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Apariencia

Mi Primer Empleado ​

Descripción General ​

Esta guía le acompañará paso a paso en el proceso de dar de alta su primer empleado en HolaGest. Aprenderá a crear el registro del empleado, configurar sus datos personales y laborales, asignar horarios, definir salario y gestionar toda la información necesaria para una administración completa del personal.

El proceso de alta de empleados es fundamental para el correcto funcionamiento del módulo de RR.HH., ya que toda la gestión posterior (asistencia, nómina, vacaciones, documentos) depende de que la información del empleado esté correctamente registrada.

🎯 Objetivos de Esta Guía ​

Al completar esta guía, usted podrá:

  • Crear un nuevo empleado con todos sus datos personales y laborales
  • Configurar información de contacto y direcciones
  • Asignar contratos laborales y definir tipo de relación laboral
  • Establecer horarios de trabajo y turnos laborales
  • Definir estructura salarial con conceptos de percepción y deducción
  • Gestionar información adicional como vacaciones, cursos, documentos
  • Vincular el empleado con un usuario del sistema (si es necesario)

📋 Requisitos Previos ​

Antes de dar de alta su primer empleado, asegúrese de haber configurado:

Datos Básicos Requeridos ​

✅ Departamentos: Al menos un departamento donde asignar al empleado ✅ Tipos de Contrato: Al menos un tipo de contrato (Indefinido, Temporal, etc.) ✅ Conceptos Salariales: Conceptos básicos de nómina (Sueldo, ISR, IMSS, etc.) ✅ Puestos de Trabajo: Catálogo de puestos disponibles (opcional pero recomendado)

Recomendación: Si aún no ha configurado estos datos básicos, consulte primero la guía Los Datos Básicos.

📍 Acceso al Módulo de Empleados ​

Ubicación en el Sistema ​

Para acceder a la gestión de empleados:

  1. Inicie sesión en HolaGest con credenciales de administrador o RR.HH.
  2. En el menú principal, seleccione RR.HH.
  3. Haga clic en Empleados

Ruta de acceso: Menú → RR.HH. → Empleados

Pantalla de Empleados ​

Al acceder, verá una pantalla con varias pestañas:

  • Lista de Empleados: Vista principal con todos los empleados registrados
  • Otras pestañas: Funciones adicionales según configuración

🔍 Lista de Empleados ​

Descripción ​

La Lista de Empleados muestra todos los empleados registrados en el sistema, con opciones de búsqueda, filtrado y acciones rápidas.

Filtros Disponibles ​

Filtro por Estado ​

Por defecto, la lista muestra solo empleados activos. Puede cambiar este filtro:

  • Activos: Solo empleados en activo (opción por defecto)
  • Inactivos: Solo empleados dados de baja
  • Todos: Todos los empleados, activos e inactivos

Cómo Cambiar el Filtro:

  1. Localice el selector de estado en la parte superior
  2. Seleccione la opción deseada (Activos / Inactivos / Todos)
  3. La lista se actualiza automáticamente

Filtro por Departamento ​

Puede filtrar empleados por departamento:

  1. Seleccione el departamento en el filtro correspondiente
  2. Solo se mostrarán empleados de ese departamento

Filtro por Empresa (Multiempresa) ​

Si trabaja con múltiples empresas:

  1. Seleccione la empresa en el filtro
  2. Solo se mostrarán empleados de esa empresa

Búsqueda de Empleados ​

Utilice el campo de búsqueda para localizar empleados rápidamente:

Puede buscar por:

  • Nombre del empleado
  • Apellidos
  • Número de empleado
  • RFC o número fiscal
  • Departamento
  • Puesto

Ejemplo:

Búsqueda: "Juan"
Resultados:
- Juan Pérez García
- María Juana López
- Pedro Juan Martínez

Columnas de la Lista ​

La lista muestra información clave de cada empleado:

ColumnaDescripción
NúmeroNúmero de empleado (ID)
NombreNombre completo del empleado
DepartamentoDepartamento asignado
PuestoPuesto de trabajo
Fecha de IngresoCuándo ingresó a la empresa
EstadoActivo / Inactivo
AccionesBotones para editar, ver, eliminar

➕ Alta del Empleado ​

Proceso de Alta ​

Para crear un nuevo empleado:

  1. Desde la Lista de Empleados, localice el botón de Alta (botón verde con icono '+')
  2. Haga clic en el botón
  3. Se abrirá una ficha de empleado vacía
  4. Complete los datos requeridos
  5. Haga clic en Guardar

Estructura de la Ficha de Empleado ​

La ficha de empleado se divide en tres secciones principales:

Parte Superior: Datos Identificativos ​

Información básica de identificación del empleado:

