Control de Asistencia
Descripción General
El Control de Asistencia es el módulo central para gestionar los marcajes de entrada y salida de los empleados. Este sistema permite registrar, consultar, editar y analizar la asistencia del personal, facilitando el cálculo de horas trabajadas, horas extras, retardos y ausencias.
El módulo soporta múltiples métodos de registro: marcajes manuales, importación desde dispositivos biométricos, y justificaciones de ausencias, ofreciendo flexibilidad y precisión en el control de asistencia.
🎯 Objetivos del Módulo
El Control de Asistencia permite:
- Registrar marcajes: Capturar entradas y salidas de empleados
- Importar desde dispositivos: Integrar con relojes checadores biométricos
- Justificar ausencias: Documentar ausencias con motivos válidos
- Calcular horas: Determinar horas trabajadas, extras y retardos
- Cerrar periodos: Liquidar horas extras y generar reportes
- Gestionar dispositivos: Administrar relojes checadores y sistemas biométricos
- Generar reportes: Analizar patrones de asistencia y productividad
📍 Acceso al Módulo
Ubicación en el Sistema
Para acceder al Control de Asistencia:
- Vaya al menú RR.HH.
- Seleccione Control de Asistencia o Asistencias
Ruta de acceso: Menú → RR.HH. → Control de Asistencia
Pantalla Principal
La pantalla de Control de Asistencia muestra:
- Lista de marcajes: Todos los registros de asistencia
- Filtros: Por fecha, empleado, departamento, tipo de marcaje
- Botones de acción: Añadir, Importar, Justificar, Cierres, Dispositivos
- Resumen: Estadísticas del periodo seleccionado
📝 Tipos de Marcajes
Clasificación por Origen
Los marcajes se clasifican según su método de registro:
1. Marcajes Manuales
Descripción: Registros capturados manualmente por RR.HH. o supervisores.
Características:
- Etiquetados como "Manual"
- Requieren justificación
- Pueden ser editados o eliminados
- Útiles para correcciones o situaciones especiales
Cuándo Usar:
- Empleado olvidó marcar
- Falla del dispositivo biométrico
- Empleado en trabajo remoto
- Corrección de errores
2. Marcajes Externos (Importados)
Descripción: Registros importados desde dispositivos biométricos o sistemas externos.
Características:
- Etiquetados como "Externo"
- Provienen de archivo CSV
- Mayor confiabilidad (no manipulables por empleado)
- Sincronización automática o manual
Cuándo Usar:
- Integración con relojes checadores
- Importación desde sistemas de terceros
- Carga masiva de marcajes
3. Marcajes del Panel del Empleado
Descripción: Registros realizados por el empleado desde su panel personal.
Características:
- Etiquetados como "Panel" o "Empleado"
- Pueden requerir autorización
- Útiles para personal remoto
- Pueden incluir geolocalización
Cuándo Usar:
- Empleados con acceso al sistema
- Personal en trabajo remoto
- Complemento a dispositivos biométricos
4. Marcajes Justificados
Descripción: Registros de ausencias con motivo válido.
Características:
- Etiquetados como "Justificado"
- Asociados a un motivo de ausencia
- No generan falta injustificada
- Pueden afectar o no la nómina según el motivo
Cuándo Usar:
- Vacaciones
- Permisos
- Incapacidades médicas
- Días festivos trabajados
➕ Añadir Marcajes Manualmente
Proceso de Registro Manual
Para agregar un marcaje manual:
- En la pantalla de Control de Asistencia, haga clic en el botón + (botón verde con icono '+', lado izquierdo)
- Se abre el formulario de marcaje manual
- Complete los datos:
- Empleado: Seleccione el empleado
- Fecha: Día del marcaje
- Hora: Hora exacta del marcaje
- Tipo: Entrada o Salida
- Observaciones: Motivo del marcaje manual (opcional)
- Haga clic en Guardar
Ejemplo:
Empleado: Juan Pérez García
Fecha: 15/03/2024
Hora: 09:00
Tipo: Entrada
Observaciones: Empleado olvidó marcar, confirmado por supervisorTipos de Marcaje
Al registrar manualmente, puede especificar:
- Entrada: Inicio de jornada laboral
- Salida: Fin de jornada laboral
- Salida a Comer: Inicio de periodo de comida
- Regreso de Comer: Fin de periodo de comida
- Entrada Extra: Inicio de tiempo extra
- Salida Extra: Fin de tiempo extra
Validaciones
El sistema valida:
- Secuencia lógica: No permite dos entradas seguidas sin salida
- Horario razonable: Alerta si el marcaje está muy fuera del horario
- Duplicados: Previene marcajes duplicados en la misma hora
- Turno asignado: Verifica que el empleado tenga turno configurado
📥 Importar Marcajes desde CSV
Descripción
La importación desde CSV permite cargar marcajes masivamente desde dispositivos biométricos o sistemas externos.
