ¿Puedo generar el Libro Diario de ejercicios anteriores?
Sí, puede generar el Libro Diario de cualquier ejercicio:
- Seleccione las fechas del ejercicio anterior
- Genere el libro normalmente
- Los datos históricos se conservan indefinidamente
❔ ¿Qué hago si el Libro Diario es muy extenso?
Si el Libro Diario tiene muchas páginas:
Opción 1: Generar por periodos
- Genere un libro por trimestre o mes
- Más manejable para revisión
Opción 2: Exportar a Excel
- Permite búsquedas rápidas
- Filtros por cuenta, concepto, importe
Opción 3: Libro Diario resumido
- Solo totales por asiento
- Menos detalle pero más compacto
Para legalización: Debe incluir el ejercicio completo, aunque sea extenso.
Última actualización: Marzo 2024 Versión: HolaGest Core 2025
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Soporte técnico:
Si tiene problemas con el Libro Diario o Mayor, contacte con soporte proporcionando:
- Periodo del libro
- Tipo de libro (Diario o Mayor)
- Problema específico