  • Número de Empleado: Código único (puede ser automático o manual)
  • Nombre: Nombre(s) del empleado
  • Apellido Paterno: Primer apellido
  • Apellido Materno: Segundo apellido (si aplica)
  • Fecha de Nacimiento: Día, mes y año de nacimiento
  • Género: Masculino / Femenino / Otro
  • Estado Civil: Soltero, Casado, Divorciado, Viudo, Unión Libre
  • Nacionalidad: País de origen

Ejemplo:

Número de Empleado: 001
Nombre: Juan
Apellido Paterno: Pérez
Apellido Materno: García
Fecha de Nacimiento: 15/03/1990
Género: Masculino
Estado Civil: Casado
Nacionalidad: Mexicana

Zona Central: Datos de Contacto ​

Información de contacto del empleado:

  • Teléfono Casa: Teléfono fijo del domicilio
  • Teléfono Móvil: Celular personal
  • Teléfono Emergencia: Contacto en caso de emergencia
  • Correo Electrónico Personal: Email personal del empleado
  • Correo Electrónico Corporativo: Email de la empresa

Ejemplo:

Teléfono Casa: 55-1234-5678
Teléfono Móvil: 55-9876-5432
Teléfono Emergencia: 55-1111-2222 (María Pérez - Esposa)
Email Personal: juan.perez@gmail.com
Email Corporativo: jperez@empresa.com

Nota Importante: El plugin de RR.HH. utiliza la estructura de contactos de HolaGest, por lo que al dar de alta inicialmente NO se puede introducir la dirección del empleado. La dirección se podrá agregar una vez guardado el registro por primera vez.

Parte Inferior: Información de Recursos Humanos ​

Datos laborales y administrativos:

  • Fecha de Ingreso: Cuándo inició su relación laboral
  • Departamento: Área o departamento asignado
  • Puesto: Cargo o posición
  • Tipo de Empleado: Planta, Eventual, Honorarios, etc.
  • Jefe Directo: Supervisor o gerente
  • Salario Base: Sueldo mensual o por hora
  • Cuenta Bancaria: Número de cuenta para depósito de nómina
  • Banco: Institución bancaria
  • CLABE Interbancaria: Clave bancaria estandarizada
  • RFC: Registro Federal de Contribuyentes (México) o equivalente
  • CURP: Clave Única de Registro de Población (México) o equivalente
  • NSS: Número de Seguridad Social
  • Usuario: Usuario del sistema (si tendrá acceso a HolaGest)

Ejemplo:

Fecha de Ingreso: 01/01/2024
Departamento: Ventas
Puesto: Ejecutivo de Ventas
Tipo de Empleado: Planta
Jefe Directo: María López (Gerente de Ventas)
Salario Base: $15,000.00 mensuales
Banco: BBVA
Cuenta: 1234567890
CLABE: 012180001234567890
RFC: PEGJ900315ABC
CURP: PEGJ900315HDFRNN01
NSS: 12345678901
Usuario: jperez (si tendrá acceso al sistema)

Campos Obligatorios vs. Opcionales ​

Campos Obligatorios (Mínimo Requerido) ​

Para guardar un empleado, debe completar al menos:

  • ✅ Nombre
  • ✅ Apellido Paterno
  • ✅ Fecha de Ingreso
  • ✅ Departamento

Campos Opcionales (Recomendados) ​

Aunque no son obligatorios, es altamente recomendable completar:

  • 📋 Fecha de Nacimiento
  • 📋 RFC / Número Fiscal
  • 📋 NSS / Número de Seguridad Social
  • 📋 Teléfono de contacto
  • 📋 Correo electrónico
  • 📋 Puesto
  • 📋 Salario Base
  • 📋 Datos bancarios (para pago de nómina)

Guardar el Empleado ​

Una vez completados los datos:

  1. Revise que la información sea correcta
  2. Haga clic en el botón Guardar (botón azul, parte inferior derecha)
  3. El sistema valida los datos
  4. Si todo es correcto, el empleado se guarda
  5. Aparece un mensaje de confirmación
  6. La ficha se actualiza con el ID del empleado

Mensaje de Confirmación:

✅ Empleado guardado correctamente
   Número de Empleado: 001
   Nombre: Juan Pérez García

📂 Datos Adicionales del Empleado ​

Una vez guardado el empleado por primera vez, en la parte izquierda de la ficha aparecen secciones adicionales para complementar la información.

Secciones Disponibles ​

  1. Notas
  2. Direcciones
  3. Contratos
  4. Turnos Laborales
  5. Salario
  6. Bajas Médicas
  7. Vacaciones
  8. Cursos
  9. Vales de Efectivo
  10. Sanciones
  11. Últimas Asistencias
  12. Documentos

📝 Notas ​

Descripción ​

La sección de Notas permite introducir comentarios internos, recordatorios o información adicional sobre el empleado.