Proceso de Importación
- Prepare el archivo CSV con el formato correcto
- En Control de Asistencia, haga clic en el botón Importar (botón amarillo con icono de archivo y flecha)
- Se abre una ventana de selección de archivo
- Seleccione el archivo CSV
- El sistema valida el formato
- Revise la vista previa de los marcajes a importar
- Confirme la importación
- Los marcajes se registran con etiqueta "Externo"
Formato del Archivo CSV
Especificaciones Técnicas
- Formato: CSV (Comma-Separated Values)
- Separador: Punto y coma (😉
- Codificación: UTF-8 (recomendado)
- Primera fila: Nombres de campos (encabezado)
Campos Disponibles
El archivo debe incluir los siguientes campos (pueden estar en cualquier orden):
1. idemployee (Identificador del Empleado)
Descripción: Código o número de empleado en HolaGest.
Formato: Número entero
Obligatorio: Sí, si no se proporciona credentialid
Ejemplo: 1, 25, 150
2. credentialid (Número de Credencial)
Descripción: Número de credencial del empleado en el dispositivo biométrico.
Formato: Número entero o alfanumérico
Obligatorio: Sí, si no se proporciona idemployee
Ejemplo: 12345, EMP001
Nota: Este código es el que el dispositivo biométrico asigna al empleado al registrar su huella o tarjeta.
3. checkdate (Fecha del Marcaje)
Descripción: Fecha en que se realizó el marcaje.
Formato: dd-mm-yyyy (día-mes-año)
Obligatorio: Sí
Ejemplos:
15-03-202401-01-202431-12-2024
4. checktime (Hora del Marcaje)
Descripción: Hora exacta del marcaje.
Formato: hh:mm:ss (hora:minuto:segundo)
Obligatorio: Sí
Ejemplos:
09:00:00(9:00 AM)14:30:00(2:30 PM)18:45:30(6:45:30 PM)
5. kind (Tipo de Marcaje)
Descripción: Indica si es entrada o salida.
Formato: Número entero
Obligatorio: Sí
Valores:
1= Entrada2= Salida
6. note (Observaciones)
Descripción: Notas o comentarios adicionales.
Formato: Texto (máximo 100 caracteres)
Obligatorio: No (opcional)
Ejemplo: Entrada por puerta trasera, Marcaje verificado
Ejemplo de Archivo CSV
Archivo: marcajes.csv
idemployee;credentialid;checkdate;checktime;kind;note
1;12345;15-03-2024;09:00:00;1;Entrada normal
1;12345;15-03-2024;14:00:00;2;Salida a comer
1;12345;15-03-2024;15:00:00;1;Regreso de comer
1;12345;15-03-2024;18:00:00;2;Salida normal
2;12346;15-03-2024;09:15:00;1;Entrada con retardo
2;12346;15-03-2024;18:30:00;2;SalidaInterpretación:
Empleado 1 (credencial 12345):
- 09:00 - Entrada
- 14:00 - Salida a comer
- 15:00 - Regreso de comer
- 18:00 - Salida
Total: 8 horas trabajadas (9-14 = 5h, 15-18 = 3h)
Empleado 2 (credencial 12346):
- 09:15 - Entrada (retardo de 15 min si horario es 09:00)
- 18:30 - Salida
Total: 9 horas 15 minutos trabajadasEjemplo con Solo credentialid
Si el dispositivo solo proporciona el número de credencial:
credentialid;checkdate;checktime;kind
12345;15-03-2024;09:00:00;1
12345;15-03-2024;18:00:00;2
12346;15-03-2024;09:15:00;1
12346;15-03-2024;18:30:00;2Nota: El sistema buscará el empleado por su número de credencial configurado en la ficha del empleado.