Usos Comunes ​

  • Observaciones generales: Información relevante que no encaja en otros campos
  • Recordatorios: Fechas importantes, pendientes, seguimientos
  • Historial: Eventos significativos en la relación laboral
  • Alertas: Situaciones especiales a considerar

Ejemplos de Notas:

- "Empleado con excelente desempeño, considerar para promoción"
- "Requiere capacitación en Excel avanzado"
- "Próxima evaluación de desempeño: 15/06/2024"
- "Tiene restricción médica para cargar peso"
- "Disponible para viajes nacionales"

Fecha de Baja o Bloqueo ​

En esta sección también puede indicar:

  • Fecha de Baja: Cuándo terminó la relación laboral
  • Motivo de Baja: Razón de la terminación (renuncia, despido, fin de contrato, etc.)

Efecto de la Fecha de Baja:

  • El empleado NO aparecerá en la lista inicial de empleados (filtro por defecto: Activos)
  • Para verlo, debe cambiar el filtro a "Inactivos" o "Todos"
  • No se podrá registrar asistencia ni generar nómina
  • Se conserva todo el historial para consulta

Ejemplo de Baja:

Fecha de Baja: 31/12/2023
Motivo: Renuncia voluntaria
Notas: Empleado renunció para aceptar oferta en otra empresa.
       Finiquito pagado el 05/01/2024.

🏠 Direcciones ​

Descripción ​

La sección de Direcciones permite agregar una o varias direcciones y datos de contacto para el empleado.

Agregar una Dirección ​

Proceso:

  1. Haga clic en el botón Nueva Dirección (o icono '+')
  2. Complete el formulario de dirección:
    • Calle: Nombre de la calle
    • Número Exterior: Número de la casa/edificio
    • Número Interior: Departamento, piso, oficina (si aplica)
    • Colonia: Colonia o barrio
    • Código Postal: CP
    • Ciudad: Ciudad o municipio
    • Estado: Estado o provincia
    • País: País
    • Referencias: Indicaciones para localizar el domicilio
  3. Haga clic en Guardar

Ejemplo de Dirección:

Calle: Av. Reforma
Número Exterior: 123
Número Interior: Depto. 4B
Colonia: Juárez
Código Postal: 06600
Ciudad: Ciudad de México
Estado: CDMX
País: México
Referencias: Entre calles Niza y Hamburgo, edificio azul

Múltiples Direcciones ​

Puede agregar varias direcciones para un mismo empleado:

  • Dirección de Casa: Domicilio particular
  • Dirección de Trabajo: Ubicación laboral (si es diferente)
  • Dirección de Emergencia: Domicilio de familiar cercano
  • Dirección Fiscal: Para efectos fiscales (si es diferente)

Dirección Principal ​

Una vez que tiene varias direcciones:

  1. Vaya a la sección principal de la ficha del empleado
  2. Localice el campo desplegable Dirección
  3. Seleccione cuál dirección será la principal
  4. Esta será la dirección que se use por defecto en documentos y reportes

Ejemplo:

Direcciones registradas:
1. Av. Reforma 123, Depto. 4B, Juárez, CDMX
2. Calle Morelos 456, Centro, Toluca, Edomex

Dirección Principal seleccionada:
→ Av. Reforma 123, Depto. 4B, Juárez, CDMX

📄 Contratos ​

Descripción ​

La sección de Contratos muestra la lista de contratos laborales realizados con el empleado.

Agregar un Contrato ​

Proceso:

  1. Haga clic en Nuevo Contrato (o icono '+')
  2. Complete los datos del contrato:
    • Tipo de Contrato: Seleccione del catálogo (Indefinido, Temporal, Por Obra, etc.)
    • Fecha de Inicio: Cuándo inicia el contrato
    • Fecha de Fin: Cuándo termina (dejar vacío si es indefinido)
    • Salario: Salario establecido en el contrato
    • Jornada: Completa, Parcial, Mixta
    • Notas: Acuerdos, cláusulas especiales, observaciones
  3. Haga clic en Guardar

Ejemplo de Contrato:

Tipo de Contrato: Tiempo Indeterminado
Fecha de Inicio: 01/01/2024
Fecha de Fin: (vacío - indefinido)
Salario: $15,000.00 mensuales
Jornada: Completa (8 horas diarias)
Notas: Incluye prestaciones superiores a la ley:
       - 15 días de aguinaldo
       - 12 días de vacaciones primer año
       - Prima vacacional 50%
       - Seguro de gastos médicos mayores

Múltiples Contratos ​

Un empleado puede tener varios contratos a lo largo de su relación laboral:

Ejemplo de Historial de Contratos:

1. Contrato de Capacitación Inicial
   01/01/2024 - 31/03/2024 (3 meses)
   Salario: $12,000.00

2. Contrato por Tiempo Determinado
   01/04/2024 - 31/12/2024 (9 meses)
   Salario: $15,000.00

3. Contrato por Tiempo Indeterminado
   01/01/2025 - (indefinido)
   Salario: $18,000.00

Renovación de Contratos ​

Para renovar un contrato:

Opción 1: Crear Nuevo Contrato

  1. Agregue un nuevo contrato con fecha de inicio posterior
  2. El contrato anterior queda en el historial

Opción 2: Modificar Contrato Existente

  1. Edite el contrato actual
  2. Actualice las fechas y condiciones
  3. Agregue nota sobre la renovación

⏰ Turnos Laborales ​

Descripción ​

La sección de Turnos Laborales define el horario de trabajo del empleado, especificando las horas a trabajar cada día de la semana.

Importancia de los Turnos ​

Los turnos laborales son fundamentales porque:

  • ✅ Permiten calcular horas trabajadas vs. horas teóricas
  • ✅ Identifican retardos y ausencias
  • ✅ Calculan horas extras automáticamente
  • ✅ Generan reportes de asistencia precisos
  • ✅ Validan marcajes de entrada/salida

Agregar un Turno Laboral ​

Proceso:

  1. Haga clic en Nuevo Turno (o icono '+')
  2. Complete los datos del turno:
    • Nombre del Turno: Descripción (ej: "Turno Matutino", "Horario Estándar")
    • Fecha de Inicio: Cuándo inicia este horario
    • Fecha de Fin: Cuándo termina (dejar vacío si es indefinido)
    • Horas por Día: Horas a trabajar cada día de la semana
  3. Haga clic en Guardar

Formato de Horas ​

Las horas se introducen en base 10 (decimal):

TiempoFormato Decimal
30 minutos0.50
1 hora1.00
1 hora 30 minutos1.50
2 horas2.00
4 horas4.00
8 horas8.00
8 horas 30 minutos8.50

Cálculo:

Minutos ÷ 60 = Decimal

Ejemplos:
15 minutos = 15 ÷ 60 = 0.25
30 minutos = 30 ÷ 60 = 0.50
45 minutos = 45 ÷ 60 = 0.75

Ejemplo de Turno Estándar ​

Horario de Oficina (Lunes a Viernes):

Nombre del Turno: Horario Estándar de Oficina
Fecha de Inicio: 01/01/2024
Fecha de Fin: (vacío - indefinido)

Distribución de Horas:
- Lunes:    8.00 horas
- Martes:   8.00 horas
- Miércoles: 8.00 horas
- Jueves:   8.00 horas
- Viernes:  8.00 horas
- Sábado:   0.00 horas (descanso)
- Domingo:  0.00 horas (descanso)

Total Semanal: 40.00 horas

Ejemplo de Turno con Medio Día ​

Horario con Viernes Corto:

Nombre del Turno: Horario con Viernes Intensivo
Fecha de Inicio: 01/01/2024
Fecha de Fin: (vacío)

Distribución de Horas:
- Lunes:    8.00 horas
- Martes:   8.00 horas
- Miércoles: 8.00 horas
- Jueves:   8.00 horas
- Viernes:  4.00 horas (medio día)
- Sábado:   0.00 horas
- Domingo:  0.00 horas

Total Semanal: 36.00 horas

Ejemplo de Turno Rotativo ​

Turnos que Cambian Semanalmente:

Turno 1: Matutino (Semanas 1 y 3)
Fecha de Inicio: 01/01/2024
Fecha de Fin: 14/01/2024
Lunes a Viernes: 8.00 horas (06:00 - 14:00)

Turno 2: Vespertino (Semanas 2 y 4)
Fecha de Inicio: 15/01/2024
Fecha de Fin: 28/01/2024
Lunes a Viernes: 8.00 horas (14:00 - 22:00)

(Se repite el patrón)

Turno Continuo vs. Temporal ​

Turno Continuo (Indefinido) ​

Si el turno es continuo durante todo el contrato:

  • Fecha de Fin: Dejar vacía
  • El turno se aplicará indefinidamente hasta que se modifique o agregue uno nuevo

Ejemplo:

Turno: Horario Estándar
Fecha de Inicio: 01/01/2024
Fecha de Fin: (vacío)
→ Este turno se aplicará desde el 01/01/2024 en adelante

Turno Temporal (Con Fecha de Fin) ​

Si el turno es temporal o cambiará en una fecha específica:

  • Fecha de Fin: Especificar la fecha
  • Después de esa fecha, debe haber otro turno configurado

Ejemplo:

Turno Temporal: Horario de Temporada Alta
Fecha de Inicio: 01/11/2024
Fecha de Fin: 31/01/2025
Lunes a Domingo: 8.00 horas (temporada navideña)

Turno Normal: Horario Estándar
Fecha de Inicio: 01/02/2025
Fecha de Fin: (vacío)
Lunes a Viernes: 8.00 horas

Vinculación con Asistencia ​

Los turnos laborales están directamente vinculados con el control de asistencia:

Cálculo Automático:

Turno del Empleado: 8.00 horas diarias

Marcajes del Día:
- Entrada: 09:00 AM
- Salida a Comer: 02:00 PM (5 horas trabajadas)
- Regreso de Comer: 03:00 PM
- Salida: 06:00 PM (3 horas trabajadas)

Total Trabajado: 8.00 horas
Horas Teóricas: 8.00 horas
Diferencia: 0.00 horas ✅ Cumplió su turno

Detección de Horas Extras:

Turno del Empleado: 8.00 horas diarias

Marcajes del Día:
- Entrada: 09:00 AM
- Salida: 07:00 PM (sin periodo de comida)

Total Trabajado: 10.00 horas
Horas Teóricas: 8.00 horas
Horas Extras: 2.00 horas ⚡

💰 Salario ​

Descripción ​

La sección de Salario define la estructura salarial del empleado, especificando todos los conceptos e importes que conforman su nómina.

Estructura Contable ​

El salario se configura en formato de asiento contable con:

  • Debe: Conceptos de percepción (ingresos del empleado)
  • Haber: Conceptos de deducción (descuentos al empleado)

Agregar Conceptos Salariales ​

Proceso:

  1. Haga clic en Nuevo Concepto (o icono '+')
  2. Complete los datos:
    • Concepto: Seleccione del catálogo (Sueldo Base, ISR, IMSS, etc.)
    • Tipo de Cálculo: Unitario, Cantidad, Total
    • Importe: Monto del concepto
    • Debe/Haber: Percepción o Deducción
  3. Haga clic en Guardar

Tipos de Cálculo ​

1. Unitario ​

Se aplica directamente el importe indicado, sin cálculos adicionales.

Uso: Conceptos de monto fijo

Ejemplo:

Concepto: Sueldo Base
Tipo de Cálculo: Unitario
Importe: $15,000.00
Debe/Haber: Debe (Percepción)

Resultado en Nómina:
Sueldo Base: $15,000.00

2. Cantidad ​

Se multiplica una cantidad variable por el importe unitario.

Uso: Conceptos que varían según unidades (horas extras, comisiones, etc.)

Ejemplo:

Concepto: Horas Extras
Tipo de Cálculo: Cantidad
Importe: $150.00 (por hora)
Debe/Haber: Debe (Percepción)

Si trabajó 5 horas extras:
Resultado en Nómina:
Horas Extras: 5 × $150.00 = $750.00

3. Total ​

Se asigna automáticamente el saldo arrastrado de conceptos anteriores.

Uso: Conceptos que se calculan sobre el total acumulado (impuestos, totales)

Ejemplo:

Conceptos anteriores:
1. Sueldo Base: $15,000.00 (Debe)
2. Bono: $2,000.00 (Debe)
Total Percepciones: $17,000.00

Concepto: Total Percepciones
Tipo de Cálculo: Total
Resultado: $17,000.00 (automático)

Ejemplo de Estructura Salarial Completa ​

Empleado: Juan Pérez GarcíaSalario Mensual: $15,000.00

PERCEPCIONES (Debe):
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
1. Sueldo Base          $15,000.00  (Unitario)
2. Bono de Puntualidad   $1,000.00  (Unitario)
3. Vales de Despensa     $1,500.00  (Unitario)
4. Ayuda de Transporte     $500.00  (Unitario)
                        ───────────
   Subtotal Percepciones: $18,000.00

DEDUCCIONES (Haber):
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
5. ISR                   $2,500.00  (Unitario)
6. IMSS                    $750.00  (Unitario)
7. Fondo de Ahorro         $750.00  (Unitario)
                        ───────────
   Subtotal Deducciones:  $4,000.00

NETO A PAGAR:
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Percepciones - Deducciones = Neto
$18,000.00 - $4,000.00 = $14,000.00

Conceptos Comunes ​

Percepciones Típicas: ​

  • Sueldo Base
  • Horas Extras
  • Bono de Puntualidad
  • Bono de Productividad
  • Comisiones
  • Vales de Despensa
  • Ayuda de Transporte
  • Prima Dominical
  • Prima Vacacional (cuando aplique)
  • Aguinaldo (cuando aplique)

Deducciones Típicas: ​

  • ISR (Impuesto Sobre la Renta)
  • IMSS (Seguro Social)
  • Fondo de Ahorro
  • Préstamos
  • Vales de Efectivo
  • Faltas
  • Retardos
  • Pensión Alimenticia (si aplica)

Modificación de Salario ​

Para modificar el salario de un empleado:

Opción 1: Editar Conceptos Existentes

  1. Localice el concepto a modificar
  2. Haga clic en Editar
  3. Cambie el importe
  4. Guarde los cambios

Opción 2: Agregar Nuevos Conceptos

  1. Agregue el nuevo concepto con la fecha de inicio
  2. Los conceptos anteriores quedan en el historial

Recomendación: Documente los cambios salariales en la sección de Notas o Contratos.

🏥 Bajas Médicas ​

Descripción ​

La sección de Bajas Médicas registra las incapacidades médicas del empleado.