Validaciones de Importación
El sistema valida:
- Formato del archivo: Verifica que sea CSV con separador correcto
- Campos obligatorios: Asegura que estén presentes
- Formato de fechas y horas: Valida el formato correcto
- Empleado existente: Verifica que el empleado exista en el sistema
- Duplicados: Previene importar marcajes ya existentes
- Secuencia lógica: Alerta sobre secuencias anormales
Errores Comunes y Soluciones
Error: "Formato de archivo incorrecto"
Causa: Separador incorrecto o archivo no es CSV
Solución:
- Verifique que el separador sea punto y coma (😉
- Guarde el archivo como CSV desde Excel o editor de texto
- Verifique la codificación (UTF-8)
Error: "Empleado no encontrado"
Causa: El idemployee o credentialid no existe en el sistema
Solución:
- Verifique que el número de empleado sea correcto
- Verifique que el número de credencial esté configurado en la ficha del empleado
- Actualice los números de credencial si es necesario
Error: "Formato de fecha incorrecto"
Causa: Fecha no está en formato dd-mm-yyyy
Solución:
- Cambie el formato a dd-mm-yyyy
- Ejemplo correcto: 15-03-2024
- Ejemplo incorrecto: 2024-03-15, 03/15/2024
Error: "Marcaje duplicado"
Causa: Ya existe un marcaje en esa fecha y hora
Solución:
- Verifique si el marcaje ya fue importado
- Elimine duplicados del archivo CSV
- O permita sobrescribir (si el sistema lo permite)
✅ Marcajes Justificados
Descripción
Los marcajes justificados representan periodos en los que el empleado no trabajó, pero su ausencia está justificada por un motivo válido (vacaciones, permiso, incapacidad, etc.).
Diferencia con Marcajes Normales
Marcaje Normal:
Empleado marca entrada y salida
→ Sistema calcula horas trabajadas
→ Se paga según horas trabajadasMarcaje Justificado:
Empleado no marca (ausente)
→ Se registra motivo de ausencia
→ Se paga según el tipo de ausencia (con o sin goce de sueldo)
→ No se considera falta injustificadaCrear un Marcaje Justificado
Proceso:
- En Control de Asistencia, haga clic en el botón Justificado
- Se abre el formulario de marcaje justificado
- Complete los datos:
- Empleado: Seleccione el empleado
- Motivo de Ausencia: Seleccione el motivo (Vacaciones, Permiso, Incapacidad, etc.)
- Descripción: Detalles adicionales (opcional)
- Fecha: Día de la ausencia
- Hora de Inicio: Inicio del periodo justificado
- Hora de Fin: Fin del periodo justificado
- Haga clic en Aceptar
Ejemplo:
Empleado: Juan Pérez García
Motivo de Ausencia: Vacaciones
Descripción: Vacaciones programadas, aprobadas por supervisor
Fecha: 15/03/2024
Hora de Inicio: 09:00
Hora de Fin: 18:00Motivos de Ausencia
Los motivos disponibles se configuran en Datos Básicos → Motivos de Ausencias.
Motivos Comunes:
- Vacaciones: Con goce de sueldo
- Permiso Personal: Puede ser con o sin goce de sueldo
- Incapacidad Médica: Con goce de sueldo (parcial o total)
- Permiso por Maternidad/Paternidad: Con goce de sueldo
- Permiso por Defunción: Con goce de sueldo
- Día Económico: Con goce de sueldo
- Suspensión Disciplinaria: Sin goce de sueldo
- Falta Injustificada: Sin goce de sueldo
Efecto en Nómina
Según el motivo de ausencia:
Con Goce de Sueldo:
Motivo: Vacaciones
Efecto: Se paga el día completo
Descuento en nómina: NingunoSin Goce de Sueldo:
Motivo: Falta Injustificada
Efecto: No se paga el día
Descuento en nómina: 1 día de salarioParcial:
Motivo: Incapacidad Médica (según legislación)
Efecto: Se paga porcentaje (ej: 60% empresa, 40% seguridad social)
Descuento en nómina: 40% del díaJustificar Periodo Completo
Para justificar un día completo:
Fecha: 15/03/2024
Hora de Inicio: 09:00 (inicio de jornada)
Hora de Fin: 18:00 (fin de jornada)
Resultado: Día completo justificadoJustificar Periodo Parcial
Para justificar solo parte del día:
Fecha: 15/03/2024
Hora de Inicio: 14:00
Hora de Fin: 16:00
Resultado: 2 horas justificadas (ej: permiso médico)🔒 Cierres de Periodo
Descripción
La opción Cierres permite gestionar la liquidación de horas extras realizadas por los empleados dentro de un periodo determinado.