Agregar una Baja Médica ​

Proceso:

  1. Haga clic en Nueva Baja Médica
  2. Complete los datos:
    • Fecha de Inicio: Primer día de incapacidad
    • Fecha de Fin: Último día de incapacidad
    • Causa: Enfermedad, Accidente, Maternidad, etc.
    • Notas: Detalles adicionales, número de certificado médico
  3. Haga clic en Guardar

Ejemplo:

Fecha de Inicio: 15/03/2024
Fecha de Fin: 20/03/2024
Causa: Enfermedad General
Notas: Gripe. Certificado médico #12345 del IMSS.
       6 días de incapacidad.

Tipos de Bajas Médicas ​

  • Enfermedad General: Enfermedades comunes
  • Accidente de Trabajo: Lesiones en el trabajo
  • Accidente de Trayecto: Lesiones camino al/del trabajo
  • Maternidad: Incapacidad por embarazo y parto
  • Enfermedad Profesional: Enfermedades causadas por el trabajo

Integración con Asistencia ​

Las bajas médicas se reflejan automáticamente en el control de asistencia:

  • Los días de incapacidad aparecen marcados con código BE (Baja por Enfermedad)
  • No se consideran faltas injustificadas
  • El pago depende de la legislación y política de la empresa

🏖️ Vacaciones ​

Descripción ​

La sección de Vacaciones registra los periodos de vacaciones disfrutados por el empleado.

Agregar Vacaciones ​

Proceso:

  1. Haga clic en Nuevas Vacaciones
  2. Complete los datos:
    • Fecha de Inicio: Primer día de vacaciones
    • Fecha de Fin: Último día de vacaciones
    • Días: Número de días laborables (se calcula automáticamente)
    • Notas: Observaciones opcionales
  3. Haga clic en Guardar

Ejemplo:

Fecha de Inicio: 01/07/2024 (Lunes)
Fecha de Fin: 05/07/2024 (Viernes)
Días: 5 días laborables
Notas: Vacaciones de verano. Aprobado por Gerente de Ventas.

Cálculo de Días ​

El sistema calcula automáticamente:

  • Días naturales: Todos los días del periodo
  • Días laborables: Solo días que debería trabajar (excluye fines de semana y festivos)
  • Días a descontar: Días que se descuentan del saldo de vacaciones

Ejemplo de Cálculo:

Periodo: 01/07/2024 al 07/07/2024

Días naturales: 7 días
Desglose:
- Lunes 01/07: Laborable ✅
- Martes 02/07: Laborable ✅
- Miércoles 03/07: Laborable ✅
- Jueves 04/07: Laborable ✅
- Viernes 05/07: Laborable ✅
- Sábado 06/07: Descanso ❌
- Domingo 07/07: Descanso ❌

Días laborables: 5 días
Días a descontar del saldo: 5 días

Integración con Asistencia ​

Las vacaciones se reflejan en el control de asistencia:

  • Los días de vacaciones aparecen marcados con código VA (Vacaciones)
  • No se consideran faltas
  • Se pagan normalmente según la ley

🎓 Cursos ​

Descripción ​

La sección de Cursos registra la formación y capacitación del empleado.

Agregar un Curso ​

Proceso:

  1. Haga clic en Nuevo Curso
  2. Complete los datos:
    • Nombre del Curso: Título o tema del curso
    • Fecha de Inicio: Cuándo inició el curso
    • Fecha de Fin: Cuándo terminó
    • Duración: Horas totales del curso
    • Centro de Formación: Institución que impartió el curso
    • Tipo: Interno (empresa) o Externo (academia, instituto)
    • Certificado: Si obtuvo certificado o constancia
    • Notas: Observaciones, calificación, temas cubiertos
  3. Haga clic en Guardar

Ejemplo de Curso Interno:

Nombre del Curso: Atención al Cliente
Fecha de Inicio: 15/01/2024
Fecha de Fin: 19/01/2024
Duración: 20 horas
Centro de Formación: Departamento de Capacitación (Interno)
Tipo: Interno
Certificado: Sí
Notas: Curso obligatorio para personal de ventas.
       Calificación: 95/100. Excelente desempeño.

Ejemplo de Curso Externo:

Nombre del Curso: Excel Avanzado
Fecha de Inicio: 01/02/2024
Fecha de Fin: 28/02/2024
Duración: 40 horas
Centro de Formación: Instituto Tecnológico XYZ
Tipo: Externo
Certificado: Sí (Certificado #ABC123)
Notas: Curso financiado por la empresa.
       Temas: Tablas dinámicas, macros, análisis de datos.

Beneficios del Registro de Cursos ​

  • Desarrollo profesional: Seguimiento del crecimiento del empleado
  • Cumplimiento legal: Evidencia de capacitación obligatoria
  • Planificación: Identificar necesidades de formación
  • Evaluación: Considerar en evaluaciones de desempeño
  • Promociones: Criterio para ascensos y aumentos

💵 Vales de Efectivo ​

Descripción ​

La sección de Vales de Efectivo muestra el listado de vales o anticipos emitidos al empleado.