Propósito
- Liquidar horas extras: Determinar cómo se compensarán las horas adicionales
- Generar reportes: Documentar horas extras del periodo
- Integrar con nómina: Aplicar pagos o compensaciones
- Cerrar periodo: Finalizar el cálculo de asistencia del periodo
Tipos de Compensación
Las horas extras pueden compensarse de tres formas:
1. Sin Compensación
Descripción: Las horas extras no se pagan ni se compensan.
Cuándo Usar:
- Empleados exentos de pago de horas extras
- Personal de confianza o directivo
- Acuerdo previo con el empleado
Ejemplo:
Empleado: Gerente de Ventas
Horas extras: 10 horas
Compensación: Ninguna
Motivo: Personal de confianza, no aplica pago de horas extras2. Compensación Monetaria
Descripción: Las horas extras se pagan en efectivo en la nómina.
Cuándo Usar:
- Empleados por hora
- Personal operativo
- Según política de la empresa
Cálculo:
Horas extras: 10 horas
Salario por hora: $50.00
Factor de horas extras: 2.0 (dobles)
Pago de horas extras:
10 horas × $50.00 × 2.0 = $1,000.00
Resultado en nómina:
Percepción: Horas Extras - $1,000.003. Compensación con Días de Vacaciones
Descripción: Las horas extras se compensan con días de descanso.
Cuándo Usar:
- Política de balance vida-trabajo
- Acuerdo con el empleado
- Reducir costos de nómina
Cálculo:
Horas extras: 16 horas
Jornada diaria: 8 horas
Días de compensación:
16 horas ÷ 8 horas/día = 2 días
Resultado:
Se agregan 2 días al saldo de vacaciones del empleado
Empleado puede tomar 2 días libresCrear un Cierre
Proceso:
- En Control de Asistencia, haga clic en Cierres
- Haga clic en Nuevo Cierre
- Complete los datos:
- Empleado: Seleccione el empleado
- Periodo: Fecha de inicio y fin del periodo a cerrar
- Tipo de Compensación: Sin compensación, Monetaria, o Días de vacaciones
- El sistema calcula automáticamente:
- Total de horas extras del periodo
- Monto a pagar (si es monetaria)
- Días a compensar (si es con vacaciones)
- Revise el resumen
- Haga clic en Guardar
Ejemplo:
Cierre de Periodo - Marzo 2024
Empleado: Juan Pérez García
Periodo: 01/03/2024 - 31/03/2024
Resumen de Asistencia:
- Días trabajados: 22 días
- Horas teóricas: 176 horas (22 días × 8 horas)
- Horas trabajadas: 186 horas
- Horas extras: 10 horas
Compensación seleccionada: Monetaria
Salario por hora: $50.00
Factor: 2.0 (dobles)
Pago de horas extras: $1,000.00
Resultado:
✅ Cierre registrado
✅ Se agregará $1,000.00 a la nómina de marzo
✅ Periodo cerrado, no se pueden modificar marcajesEfectos del Cierre
Al cerrar un periodo:
- Se calcula el total de horas extras
- Se aplica la compensación (pago o días)
- Se genera un registro en el historial del empleado
- Se bloquean modificaciones de marcajes del periodo (opcional)
- Se integra con nómina (si es compensación monetaria)
Reabrir un Cierre
Si necesita modificar un cierre:
- Localice el cierre en la lista
- Haga clic en Reabrir o Eliminar
- Confirme la acción
- El periodo queda disponible para modificaciones
- Puede crear un nuevo cierre con datos corregidos
🖥️ Gestión de Dispositivos Biométricos
Descripción
La opción Dispositivos permite administrar los dispositivos biométricos utilizados para el registro de marcajes.