Visualización ​

Esta sección es de solo lectura desde la ficha del empleado. Muestra:

  • Número de vale
  • Fecha de emisión
  • Monto
  • Estado (Pendiente, En descuento, Liquidado)
  • Saldo pendiente

Gestión de Vales ​

Para gestionar vales de efectivo (crear, modificar, liquidar):

  • Utilice la opción específica de Vales de Efectivo en el menú de RR.HH.
  • Consulte la guía Vales de Efectivo para más detalles

Ejemplo de Lista de Vales:

Vales del Empleado: Juan Pérez García

1. Vale #001 - $500.00 - 10/01/2024 - Liquidado
2. Vale #002 - $300.00 - 15/01/2024 - En descuento ($150 pendiente)
3. Vale #003 - $200.00 - 20/01/2024 - Pendiente de entrega

⚖️ Sanciones ​

Descripción ​

La sección de Sanciones muestra la relación de sanciones disciplinarias aplicadas al empleado.

Visualización ​

Esta sección es de solo lectura desde la ficha del empleado. Muestra:

  • Fecha de la sanción
  • Tipo de sanción (Amonestación verbal, escrita, suspensión, etc.)
  • Motivo
  • Días de suspensión (si aplica)
  • Estado (Activa, Cumplida, Apelada)

Gestión de Sanciones ​

Para gestionar sanciones (aplicar, modificar, dar seguimiento):

  • Utilice la opción específica de Sanciones en el menú de RR.HH.
  • Consulte la guía Sanciones para más detalles

Ejemplo de Lista de Sanciones:

Sanciones del Empleado: Juan Pérez García

1. 15/01/2024 - Amonestación Verbal
   Motivo: Retardo de 30 minutos
   Estado: Cumplida

2. 20/02/2024 - Amonestación Escrita
   Motivo: Tres retardos en el mes
   Estado: Activa

(Historial completo disponible)

📊 Últimas Asistencias ​

Descripción ​

La sección de Últimas Asistencias muestra un resumen de los marcajes del empleado en los últimos 30 días.

Información Mostrada ​

  • Fecha
  • Hora de entrada
  • Hora de salida
  • Horas trabajadas
  • Incidencias (retardos, faltas, etc.)

Gestión de Asistencias ​

Para gestionar marcajes de asistencia (registrar, modificar, justificar):

  • Utilice la opción de Asistencias en el menú de RR.HH.
  • Consulte la guía Control de Asistencia para más detalles

Ejemplo de Últimas Asistencias:

Últimas Asistencias: Juan Pérez García

15/03/2024:
- Entrada: 09:00 AM
- Salida: 06:00 PM
- Horas: 8:00 ✅

14/03/2024:
- Entrada: 09:15 AM (Retardo 15 min) ⚠️
- Salida: 06:15 PM
- Horas: 8:00

13/03/2024:
- Sin asistencia (Vacaciones) 🏖️

(Últimos 30 días disponibles)

📎 Documentos ​

Descripción ​

La sección de Documentos muestra la lista de archivos y documentos relacionados con el empleado.

Tipos de Documentos ​

  • Documentos Públicos: Visibles para el empleado en su panel personal
  • Documentos Privados: Solo para uso interno de RR.HH.

Gestión de Documentos ​

Para gestionar documentos (subir, descargar, organizar):

Ejemplo de Lista de Documentos:

Documentos del Empleado: Juan Pérez García

Contratos:
📄 Contrato de Trabajo.pdf (Público)
📄 Anexo de Confidencialidad.pdf (Privado)

Identificación:
📄 INE.pdf (Privado)
📄 RFC.pdf (Privado)

Nómina:
📄 Recibo Enero 2024.pdf (Público)
📄 Recibo Febrero 2024.pdf (Público)
📄 Recibo Marzo 2024.pdf (Público)

(Total: 7 documentos)

🔗 Vinculación con Usuario del Sistema ​

¿Cuándo Vincular un Empleado con un Usuario? ​

Debe vincular un empleado con un usuario del sistema cuando:

  • ✅ El empleado necesita acceder al Panel del Empleado
  • ✅ El empleado debe registrar su asistencia desde el sistema
  • ✅ El empleado necesita solicitar vacaciones o permisos
  • ✅ El empleado debe consultar sus recibos de nómina
  • ✅ El empleado tiene funciones administrativas en HolaGest

Proceso de Vinculación ​

Paso 1: Crear el Usuario ​

  1. Vaya a Administrador → Usuarios
  2. Cree un nuevo usuario:
    • Nombre de usuario: Identificador único (ej: jperez)
    • Contraseña: Contraseña inicial (el empleado debe cambiarla)
    • Correo electrónico: Email del empleado
  3. Guarde el usuario