Funcionalidades
1. Alta de Dispositivos
Proceso:
- Haga clic en Dispositivos
- Haga clic en Nuevo Dispositivo
- Complete los datos:
- Nombre: Identificación del dispositivo (ej: "Reloj Entrada Principal")
- Tipo: Modelo o marca (ej: "ZKTeco K40")
- Dirección IP: IP del dispositivo en la red
- Puerto: Puerto de comunicación (típicamente 4370)
- Ubicación: Dónde está instalado
- Activo: Si está en uso
- Haga clic en Guardar
Ejemplo:
Nombre: Reloj Checador Entrada Principal
Tipo: ZKTeco K40
Dirección IP: 192.168.1.100
Puerto: 4370
Ubicación: Recepción - Planta Baja
Activo: Sí2. Modificación de Dispositivos
Proceso:
- Localice el dispositivo en la lista
- Haga clic en Editar
- Modifique los datos necesarios
- Haga clic en Guardar
Cuándo Modificar:
- Cambio de ubicación del dispositivo
- Cambio de IP por reconfiguración de red
- Actualización de modelo o firmware
- Desactivar dispositivo temporalmente
3. Eliminación de Dispositivos
Proceso:
- Localice el dispositivo en la lista
- Haga clic en Eliminar
- Confirme la eliminación
Advertencia: Solo elimine dispositivos que ya no se utilizarán. Los marcajes históricos se conservan.
Sincronización de Marcajes
Los marcajes de dispositivos biométricos pueden sincronizarse:
Sincronización Automática:
Configuración:
- Intervalo: Cada 5 minutos
- Proceso: El sistema se conecta al dispositivo
- Descarga: Obtiene nuevos marcajes
- Registro: Los guarda en la base de datos
- Etiqueta: "Externo"Sincronización Manual:
Proceso:
1. Clic en "Sincronizar" en el dispositivo
2. Sistema se conecta y descarga marcajes
3. Muestra vista previa de marcajes nuevos
4. Confirmar importación
5. Marcajes registradosConfiguración de Empleados en Dispositivos
Para que un empleado pueda marcar en un dispositivo biométrico:
- Registrar huella/rostro en el dispositivo físicamente
- Asignar número de credencial en el dispositivo
- Configurar credencial en HolaGest:
- Abrir ficha del empleado
- Campo "Número de Credencial" o "ID Biométrico"
- Ingresar el número asignado en el dispositivo
- Guardar
Ejemplo:
Empleado: Juan Pérez García
Proceso en dispositivo biométrico:
1. Registrar huella digital
2. Dispositivo asigna ID: 12345
Proceso en HolaGest:
1. Abrir ficha de Juan Pérez
2. Campo "Número de Credencial": 12345
3. Guardar
Resultado:
Cuando Juan marque en el dispositivo con ID 12345,
el sistema lo identificará como Juan Pérez García📊 Consulta y Edición de Marcajes
Filtros Disponibles
Para facilitar la búsqueda de marcajes:
Filtro por Fecha:
- Día específico
- Rango de fechas
- Semana actual
- Mes actual
- Periodo personalizadoFiltro por Empleado:
- Empleado específico
- Departamento
- Todos los empleadosFiltro por Tipo:
- Solo entradas
- Solo salidas
- Marcajes manuales
- Marcajes externos
- Marcajes justificadosEditar un Marcaje
Proceso:
- Localice el marcaje en la lista
- Haga clic en Editar (icono de lápiz)
- Modifique los datos necesarios:
- Fecha
- Hora
- Tipo (Entrada/Salida)
- Observaciones
- Haga clic en Guardar
Cuándo Editar:
- Corregir hora incorrecta
- Cambiar tipo de marcaje
- Agregar observaciones
- Corregir errores de importación
Precaución: Documente siempre el motivo de la edición en las observaciones.
Eliminar un Marcaje
Proceso:
- Localice el marcaje en la lista
- Haga clic en Eliminar (icono de papelera)
- Confirme la eliminación
Cuándo Eliminar:
- Marcaje duplicado
- Marcaje erróneo
- Marcaje de prueba
Advertencia: La eliminación es permanente. Considere editar en lugar de eliminar para mantener el historial.
📈 Reportes de Asistencia
Reportes Disponibles
Reporte de Asistencia Diaria
Fecha: 15/03/2024
Empleados presentes: 45 de 50 (90%)
Retardos: 5 empleados
Faltas: 3 empleados
Ausencias justificadas: 2 empleados
Detalle:
Juan Pérez - Entrada: 09:00 - Salida: 18:00 - 8h trabajadas ✅
María López - Entrada: 09:15 - Salida: 18:15 - 8h trabajadas ⚠️ Retardo
Pedro García - Sin marcajes - Falta injustificada ❌
...Reporte de Horas Extras
Periodo: Marzo 2024
Total horas extras: 150 horas
Empleados con horas extras: 20 de 50 (40%)
Top 5 empleados:
1. Juan Pérez - 25 horas extras
2. María López - 20 horas extras
3. Pedro García - 18 horas extras
4. Ana Rodríguez - 15 horas extras
5. Luis Martínez - 12 horas extrasReporte de Retardos y Faltas
Periodo: Marzo 2024
Retardos: 45 incidencias
Faltas injustificadas: 8 incidencias
Por empleado:
Juan Pérez - 3 retardos, 0 faltas
María López - 1 retardo, 0 faltas
Pedro García - 5 retardos, 2 faltas ⚠️
...💡 Mejores Prácticas
Recomendaciones Generales
- Sincronice dispositivos regularmente: Evite pérdida de marcajes
- Revise marcajes diariamente: Detecte y corrija errores rápidamente
- Documente modificaciones: Siempre agregue observaciones al editar
- Cierre periodos oportunamente: No acumule cierres pendientes
- Capacite a empleados: Enseñe cómo marcar correctamente
- Mantenga dispositivos: Limpie sensores, actualice firmware
- Respalde datos: Exporte marcajes periódicamente
- Audite regularmente: Revise patrones anormales de asistencia
Prevención de Problemas
Evitar Marcajes Duplicados:
- Configure validación de duplicados en importación
- Revise antes de importar CSV
- Sincronice dispositivos en horarios específicosEvitar Pérdida de Marcajes:
- Sincronización automática frecuente
- Respaldo de datos de dispositivos
- Múltiples dispositivos en ubicaciones críticasEvitar Fraudes:
- Use dispositivos biométricos (huella, rostro)
- Geolocalización en marcajes móviles
- Supervisión de marcajes manuales
- Auditoría de patrones sospechosos🆘 Solución de Problemas
Problemas Comunes
Problema 1: No se importan marcajes del CSV
Causa: Formato incorrecto del archivo
Solución:
- Verifique el separador (debe ser punto y coma 😉
- Verifique el formato de fechas (dd-mm-yyyy)
- Verifique el formato de horas (hh:mm:ss)
- Asegúrese de que la primera fila tenga los nombres de campos
Problema 2: Dispositivo biométrico no sincroniza
Causa: Problemas de red o configuración
Solución:
- Verifique que el dispositivo esté encendido
- Verifique la conexión de red (ping a la IP)
- Verifique que la IP y puerto sean correctos
- Verifique que el dispositivo esté configurado como "Activo"
- Revise el firewall (puede estar bloqueando el puerto)
Problema 3: Empleado no aparece al importar
Causa: Número de credencial no configurado
Solución:
- Abra la ficha del empleado
- Configure el campo "Número de Credencial"
- Use el mismo número que tiene en el dispositivo
- Guarde y vuelva a importar
📚 Guías Relacionadas
Para más información sobre temas relacionados:
- Dispositivos Biométricos - Configuración detallada de dispositivos
- Cierres de Periodos y Horas Extras - Gestión de cierres
- Mi Primer Empleado - Configuración de empleados
- Panel del Empleado - Cómo los empleados marcan asistencia
- Configuración por Defecto - Parámetros de asistencia
📞 Soporte
Si necesita ayuda con el Control de Asistencia:
- Correo: soporte@holagest.com
- Teléfono: +52 (55) 1234-5678
- Chat: Disponible en el sistema
- Documentación: https://docs.holagest.com
Última actualización: 2024 Versión del documento: 2.0 Módulo: RR.HH. - Control de Asistencia