Paso 2: Asignar Rol ​

  1. En la configuración del usuario, asigne un Rol
  2. Para empleados estándar, use el rol "Empleado" que solo tiene acceso al Panel del Empleado
  3. Guarde los cambios

Paso 3: Vincular en la Ficha del Empleado ​

  1. Abra la ficha del empleado
  2. En la sección de Recursos Humanos, localice el campo Usuario
  3. Seleccione el usuario creado en el paso 1
  4. Guarde la ficha del empleado

Ejemplo Completo:

Empleado: Juan Pérez García
Número de Empleado: 001

Usuario creado:
- Nombre de usuario: jperez
- Contraseña: Temporal123! (debe cambiar al primer login)
- Email: juan.perez@empresa.com
- Rol: Empleado

Vinculación:
En la ficha de Juan Pérez García:
Campo "Usuario" = jperez

Resultado:
Juan Pérez puede ahora:
✅ Iniciar sesión en HolaGest
✅ Acceder a su Panel del Empleado
✅ Registrar asistencia
✅ Solicitar vacaciones
✅ Descargar sus recibos de nómina

Seguridad ​

Recomendaciones:

  1. Contraseña temporal: Asigne una contraseña temporal y obligue al empleado a cambiarla en el primer acceso
  2. Permisos mínimos: Solo otorgue los permisos necesarios (principio de menor privilegio)
  3. Desactivar al terminar relación laboral: Desactive el usuario cuando el empleado cause baja
  4. Auditoría: Revise periódicamente los usuarios activos

✅ Lista de Verificación ​

Datos Mínimos para Dar de Alta un Empleado ​

Antes de guardar, verifique que ha completado:

Datos Básicos:

  • [ ] Nombre
  • [ ] Apellido Paterno
  • [ ] Fecha de Ingreso
  • [ ] Departamento

Datos Recomendados:

  • [ ] Apellido Materno
  • [ ] Fecha de Nacimiento
  • [ ] RFC / Número Fiscal
  • [ ] NSS / Número de Seguridad Social
  • [ ] Teléfono de contacto
  • [ ] Correo electrónico
  • [ ] Puesto
  • [ ] Salario Base

Después de Guardar:

  • [ ] Agregar dirección
  • [ ] Crear contrato laboral
  • [ ] Asignar turno laboral
  • [ ] Configurar estructura salarial
  • [ ] Subir documentos requeridos
  • [ ] Vincular con usuario (si aplica)

💡 Mejores Prácticas ​

Recomendaciones Generales ​

  1. Complete toda la información: Aunque algunos campos son opcionales, complete la mayor cantidad posible
  2. Verifique datos fiscales: RFC, NSS y datos bancarios deben ser correctos para evitar problemas en nómina
  3. Asigne turno desde el inicio: Fundamental para el control de asistencia
  4. Documente todo: Use la sección de Notas para información relevante
  5. Suba documentos: Digitalice y suba contratos, identificaciones, certificados
  6. Revise periódicamente: Actualice información cuando haya cambios

Proceso de Inducción ​

Al dar de alta un nuevo empleado:

  1. Día 1: Crear registro básico del empleado
  2. Día 1: Asignar turno y configurar salario
  3. Día 1: Crear usuario del sistema (si aplica)
  4. Semana 1: Subir documentos requeridos
  5. Semana 1: Crear contrato formal
  6. Mes 1: Revisar que todo esté correcto antes de la primera nómina

🆘 Solución de Problemas ​

Problemas Comunes ​

Problema 1: No puedo guardar el empleado ​

Posibles Causas:

  • Falta completar campos obligatorios
  • Formato incorrecto en algún campo
  • Número de empleado duplicado

Solución:

  1. Verifique que ha completado: Nombre, Apellido Paterno, Fecha de Ingreso, Departamento
  2. Revise que las fechas estén en formato correcto
  3. Verifique que el número de empleado sea único

Problema 2: No aparece la sección de Direcciones ​

Causa: No ha guardado el empleado por primera vez

Solución:

  1. Guarde el empleado con los datos básicos
  2. Las secciones adicionales aparecerán después del primer guardado

Problema 3: El empleado no puede acceder al Panel del Empleado ​

Posibles Causas:

  • No tiene usuario creado
  • Usuario no vinculado con el empleado
  • No tiene permisos adecuados

Solución:

  1. Cree un usuario en Administrador → Usuarios
  2. Vincule el usuario en la ficha del empleado (campo "Usuario")
  3. Asigne el rol "Empleado" con permiso "Panel de Empleado"

📚 Guías Relacionadas ​

Para profundizar en temas específicos:

📞 Soporte ​

Si necesita ayuda con el alta de empleados:

Última actualización: 2024 Versión del documento: 2.0 Módulo: RR.HH. - Mi Primer Empleado

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